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专案采购管理 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望專案採購管理專案採購管理專案採購管理專案採購管理管理由獲得授權的專案團隊成員核發的合約管理由獲得授權的專案團隊成員核發的合約或採購訂單所包含的合約管理及變更控制流或採購訂單所包含的合約管理及變更控制流程。程。專案採購管理流程專案採購管理流程採購與獲得規劃1招商規劃2招標作業3選商作業4履約管理5合約結束6專案採購管理流程圖專案採購管理流程圖採購與獲得規劃採購與獲得規劃投入1.企業環境因素2.組織流程資產3.專案範疇聲明4.工作分解結構5.WBS說明表6.專案管理計畫書風險登錄表風險相關之合約協我資源需求專案時程活動成本估算成本基準1.自製及採購分析2.專家判斷3.合約類型1.採購管理計畫書2.合約工作條款款3.自製或採購決策4.申請之變更工具及技術產出採購與獲得規劃採購與獲得規劃主要目的：1.考量是否要採購及如何獲得2.檢討每個自製或外購決策的風險3.審查規劃用來減輕風險及移轉風險的合約類型採購與獲得規劃採購與獲得規劃投入1.企業環境因素2.組織流程資產3.專案範疇聲明4.工作分解結構5.WBS說明表6.專案管理計畫書風險登錄表風險相關之合約協我資源需求專案時程活動成本估算成本基準專案範疇聲明提供交付標的清單及對專案結果的接受準則提供所有專案組件及交付標的的關係產出每個WBS要件的工作說明明確說明各方的責任歸屬採購與獲得規劃採購與獲得規劃1.自製及採購分析2.專家判斷3.合約類型工具及技術可用來決定自行生產或向外購買可用來發展或修訂於評估提案或建議書的準則選擇合約類型採購與獲得規劃採購與獲得規劃合約類型固定價格或總價款合約指定項目，按指定價格於指定日期交貨成本可償還合約成本加服務費成本加固定服務費成本加獎金工/料計價合約採購與獲得規劃採購與獲得規劃1.採購管理計畫書2.合約工作條款3.自製或採購決策4.申請之變更產出說明如何管理由發展採購文件到合約結束的採購流程充分說明採購項目的細節招商規劃招商規劃投入1.採購管理計畫書2.合約工作條款3.自製或採購決策4.專案管理計畫書風險登錄表風險相關之合約協議資源需求專案時程活動成本估算成本基準1.標準表單2.專家判斷1.採購文件2.評選準則3.合約工作條款(更新)工具及技術產出招商規劃招商規劃主要目的：1.支援招標作業與選商作業流程所需的文件招商規劃招商規劃投入1.採購管理計畫書2.合約工作條款3.自製或採購決策4.專案管理計畫書風險登錄表風險相關之合約協議資源需求專案時程活動成本估算成本基準說明如何管理從發展文件到合約結束的採購流程充分說明採購項目的細節具體說明各方的風險責任招商規劃招商規劃工具及技術包括標準合約、採購項目的標準說明、保密協定等等可用來發展或修訂於評估提案或建議書的準則1.標準表單2.專家判斷招商規劃招商規劃1.採購文件2.評選準則3.合約工作條款(更新)產出徵求建議書(提案邀請書、報價邀請書等)對於建議書評分之準則依採購文件修正完整的合約條款招標作業招標作業投入1.組織流程資產2.採購管理計畫書3.採購文件1.投標人會議2.刊登廣告3.發展合格賣方名冊1.合格賣方名冊2.採購文件包3.建議書工具及技術產出招標作業招標作業主要目的：得到投標單及建議書等回應，以說明如何達成專案需求。招標作業招標作業投入1.組織流程資產2.採購管理計畫書3.採購文件將可能或之前合格的廠商做紀錄存檔說明如何管理從發展文件到合約結束的採購流程徵求建議書(提案邀請書、報價邀請書等)招標作業招標作業1.投標人會議2.刊登廣告3.