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事务管理规定 Jenny was compiled in January 2021 文具用品管理办法 1 总则 1.1.制定目的 将本公司内各种办公文具用品管理制度化、合理化，使文具用品的使用不产生浪费。1.2.适用范围 隶属本公司内各部门职工领用之文具用品。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。（3）总务部为本办法之管理单位。2 文具用品管理 2.1.文具用品分类 本公司文具用品的分为消耗品、管制消耗品、管制品等三种。（1）消耗品 刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等称之。（2）管制消耗品 名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、文件夹、美工刀、邮票、笔筒等称之。（3）管制品 钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等称之。2.2.文具用品领用区分 文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。（1）个人领用 系个人使用保管之用品，如圆珠笔、橡皮檫、直尺等。（2）单位领用 系单位内部共同使用之用品，如打孔机、大型钉书机、打码机等。2.3.管理原则 2.3.1管理原则依文具用品之分类不同而异 （1）消耗品 消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管制基准（如圆珠笔每人每月发一支）。（2）管制消耗品 管制消耗品得限定人员使用，必要时可依部门或人员之工作状况调整发放。（3）管制品 管制性文具应列入移交项目，如自然损坏无法修复时，应以旧品换新品，如遗失或使用不当则须由个人或单位赔偿。2.4.领用申请 2.4.1一般文具 文具申请应于每月二十五日前，由各部门填写文具领用申请单，交总务部统一采购，次月五日放（新进人员或特殊用途文具之请领不受此限）。2.4.2名片 名片之申请须因公务实际需要并应填写领用申请表，注明印刷内容，经部门主管签认 后，于需要日前七天送交总务部申购。2.4.3印章 公务用之各种人员、单位、公司印章均须事先提出申请单，经部门主管及管理部经理审核 后，交总务部采购并登记、管理。2.4.4到职离职人员 新进人员到职时由该部门提出文具申请单，向总务部请领文具。人员离职时，应将剩余文 具一并缴交所属部门交接人，总务部督办。2.5.文具采购原则 文具用品由总务部统一向文具批发商采购，其必需品或采购不易或耗用量较大者，得酌予 库存；特殊文具紧急需用时，可经总务部同意授权各部门自行采购。2.6.印刷品领用 （1）一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管均由总务部负责，各部门特殊用途之表单之印刷品则自行保管。（2）请领印刷品如属部门特殊专用表单，应填写领用申请表，在需求日前两周交总务 部统一采购，如属代用，应填写领用单向总务部领取。3 附件 【附件】BC01-1文具领用申请单 【附件】BC01-2领用申请表【附件】BC01-1 文具领用申请单 部门：年 月 日 类别 项目 合计 上月库存 采购数量 单价 金额合计 金额合计 管制品类 剪刀 美工刀 钉书机 打孔机 米达尺 管制消耗品类 白板笔 萤光笔 补充液 印台 印泥 右上弹簧夹 中间弹簧夹 右上强力夹 中间强力夹 消 耗 品 类 圆珠笔（蓝）圆珠笔（红）笔记本 复写纸 标签 胶水 胶带（厚）胶带（薄）大头针 回文针 订书针 橡皮筋 橡皮擦 其他类 总务部：部门主管：单位主管：制表人：【附件】BC01-2 领用申请表 印章 名片 印刷品 其他 年 月 日 申请单位 申请人 品名：（印章、名片、印刷品附样本）申请数量 前次申请数量 需要日期 前次申请日期 部门主管 单位日期 申请人 总务部 主管 供应商 总务课经办人 单 价 交货日 印章管理办法 1 总则 1.1.制定目的 （1）有效管理公司之各种印章，并保护公司法定权益。（2）促使公司内各部门印章管理工作统一化、制度化。1.2.适用范围 隶属本公司内各种印章之雕刻、申请、使用、保管、销毁等，悉依本办法所规范的体制管 理。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.印章的种类 （1）公章：公司面向主管机关的公司印章或指定业务专用的公司印章、财务专用印章、发票专用印章。（2）职章：刻有公司董事长或总经理职称的印章。（3）部门章：刻有公司部门名称的印章。