word与excel办公软件自学教案.pptx

会计学1word与与excel办公软件自学办公软件自学2WORDWORDWORDWORD介绍介绍介绍介绍 计算机的文字信息处理技术是指利用计算机对文字资料进行录入、计算机的文字信息处理技术是指利用计算机对文字资料进行录入、编辑、排版、文档管理的一种先进技术。优秀的文字处理软件必须有编辑、排版、文档管理的一种先进技术。优秀的文字处理软件必须有友好的用户界面，直观的屏幕效果、丰富强大的处理功能，方便快捷友好的用户界面，直观的屏幕效果、丰富强大的处理功能，方便快捷的操作方式以及易学易用等。的操作方式以及易学易用等。word word 就是这样的一种集文字处理、表格就是这样的一种集文字处理、表格处理、图文排版于一身的办公软件。汇集各种对象的处理工具，如图处理、图文排版于一身的办公软件。汇集各种对象的处理工具，如图片和图表等。使得文字、图形的处理更加得心应手。片和图表等。使得文字、图形的处理更加得心应手。下面请让我们进行大纲的学习下面请让我们进行大纲的学习,了解我们要学习的内容了解我们要学习的内容.第1页/共49页3主题大纲主题大纲1.1.基本操作2.2.认识操作界面3.3.视图菜单4.4.文本编辑5.5.字符格式6.6.段落格式7.7.文档格式8.8.图片和剪贴画9.9.艺术字与组织结构图10.10.图表及数学公式11.11.目录的创建12.12.word表格13.13.批量文档首页第2页/共49页41 1 1 1、基本操作、基本操作、基本操作、基本操作1 1、启动：、启动：（1 1）开始）开始程序程序Microsoft office Microsoft office word Microsoft office Microsoft office word 单击单击（2 2）双击）双击WORDWORD快捷方式图标快捷方式图标（3 3）双击）双击WORDWORD文件图标文件图标（4 4）开始）开始运行运行输入输入“winword”winword”确定确定2 2、退出：、退出：（1 1）单击右上角关闭按钮）单击右上角关闭按钮（2 2）文件菜单）文件菜单退出退出（3 3）单击窗口左上角图标）单击窗口左上角图标打开控制菜单打开控制菜单点关闭点关闭（4 4）通过键盘上的）通过键盘上的“alt+F4”alt+F4”组合键组合键3 3、新建文档新建文档（1 1）启动）启动word word 时，系统自动创建一个文件名为时，系统自动创建一个文件名为“文档文档1”1”的新文档。的新文档。（2 2）文件）文件新建新建右侧出现任务窗格右侧出现任务窗格点点“空白文档空白文档”（3 3）工具栏）工具栏新建按钮新建按钮（4 4）ctrl+Nctrl+N组合键组合键第3页/共49页54 4、打开文档：打开文档：（1 1）打开最近使用过的文件：）打开最近使用过的文件：文件文件文件名列表文件名列表 单击需打开的文件名单击需打开的文件名 注：如果菜单底部没有列出文件名：注：如果菜单底部没有列出文件名：工具工具选项选项常规常规勾选列出最近使用文件数复选框勾选列出最近使用文件数复选框输入输入1919的数字的数字 确定确定 （2 2）打开以前的文件：）打开以前的文件：工具栏工具栏 打开按钮打开按钮 或或 文件文件打开：打开：启动启动“打开打开”对话框对话框查找范围查找范围文件类型文件类型文件名文件名打打开开 或或 ctrl+octrl+o5、保存文档：（“word文档”的默认扩展名为“DOC”）（1）第一次保存文档：文件保存 或 ctrl+s 或 工具栏中“保存”按钮选择保存位置输入文件名称选择保存类型保存（2）保存已有文档：单击工具栏中“保存”按钮，或文件保存 或 ctrl+s（3）同时保存打开的多个文档 按Shift键文件全部保存。（系统依次保存所有文件）第4页/共49页6（4 4）备份保存：）备份保存：文件文件另存为另存为选择保存位置选择保存位置输入文件名称输入文件名称选择保存类型选择保存类型保存保存（5 5）快速保存）快速保存（只记录文档中的更改，加快保存速度）（只记录文档中的更改，加快保存速度）工具工具选项选项保存选项卡保存选项卡勾选快速保存勾选快速保存确定确定（6 6）自动保存）自动保存（按指定的时间间隔创建自动恢复文件）（按指定的时间间隔创建自动恢复文件）工具工具选项选项保存选项卡保存选项卡勾选自动保存时间间隔勾选自动保存时间间隔设置时间设置时间确定确定6 6、关闭文档：、关闭文档：（1 1）单击右上角小黑色关闭按钮）单击右上角小黑色关闭按钮（2 