英文邮件格式讲稿.ppt

-1-关于英文邮件格式关于英文邮件格式第一页，讲稿共六十五页哦-2-据据调调查查，约约有有88%的的互互联联网网用用户户使使用用电电子子邮邮件件，而而在在商商务务领领域域中中约约有有90%的的员员工工通通过过电电子子邮邮件件的的形形式式来来联联系系公公务。务。英文电子邮件的重要性英文电子邮件的重要性商商务务英英语语电电子子邮邮件件以以其其方方便便快快捷捷，在在现现代代商商务务活活动中起着重要作用。动中起着重要作用。商商务务往往来来中中的的电电子子邮邮件件代代表表着着公公司司的的形形象象，显显示示着着公公司司的的水水平平和和实实力力，直直接接影影响响到到客客户户对对公公司司的的评评估估。所所以以，商商务务电电子子邮邮件件的的写写作作在在业业务务往往来来中中占占据据着着举举足足轻轻重重的的地位。地位。第二页，讲稿共六十五页哦-3-u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents第三页，讲稿共六十五页哦-4-商务英语电子邮件由五部分组成：商务英语电子邮件由五部分组成：uAddress-收信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地址地址uSubject-主题主题uSalutation-称呼、称呼、Opening-开头、开头、Body-正文、正文、Ending-结尾句结尾句uComplimentaryClose-礼貌结束语礼貌结束语uWritersFullName-写信人全名、写信人全名、WritersTitleandDepartment-写信人职务及所属部门、写信人职务及所属部门、Address-地址、地址、Tel-电话号码、电话号码、Fax-传真传真商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(1/15)第四页，讲稿共六十五页哦-5-uAddress地址地址u收信人地址收信人地址To:u抄送收信人地址抄送收信人地址Cc:u密送收信人地址密送收信人地址Bcc:Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:Cc:Bcc:多个收信人地址多个收信人地址用用半角半角的的逗号逗号或或者者分号分号隔开。隔开。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(2/15)第五页，讲稿共六十五页哦-6-uSubject主题主题(1/3)1.主主题题(Subject)框框的的内内容容应应简简明明地地概概括括信信的的内内容容，短短的的可可以以是是一一个个单单词词，如如greetings；长长的的可可以以是是一一个个名名词词性性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过35个字母。个字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(3/15)第六页，讲稿共六十五页哦-7-uSubject主题主题(2/3)2.主题框的内容切主题框的内容切忌含糊不清忌含糊不清。NO：NewsaboutthemeetingYES：Tomorrowsmeetingcanceled3.视视信信的的内内容容是是否否重重要要，还还可可以以开开头头加加上上URGENT或或者者FYI(ForYourInformation，供参考，供参考)例如：例如：URGENT:Submityourreporttoday!商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(4/15)第七页，讲稿共六十五页哦-8-uSubject主题主题(3/3)4.一一般般来来说说，只只要要将将位位于于句句首首的的单单词词和和专专有有名名词词的的首首字字母母大大写写即即可可。另另外外一一种种较较为为正正规规的的格格式式可可将将除除了了少少于于5个个字字母母的的介介词词、连连接接词词或或冠冠词词之之外外的的每每一一个个单单词词的的首字母大写。首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(5/15)第八页，讲稿共六十五页哦-9-uSalutation-称呼称呼(1/4)根根据据发发信信人人的的具具体体情情况况以以及及发发信信人人与与收收信信人人之之间间的关系而定。的关系而定。1.在在同同辈辈的的亲亲朋朋好好友友或或同同事事之之间间可可以以直直呼呼其其名名，但但对对长长辈或上级最好使用头衔加上姓。辈或上级最好使用头衔加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanks,2.收信人的名字千万不要写错。收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(6/15)JenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston第九页，讲稿共六十五页哦-10-uSalutation-称呼称呼(2/4)3.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Dr./Prof./GeneralWright商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(7/15)第十页，讲稿共六十五页哦-11-uSalutation-称呼称呼(3/4)4.外国人的名字有时罗马数字外国人的名字有时罗马数字I，II等等GeorgeVIWhen GeorgeVI died,ElizabethII succeeded to thethrone.商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(8/15)第十一页，讲稿共六十五页哦-12-uSalutation-称呼称呼(4/4)5.如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(9/15)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:Ladiesor/andGentlemen:DearCustomers，第十二页，讲稿共六十五页哦-13-uOpening开头开头(1/3)澄清你的意图澄清你的意图在在电电子子邮邮件件开开头头澄澄清清你你的的来来意意非非常常重重要要，这这样样才才能能更更好好的的引引出出邮邮件件的的主主要要内内容容。感感谢谢读读者者是是邮邮件件开开场场白白的的好好办办法法。感感谢谢您您的的读读者者能能让让对对方方感感到到高高兴兴，特特别别是是之之后后你你有有事事相求的情况下会很有帮助。相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(10/15)记记得得要要注注意意语语法法，拼拼写写和和标标点点符符号号，保保持持句句子子简简短短明明了了且句意前后一致。