（4）职衔签字章：刻有公司经理及总经理职衔及签名的印章。2 管理办法 2.1.印章雕刻 2.1.1公章发包雕刻，凡本公司所属各部门对内对外需使用具代表性之印章，均统一由总公司总 务部门发包雕刻（公司公章、财务专用章、发票专用章均须由公安局指定的刻印处雕刻）。2.1.2印章之形式、字样、材质 各部门印章之形式、字样、材质等，由总务部门统一规定办理。2.1.3雕刻之规定 总务部门雕刻之中文印章，依下列规定办理：（1）印章之雕刻字体应明显易辨，且应以考证之字体方可使用。（2）公司公章、财务专用章、发票专用章均应向公安局申请，并在其指定的刻印处雕刻。（3）印章发包雕刻手续，应指定专人负责联络，不得由他人代理。（4）雕刻完成之印章，如不尽理想，需要重刻时，依本办法之销毁规定办理。2.2.印章之申领手续 文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。2.2.1填具申请表 申领印章时，得依文具用品管理办法之规定填具领用申请表申请，经核准后交总务部 办理。2.2.2发包雕刻 总务部门接到申请表后，得依有关规定交刻印社雕刻，并要求交货期限。2.2.3印章管理 核发印章前，总务部门须先将该印章编号，并编入印章管理簿内管理。2.2.4印章之领用 印章应由部门主管以上之人员领用，并须在印章管理簿上签认领用。2.2.5印章之补发与加发 （1）已经申请核发印章之部门，如无正当理由，不得要求补发。（2）印章之核发应以每部门一枚印章为原则，如因业务事实需要，须经总经理核准后才可加发。2.3.印章使用 2.3.1印章使用用途 （1）对公司经营决策权有重大关连，以公司名义对政府机关、银行机构行文或对其他公司发证明文件，盖公司及总经理职衔章。（2）公司各类规章的核决等由总经理署名及加盖总经理职衔章。（3）以部门名义于授权范围内对厂商客户及内部规章典范行文的核决由经理署名并加盖部门章及总经理职衔章。2.3.2印章使用规定 （1）凡已领用保管印章之部门，须设置印章使用登记簿，除例行文件（例：须使用橡皮制刻之印章）外，其余用印均应登记。（2）凡因业务需要用印章时，申请人须填具印章使用申请单，由印章管理人审查核准。（3）未经印章管理人核准而擅自使用印章，或实际使用之印章内容与所申请使用之内容不符者，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，送司法机关查办。（4）各部门之印章使用申请单须依使用先后顺序编号列册，连同印章使用登记簿定期呈总经理核示。（5）印章管理人、施印人等 施印人在准备盖印之前，要从印章管理人处取出，用毕迅速归还。2.4.印章保管 印章名称 印章管理人 施印人 公章 秘书长 秘书 存款专用章 部长 处长 部门职章、部门职衔签字章 部长 秘书 个人私章 印章本人 存款专用章必须单独保管。（1）各部门印章保管人应细心使用印章，并随时注意保养。（2）印章应旋转固定安全处，不得随意放置。（3）印章保管人请假公出期间，应将印章呈代理人代为保管。2.5.印章报废 2.5.1印章如有下列情况时，应准予报废：（1）保管遗失时。（2）使用次数过多而损毁时。（3）字迹不明或脱落时。（4）因业务或工作需要换新时。2.5.2印章报废申请单 凡印章因上述原因须报呈销毁时，应由保管人填具印章报呈销毁申请单，呈主管核准 后连同印章送总务部办理。2.5.3注意事项 （1）因报呈销毁须重发印章时，得依本办法有关规定办理。（2）印章销毁时应会同总务部经理以上主管办理。（3）印章报呈销毁理由不实或有虚假时，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，将送司法机关办理。车辆管理办法 1 总则 1.1.制定目的 为使公司车辆统一合同管理及有效使用，特制定本办法。1.2.适用范围 公司轿车、货车、客车等之使用、购置、保养、修理、油料、事故处理及保险事项、年检、均适用本办法。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.本公司总经理、董事长配备专车，其管理办法另行规定。2 车辆管理办法 2.1.车辆购置 （1）购置各类车辆以坚固耐用、省油、价格合理为原则。（2）车辆超过规定的使用年限，由管理部提出报废，并提出专案购置申请。经管理部主管确认，并呈总经理、董事长核准后，指定专人选购。2.2.车辆使用 （1）每车辆由管理部指定专门的司机负责驾驶，非公司司机不得驾驶公司车辆。（2）因公务需要用车，应填写车辆使用申请单（若载有物品，需随附物品放行单），经部门主管核准后交管理部统一调度（填写派车单）。未依规定申请者，不得用车。（3）公务车辆应设置车辆行使记录表，派车人应登记行驶里程、时间、地点、用途，管理部每月抽查一次。