2）文件菜单）文件菜单关闭关闭（3 3）ctrl+F4ctrl+F4返回主题第5页/共49页72 2 2 2、认识操作界面、认识操作界面、认识操作界面、认识操作界面标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏任务窗格五种视图方式状态栏水平标尺垂直标尺插入点页边距线垂直滚动条水平滚动条返回主题第6页/共49页83 3 3 3、视图菜单、视图菜单、视图菜单、视图菜单 在视图菜单中主要是对我们整个界面视图方面的在视图菜单中主要是对我们整个界面视图方面的调整，前面是调整，前面是五种视图方式五种视图方式，其中，其中以以“页面视图页面视图”为主为主，我们一般在页面视图中操作，而且页边距线，我们一般在页面视图中操作，而且页边距线只有在页面视图中才可以显示。除了这些，还有只有在页面视图中才可以显示。除了这些，还有文文档结构图、缩略图、全屏显示档结构图、缩略图、全屏显示及以及以显示比例显示比例的调整。的调整。另外就是工具栏的显示，其中有另外就是工具栏的显示，其中有任务窗格任务窗格、标尺标尺、以及工具栏下子菜单中其它工具的显示与隐藏，以及工具栏下子菜单中其它工具的显示与隐藏，段段落标记落标记和和网格线网格线的显示与隐藏也可通过此菜单进行的显示与隐藏也可通过此菜单进行设置。设置。相对应的五种视图方式返回主题第7页/共49页94 4 4 4、文本编辑、文本编辑、文本编辑、文本编辑1 1、文本的输入：、文本的输入：先定位插入点先定位插入点选择输入法选择输入法在插入点处输入在插入点处输入注：其它字符的输入方式：注：其它字符的输入方式：输入内容输入方法图片日期和时间插入菜单日期和时间选择格式确定（可以勾选自动更新，日期随系统时间变化）页码插入菜单页码选择页码位置格式选择页码格式以及起始页码确定（去掉“首页显示页码”后，首页可以不显示页码）特殊符号插入菜单特殊符号选择符号类别选项卡选择符号确定符号插入菜单符号选择字体类别选择符号插入第8页/共49页102 2、选定文件内容、选定文件内容（1 1）利用鼠选定文本：）利用鼠选定文本：按住鼠标左键进行拖拉选择。按住鼠标左键进行拖拉选择。一行：鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，单击左键。一行：鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，单击左键。一段：鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，双击左键。一段：鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，双击左键。整个文档：鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，三击鼠标左整个文档：鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，三击鼠标左 键，或按住键，或按住CtrlCtrl键，单击左键。也可选择键，单击左键。也可选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“全选全选”命令。命令。矩形块：鼠标指针移至该块的左上角，按住矩形块：鼠标指针移至该块的左上角，按住AltAlt键，拖动鼠标到右下角。键，拖动鼠标到右下角。连续选择：定位光标连续选择：定位光标按住按住shiftshift键键单击结束处。单击结束处。不连续选择：按住不连续选择：按住ctrlctrl键键拖拉鼠标选择拖拉鼠标选择取消选定：鼠标指针移至选定区域以外的任何地方，单击左键。取消选定：鼠标指针移至选定区域以外的任何地方，单击左键。(2)(2)利用组合键利用组合键(1)(1)按按Ctrl+Shift+EndCtrl+Shift+End选择光标至文档结尾处的文本。选择光标至文档结尾处的文本。(2)(2)按按Ctrl+Shift+HomeCtrl+Shift+Home选择光标至文档开始处的文本。选择光标至文档开始处的文本。(3)(3)按按Ctrl+ACtrl+A选择整个文档。选择整个文档。第9页/共49页113 3、插入与改写：、插入与改写：状态栏上状态栏上“改写改写”为灰色时，为插入状态，输入的字符会插入到光标处；为黑色为灰色时，为插入状态，输入的字符会插入到光标处；为黑色时，为改写状态，输入的字符会替换掉光标后面的字符。