且句意前后一致。第十三页，讲稿共六十五页哦-14-uOpening开头开头(2/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(11/15)2.如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢Thankyouforcontactingus.3.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.1.如果你主动给别人写邮件，表明意图如果你主动给别人写邮件，表明意图Iamwritingto第十四页，讲稿共六十五页哦-15-uOpening开头开头(3/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(12/15)5.如果有人给了你特别的帮助如果有人给了你特别的帮助Thankyouforallyourassistance.6.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑ItrulyappreciateThankyouforyourfeedback.4.如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.第十五页，讲稿共六十五页哦-16-uBody正文正文正正文文是是电电子子邮邮件件的的主主要要部部分分，大大多多把把话话题题分分成成几几个个小小主主题题，每每个个小小主主题题一一段段，每每段段一一般般只只有有一一两两句句话话。正正文文由由两两三三个或三四个简短的段落构成。个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(13/15)正正文文书书写写格格式式绝绝大大多多数数采采用用齐齐头头式式。齐齐头头式式是是指指正正文文中中各各部部分分都都从从每每行行的的左左边边开开始始，这这种种格格式式便便于于打打字字和和节节省省时间，提高工作效率。时间，提高工作效率。称称呼呼和和开开头头之之间间，段段落落之之间间，正正文文和和信信尾尾客客套套话话之之间一般间一般空一行空一行。第十六页，讲稿共六十五页哦-17-uEnding结尾结尾在邮件结束之前，应再次感谢收信人。在邮件结束之前，应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(14/15)uThankyouforyourpatienceandcooperation.或或Thankyouforyourconsideration.uIfyouhaveanyquestionsorconcerns,donthesitatetoletmeknow.或或Ilookforwardtohearingfromyou.第十七页，讲稿共六十五页哦-18-uComplimentaryClose礼貌结束语礼貌结束语(1/2)结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)1.VeryFormal非常正规的非常正规的(例如给政府官员的例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2.Formal正规的正规的(例如客户公司之间例如客户公司之间)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,第十八页，讲稿共六十五页哦-19-uComplimentaryClose礼貌结束语礼貌结束语(2/2)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(16/15)3.LessFormal不太正规的不太正规的(例如客户例如客户)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal非正规的非正规的(例如朋友，同事之间例如朋友，同事之间)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,Thanks,Seeyounextweek!第十九页，讲稿共六十五页哦-20-uSignature签名签名邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)签签名名档档可可包包括括姓姓名名、职职务务、公公司司、电电话话、传传真真、地地址址等等信信息息，但信息不宜行数过多，一般不超过但信息不宜行数过多，一般不超过4行。行。ChunhuiLiExecutiveassistantPhone:18845780388E-mail:第二十页，讲稿共六十五页哦-21-u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents第二十一页，讲稿共六十五页哦-22-商务英语电子邮件写作应遵循的五商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则原则uCorrectness准确准确uConciseness简洁简洁uComplete完整完整uClarity清楚清楚uCourtesy礼貌礼貌五五C原则原则(1/14)第二十二页，讲稿共六十五页哦-23-uCorrectness准确原则准确原则由由于于商商务务英英语语电电子子邮邮件件涉涉及及的的是是商商务务活活动动双双方方的的权权利利、义义务务关关系系，其其准准确确性性对对商商务务管管理理与与沟沟通通至至关关重重要。要。具具体体而而言言，不不仅仅电电子子邮邮件件的的英英语语语语法法、标标点点符符号号和和拼拼写写要要做做到到准准确确无无误误，电电子子邮邮件件内内容容还还要要叙叙述述准准确确，以免引起误会纠纷。以免引起误会纠纷。五五C原则原则(2/14)第二十三页，讲稿共六十五页哦-24-uConciseness简洁原则简洁原则(1/3)简简洁洁原原则则是是商商务务英英语语写写作作最最重重要要的的原原则则，指指在在不不影影响响完完整整性性和和礼礼貌貌性性的的前前提提下下，尽尽量量使使用用简简单单句句子子和和简简短短词词语语。一一封封拖拖沓沓冗冗长长、措措词词复复杂杂的的电电子子邮邮件件既既浪浪费费写写的的时时间间，也也会会给给阅阅读读者者带带来来不不必必要要的的麻麻烦烦，故故商商务务英英语语电电子子邮邮件应以件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。在在具具体体写写作作中中，商商务务英英语语电电子子邮邮件件呈呈现现出出的的句句法法特特征征是是句句子子结结构构简简单单明明了了，有有大大量量省省略略句句和和不不完完整整句句。其其词词汇特征汇特征是是用语简洁用语简洁，语言简明扼要语言简明扼要。五五C原则原则(3/14)第二十四页，讲稿共六十五页哦-25-uConciseness简洁原则简洁原则(2/3)为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。