（4）车辆使用前应对车辆作基本核查，如有故障、失窃或损坏等，应立即报备管理部一同处理。（5）公务车辆不得作非公务事务用。（6）原则上公务车每天应返回公司（派车远途出差例外），将车停放于指定位置，并做好安全防范工作，如未按规定失职所造成之损失，应由责任人赔偿。（7）公务车不得擅自借给他人使用。2.3.保养 （1）各类车辆由管理部安排专人每周最少擦洗一次，如遇雨天，则每日须汪洗，以防生锈。（2）车辆各项零件设备之保养，由该车辆驾驶人负责，须保持完整并注意是否被损。2.4.修理 （1）凡公司车辆，除紧急状况外，应事先向管理部主管报备核准，由该车辆司机送公司指定维修厂维修。（2）公务车行驶途中，发生故障紧急送修，应先报备管理部主管核准。（3）由于驾驶人或派车人使用不录或疏忽保养导致的车辆或机件故障所需之修理费，由驾驶人或派车人负担。2.5.油料 （1）油料油票由管理部统一购买，由驾驶司机填写领油申请表获准后领用。（2）每月管理部主管应将耗油量及行驶路程抽程抽查一次，以防浪费。2.6.事故处理 （1）公司各类车辆因公务行驶违反交通规则时，如属个人过失，其罚款由当事人自行负担，如属车辆本身不可抗力造成之罚款由公司负责。（2）车辆公务途中遇不可抗力发生车祸，应及时向附近交警报案，并即刻与公司部门主 管联络，公司部门主管应派人前往现场协助处理。（3）车祸后有关的保险理赔作业，应由当事人配合管理负责处理。（4）未经公司许可擅自使用公车，其事故责任概与公司无关，一切由当事人自行负责。2.7.保险、年检 （1）本公司各类车辆之投保作业统一由管理部负责。（2）车辆年度检验应由管理部会同责任司机负责。3 附件 【附件】BC03-1车辆使用申请单 【附件】BC03-2车辆行驶记录【附件】BC03-1 车辆使用申请单 日期：车 号 司机姓名 发车时间 发车地点 到达时间 到达地点 行使公里 备 注 合计：小时 分 公里 加油状况 油 别 加油量（公升）其他报告事项 经理：课长：司机：【附件】BC03-2 车辆行驶记录 日期：事 由 乘车人 用车时间 自 月 日 时 分至 月 日 时 分 拟 往 地 点 批 准 审 核 申请人 车 号 驾驶人 主管：派车人：电话管理办法 1 总则 1.1.制定目的 （1）将电话管理予以合理化以利业务进行。（2）充分发挥电话的最大效力，节省成本。1.2.适用范围 凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事），依本办法所规范的体制管 理。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法 2.1.电话总机（话务员）管理办法 （1）总机话务员接转应迅速、准确，用语简练、清晰、礼貌、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。（2）总机接听外线电话的基准用语为“您好，公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请稍后再打。”（3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。（4）话务员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。（5）不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。（6）凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。2.2.挂接电话 2.2.1电话使用 （1）时间控制在 5 分钟内，最多不得超过 10 分钟，长话短说。（2）使用前应对洽谈内容稍加构思记录。（3）各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。（4）凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。2.2.2长途电话使用 （1）公司尽可能使用如 IP 电话等节省成本的方式拨打长途电话。（2）从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写使用长途电话申请单，经单位主管核准后送交总机拔号。（3）单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写申请单后送交总机拔号。（4）总台人员在每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表备查。