时，为改写状态，输入的字符会替换掉光标后面的字符。改写状态修改方法：改写状态修改方法：双击状态栏上的双击状态栏上的“改写改写”通过按键盘上的通过按键盘上的insertinsert键键 工具菜单工具菜单选项选项编辑编辑是否勾选是否勾选“改写模式改写模式”4 4、复制文本：、复制文本：选定内容选定内容编辑编辑复制复制(或或工具栏工具栏复制按钮复制按钮或或ctrl+c)ctrl+c)定位插入点定位插入点编辑编辑粘粘贴贴(或或工具栏工具栏粘贴按钮粘贴按钮或或ctrl+v)ctrl+v)。如果欲复制的文件内容距目标处不远，则可使用如果欲复制的文件内容距目标处不远，则可使用Ctrl+“Ctrl+“拖曳拖曳”的方法实现复制。的方法实现复制。(选定内容选定内容指向选定内容，按住指向选定内容，按住ctrlctrl键并按住鼠标左键键并按住鼠标左键插入点呈虚线插入点呈虚线,旁边有旁边有一小一小“+”+”号号拖动鼠标拖动鼠标松开鼠标。松开鼠标。)5 5、剪切文本：、剪切文本：选定内容选定内容编辑编辑剪切剪切(或或工具栏工具栏剪切按钮剪切按钮或或ctrl+x)ctrl+x)定位插入点定位插入点编辑编辑粘粘贴贴(或或工具栏工具栏粘贴按钮粘贴按钮或或ctrl+v)ctrl+v)。如果欲剪切的文件内容距目标处不远，则可使用直接拖曳的方法实现复制。如果欲剪切的文件内容距目标处不远，则可使用直接拖曳的方法实现复制。(选定内容选定内容指向选定内容并按住鼠标左键指向选定内容并按住鼠标左键插入点呈虚线插入点呈虚线拖动鼠标拖动鼠标松开鼠标松开鼠标)。第10页/共49页126 6、officeoffice剪贴板剪贴板编辑编辑officeoffice剪贴板剪贴板右侧出现右侧出现officeoffice剪贴板任务窗格剪贴板任务窗格单击选择要粘贴的内容单击选择要粘贴的内容注：最多可以存放注：最多可以存放2424项复制内容。项复制内容。7 7、删除文本：删除文本：（1 1）删除一个字符：定位光标）删除一个字符：定位光标按按deletedelete键（删除光标右侧字符）或按键（删除光标右侧字符）或按BackspaceBackspace键键（删除光标左侧字符）。（删除光标左侧字符）。（2 2）删除多个字符：先选中要删除的文本）删除多个字符：先选中要删除的文本按按DelDel键或键或BackspaceBackspace键或编辑键或编辑清除。清除。8 8、查找与替换：、查找与替换：编辑编辑查找（查找（ctrl+fctrl+f）或替换）或替换(ctrl+h)(ctrl+h)输入要查找的内容输入要查找的内容输入替换成的内容输入替换成的内容替替换或是全部替换换或是全部替换可以通过格式或特殊字符进行复杂的查找和替换。可以通过格式或特殊字符进行复杂的查找和替换。9 9、撤消与恢复：、撤消与恢复：撤消：编辑撤消：编辑撤消或工具栏中的撤消按钮或撤消或工具栏中的撤消按钮或ctrl+zctrl+z恢复：编辑恢复：编辑恢复或工具栏中的恢复按钮或恢复或工具栏中的恢复按钮或ctrl+yctrl+y注：利用工具栏上的撤消和恢复按钮，可以一次撤消或恢复多步。可以撤消无数步，注：利用工具栏上的撤消和恢复按钮，可以一次撤消或恢复多步。可以撤消无数步，可以直到刚打开文件时的状态。可以直到刚打开文件时的状态。返回主题第11页/共49页135 5 5 5、字符格式、字符格式、字符格式、字符格式1 1、字符外观设置：、字符外观设置：先选择要修改的文本先选择要修改的文本格式菜单格式菜单字体字体打打开字体设置对话框开字体设置对话框控制中文字体默认宋体控制西文字体默认Times New Roman号越大字越小，初号为最大，八号为最小；磅值越大，字越大，72磅并不是最大，可以自己输入（11638）（默认五号=10.5磅）第12页/共49页142 2、字符间距及动态效果：、字符间距及动态效果：先选择要修改的文本先选择要修改的文本格式菜单格式菜单字体字体打开字体设置对话框打开字体设置对话框默认为无，动态效果只能在电子版里显示，不能打印字体缩放，默认100%字符间距，有加宽和紧缩，默认标准一般用来控制上下标的位置第13页/共49页153 3、字符边框和底纹：、字符边框和底纹：选择文本选择文本格式格式边框和底纹边框和底纹选择设置方式线型颜色粗细应用范围（文字或段落）注：如果应用范围是文字，则四周线型需一致选择纯颜色或是图案应用范围（文字或段落）确定第14页/共49页163 3、中文版式：、中文版式：（1 