UPlsFYIInfoQtyBTWASAP/asapIMOFAQ五五C原则原则(4/14)AssoonaspossibleInmyopinionFrequentlyaskedquestions第二十五页，讲稿共六十五页哦-26-uConciseness简洁原则简洁原则(3/3)舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。更为口语化。五五C原则原则(5/14)第二十六页，讲稿共六十五页哦-27-uComplete完整原则完整原则商商务务电电子子邮邮件件内内容容应应力力求求具具体体、明明确确、完完整整，提提供供读读者者所所需需要要的的信信息息，尤尤其其像像询询问问贸贸易易条条件件等等需需要要回回函函的的电电子子邮邮件件，更更需需要要清清楚楚完完整整，因因为为只只有有包包含含具具体体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮邮件件是是否否完完整整，可可以以用用5W1H来来检检验验，即即who，when，where，what，why和和how。五五C原则原则(6/14)第二十七页，讲稿共六十五页哦-28-uClarity清楚原则清楚原则(1/2)商商务务英英语语电电子子邮邮件件的的写写作作要要做做到到层层次次清清楚楚，用用词词准确。具体表现在：准确。具体表现在：u结构方面结构方面u语法方面语法方面尽量使用短段落，必要时使用主题句。尽量使用短段落，必要时使用主题句。用用词词要要肯肯定定准准确确，切切忌忌使使用用语语义义模模糊糊、模模棱棱两两可可的的词词或或词词组组，以以免免产产生生歧歧义义，造造成成误误解解，延延误误商商务沟通和贸易。务沟通和贸易。五五C原则原则(7/14)第二十八页，讲稿共六十五页哦-29-uClarity清楚原则清楚原则(2/2)uThefiguresshowasignificantincrease.uWewilldeliveryourgoodssoon.uThefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.uWewilldeliveryourgoodsonDec10th.五五C原则原则(8/14)第二十九页，讲稿共六十五页哦-30-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(1/6)商商务务英英语语电电子子邮邮件件应应遵遵循循措措词词婉婉转转、礼礼貌貌的的原原则则。鉴鉴于于电电子子邮邮件件直直接接影影响响到到整整个个交交易易的的成成败败，买买卖卖双双方方应应十十分分注注重重措措辞辞方方式式，要要婉婉转转、礼礼貌貌，使使对对方方容容易易接接受受。在在写写电电子子邮邮件件时时，可可以以通通过过使使用用虚虚拟拟语语气气、委委婉婉语语气气等等方法迂回地表达观点，提出要求。方法迂回地表达观点，提出要求。五五C原则原则(9/14)第三十页，讲稿共六十五页哦-31-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(2/6)uIfitisnotforthelargerorderswereceivefromanumber of our regular customers，we could nothavequotedforsuppliesevenatthatprice.uNotforthelargerorderswereceivefromanumberofour regular customer,we cannot quote for suppliesevenatthatprice.虚拟语气虚拟语气：要不是我们接到许多老客户的大量定单，：要不是我们接到许多老客户的大量定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。我们尚不能给这些货物报如此低的价格。五五C原则原则(10/14)第三十一页，讲稿共六十五页哦-32-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(3/6)uI would appreciate it if you could give me your bestquotationforCIFshanghai.uGivemeyourbestquotationforCIFshanghai.委婉语气委婉语气：如果你能报出成本加运费到上海的最低价，：如果你能报出成本加运费到上海的最低价，我将非常感激。我将非常感激。虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。貌得体，易为对方接受。五五C原则原则(11/14)第三十二页，讲稿共六十五页哦-33-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(4/6)uIthastobestressedthatshipmentmustbeeffectedwithin the prescribed time limit,as a furtherextensionwillnotbeconsidered.uWehavetostressthatyoumusteffect shipmentwithin the prescribed time limit,as a furtherextensionwillnotbeconsidered.表表示示批批评评、建建议议、要要求求时时，用用被被动动语语态态可可以以避避免免直直接触及施动者接触及施动者(自己或对方自己或对方)，使口气更加婉转。，使口气更加婉转。五五C原则原则(12/14)第三十三页，讲稿共六十五页哦-34-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(5/6)uAsyou(seemto)takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice.使使用用半半动动词词表表示示说说话话人人对对所所说说事事情情的的推推测测，从从而而使使话语的肯定语气趋于缓和。话语的肯定语气趋于缓和。五五C原则原则(13/14)半半动动词词在在功功能能上上介介于于主主动动词词与与助助动动词词之之间间,本本身身带有词义，但词义模糊。带有词义，但词义模糊。seemappearbelikelyto第三十四页，讲稿共六十五页哦-35-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(6/6)uIamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier.由由于于供供应应商商的的原原因因，恐恐怕怕我我们们不不能能根根据据您您的的订订单单按按时时交货交货如如果果是是写写一一些些坏坏消消息息或或是是道道歉歉，你你就就应应该该写写的的礼礼貌貌而而得得体，并说明问题的原因。体，并说明问题的原因。