新时间管理法幻灯片.ppt

新时间管理法第1页，共49页，编辑于2022年，星期六时间是什么第2页，共49页，编辑于2022年，星期六人生的每一刹那都是唯一的人生的每一刹那都是唯一的时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年时间是什么第3页，共49页，编辑于2022年，星期六 天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。旧约圣经之传道书 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。第4页，共49页，编辑于2022年，星期六“不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理”（美）杜拉克（美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理什么是时间管理时间管理就是管理时间？第5页，共49页，编辑于2022年，星期六案例：老王的故事延 误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰3、下班回家交通堵塞 4、看电视 不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞第6页，共49页，编辑于2022年，星期六下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理第7页，共49页，编辑于2022年，星期六 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216 “yes”救命救命！你在时间管理上需改进812“yes”48 “yes”04“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法第8页，共49页，编辑于2022年，星期六平均平均8080岁寿命岁寿命我们只有我们只有我们只有我们只有3 3 3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值,我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3第9页，共49页，编辑于2022年，星期六大石头大石头小沙子小沙子水水第10页，共49页，编辑于2022年，星期六课 程 目 标知道什么是重要的知道什么是重要的做计划做计划实践实践 重要、计划、实践第11页，共49页，编辑于2022年，星期六时间的秩序时间的秩序时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 面包的比喻面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、3成时间应付目前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来第12页，共49页，编辑于2022年，星期六时间管理学的演变时间管理学的演变记事便条做一些计划、规划分出优先顺序挖掘人的资源、重视人第13页，共49页，编辑于2022年，星期六I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+U+I+UI U+I U工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。第14页，共49页，编辑于2022年，星期六紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急不紧急第15页，共49页，编辑于2022年，星期六紧急紧急紧急紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急不紧急不紧急不紧急第16页，共49页，编辑于2022年，星期六紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机第17页，共49页，编辑于2022年，星期六 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 第18页，共49页，编辑于2022年，星期六紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生第19页，共49页，编辑于2022年，星期六Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）4D原则Do it now！（马上就做）Dont do it。（别去做了）重 要 紧 迫Delegate授权别人去做第20页，共49页，编辑于2022年，星期六高MIMIIIMIIMIV大第一重点第二重点第三重点非重点客户规划、重点优先工具：客户规划、重点优先工具：低小市场吸引力成功可能性第21页，共49页，编辑于2022年，星期六 时间自然法则总结时间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%80%的结果来源的结果来源20%20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Efficacy Efficiency 效能与效率 做正确之事，做好它做正确之事，做好它第22页，共49页，编辑于2022年，星期六我的生物钟我的生物钟我的生物钟我的生物钟不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它6:00-8:006:00-8:0014:00-16:0014:00-16:008:00-12:008:00-12:0016:00-20:0016:00-20:0020:00-20:00-睡觉睡觉第23页，共49页，编辑于2022年，星期六订定每日工作计划订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间第24页，共49页，编辑于2022年，星期六避免分散注意力避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。第25页，共49页，编辑于2022年，星期六办事处与总公司的协作办事处与总公司的协作 某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。小李除了工作站之外，对其它产品如服务器、多媒体电脑等更是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工作站市场。思考题：1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？2、王经理其实应该怎么做？案例学习案例学习第26页，共49页，编辑于2022年，星期六销售和管理的重要不同点销售和管理的重要不同点Critical difference between selling and managing第27页，共49页，编辑于2022年，星期六时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线时间管理的基本单位是事件时间管理的关键在掌握事件事件经由选择选择以价值为基础第28页，共49页，编辑于2022年，星期六顺习惯做事会有越来越多的抱怨Proactive（制变）Reactive（应变）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原则去选择二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好第29页，共49页，编辑于2022年，星期六确定优先顺序确定优先顺序基本任务基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的 作用的任务。你应当完成的任务你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从 不会去做的事。不甚重要的任务不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。第30页，共49页，编辑于2022年，星期六 优先管理的核心优先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！每日计划：Plan the next d b you l the office.在你 办公室 前，计划 天的工作。第31页，共49页，编辑于2022年，星期六To-Do ListTo-Do List待处理事项待处理事项Delegate to授权A/BTo-Do 事项Time 需Required 时Delegation 授权跟进Ref参见Name姓名Return 返还Time 时间Ref参见Notes 备注第32页，共49页，编辑于2022年，星期六A.M.P.M.6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程第33页，共49页，编辑于2022年，星期六Monthly PlanMonthly Plan月度计划月度计划 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月项目本月项目/目标目标A/B Business A/B Business 工工 作作 开始日开始日 Personal Personal 个人生活个人生活 第34页，共49页，编辑于2022年，星期六 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三个文件档案2、Organize all items according to the 4Ds 根据4D原则整理好所有东西3、Work through“Do”pile 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件4、Clear the desk each day.每日清理桌面第35页，共49页，编辑于2022年，星期六意识意识潜意识潜意识内存内存硬盘硬盘第36页，共49页，编辑于2022年，星期六产品说明书了解产品印刷售后服务图片题纲初稿规格注意事项维修点打印美工公司简介拍照大脑图第37页，共49页，编辑于2022年，星期六个人成效effectiveefficient明确于结果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人第38页，共49页，编辑于2022年，星期六Specific 具体的Measurable 可衡量的Achievable 可实现的Relevant 与价值相关的Tractable 可跟进的SMART目标目标目标目标第39页，共49页，编辑于2022年，星期六What I am here for?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？Make a list.分清主动工作和被动工作内容。主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常琐碎的事情第40页，共49页，编辑于2022年，星期六放弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答组织下属第41页，共49页，编辑于2022年，星期六Productivity Challenges 对生产率的挑战对生产率的挑战1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理2、Telephone interruptions 电话打扰3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标4、Attempting too much 贪多嚼不烂5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 无效授权7、Cluttered desk/losing things 桌面杂乱无章/找不到东西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say“No”不会说“不”10、Meetings 会议第42页，共49页，编辑于2022年，星期六学习分配工作学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。第43页，共49页，编辑于2022年，星期六今日事今日毕今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做第44页，共49页，编辑于2022年，星期六将阻碍减到最低将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件第45页，共49页，编辑于2022年，星期六培养说培养说“不不”的能的能力力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！第46页，共49页，编辑于2022年，星期六应付突发状况应付突发状况 应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：重新商议在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面争取更多资源接受替代品提供诱因要求服从第47页，共49页，编辑于2022年，星期六随时检视随时检视 随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。第48页，共49页，编辑于2022年，星期六表达工作情绪的词语惬意沉闷 累乱繁忙轻松无聊充实平衡烦有效率地完成工作疲于应付盲目目标明确筋疲力尽毫无头绪做自己想做的事压力太大精力充沛憔悴应付自如昏昏欲睡按部就班工作愉快拖沓逃避信心百倍忙于收拾残局有危机感有成就感第49页，共49页，编辑于2022年，星期六