1）拼音指南：）拼音指南：选择文本选择文本格式菜单格式菜单中文版式中文版式拼音拼音指南指南设置好参数设置好参数确定确定（2 2）带圈字符：）带圈字符：选择字符选择字符格式菜单格式菜单中文版式中文版式带圈带圈字符字符（3 3）纵横混排：）纵横混排：选择文本选择文本格式格式中文版式中文版式纵横混排纵横混排（4 4）合并字符：）合并字符：选择字符（不超过六个）选择字符（不超过六个）格式格式中文中文版式版式合并字符合并字符确定确定（5 5）双行合一：）双行合一：选择两行文字选择两行文字格式格式中文版式中文版式双行双行合一合一确定确定取消拼音四种圈号可选择取消选择无样式注：一次只能对一个字符进行设置或取消不勾选“适应行宽”效果勾选效果两行文字占用一行的位置多个字符占用一个字符的位置返回主题第15页/共49页176 6 6 6、段落格式、段落格式、段落格式、段落格式（1 1）段落格式基本设置：）段落格式基本设置：选择段落文本选择段落文本格式格式段落段落打开段落对话框打开段落对话框设置参数设置参数确定确定五种对齐方式，默认为两端对齐左右缩进量设置段落的首行缩进，默认为无设置段落之间的距离设置行之间的距离，默认为单倍行距（2）项目符号与编号：选择段落文本格式项目符号与编号选择一种样式（默认为无）或点自定义进行选择确定注：一个段落只对应一个符号或编号第16页/共49页18(3)(3)多级项目符号：多级项目符号：选择段落文本选择段落文本格式格式项目符号与编号项目符号与编号选择一种样式（默认为无）选择一种样式（默认为无）或点自定或点自定义进行选择义进行选择确定确定说明：word将文本段落的层次共分为九个级别，如果想升级或降级时，把光标定位于符号与正文之间，按Tab键可以降一级，shift+tab键可以升一级。(4)首字下沉：把光标定位于要下沉的段落中格式首字下沉设置位置、字体、下沉行数、距离正文的间距等确定取消时，再次定位于段落中，选择首字下沉，改为“无”确定。返回主题第17页/共49页197 7、文档格式、文档格式、文档格式、文档格式（1 1）文档分栏：）文档分栏：选择要分栏的文字选择要分栏的文字格式格式分栏分栏设置参数设置参数确定确定设置分栏数目栏宽是否相等是否要分隔线应用范围：所选文字或整篇文档注：如果栏长不一样，可以把鼠标定位于分栏文本结尾处插入分隔符勾选“连续”确定（2）页面背景：格式背景 选择纯色或填充效果或水印确定注：纯色的背景和填充效果的背景打印不出，水印分为无水印、文字水印、图片水印，水印可以打印其它颜色渐变纹理图案 图片水印第18页/共49页20（3 3）主题：）主题：格式格式主题主题在左侧选择主题样式在左侧选择主题样式右侧进行浏览右侧进行浏览还可以选择样式库还可以选择样式库确定确定（4）页面设置：文件菜单页面设置设置参数确定页边距设置纸张方向纸张类型及大小页眉页脚的参数设置第19页/共49页21(5)(5)页眉页脚：页眉页脚：视图视图页眉页脚页眉页脚出现页眉页脚工具栏出现页眉页脚工具栏输入内容输入内容关闭关闭插入页码插入页数页码格式设置插入日期和时间页面设置页眉页脚切换显示隐藏文字（6）打印及打印预览：文件打印预览或工具栏上打印预览按钮文件打印设置参数（选择打印机、打印范围、份数等）确定注：工具栏上的打印按钮默认打印全部，打印一份，不能设置参数，直接打印返回主题第20页/共49页228 8、图片和剪贴画、图片和剪贴画、图片和剪贴画、图片和剪贴画（1 1）插入图片：）插入图片：定位光标定位光标插入插入图片图片来自文件（或来自扫描仪和照相机）来自文件（或来自扫描仪和照相机）选择图片选择图片插入插入图片以嵌入式存在，出现图片工具栏，工具栏不出现时，在图片上右击鼠标，选择“显示图片工具栏”(2)插入剪贴画：定位光标插入图片剪贴画右侧出现任务窗格搜索文字框中输入关键字点搜索出现要找的剪贴画单击要搜入的图片即可搜入到光标处。插入后其工具栏与修改方式与插入图片相同。图片色彩模式及明亮度对比度修改按钮文字环绕方式设置透明色(只能设一种颜色)裁切还原图片返回主题第21页/共49页239 9、艺术字与组织结构图、艺术字与组织结构图、艺术字与组织结构图、艺术字与组织结构图(1)(1)艺术字：艺术字：选择文字或什么也不选选择文字或什么也不选插入插入图片图片艺术字艺术字选择样式选择样式确定确定修改或键入文修改或键入文字字确定确定艺术字插入成功。艺术字插入成功。出现艺术字工具栏，刚插入的艺术字也是以嵌入式存在。出现艺术字工具栏，刚插入的艺术字也是以嵌入式存在。