（5）每月初管理部应将上月长途电话使用登记表与电信局的长途电话清单进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。2.3.未设总机 （1）公司人员少，未设置总机职位的，所有电话拨挂均由公司人员自己操作。（2）电话使用参照本办法 2.2.1。（3）长途电话使用 每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用的电话费用（管理部视公司情况选择开通 IP 拨号或购买 IP 卡或其他节省方式）。每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表。注意长话短说，非重大紧急情况，严禁用公司电话处理私人事务。每月底管理部对上月每人拨打电话前填写的申请单与电信局的话费申请单进行查 核，核算每人拨打的金额，对于私务的话费，应从其工资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例处理。3 附件 【附件】BC04-1长途电话使用登记表【附件】BC04-1 长途电话使用登记表 部门：月份：日 期 使用人 电话号码 通话事由 通话时间 确 认 批 准 宿舍管理办法 1 总则 1.1.制定目的 （1）提升本公司住宿员工生活品质，使之能专心工作。说明：1不得使用长途电话处理私人业务。（2）将本公司员工宿舍管理制度化。1.2.适用范围 本公司员工宿舍之管理，依本办法管理。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.名词定义 本办法所指宿舍，均为本公司免费提供给员工住宿的场所。2 宿舍申请 2.1.申请资格 （1）本公司正式任职员工。（2）家住外地或上下班交通不方便者。2.2.申请办法 （1）申请住宿的员工应先填写住宿申请单。（2）申请单呈部门主管核准。（3）凭部门主管核准的申请单向管理部办理住宿登记手续。（4）管理部依规定为申请者分配宿舍房间。（5）部门主管可携带直系家属申请住宿，但须总经理室同意。2.3.宿舍分配 （1）住宿员工房间分配，以同部门同住为原则。（2）宿舍房间统一分配，不得自行调换；若要调换须提出申请，经宿舍管理员同意方可调换。3 管理组织 3.1.宿舍管理员 （1）本公司宿舍直接管理者，由管理部选派。（2）男生宿舍的宿舍管理员由男生担任；女生宿舍的宿舍管理员由女生担任。（3）职责如下：（A）住宿员工房间分配。（B）住宿员工生活起居管理。（C）宿舍门禁安全及保全灾害防止管理。（D）宿舍财产设备保管及维护。（E）其他宿舍管理业务。4 管理规定 4.1.日常管理规定 4.1.1一般作息时间 （1）起床时间：上午 700 前（节假日除外）（2）睡觉时间：晚上 1200 前 4.1.2门禁管制（1）宿舍开门时间：上午 600（2）宿舍关门时间：晚上 1100（3）晚上 1100 至上午 600 宿舍关门期间，除非紧急事故，所有人员不提进出。4.1.3外宿 （1）住宿员工除出差、节假日、休假、请假外，如需外宿应向宿舍管理员登记报备。（2）如在外临时需外宿时，也应打电话向宿舍管理员报备。4.1.4访客 （1）宿舍会客时间一律在下班时间内。（2）会客一律在规定地点。（3）本公司宿舍不得让访客任意留宿。4.1.5电话接听 （1）宿舍电话只能接听，不得打出。（2）电话应长话短说，以免影响他人。4.2.卫生管理规定 （1）保持房间及公共场所的整齐、清洁，住宿人员轮流批扫宿舍卫生。（2）垃圾应集中放置，不得随意丢弃。（3）每半年应进行大扫除一次。（4）禁止饲养宠物以保持清洁卫生。4.3.安全管理规定 （1）不得携带易燃易爆物品及其他危险物品进入宿舍。（2）随时注意进入宿舍的陌生人员。（3）离开房间应关闭电器设备及门窗。5 退宿管理 5.1.退宿时间 （1）住宿员工离职时。（2）住宿员工违反宿舍管理规定被勒令退宿者。（3）其他必要事由。5.2.退宿手续 （1）住宿员工退宿时，应填写退宿申请单。（2）住宿员工应将住宿区卫生整理清洁，退还借用公司的物品设备，会同宿舍管理员清点查核无误，并在退宿申请单上签名。（3）退宿申请单送管理部核查。食堂管理办法 1 总则 1.1.制定目的 为使公司员工有良好清洁卫生的饮食环境，特制定此办法。1.2.适用范围 凡在公司食堂工作的人员及在食堂就餐的人员，均照此办法执行。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 食堂管理 2.1.食堂工作人员 （1）食堂工作人员必须证件齐全：健康证、上岗证等必备。每年进行一次健康检查，检查不合格者，不准在食堂工作。（2）食堂时刻保持清洁卫生，每餐后必须对食堂的桌椅、地板进行清洗。餐具清洗干净后，统一消毒。