五五C原则原则(14/14)第三十五页，讲稿共六十五页哦-36-u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents第三十六页，讲稿共六十五页哦-37-uSometips文法文法(1/8)1.切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊例例子子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$4,000fornewequipment.应应改改为为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.问题：问题：decide的主语是的主语是we,而不是而不是report注意事项注意事项(1/12)第三十七页，讲稿共六十五页哦-38-uSometips文法文法(2/8)2.句子不要凌碎句子不要凌碎例例子子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjections.应应改改为为：He decided not to audit the last ten contractsbecauseofourpreviousobjections.问题：问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句第二句是第一句的原因，应合并成为一句注意事项注意事项(2/12)第三十八页，讲稿共六十五页哦-39-uSometips文法文法(3/8)3.结构对称结构对称例例子子：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsand the fact that the contract had been altered with inkmarkings.应应改改为为：Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.问题：问题：and连接两个相同的成分，结构应对称连接两个相同的成分，结构应对称注意事项注意事项(3/12)第三十九页，讲稿共六十五页哦-40-uSometips文法文法(4/8)4.单复数前后一致单复数前后一致例例 子子：An authorized person must show that they havecertificate.应改为：应改为：Authorizedpersonsmustshowthattheyhavecertificate.问题：问题：anperson与与they矛盾矛盾注意事项注意事项(4/12)第四十页，讲稿共六十五页哦-41-uSometips文法文法(5/8)5.动词和主语要呼应动词和主语要呼应注意事项注意事项(5/12)6.时态和语气不要转变太多时态和语气不要转变太多第四十一页，讲稿共六十五页哦-42-uSometips文法文法(6/8)affect动词，动词，effect名词；名词；operative（计划、法律等）实施中的，起作用的（计划、法律等）实施中的，起作用的operational（机机器器、设设备备等等）正正常常运运转转的的，可可使使用用的的；军事行动的军事行动的affect和和effect，operative和和operational7.选词要正确选词要正确注意事项注意事项(6/12)第四十二页，讲稿共六十五页哦-43-uSometips文法文法(7/8)8.标点要准确标点要准确9.拼写要正确拼写要正确10.大小写要注意大小写要注意非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。MUSTchangeimmediately.要强调的话，用要强调的话，用底线底线，斜体斜体或者或者粗体粗体。注意事项注意事项(7/12)第四十三页，讲稿共六十五页哦-44-uSometips文法文法(8/8)11.地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ070725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street注意事项注意事项(8/12)第四十四页，讲稿共六十五页哦-45-uSometips文体文体(1/3)1.可读性可读性-多用短句多用短句2.注意段落的开头注意段落的开头一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。uBecause he was unable to attend the meeting personally,heforwardedhiscongratulationsonvideo.注意事项注意事项(9/12)第四十五页，讲稿共六十五页哦-46-uSometips文体文体(2/3)3.轻重有分轻重有分同等重要的用同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里。来连接，较轻放在次要的句子里。4.转接词转接词要留神要留神but,therefore,also,forexample,furthermore,moreover5.修饰词的位置修饰词的位置要小心要小心例子：例子：Hecouldonly.注意事项注意事项(10/12)第四十六页，讲稿共六十五页哦-47-uSometips文体文体(3/3)6.句子开头不要含糊不清的代词句子开头不要含糊不清的代词开头少用开头少用this,that,it,they,或或which。7.用语要肯定准确，切忌含糊用语要肯定准确，切忌含糊注意事项注意事项(11/12)第四十七页，讲稿共六十五页哦-48-uSometips格调格调1.式样和句子长度不要太单调式样和句子长度不要太单调2.口语化比较受欢迎口语化比较受欢迎注意事项注意事项(12/12)第四十八页，讲稿共六十五页哦-49-u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents第四十九页，讲稿共六十五页哦-50-uGreetingmessage祝福祝福1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou?3.Howistheprojectgoingon?祝旅途愉快。祝旅途愉快。你好吗你好吗?项目进行顺利吗项目进行顺利吗?英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(1/16)第五十页，讲稿共六十五页哦-51-uInitiateameeting发起会议发起会议(1/2)1.IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.2.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.我想跟你电话讨论下报告进展和我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。