(2)组织结构图：定位光标插入图片组织结构图（默认层次关系）或利用绘图工具栏上的按钮 可以选择类型确定出现组织结构图工具栏，类型不同，工具栏不同，以层次为例：形状添加版式调整自动套用格式文字环绕方式修改文字内容修改样式竖排艺术字返回主题第22页/共49页241010、图表及数学公式、图表及数学公式、图表及数学公式、图表及数学公式(1)(1)图表：图表：插入插入图片图片图表图表 或或 插入插入对象对象选择选择“microsoft graph microsoft graph 图表图表”修改数据表中的数据，对应的图表就相应改变，单击空白处退出编辑，双击图表进行修改（2）数学公式：插入对象选择microsoft 公式 3.0 确定出现公式工具栏找相对应的公式符号编辑公式完成后单击空白处退出修改时双击公式进行修改返回主题第23页/共49页251010、目录的创建、目录的创建、目录的创建、目录的创建创建目录：创建目录：首先把要做为目录的内容进行单独成段首先把要做为目录的内容进行单独成段把同级的目录设置成格式一致把同级的目录设置成格式一致视图视图工具栏工具栏大纲大纲启动大纲工具栏启动大纲工具栏设置级别（如：一级目录内容统一设为一级，设置级别（如：一级目录内容统一设为一级，二级目录内容统一设为二级，以此类推）二级目录内容统一设为二级，以此类推）定位光标于一空页中定位光标于一空页中插入插入引用引用索引和目录索引和目录目录选项卡目录选项卡设置参数设置参数确定确定一般都勾选选择中间引线类型设置目录外观样式设置显示几级目录自动生成的目录可以按住ctrl键单击进行超链接，而且可以自动更新，在目录上右击选择“更新域”更新整个目录确定返回主题第24页/共49页261111、wordword表格表格表格表格1 1、表格的创建：、表格的创建：使用菜单生成法生成表格使用菜单生成法生成表格:定位光标定位光标表格菜单表格菜单插入插入 表格表格输入行列数输入行列数确定确定使用工具栏中的制表按钮生成表格使用工具栏中的制表按钮生成表格:定位光标定位光标工具栏中的工具栏中的“插入表格插入表格”按钮，单击左键，弹出空白表格按钮，单击左键，弹出空白表格拖动鼠标，拖动鼠标，选择插入表格所需行数和列数选择插入表格所需行数和列数 松开鼠标松开鼠标利用绘制表格工具生成表格：利用绘制表格工具生成表格：视图视图工具栏工具栏表格和边框表格和边框 手动绘制表格手动绘制表格2、表格的编辑：（1）表格的选择：选定单元格：鼠标指针移近单元格内的回车符附近，指针指向右上呈黑时，单击左键，反向显示，该单元格被选定。选定一行：鼠标指针移近该行左侧边线时，指针指向右上呈白色。单击左键。选定列：鼠标指针移近上边线时，指针垂直指向下方，呈黑色，单击左键。选定整个表格：当鼠标指针移至表格之中的任一单元格，在表格的左上角出现“田”字型图案，单击该图案，整个表格被选定。用菜单命令来选定：移动插入点表格选择“单元格”、“行”、“列”、“表格”，则它们分别被选定。第25页/共49页27(3)(3)改变行高和列宽：改变行高和列宽：改变行高改变行高（同一行高度相同）（同一行高度相同）选择要改变的行选择要改变的行表格表格表格属性表格属性行标签行标签指定高度中输入数值指定高度中输入数值确定确定改变列宽：（同一列宽度可以不同）改变列宽：（同一列宽度可以不同）选择要改变的列选择要改变的列表格表格表格属性表格属性列标签列标签指定宽度中输入数值指定宽度中输入数值确定确定用鼠标改变行高列宽：用鼠标改变行高列宽：把鼠标放在水平或垂直标尺的行和列标记上，拖动鼠标改变把鼠标放在水平或垂直标尺的行和列标记上，拖动鼠标改变把鼠标放在表格边线上拖动鼠标以改变把鼠标放在表格边线上拖动鼠标以改变平均分布各行和各列：平均分布各行和各列：选择要平均分布的行和列选择要平均分布的行和列表格表格自动调整自动调整平均分布各行或平均分布各列平均分布各行或平均分布各列改变整个表格大小：改变整个表格大小：定位光标于表格中定位光标于表格中把鼠标放在右下角的小方块上把鼠标放在右下角的小方块上鼠标成为双方向箭头拖拉鼠标成为双方向箭头拖拉(4)(4)合并与拆分单元格：合并与拆分单元格：合并：选择要合并的单元格合并：选择要合并的单元格表格表格合并单元格合并单元格拆分：选择要拆分的单元格拆分：选择要拆分的单元格表格表格拆分单元格拆分单元格输入行列数输入行列数确定确定注：列数可以随便拆分，行要受到单元格两边行数的限制，不可随意拆分。如果列数太多，容易超出表注：列数可以随便拆分，行要受到单元格两边行数的限制，不可随意拆分。