高效的时间管理-ppt课件.ppt

高效时间管理l主讲:费剑伟现状障碍前提观念关键技巧行动+常见的浪费时间的行为示例1、自我因素：混乱拖延授权不足个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避）2、环境因素：访客电话邮件等候会议危机上司决策失误病因授权不足犹豫不决半途而废故意纵容担心遗忘对策该扔则扔不要移师暗处不放无关物品，将物品放在固定地方。让秘书协助建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事-收拾办公桌为什么拖延？喜欢做的事情喜欢做的事情喜欢做的事情喜欢做的事情熟悉的事情熟悉的事情熟悉的事情熟悉的事情容易做的事情容易做的事情容易做的事情容易做的事情花费时间少的事情花费时间少的事情花费时间少的事情花费时间少的事情已排定时间的事情已排定时间的事情已排定时间的事情已排定时间的事情资料齐全的事情资料齐全的事情资料齐全的事情资料齐全的事情经过筹划的事情经过筹划的事情经过筹划的事情经过筹划的事情别人的事情别人的事情别人的事情别人的事情有趣的事情有趣的事情有趣的事情有趣的事情紧急的事情紧急的事情紧急的事情紧急的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不熟悉的事情不熟悉的事情不熟悉的事情不熟悉的事情难做的是事情难做的是事情难做的是事情难做的是事情花费时间多的事情花费时间多的事情花费时间多的事情花费时间多的事情未排定时间的事情未排定时间的事情未排定时间的事情未排定时间的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情未经筹划的事情未经筹划的事情未经筹划的事情未经筹划的事情自己的事情自己的事情自己的事情自己的事情枯燥的事情枯燥的事情枯燥的事情枯燥的事情不紧急的事情不紧急的事情不紧急的事情不紧急的事情对策切香肠法，各个击破，逐步解决用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。改变自己爱拖延的思维方式避免过分的追求完美授权有道l管理是通过他人将事情办妥。l授权就是将分内的若干工作委托部属履行。l主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。l授权不卸责。给谁授权？l下属、同事、上级l外部资源l其他：设备、标准、流程、培训等哪些事情可以授权？o管理者亲自履行的工作o管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙o管理者可以履行，但部属若有机会也可代行o必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助o必须由部属履行授权为什么困难？l担心部属做错事l担心部属表现太好l担心丧失对部属的控制l不愿意放弃得心应手的工作l找不到适当的部属授权如何授权？瓶颈多半位于瓶的上端l沟通技巧不佳l令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）l干扰部属的工作l过分挑剔细节l纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性高效时间管理的前提l积极的心态l使命与目标持持续续成成熟熟模模式式图图 独独 立立 （我）（我）公众成功公众成功公众成功公众成功个人成功个人成功个人成功个人成功依赖（你）依赖（你）依赖（你）依赖（你）互赖（我们）互赖（我们）互赖（我们）互赖（我们）3 3）要事第一）要事第一1 1）主动）主动 积极积极2 2）以终）以终 为始为始4 4）双赢思维）双赢思维5 5）知彼）知彼 解己解己6 6）统合）统合 综效综效7 7）不断更新）不断更新 主动积极的理解主动积极的理解主动积极的理解主动积极的理解 受受制制于于人人主主动动积积极极刺 激反 应刺 激反 应选择的自由自 觉想象力良 知独立意志刺激目标能唤起目标能唤起你最高尚的你最高尚的才能才能F 自己的自己的F 切合实际的切合实际的F 书面的书面的F 可衡量的可衡量的F 有时限的有时限的F 平衡和谐的平衡和谐的下年目标下年目标3-5年目标年目标10年目标年目标20年目标年目标人生目标人生目标目标金字塔目标金字塔使命宣言使命宣言角色角色目标目标每日目标每日目标每周目标每周目标月度目标月度目标季度目标季度目标年度目标年度目标目标金字塔目标金字塔每周目标每周目标角色角色目标目标计划计划行事历行事历授权授权 规划长期目标规划长期目标使命宣言角 色目 标 规划每周目标规划每周目标角 色计 划目 标行 事 历授 权为什么不做计划？l过分强调“知难行易”l认为不做计划也能获得实效l不了解做计划的好处l认为计划赶不上变化l不止如何做计划四 代 时 间 管 理 理 论第一代时间管理第一代时间管理-备忘录型备忘录型第二代时间管理第二代时间管理-事先规划安排行程事先规划安排行程第三代时间管理第三代时间管理-规划、定优先顺序、规划、定优先顺序、操操 之在我之在我第四代时间管理第四代时间管理-以原则为中心，以良以原则为中心，以良知知 为导向，创造高品质生活为导向，创造高品质生活什么是时间管理？l科学的选择l艺术的平衡有障时间管理的四种观念l视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）l视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）l视时间为神物：忘记时间l视时间为奴隶：工作狂工作狂的害处q工作效率降低q养成拖延的习惯（珀金森定律）q可能导致工作的失败“工作狂”的原因勤勉等于成就？