（3）食堂工作人员应注意个人卫生。工作时要穿戴工作衣帽，戴手套。做到勤洗手，勤剪指甲，勤换、勤洗工作服。（4）坚持实物验收制度，搞好成本核算。做到日清月结，账物相符。每月盘点一次，每月定期公布账目，按受员工的监督。（5）提前一天制定隔天的食谱，品种多式样，改善员工伙食，严禁采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。未烹调的食物要生熟分类收藏好，防止老鼠等害虫的入侵。（6）平等待人，饭菜定量，食品足秤。（7）每餐要准时开膳。按时上下班，未经同意不得擅自离开工作岗位。（8）做好安全工作，使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生；非相关人员不得进入厨房和保管室。下班前，要关好食堂门窗，检查各类电源开关设备，做好防盗工作。2.2.就餐人员 （1）就餐时要排好队伍盛饭菜。（2）节约粮食 剩余饭菜不可随意扔弃，而应放在规定的地方。（3）爱护公物 无故损坏各类设备、餐具者，要照价赔偿。公司复印机使用管理办法 1 总则 1.1.制定目的 为有效使用复印机，控制复印内容及数量，特制定此办法。1.2.适用范围 本公司复印机操作人员及所有需复印者，依本办法执行。1.3.权责单位 （1）总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）管理部经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法 （1）复印机由管理部派专人保管使用，其他人员未经允许不得自行开机。（2）需复印文件资料者要登录复印文件登记表，详填复印时间、内容、张数。复印机管理人员核对无误后方可予以复印。（3）禁止复印公司机密资料和非公务资料（业务特殊需要，经部门主管核准才可复印）。（4）每在固定于上午 10:0011:00 及下午 3:004:00 开放复印时间，超时送来的资料，延至下次复印。3 维护 （1）复印机管理人员应严格遵照操作手册进行操作。（2）平时随手保养，保持复印机清洁。（3）定期（每月一次）请专业公司进行维护。4 附件 【附件】BC07-1复印文件登记表【附件】BC07-1 复印文件登记表 复印 打印 序 号 日 期 原稿 页数 份 数 使用部门 使用人 备注 A3 A4 B4 B5 合计 公司电脑使用管理办法 1 总则 1.1.制定目的 使公司电脑得以充分利用，将电脑的使用规范管理。1.2.适用范围 本公司各单位电脑的使用，依本办法执行。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 电脑使用管理规定 2.1.人员规定 （1）每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。（2）管理人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。2.2.操作规定 （1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。（2）不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。（3）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。2.3.病毒防护 （1）对联网的电脑，任何人未经批准，不得向计算机网络考入软件或文件。（2）未联网的电脑，其软件的安装由电脑管理员负责。（3）任何电脑需要安装软件时，由相关专业人员填写安装申请表，经电脑管理员查核无误后，进行安装。（4）所有电脑不得安装游戏软件。（5）电脑管理员定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作。（6）一旦发现电脑感染上病毒，应及时报备电脑管理员处理。2.4.保养 （1）保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、尖锐物触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。（2）定期（每月末）对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电脑内运行空间的畅通。备份的磁盘由电脑管理员保管。（3）除电脑管理员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关电脑设备。电脑管理员在硬件维护作业完成后，必须将所拆卸的设备复原。（4）对于关键的电脑设备应配备必要的断电断电保护电源。