如果列数太多，容易超出表格范围，可以先改表格表格属性表格选项卡选项按钮把上下左右边距全改为格范围，可以先改表格表格属性表格选项卡选项按钮把上下左右边距全改为0 0，然后再拆分。，然后再拆分。第26页/共49页28(5)(5)合并与拆分表格：合并与拆分表格：拆分表格：拆分表格：选择做为下一个表格首行的行选择做为下一个表格首行的行表格表格拆分表格拆分表格中间多一空行中间多一空行合并表格：合并表格：选定其中一个表格；将鼠标指针指向被选表格的表框，指针呈左上角指向，按住选定其中一个表格；将鼠标指针指向被选表格的表框，指针呈左上角指向，按住左键，拖动表格到另一个要合并的表格处，释放鼠标即可。左键，拖动表格到另一个要合并的表格处，释放鼠标即可。（6 6）改变行列数：）改变行列数：删除行列数：删除行列数：选择要删除的行或列选择要删除的行或列按键盘上的按键盘上的Backspace Backspace 或选择表格菜单或选择表格菜单删除删除行或列行或列删除整个表：选择整个表删除整个表：选择整个表按键盘上的按键盘上的Backspace Backspace 或选择表格菜单或选择表格菜单删除删除表格表格（注：按注：按DELETEDELETE键是清除表中的数据键是清除表中的数据）增加行数：增加行数：先选择一行或多行先选择一行或多行表格表格插入插入行（在上方或在下方）行（在上方或在下方）把光标定位于当前行最后边的边框外把光标定位于当前行最后边的边框外敲回车键敲回车键如果是在最后增加行，还可以把光标定于最后单元格内，按如果是在最后增加行，还可以把光标定于最后单元格内，按TabTab键键增加列数：增加列数：先选择一列或多列先选择一列或多列表格表格插入插入列（在左侧或在右侧）列（在左侧或在右侧）第27页/共49页293 3、表格格式设置：、表格格式设置：（1 1）设置边框线和底纹）设置边框线和底纹（注：表格注：表格 显示虚线框，用来显示或隐藏虚线边框显示虚线框，用来显示或隐藏虚线边框）与文本的边框和底纹相同，只不过应用范围变为表格和单元格。与文本的边框和底纹相同，只不过应用范围变为表格和单元格。选择表格或单元格选择表格或单元格格式格式表格和边框表格和边框设置参数设置参数确定确定（2 2）表格自动套用格式：）表格自动套用格式：如果不想自己设如果不想自己设可以到表格里找自动套用格式可以到表格里找自动套用格式选择类型（默认网格型）选择类型（默认网格型）确定确定（3）绘制斜线表头：表格绘制斜线表头选择样式（共五种）输入行列标题确定（4）标题行重复（一般针对于大型的表格，超出一页，只有首页有标题的情况）选择标题行表格标题行重复则每一张就都有标题了。返回主题第28页/共49页301212、批量文档、批量文档、批量文档、批量文档1 1、批量文档的含义及用处：、批量文档的含义及用处：请柬、录取通知书、公函、成绩单、工资条等文档的共同特点是形式和内容请柬、录取通知书、公函、成绩单、工资条等文档的共同特点是形式和内容相同，但姓名、邮政编码、电话、成绩、工资数等各不相同。此类文档经常需要相同，但姓名、邮政编码、电话、成绩、工资数等各不相同。此类文档经常需要批量打印或发送，含有主体内容的文档被称为主文档，普通批量打印或发送，含有主体内容的文档被称为主文档，普通wordword文档都可以作为文档都可以作为主文档。包含姓名、称呼和电话等变动信息的文档叫做数据源，数据源一般采用主文档。包含姓名、称呼和电话等变动信息的文档叫做数据源，数据源一般采用表格格式，如：标准表格格式，如：标准wordword表格、表格、excelexcel表格，表格，outlookoutlook通讯簿、通讯簿、accessaccess数据库等。数据库等。2 2、创建主文档、创建主文档（如成绩单）：（如成绩单）：新建一新建一WORWOR文件文件创建模版创建模版如如 保存保存3、创建数据源：利用WORD表格或EXCEL表格创建数据源文件或利用已存在的文件。3、邮件合并：打开主文档工具信函与邮件邮件合并右侧出现任务窗格选择文档类型下一步选择做为主文档的文件（默认为使用当前文档）下一步点浏览选择数据源选择需要合并的目录列表确定下一步定位光标其它项目把相对应的项插入到域中下一步浏览信函完成合并打印或编辑个人信函返回主题第29页/共49页31Excel介绍介绍 Microsoft Excel Microsoft Excel是微软公司的办公软件是微软公司的办公软件Microsoft officeMicrosoft office的组件之一，是由的组件之一，是由MicrosoftMicrosoft为为WindowsWindows和和Apple MacintoshApple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel Excel 是微软办公套装软件的一是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。