采购流程文件——完整版.pdf

.编辑 doc 1.0 目 的1.1 为 使 一 切 采 购 事 宜 有 规 范 可 循，特 制 定 此 程 序。2.0 范 围2.1 凡 公 司 各 部 门 对 外 一 切 采 购 事 宜 均 属 之。3.0 权 责3.1 请 采 购 权 责项 次项 目请 购 部 门采 购 人 员采 购 协 办 部门3.1.1办 公 总 务 用 品/日 常 杂项/消 耗 品需 求 部 门管 理 部 采 购-3.1.2生 产 设 备 维 修 耗 材需 求 部 门管 理 部 采 购 生 产 部 维 修组3.1.3固定资产3.3.1生 产 设 备/仪 器生 产 部 门管 理 部 采 购 生 产 部 门3.3.2 QS 2E 部 门 使 用设 备/仪 器QS2E管 理 部 采 购 QS2E 部 门3.3.3房 屋 建 筑、设 备及 相 关 工 程 发 包需 求 部 门生 产 部需 求 部 门3.3.4电 脑 等 资 讯 设需 求 部 门管 理 部 采 购 MIS3.3.5其 它需 求 部 门管 理 部 采 购 需 求 部 门3.1.4原 物 料/转 售 产 品生 产 部 门管 理 部 采 购-3.1.5转 售 产 品（部 分 批 量 采购 品）业 务 处管 理 部 采 购-3.1.6QS2E 部 门 使 用 耗 材(料)QS2E 部 门管 理 部 采 购 QS2E 部 门3.1.7进 口 原 料、物 料 报 关 职责管 理 部业 务 处管 理 部3.1.8运 输 委 托需 求 部 门业 务 处.编辑 doc 注：请 采 购 核 准 权 限 参 考 核 决 权 限 办 法 办 理3.2 财 务 部：负 责 办 理 采 购 付 款 事 宜。3.3生 产 部 经 理：负 责 工 程 发 包 之 招 标 及 发 包 事 宜。4.0名 词 说 明4.1原 料：凡 现 存 供 直 接 生 产 用 之 原 料 或 须 经 过 加 工 后 才 供 生 产用 者 皆 属 之。4.2物 料：凡 直 接 供 生 产 使 用 但 无 法 直 接 计 入 产 品 成 本，如 铁 桶、塑 料 桶、包 装 用 纸 箱 等。4.3转 售 产 品：凡 直 接 自 外 界 购 入，不 须 经 加 工 过 程 即 可 供 应 销售 之 货 品 皆 属 之。4.4资 材 设 备(列 帐)：包 括 不 动 产、生 产 设 备、电 脑 设 备、运 输设 备 经 济 耐 用 年 限 超 过 一 年 者，金 额 人 民 币 2000元(含)以 上者 统 称 之。4.5保 管 品(列 管)：指 耐 用 年 限 超 过 一 年，但 金 额 超 过 200元 不 超人 民 币 2000元 者，且 需 以 财 产 编 号 列 管 的 物 品。4.6办 公 总 务 用 品 及 日 常 杂 项：指 一 般 所 需 之 文 具、清 洁 用 品、日 用 品、电 脑 耗 材、公 司 制 服 等。4.7消 耗 品：系 指 除 原 物 料 外 之 厂 务 制 造 需 要 耗 品，如 打 包 带、气 泡 纸、PE、膜 手 套 等。5.0作 业 说 明5.1请购5.1.1 请购原物料由需求部门先向生产部门提出需求，并由生产部门开出请购单交管理部门采购，到货时间应符合采购周期表之规定。5.1.2 若向国外请购样品，需求部门向研发中心提出需求，由研发中心开具物品需求单交由管理部采购。5.1.3 请购单交单时间原则上定于每天上午9：30，下午 14：00各一次。5.1.4 采购周期和最少采购量如采购周期表。5.1.5 生管人员应每天对ERP程序之未结请购查询进行查看，对未结请购单，请购人员应与采购人员确认未结原因后，再决定是否需作异常结案。