（5）定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。财产管理办法 1 总则 1.1.制定目的 将本公司内各种财产管理系化、合理化记录，以便了解本公司内所有财产之明细及其价值。1.2.适用范围 凡隶属本公司内各项固定资产均依本办法管理。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理原则 2.1.购置程序 由使用部门填写财产申购单如设备名称、规格、厂牌、数量、用途、需要日期等，由使用部门主管初审后送总务部审核，再报请总经理核准。经核准后请采购部门如期购置。2.2.财产保管 （1）财产购入后根据取得之发票、凭证或说明书等填制财产保管卡。（2）总务部应将财产保管卡按财产分类编号，并填写财产分类目录，归档保管。（3）财产之使用部门难以区分者，以总务部为管理部门。2.3.移交与报废（1）财产如须更换使用场所，须向总务部提出，经核准后，先将新的使用场所与使用保管者记入财产保管卡内，始得更换。（2）财产如须报废时，使用部门应填写财产报废申请单注明原由等，经使用部门主管核签后，交由总务部主管审核。总务部相关人员查核无误后，使用部门才可将设备及财产保管卡交还总务部，并于财产分类目录上注明，处理报废财产后须通知会计部门除账。2.4.财产核查 （1）总务部须于每年底要求各使用部门盘点，并要求提出盘点明细表，以便核查财产，会计部门依盘亏、盘盈状况调整财产金额。（2）总务部随时核查各使用部门现有财产状况及数量是否确实，有无管理不善情形，有无须效使用，有无闲置情形。（3）总务部如发现有上述之不良情形者，应随即通知使用部门主管改善，如情形严重者应呈报总经理处理之。2.5.财产折旧 总务处每年须依折旧年限规定，摊提折旧额。折旧年限如下：（1）房屋、建筑物为 20 年。（2）机器、模具设备等为 10 年。（3）电子、运输设备、仪器、模具设备等为 5 年。3 编号说明 3.1.第一码 为类别区分，以英文字母表示，共分为九大类。（1）A 代表办公设备（含办公桌椅、文件柜、电话机等）。（2）B 代表电子设备（含电脑、复印机、电视机、VCD 机等）。（3）C 代表仪器设备。（4）D 代表运输设备。（5）E 代表机器设备。（6）F 代表模具设备。（7）G 代表杂项设备。（8）H 代表列管资产。（9）I 代表房屋建筑物。3.2.第二、三码 为购置年度。3.3.第四、五、六码 为购入顺序。【例】如 2000 年第一件购之办公设备，则以 A01001 示之。4 附件 【附件】BC09-1财产申购单 【附件】BC09-2财产保管卡 【附件】BC09-3财产分类目录 【附件】BC09-4财产报废申请单【附件】BC09-1 财产申购单 NO：日期：品 名 规 格 数 量 需用单位 交货期限 事 由 金 额 人民币 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 总经理：总务部：单位主管：申请人：【附件】BC09-2 财产保管卡 财产编号 取得金额 厂 牌 财产名称 取得日期 规 格 保 管 单 位 接管日期 保管人签章 监交单位 备 注 补 充 说 明【附件】BC09-3 财产分类目录 管理部门：卡号：使用部门：名 称（中文/英文）管理编号 规 格 型 号 制造商 销售商 存放地点 耐用年限 原 价 日 期 摘 要 凭证号 单 位 增 加 减 少 结 存 【附件】BC09-4 财产报废申请单 NO：日期：管理单位 使用单位 名称 中文 规格 耐用年限 英文 厂牌 已使用年数 购置 日期 数量 取得价值 账面残值 废损 原因 估计废品 价 值 处理使用 实 际 损 失 额 拟处理 办法 使 用 人 填 报 人 总经理 财务单位 使 用 单 位 管 理 单 位 厂（经理）长 主管 主（协）力 主 管 主（协）办 门卫管理办法 1 总则 1.1.制定目的 （1）维护公司安全，将本公司门卫管理予以明确化、细分化。（2）使警卫人员执行勤务能有所遵循，促使本公司安全警卫工作推行顺畅。1.2.适用范围 本公司之安全门卫，悉依照本办法管理。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.总务部为本办法之管理单位 2 一般规定 2.1.门卫室地点设置 门卫室设在人员车辆必须经过的公司大门的一侧。2.2.服装仪容规定 门卫人员应依规定穿着公司规定之门卫制服，并穿着整齐，不可留须及长发。2.3.出勤规定 2.3.1出勤时间 （1）勤务时段 （A）早班 上午七时至晚上七时。（B）晚班 晚上七时至次日上午七时。（2）各出勤时段排班人数不得少于两人次。（3）门卫人员各班轮值及轮休表由管理部另行的制订。