统计财经、金融等众多领域。下面我就是对下面我就是对excelexcel进行了解和学习进行了解和学习.第30页/共49页32主题大纲主题大纲1.1.基本操作2.2.认识操作界面3.3.工作表的基本操作4.4.数据的录入5.5.公式的应用6.6.函数的应用7.7.数据的管理8.8.图表9.9.窗口操作10.10.打印及打印预览首页第31页/共49页331 1、基本操作、基本操作、基本操作、基本操作1 1、启动：、启动：（1 1）开始）开始程序程序Microsoft office Microsoft office ExcelMicrosoft office Microsoft office Excel 单击单击（2 2）双击）双击ExcelExcel 快捷方式图标快捷方式图标（3 3）双击）双击ExcelExcel文件图标文件图标2 2、退出：、退出：（同（同wordword相同）相同）3 3、基本概念：、基本概念：工作簿工作簿：是由一张或若干张表格组成，每一张表格称为一个工作表。：是由一张或若干张表格组成，每一张表格称为一个工作表。excelexcel系统系统将每一个工作簿作为一个文件保存起来，其扩展名为将每一个工作簿作为一个文件保存起来，其扩展名为.XLS.XLS。工作表工作表：是由行和列组成的一张表格，最多可包含：是由行和列组成的一张表格，最多可包含6553565535行和行和256256列。行用数字列。行用数字来表示，列用英文字母表示，开始用一个字母来表示，列用英文字母表示，开始用一个字母A,B,CA,B,C表示，超过表示，超过2626列时用两个字列时用两个字母母AAAA、ABAB、AZAZ、BABA、BBBB、IVIV表示。默认名称为表示。默认名称为sheet1,sheet2sheet1,sheet2。单元格单元格：由行和列交叉的区域称为单元格。命名是由它所在的列标和行号组成。：由行和列交叉的区域称为单元格。命名是由它所在的列标和行号组成。活动单元格活动单元格：单击选中的单元格，外边框成黑粗线状。：单击选中的单元格，外边框成黑粗线状。4 4、新建工作簿、新建工作簿（1 1）启动）启动ExcelExcel时，系统自动创建一个文件名为时，系统自动创建一个文件名为“Book1”Book1”的新工作簿。的新工作簿。（2 2）文件）文件新建新建右侧出现任务窗格右侧出现任务窗格点点“空白工作簿空白工作簿”（3 3）工具栏）工具栏新建按钮新建按钮（4 4）ctrl+Nctrl+N组合键组合键第32页/共49页344 4、打开工作簿：打开工作簿：（1 1）打开最近使用过的文件：）打开最近使用过的文件：文件文件文件名列表文件名列表 单击需打开的文件名单击需打开的文件名 注：如果菜单底部没有列出文件名：注：如果菜单底部没有列出文件名：工具工具选项选项常规常规勾选列出最近使用文件数复选框勾选列出最近使用文件数复选框输入输入1919的数字的数字 确定确定 （2 2）打开以前的文件：）打开以前的文件：工具栏工具栏 打开按钮打开按钮 或或 文件文件打开：打开：启动启动“打开打开”对话框对话框查找范围查找范围文件类型文件类型文件名文件名打开打开 或或 ctrl+octrl+o5、保存工作簿：（“excel 工作簿”的默认扩展名为“xls”）（1）第一次保存文档：文件保存 或 ctrl+s 或 工具栏中“保存”按钮选择保存位置输入文件名称选择保存类型保存（2）保存已有文档：单击工具栏中“保存”按钮，或文件保存 或 ctrl+s（3）备份保存：文件另存为选择保存位置输入文件名称选择保存类型保存6、关闭工作簿:(同word相同)返回主题第33页/共49页352 2、认识工作界面、认识工作界面、认识工作界面、认识工作界面标题栏名称框公式编辑栏行标题列标题活动单元格工作表标签工作表控制按钮插入函数返回主题第34页/共49页363 3、工作表的基本操作、工作表的基本操作、工作表的基本操作、工作表的基本操作1 1、工作表的创建和修改：、工作表的创建和修改：默认情况下，默认情况下，excelexcel为每个新建的工作簿创建了三张工作表，名字为为每个新建的工作簿创建了三张工作表，名字为Sheet1Sheet1，Sheet2Sheet2和和Sheet3Sheet3。