5.1.6 总务用品采购，每个部门须在每月25日之前将后一个月所需要的总务用品数量和明细填写物品需求单后交于管理部总务人员，总务将于每月27日之前将汇总后的总务用品清单交于管理部采购人员，采购人员须在下月5日之前将总务用品采购进公司，并有总务人员验收，总务再将各部门需求之总务用品按各个部门需求明细分发于需求部门。5.1.7 资材设备请购列明所购物品具体名称、型号、技术服务等条款，确保所购物品满足我公司要求，特别订制的物品，需技术部门与供应商签订技术协议，并由技术人员与供应商双方签字认可，技术协议作为合同的附件与合同一样具有法律效力。5.1.8 劳保类及化学品实验室消耗类请购需求部门填写物品需求单经签核后，交由部门统计人员定于每月1日和 15日将汇总后的物品需求单交于采购人员，采购人员每月进行两次集中采购。5.1.9 五金及阀门、轴承类请购由生产部门从ERP中开具请购单交由管理部采购，采购人员每月进行两次集中采购。5.1.10 房屋建筑、设备及相关工程发包需求单位应依流程填写资材设备请购单，依核决权限办法签核后，再由生产部经理负责相关招标工作之进行。5.1.11 紧急采购由申请人填写暂支单，须经权责主管核准后方可采购，发票带回交给采购报帐。.编辑 doc 5.2.询/比/议价5.2.1采购执行部门收到需求部门之请购时，即应决定对需求之物品进行采购作业。5.2.1.1 原物料采购部分询比议价流程（A）采购人员应在相关网站对所需之物品了解其即时的价格行情。（B）主要原物料，采购人员应与需求部门协调整短期或长期的用量，经询比议价后，将供应商之报价单附于采购订单之后，交权责主管签核采购订单后方可与供应商签定短期或长期采购合同。（C）未有签定短期或长期合同之原物料，除特殊原因外，采购人员对二家(或二家以上)厂家进行询价，唯经权责主管确认之供应商和价格方可进行后续之采购作业。（D）保密类及大宗原物料(详见集团采购管制清单)因为集团采购管制，本地采购人员需依集团采购中心指定之供应商及单价进行采购，故不需做询、比、议价之作业。5.2.1.2.杂项采购部分询比议价流程：（A）采购人员须列出主要总务用品/劳防用品/五金耗材用品/实验室耗材用品清单，找寻 2-3家供应商供采购询比议之用，并将询议价之结果记录于采购询价记录表上。(B)主要总务用品/劳防用品/五金耗材用品/实验室耗材用品清单，采购人员应与需求部门协调整个短期或长期的用量，经询比议价后将供应商提供之报价单 经权主管签核后方可与供应商签定短期或长期采购合同，直至合同到期另进行询比议流程。(C)除特殊原因外，未有签定短期或长期合同之总务用品/劳防用品/五金耗材用品/实验室耗材用品，单价在200 元以上或总金额在2000 元以上“零星采购明细表”应连同两家（含）以上供应商报价单呈主管核准方可进行后续之采购作业。(D)紧急临时外出采购之物品(金额在 500 元以下)，须经权责主管核准后方可采购，否则须按杂项采购询比议流程。(E)快速消费品，经主管核准后，可以在大型超市进行采购，不用进行询比议价。（F）采购金额在200元以下，采购员可以自行进行采购。5.2.1.3资材设备部分询比议价流程(A)采购人员对二家(或二家以上)厂家进行询价之后，已经核准之资材设备采购订单上，连同供应商确认之报价单(每家供应商均需有报价单)，呈请权责主管签核，唯呈权责主管核准之供应商和价格方可进行后续之采购作业。（B）家用电器类物品，如在国美，苏宁等大型家电厂商购买，经主管核准后，可以进行采购，不用进行询比议价。5.2.1.4 房屋建筑、设备及相关工程发包由生产部经理负责招标，需有家以上符合资质之厂商进行询、比、议价；并依核决权限办法签核后，方可进行后续发包作业。5.2.1.5 运输：采购自行提货之产品车辆和委托送货车辆应具备相关运输资质，并且要与运输公司签定运输合同，如果产品特殊，价格高昂等，需要对所运输产品进行投保。