2.3.2出勤管理 （1）出勤卡 门卫人员须于上下班适时打卡。（2）巡逻钟卡 门卫人员依公司规定的地点不定时巡逻，并每两小时打巡逻钟卡一次，未能适时打卡者（除有正当理由经主管核准并签证外）以旷职（工）论。情节重大者，依奖惩制度规定办理。【注】巡逻路线由管理部另定。2.3.3出勤交换 （1）门卫人员应依规定时间交接，并提前十五分种换班交接。（2）门卫人员换班时，交班者应填妥门卫日志，并将列入交接之物件移交予接班者后，由换班人员于日志上签名确认。2.4.出勤管理 2.4.1出勤时间 （1）人员进出的管理，因公外出的凭公出单，因私外出的凭请假单放行。（2）物品进出凭物品放行单放行。（3）车辆进出凭派车单放行。【注】人员、物品、车辆等之进出管理依照本公司相关规定办理。2.4.2厂区的巡逻与安全维护 （1）门卫人员巡逻，应依管理部所规定之警巡路线适时适点巡逻。（2）门卫人员巡逻时应注意下列事项：（A）各门卫保安区内之保安设定事项。（B）各门卫保安区外之保安设定事项。【注】保安设定事项由管理部适时另定。（3）紧急与意外事故的处理。门卫人员如遇天灾、火警、人为破坏等紧急或意外事故时，应依下列程序为之：（A）立即采取适当措施处理。（B）向相关主管机关报告（110 或 119 等报警手续）。（C）尽快将实际之状况告知管理单位。（4）其他由管理单位所指定的工作。（A）下班后外来电话的处理。（B）员工宿舍之人员门禁管理处理。2.5.注意事项 （1）值勤时间严禁睡觉、打瞌睡、处理私务。（2）巡逻时间外，不得无故擅自离开门卫室。（3）门卫室应随时保持一人次以上看守。（4）不得在门卫室内与任何不相干人员闲谈。（5）应整齐穿着公司规定的服装，并保持仪容整洁、姿势端正及门卫室之整洁。3 附件 【附件】BC10-1守卫日志 会客管理办法 1 总则 1.1.制定目的 加强本公司门禁管理并提升工作效率，使本公司内员工客管理体制化、明确化。1.2.适用范围 凡隶属本公司员工之会客管理，悉依照本办法。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4.总务部为本办法之管理单位 2 管理办法 2.1.会客登记 （1）门卫人员于访客光临时，均应请访客将公司受访对象、来访目的等登记于来宾登记簿，并征行受访人同意后请入会客室（经事先报备或经主管核准进入）。（2）访客如需进入时，门卫人员应请访客留置其个人身份证件，发给来宾证，并登录来宾登记簿，离去时退还。2.2.会客地点 2.2.1公务访客 （1）原则上于会客室会谈，为礼貌起见，在会客室会谈时，被访人应给来访者备上茶水。如因公务需要进入会客室（经事先报备或经主管核准进入）。（2）访客如需进入时，门卫人员应请访客留置其个人身份证件，发给来宾证，并登录来宾登记簿，离去时退还。（3）本公司重要客户来访，可在相关业务人员陪同下，免办会客登记进入。（4）本公司研发单位办公区域严禁任何访客进入。2.2.2私人访客 一律于会客室会谈，如确有必要进入公司，应经管理部主管核准，并依照上述规定办理。2.3.会客时间 2.3.1公务访客 （1）一律于上班时间内接待。（2）如因业务需要于下班后接待公务访客，须事先报备并经主管同意。2.3.2私人访客 （1）私人拜访应利用中午休息及下班时间，如于上班时间会客，会谈时间不得太长，以免影响工作。（2）宿舍访客会客时间一律以下班时间为限。（3）晚上九时起，私人访客一律停止。2.4.注意事项 （1）门卫人员应注意访客进出所携带物品之查核，严禁携带危险物品进公司。（2）会客时应注意不得泄漏公司机密。（3）会客时应注意谈话礼貌，不得大声喧哗影响他人。（4）原则上严禁外界保险、推销人员或小商贩进厂内。3 附件 【附件】BC11-1来宾登记簿 来宾参观接待办法 1 总则 1.1.制定目的 使来宾来公司参观有章可循。1.2.适用范围 凡隶属在公司范围内的来宾接待，依本办法管理。1.3.权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 挂靠办法 2.1.参观种类 （1）定时参观：先以公文或电话预定参观时间与范围。（2）团体参观：机关学校或社会团体约定来厂参观者。（3）贵宾参观：政府官员以及国内外各大企业负责人，经公司允许来厂参观者。（4）普通参观：因业务需要来厂参观者。2.2.接待方式 （1）团体参观：凡参观人员均先在会客室接待，并以茶水招待，由管理部协同有关单位决定陪同人员。（2）贵宾参观：视情况等级定接待场所，按公司通知以咖啡、点心、饮料、茶水或其他方式招待之，并由公司高级管理人员陪同或由相关部门派员简报（标准由管理部另行制订）。（3）普通参观：以茶水招待之，由管理部或相关部门派员陪同。（4）临时参观：同普通参观。2.3.