项目的情况。我建议我们今天下午就我建议我们今天下午就A项目的发展计划开会讨论一下。项目的发展计划开会讨论一下。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(2/16)第五十一页，讲稿共六十五页哦-52-uInitiateameeting发起会议发起会议(2/2)1.Wed like to have the meeting on Oct 30.Sametime.2.LetsmakeameetingnextMondayat5:30PMBeijingtime.十月三十号，老时间开会。十月三十号，老时间开会。下周一北京下午五点半开会。下周一北京下午五点半开会。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(3/16)第五十二页，讲稿共六十五页哦-53-uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(1/4)1.Ifyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.如果存取文件有任何问题请和我联系。如果存取文件有任何问题请和我联系。期待您的反馈建议期待您的反馈建议!英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(4/16)第五十三页，讲稿共六十五页哦-54-uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(2/4)3.Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.4.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。你对计划方面有什么想法你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做下一步我们应该怎么做?英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(5/16)第五十四页，讲稿共六十五页哦-55-uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(3/4)5.Whatdoyouthinkaboutthis?6.Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(6/16)第五十五页，讲稿共六十五页哦-56-uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建建议议(4/4)10.Your comments and suggestions are welcome!11.Feel free to give your comments.12.Please let me know what you think.13.Do you have any idea about this?14.It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(7/16)第五十六页，讲稿共六十五页哦-57-uGivefeedback意见反馈意见反馈1.Pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow.3.I add some comments to the document for yourreference.请看下面的评论。请看下面的评论。我的回答已标蓝。我的回答已标蓝。我就文档添加了一些备注，仅供参考。我就文档添加了一些备注，仅供参考。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(8/16)第五十七页，讲稿共六十五页哦-58-uAttachment附件附件(1/2)1.Ienclosetheevaluationreportforyourreference.2.Pleasefindenclosedacopyofourpricelist.3.Please find theattached report you will need fortomorrowsmeeting.我附加了评估报告供您阅读。我附加了评估报告供您阅读。随函附寄我公司价目表一份。随函附寄我公司价目表一份。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(9/16)第五十八页，讲稿共六十五页哦-59-uAttachment附件附件(2/2)1.Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.2.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.3.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.设计文档在附件里，请评阅。设计文档在附件里，请评阅。今天的会议记录在附件里。今天的会议记录在附件里。其他个人特征方面的信息请见附件。其他个人特征方面的信息请见附件。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(10/16)第五十九页，讲稿共六十五页哦-60-uPointlisting列表列表(1/2)1.Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1.2.2.Someknownissuesinthisrelease:1.2.3.OurteamherereviewedthenewestHRpolicyandhasfollowingconcerns:1.2.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(11/16)今天我们要完成的任务今天我们要完成的任务:1.2.声明中涉及的一些问题声明中涉及的一些问题:1.2.我们阅读了最新的人力资源管理政策我们阅读了最新的人力资源管理政策,做出如下考虑做出如下考虑:1.2.第六十页，讲稿共六十五页哦-61-uPointlisting列表列表(2/2)5.Here are some more questions/issues for yourteam:1.2.6.Thecurrentstatusisasfollowing:1.2.7.Someitemsneedyourattention:1.2.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(12/16)以下是对你们团队的一些问题以下是对你们团队的一些问题:1.2.目前数据如下目前数据如下:12以下方面需提请注意以下方面需提请注意:1.2.第六十一页，讲稿共六十五页哦-62-uRaisequestion提出问题提出问题1.Ihavesome