（1 1）如果想修改，到工具菜单）如果想修改，到工具菜单选项选项常规常规新工作簿内工作表数（新工作簿内工作表数（1-1-255255）确定确定再新建工作簿时，工作表数就和设置一致了。再新建工作簿时，工作表数就和设置一致了。（2 2）增加工作表数：选择一个工作表）增加工作表数：选择一个工作表插入菜单插入菜单工作表工作表 或或 在工作表标签在工作表标签上右击上右击选择插入选择插入工作表工作表确定确定会在当前工作表左侧插入一新工作表会在当前工作表左侧插入一新工作表（3 3）删除工作表：选择工作表标签）删除工作表：选择工作表标签编辑菜单编辑菜单删除工作表删除工作表 或或 在工作表标签在工作表标签上右击上右击选择删除选择删除（4 4）重命名：双击工作表标签）重命名：双击工作表标签 或或 在工作表标签上右击在工作表标签上右击选择重命名选择重命名输入名输入名称称敲回车或单击其它标签确定敲回车或单击其它标签确定（5 5）移动和复制工作表：）移动和复制工作表：按住工作表标签用鼠标直接拖拉，按住按住工作表标签用鼠标直接拖拉，按住ctrlctrl拖拉是复制拖拉是复制在工作表标签上右击在工作表标签上右击移动或复制工作表移动或复制工作表如右图如右图选择位置选择位置移动不勾选移动不勾选“建立副本建立副本”，复制时则勾选，复制时则勾选（6 6）改变标签颜色：）改变标签颜色：在工作表标签上右击在工作表标签上右击标签颜色标签颜色选择颜色选择颜色确定确定第35页/共49页372 2、工作表的编辑：、工作表的编辑：（1 1）单元格的选择：）单元格的选择：单个单元格：鼠标单击。单个单元格：鼠标单击。多个连续单元格多个连续单元格(单元格区域单元格区域)：鼠标左键拖曳。或单击第一个单元格，按住：鼠标左键拖曳。或单击第一个单元格，按住ShiftShift键，单击末单元格。键，单击末单元格。整行或整列单元格：单击相应的行号或列标。整行或整列单元格：单击相应的行号或列标。选择多行或多列：选择一行或一列后，不放开鼠标，直接拖拉选择。选择多行或多列：选择一行或一列后，不放开鼠标，直接拖拉选择。多个不连续单元格或单元格区域：选择第一个单元格或单元格区域，多个不连续单元格或单元格区域：选择第一个单元格或单元格区域，Ctrl+Ctrl+选选择其它单元格或单元格区域。择其它单元格或单元格区域。多个不连续行或列：单击第一个选择行号或列标，多个不连续行或列：单击第一个选择行号或列标，Ctrl+Ctrl+单击其它选择的行号单击其它选择的行号或列标。或列标。全部单元格：单击左上角行与列交叉处的空按钮。或全部单元格：单击左上角行与列交叉处的空按钮。或ctrl+actrl+a(2)(2)改变工作表的行列数改变工作表的行列数（总行、列数永不改变，仅是对内容位置的改变，空表增加删除行列，无意义总行、列数永不改变，仅是对内容位置的改变，空表增加删除行列，无意义）增加行列数：选择行或列增加行列数：选择行或列插入插入行（只能是上方）或列（只能是左侧）行（只能是上方）或列（只能是左侧）减少行列数：选择行或列减少行列数：选择行或列编辑编辑删除删除隐藏行列：选择行或列隐藏行列：选择行或列格式格式行或列行或列隐藏隐藏附：清除表格中的内容同附：清除表格中的内容同wordword表格一样，选择按表格一样，选择按deletedelete键。键。第36页/共49页38（3 3）行高列宽的修改：）行高列宽的修改：行高：把鼠标放在行号之间，变为上下双方向箭头进行拖拉；或是选择行行高：把鼠标放在行号之间，变为上下双方向箭头进行拖拉；或是选择行格式格式行行行高行高输入值输入值确定确定列宽：把鼠标放在列号之间，变为左右双方向箭头进行拖拉；或是选择列列宽：把鼠标放在列号之间，变为左右双方向箭头进行拖拉；或是选择列格式格式列列列宽列宽输入值输入值确定确定（4 4）合并与拆分）合并与拆分（只能合并和取消合并，不能拆分）（只能合并和取消合并，不能拆分）选择要合并的单元格选择要合并的单元格格式格式单元格单元格对齐对齐合并单元格合并单元格 或选择单元格后直接点格式工具栏上的或选择单元格后直接点格式工具栏上的“合并及居中合并及居中”按钮按钮取消合并时，再选择一次取消合并时，再选择一次“合并及居中合并及居中”即可即可（5 5）边框和底纹）边框和底纹（excelexcel中表格边框线是虚的