5.3.采购5.3.1 一般性采购：依规定由采购执行部门负责对外采购事宜，采购类型及适用表单见8.1。5.3.2 资材设备之采购：依财产管理办法规定办理,通过 ERP请、采、验。5.3.3 生产部依采购周期提前向管理部提报生产需求。5.3.4 原料、物料之采购。5.3.4.1 采购人员根据生产部门提供之请购单向现有合格供应商采购，开立采购订单。内容包括品名、数量、交货期、单价、制造厂商以及供应商名称。.编辑 doc 5.3.4.2 原物料从采购到到货需要一定时间，公司原料从请购至到货的时间以制定采购周期为准。原则上应该在合理的时间内执行采购行为。(A)紧急采购（a）相关定义紧急采购：请购要求到货周期小于采购周期之采购行为。（见采购周期表）请购要求到货周期：要求到货日期-请购日期（遇到双休日-2天）（注：当天之请购单在下午4:30以后提出则当天之采购日期为无效采购日期；采购周期为1天之采购，请购需于当天14:00前提出，反之为紧急采购。）（b）同一原物料非常规采购若达三次，须建立供应商基本资料并填写原材料承认单送 QS2E部门评估，依材料承认控制程序执行。同时将相关单据（如产品说明书/产品检验报告/MSDS）其中之一附于原材料承认单后。（c）生产部设备突然损坏所急需的维修配件，以及由于无法拒绝客户的临时紧急订单产生的急需原物料，申请部门在填写请购单或者物品需求单时标明“紧急”标识，转交采购人员安排采购，采购安排紧急订单时产生的相关疑义需经采购主管同意。紧急采购完成后，请生产部门安排卸货接收，申请部门以及采购部门在一个工作日内补齐相关流程单据5.3.5 危险品之采购5.3.5.1 供应商评估合格后，供应商须提供危险化学品经营许可证，生产厂商须提供危险化学品安全生产许可证。5.3.5.2 采购人员须对供应商提供的证件进行登记备案，每年须对证件的有效性进行更新。5.3.5.3 对于由供应商提供的运输车辆，采购须在供销合同中明确标示车辆需有危险品运输资质，运输司机持有危险品运输证件。5.3.5.6 工程发包，承办部门招标后，采购人员应参与谈定付款方式及付款条件。5.4采购审核5.4.1 采购人员开立采购订单后，经权责主管签核后，SBU主管按核决权限办法核准。核准后的采购订单，第一联采购留档，第二、三联交给财务，第四联交给仓储部门通知收货。5.4.2 所有采购项目，若需购销合同盖章审核的，则连同采购订单（包含零星采购明细表、资财设备请购单、工程项目申请书）及款到发货项目，请购人员填写的付款申请单和经法务审核过的用印申请单，一并交于SBU主管（及以上人员）核准，方可盖章。5.4.3 若经签核的采购订单需要修改采购单价则填写电脑作业申请单，经主管审核，经相关部门会签并经SBU主管核准后交由MIS撤销过账，修改单价。5.5.订货5.5.1 订货时，须确定名称、规格、数量、单价及交货日，若无法符合请购单要求的到货时间（采购周期内），采购人员应及时与原请购部门协商到货日期，并在相应的采购订单 上日期修正为实际到货日期，并要求供货商提供相应的检验报告及批号，以便验收，若该供货商无法提供品质相关文件，则需另寻合格供货商予以淘汰。5.5.2 订购后需请供货商于出货时或于出货后尽速将发票寄出，最晚不得超过隔月月底。5.5.3 订货时，若该合格供应商二年内并未向其采购原物料时，应依材料承认控制程序重新办理材料承认。5.5.4 供货商要求预付货款，由采购执行部门填写付款申请单依核决权限核准后，连同经过核准的采购订单第二、三张及采购合同一并交予财务部门付款。5.5.5 采购部门接获请购部门变更或撤消订购书面通知时，应向供货商接洽变更或撤消事宜，经厂商确认同意后，将变更事项重新开立对外订购单 并注明原变更或撤消单号后传真厂商确认，呈权责主管签核。