勤能补拙？天黑就吹口哨？欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活时间管理的关键 优先计划管理时间管理通则 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急优先矩阵优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德哥德哥德哥德哥德哥德优先矩阵分类表：优先矩阵分类表：优先矩阵分类表：优先矩阵分类表：偏重各类事务的结果：偏重各类事务的结果：偏重各类事务的结果：偏重各类事务的结果：重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免扩大扩大扩大扩大M1M1尽量减少尽量减少尽量减少尽量减少M3M3事情事情事情事情多投资时多投资时多投资时多投资时间在间在间在间在M2M2尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免M4M4事情事情事情事情优先矩阵优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德哥德哥德哥德哥德哥德 高高 效效 能能 组组 织织 紧 急 不 紧 急重要不重要II I IIII V 20-25%20-25%20-25%20-25%65-80%65-80%65-80%65-80%15%15%15%15%1%1%1%1%4代时间管理的着眼点l第一代：易有成就感，但没有“优先”观念l第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急l第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多l第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。如 何 处 理 高 价 值 活 动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。如 何 处 理 低 价 值 的 活 动授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要知知 识识(做什么做什么,为何做为何做)习习 惯惯 的的 建建 立立 知识知识（做什么、为何做）（做什么、为何做）意意 愿愿(想要去做想要去做)技技 能能(怎么做怎么做)习习 惯惯现在就做现在就做立即行动立即行动 找出一件一直为你所忽略，但是找出一件一直为你所忽略，但是找出一件一直为你所忽略，但是找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的会对个人回事业产生重大影响的会对个人回事业产生重大影响的会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标事，写下来作为近程目标事，写下来作为近程目标事，写下来作为近程目标 根据优先矩阵估计自己化在这四根据优先矩阵估计自己化在这四根据优先矩阵估计自己化在这四根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续三天类事务上的时间，然后连续三天类事务上的时间，然后连续三天类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单记录行事历，每十五分钟为一单记录行事历，每十五分钟为一单记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意位，验证正确与否？你是否满意位，验证正确与否？你是否满意位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应自己运用时间的方式？有没有应自己运用时间的方式？有没有应自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？当改弦易张之处？当改弦易张之处？当改弦易张之处？列举可授权的事项及合适的授权列举可授权的事项及合适的授权列举可授权的事项及合适的授权列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动对象，并付诸行动对象，并付诸行动对象，并付诸行动 规划下一周的活动，依据不同角规划下一周的活动，依据不同角规划下一周的活动，依据不同角规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行色设立目标，再把目标转化为行色设立目标，再把目标转化为行色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨动，列入行事历。一周后，检讨动，列入行事历。一周后，检讨动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价自己是否成功的把人生目标和价自己是否成功的把人生目标和价自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚值观融入日常生活，意志是否坚值观融入日常生活，意志是否坚值观融入日常生活，意志是否坚定？定？定？定？下定决心，以后每周固定规划行下定决心，以后每周固定规划行下定决心，以后每周固定规划行下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。事历，并选择一定时间来进行。事历，并选择一定时间来进行。事历，并选择一定时间来进行。设计合用的表格设计合用的表格设计合用的表格设计合用的表格