OA使用管理制度.pdf

OA 使用管理制度 页脚内容1 OA 使用管理制度 一、总则 1、了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。2 公司协同办公系统（以下简称 OA 系统）是以通达网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA 系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。3 为了加强对公司 OA 系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。二、组织职责 OA 系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、公司总办是公司办公自动化 OA 系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定 OA 系统规章制度；（2）、负责 OA 系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责 OA 系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管 OA 系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责 OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（7）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；（8）、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；2、人事行政中心负责为 OA 办公系统提供现行的组织机构设置，提供 OA 办公系统中用户的流动信息。OA 系统的建设、维护和服务支撑工作。主要职责为：（1）、负责制定 OA 系统技术管理规章制度；（2）、负责公司领导、OA 管理员和相关人员的培训和技术指导工作；（3）、负责 OA 服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（4）、负责系统用户注册、注销等管理；（8）、负责各部门书写权限的设置。（9）、负责现有用户、及新增用户的审核；OA 使用管理制度 页脚内容2（10）、负责提供用户（变更或注销）。4、其他部门主要职责为：（1）、负责制定本部门 OA 系统相应管理制度；（2）、负责指定部门 OA 管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门 OA 系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；（3）、部门 OA 管理员负责本部门参与 OA 系统人员权限变更时，及时提供给公司人事行政中心申请调整；负责处理 OA 系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；（4）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。三、文件管理 1、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化 OA 系统发送。2、公司人事行政中心负责对电子公文传输工作进行指导和检查。4、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、抄送部门等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。5、电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门可向公司人事行政中心申请正式文件。6、在 OA 系统中，公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程，本部门领导审核，如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司人事行政中心审阅公文，由人事行政中心经理交公司领导签发。7、办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。具体流程详见公司 OA/PB 管理办法。四、登陆规范 1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进 OA 办公。2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以免他人介入工作环境。3、登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。五、安全保密 1、按照公司规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用 BT、电骡、电驴、迅雷、pplive 等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装360 杀毒软件，拒装者取消其上网资格。OA 使用管理制度 页脚内容3 2、OA 系统的所有用户，不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。3、OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看 OA 系统中的内容，更不许下载受控的内容；5、发生泄密的情况，将公司规定追究相关人员责任。六、网络维护 为确保网络的正常运行，全体员工都有对 OA 系统维护的义务；1、公司 OA 管理员是公司 OA 系统栏目，版面变更唯一的指定人；2、禁止在 OA 系统上传带有病毒的文件、图片等；3、未经许可，不得私自改变 OA 系统的桌面内容；4、不得对网络运行进行人为设限。七、审批及回复 实现信息的畅通，实现“知情”管理：1、相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复；上级要求必须回复的，格式为（回复）；2、公司通知、企业制度、公告等栏目内容涉及全体员工的，每个员工必须在一星期内给予浏览回复，涉及相关人员的必须在三天内给予回复；3、申请栏目内容发布，应有部门负责人的审核意见；4、相关人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；八、其它要求 1、鼓励全体员工 对 OA 系统的维护管理提出建议；2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看与 OA 无关的网站，避免影响正常的工作；凡是违反此规定的，第一次予以 50 元经济处罚，第二次予以 100 元经济处罚，并根据情节通报批评；3、发生急办或重大信息，除在 OA 上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。九、附则 1、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。2、本制度由公司负责解人事行政中心负责解释、补充，经董事会审批通过后颁布执行。OA 使用管理制度 页脚内容4 人事行政中心 2017 年 10 月 27 日