發展合格賣方名冊工具及技術確保所有可能的廠商對採購案有清楚地了解公開公告由組織資產中或網路等管道獲得可能的廠商名冊招標作業招標作業1.合格賣方名冊2.採購文件包3.建議書產出廠商需依採購文件來準備投標書廠商提供建議書作為回應採購案的產品需求選商作業選商作業投入1.組織流程資產2.採購管理計畫書3.評選準則4.採購文件包5.建議書6.合格賣方名冊7.專案管理計畫書風險登錄表風險相關之合約協議1.加權系統2.獨立的估價3.篩選系統4.合約談判5.賣方評分系統6.專家判斷7.建議書評量技術1.獲選的賣方2.合約3.合約管理計畫書4.資源可用性5.採購管理計畫書(更新)6.申請之變更工具及技術產出選商作業選商作業主要目的：以適當性且運用評選準則，挑選出合格又可被接受的廠商選商作業選商作業投入1.組織流程資產2.採購管理計畫書3.評選準則4.採購文件包5.建議書6.合格賣方名冊7.專案管理計畫書風險登錄表風險相關之合約協議提供管理專案的所有計畫，以及包括附屬計畫書和其它組件審查廠商過去的歷史、服務、產品等樣本，做為評量能力和品質的方法選出投標者選商作業選商作業1.加權系統2.獨立的估價3.篩選系統4.合約談判5.賣方評分系統6.專家判斷7.建議書評量技術工具及技術選商作業選商作業加權系統量化定性資料，減少個人偏見獨立的估價準備一份獨立估價，用來核對廠商的報價篩選系統合約談判雙方澄清合約的架構及需求，於簽約前達成協議賣方評分系統由廠商過去的執行成效、品質評等、交付績效等資訊，發展出的系統。專家判斷由一群各領域的專家所組成的審查小組建議書評量技術選商作業選商作業1.獲選的賣方2.合約3.合約管理計畫書4.資源可用性5.採購管理計畫書(更新)6.申請之變更產出合約管理計畫書包括了合約生命周期的履約活動履約管理履約管理投入1.合約2.合約管理計畫書3.獲選的賣方4.績效報告書5.獲准之變更申請6.工作績效資訊1.合約變更控制系統2.買方執行的效審查3.檢驗及稽核4.績效報告5.付款系統6.求償管理7.記錄管理系統8.資訊科技1.合約文件2.申請之變更3.建議之矯正行動4.組織流程資產(更新)5.專案管理計畫書(更新)採購管理計畫書合約管理計畫書工具及技術產出履約管理履約管理主要目的：確保雙方都盡到合約規範的義務及法定權利的保障履約管理履約管理投入1.合約2.合約管理計畫書3.獲選的賣方4.績效報告書5.獲准之變更申請6.工作績效資訊對於合約條款內容的變更都以書面正式地紀錄提供工作績效資訊，包括品質達成的程度履約管理履約管理1.合約變更控制系統2.買方執行的效審查3.檢驗及稽核4.績效報告5.付款系統6.求償管理7.記錄管理系統8.資訊科技工具及技術履約管理履約管理合約變更控制系統定義合約可以修定的流程買方執行的效審查辨識績效成敗、依合約工作條款的進度，量化廠商執行工作的能力檢驗及稽核績效報告付款系統求償管理記錄管理系統用來維持合約文件及往來信函的索引，協助擷取及建置文件的檔案資訊科技利用IT技術，使上述系統可有效提升履約管理效益履約管理履約管理1.合約文件2.申請之變更3.建議之矯正行動4.組織流程資產(更新)5.專案管理計畫書(更新)採購管理計畫書合約管理計畫書產出將廠商導回遵循合約條款的作業將雙方所有的書面及口頭合約紀錄做保留合約結束合約結束投入1.採購管理計畫書2.合約管理計畫書3.合約文件4.合約結束程序1.採購稽核2.記錄管理系統1.結束的合約2.組織流程資產(更新)工具及技術產出合約結束合約結束1.採購稽核2.記錄管理系統工具及技術辨識在為專案做結構化審查合約結束合約結束1.結束的合約2.組織流程資產(更新)產出提供廠商正式的書面通知，告知對方合約已完成將驗收、合約檔案及流程改善等資料為未來採購做準備