参观规则 （1）贵客参观及团体参观：由公司总经理核准，并于参观前两日将参观通知单填送各工厂管理部门并知会门卫，以便办理接待，如时间赶不及得先以电话通知后补办通知单。（2）普通参观：由各部门经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工厂并知会门卫，但参观涉及两个部门以上者，应比照团体参观办理。（3）临时参观：由各部门经理核定，并于参观前一小时以电话通知各工厂管理部办理接待，如参观涉及两个部门以上者，管理部应协调办理接待。（4）未经核准之参观人员，一律拒绝其参观，擅自率领参观人员参观者，得以泄露商业机密论处。2.4.参观限制 （1）参观人员除特准者外，一律婉拒拍照、录像、录音，并由陪同人员委婉说明。（2）公司正大研制开发的产品，以及放置公司机密资料的办公室，一律不准参观（由管理部另订管理规定）。安全防范办法 1 总则 1.1.制定目的 （1）防止意外事故的发生，确保公司及员工之财产生命安全。（2）将本公司安全防范体制化、明确化。1.2.适用范围 凡隶属本公司内之员工，应依照本办法管理。1.3.权责单位 （1）管理部、总务课负责本办法制定、修改 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 安全防范 2.1.主管之安全须知责任 （1）主管人员应负防止意外事故之责任。（2）以身作则遵守安全须知。（3）教导及监督部属遵行安全须知。（4）发生意外事故时，应立即联络安全管理人员拨打求救电话及公司主要负责人共同谋求改善。（5）主管人员应与其他人员合作，共同防止意外事故。（6）各主管 （A）应熟识有关本职之安全工作方法，并督导下属遵行。（B）熟识有关本职之安全维护装置，对经办工作中所使用的人体安全保护器材，应负妥为保养确实应用之责。（7）分派工作时，应指定一人为负责人，统一指挥。（8）各主管对下属应施以正确有安全工作方法教导。（A）使下属能熟练而安全地完成指定任务。（B）对于新进人员或由其他部门调用之人员，应注意其是否适合该工作。（C）对新进人员应详细解释该部门之特别危险事项及其防范办法，以确保安全。（D）对新进人员应详细解释与其有关之安全工作方法。2.2.员工个人行为安全须知 （1）切实遵守安全防范须知。（2）依照标准工作方法，或上级指示的工作方法，不得擅自改变工作方法。（3）非个人所负责操作之机械，不得擅自操作。（4）放置物料于货架上、高塔上或其他高处，须确保不绊跤他人或跌落击伤他人。（5）若从高处抛物，地面上则应禁止他人通行。（6）若发现漏油、漏气之处所不健全及已损坏之梯子、平台、栏村及其他不安全之环境时，应及时报告主管。（7）安全门出口前后必须保持畅通，不得堆积任何物品妨碍通行。（8）不要使用不健全的工具和机械。2.3.火灾防范 2.3.1烟火管制 （1）严禁在禁烟区吸烟。（2）吸烟区严禁扔烟冰雪消融（尤其要注意熄灭烟头后才可投入垃圾筒内）。（3）住宿人员严禁在床上吸烟。（4）易燃易爆危险物品应放置于指定的安全地点，除必要之数量外，不可携入工作场所。2.3.2电器设备 （1）离开工作地点或宿舍时，应将机器设备及电器产品之电源关闭，以防止意外。（2）电工人员应定期检查机器设备及电源线路是否有损坏之情形，以防止电线走火。2.3.3消防设备 （1）消防设备应按规定设置，放于明显易取之地点。（2）消防设备由管理部派专人定期保养检查。2.3.4重要文件维护 （1）公司内重要之财务账册等资料应放置防火保险箱内。（2）公司资料档案室应设置自动灭火设施，其重要业务、管理资料也应放置于防火保险箱 内。2.3.5火灾紧急外置 （1）以现有消防设备尽快扑灭火源，以免火势变大。（2）保持所有通道口畅通，多余人员应立即有序离开现场，以免因人多妨碍灭火。（3）如下班时间发生火灾，值班人员与门卫除立即通知消防部门外，应尽快通知主管 员赴现场处置。（4）首先发现起火之人，应立即呼救，并停止工作，迅速关闭电源或其他为源，并及时通知消防部门。（5）发同火灾时应迅速将着火物附近之可燃物移开，阻隔火势蔓延路径。2.4.盗窃防范 （1）现金、贵重物品及重要文件，下班后应放置于安全橱柜，指定专人负责保管。（2）守卫人员应随时注意进出人员，并注意公司所有门窗是否完好、关好。（3）夜间值勤之守卫人员，应于规定时间在公司内巡视。（4）部门主管对经管财物之人员，应随时注意其私生活是否严谨，以防自盗。（5）携出物品时，守卫人员应凭放行单查验放行。（6）最后离开办公室的人员，应关闭门窗、电器开关等并上锁。（7）窃案发生后，应保持现场原状，管理部应立即报案。2.5.台风防范 （1）气象台发布风预报后，守卫及有关部门应随时注意收听预报，注意台风风向，风向接近地区前应做好防范工作。（2）关闭门窗，门窗如有损坏，应紧急修缮，如有特别防范设备，应予装置。（3）重要文