若供应商只需口头通知的，无须重新开立对外 订购单，若厂商不同意变更或撤消，将不能变更或撤消原因呈报权责主管裁示。5.6业务转售产品管理部采购人员收到生产部的请购单后，在系统中开立采购订单，经权责主管签核后，由 SBU主管及以上人员核准后方可进行相关转售作业。5.7点交5.7.1 原料、物料及转售产品由仓储部门负责点收，其他由请购部门或使用部门负责点收。5.7.2 原物料的验收依仓储管理办法规定执行。5.7.3 点交人员签收时，若发现数量不符或货品状况有问题时，须注明在收货单上，并立即通知采购部门处理。5.7.4 采购人员应定于每周五在ERP中查询未结采购订单状况，对于短交未结采购订单之原物料，由生产人员确认签名，经权责主管审核后，在ERP中作异常结案，结案记录存档。5.8验收5.8.1 原物料的验收依仓储管理办法规定执行。5.8.2 固定资产之验收依财产管理办法办理。.编辑 doc 5.8.3 各部门请购之零星物品由相关部门进行验收，并将检验结果记录于物品需求单或零星采购明细表。5.9入库5.9.1 原物料的入库依仓储管理办法规定执行。5.9.2 资材设备及保管品经验收合格后，依财产管理办法作业规定办理。5.9.3 量规仪器除依5.5.3办理外，另由使用或保管部门通知QS2E部门依量规仪器校验控制程序规定，纳入校验计划中。5.9.4 五金备件的入库依维修备品进出管理办法作业规定办理。5.9.5 进货退出与折让5.9.4.1 采购部门依据生产部门提供由QS2E部门出具的不合格品鉴审单，将资料输入电脑后，列印采购退货通知单给财务以及仓储部门，完成原物料进货退出资料的维护。5.9.4.2 所交货品如因检验不合格退回更换者，则交货日期应以调换补送到达日期为准。5.9.4.3 事务不依订购合约所定裁决时，其违约案件应呈职责主管批准。5.9.4.4 验收入库之原料、物料，如事后发现有品质异常时，经QS2E部门判定待退并提出不合格品鉴审单后，由采购部门协同仓储部门办理退货事宜。5.9.6 采购及退货会计账务处理5.9.6.1 财务部在由到验收单记帐联、订购单记帐联、发票、进口关税、进口增值税联单等后作Dr：暂估应付材料款应交税金进项税Cr：应付帐款5.9.6.2 如已购进货物退货，财务部收到采购退货通知单、采购退货单后，将采购发票复印后带上述资料至税务机关开具“开具红字增值税发票申请单”、“开具红字增值税发票通知单”，交供货单开具负数发票。Dr：应付帐款Cr：应交税金-进项暂估应付材料款5.10请款5.10.1 原物料由采购将每张采购订单和与之相对应的收货单和发票复印件齐全之后，填写相应的付款申请单，由采购确认后交主管审核后交财务进行后续付款事宜。5.10.2 少量物品的采购，采购执行部门填写零星采购明细表及付款申请单，经主管部门审核后交财务部门。5.11付款5.11.1 财务部门核对各项付款凭据确认无误后依付款作业办法办理付款事宜，若采购人员需要付款凭证的，则予以提供凭证复印件，会计分录Dr：应付帐款Cr：银行存款或应收票据等。5.12对帐5.12.1 每月 10日前，采购人员与供应商联系，请其提供上月对帐单与我司对帐,或将我司应付会计出具的供应商账款余额确认表传与供应商对账。5.12.2 采购人员将对帐资料转交财务部应付会计，应付会计须及时对帐，如有差异须查明原因，并与对方确认，直至帐目一致，每月20日前完成对账工作。5.12.3 此处每月须对帐供应商是指上月应付账表正负余额大于十万人民币的供应商。5.13归档5.13.1 采购订单第一联由采购执行部门留存归档。5.13.2 采购订单及收货单第二、三联由财务部门留存归档。5.13.3 采购订单第四联及收货单第一联由请购部门留存归档。5.14采购部门不得以任何形式向供应商索要礼品或礼金本文档部分内容来源于网络，如有内容侵权请告知删除，感谢您的配合！