职位分析及职位说明书撰写指导.pptx

职位分析及职位说明书职位分析及职位说明书撰写指导撰写指导深圳市金方策企业管理咨询有限公司深圳市金方策企业管理咨询有限公司二零一一年七月二零一一年七月你怎么老与我过不去，我为你招聘的人员哪一个不合适？你提供的人好象都无法胜任呀！这个人怎么办？找点工作给他干一干？我来*几个月了，还没弄清楚该做什么,以及我是什么职位？上级对下属为什么会有抱怨？上级对下属为什么会有抱怨？企业的业务经理或部门经理等直线经理时，会听见他们有种种埋怨，其中埋怨最多的就是：“这些员工的表现总是不能让我满意，他怎么就不按照我的意愿办事呢”？调查分析结果：原因非常集中，分为两类：一类是员工开始工作之前的原因，另一类是员工开始工作之后的原因。员工开始工作之前的原因员工开始工作之前的原因 l他们不知道该做什么l他们不知道怎么做l他们不知道为什么做l他们认为你的方法不会奏效l他们认为他们的方法更好l他们认为其他的事情更重要l他们预测到做这件事的负面结果l他们预测到有超出他们控制范围的事情l私人问题l个人能力限制l也许根本没有人能做这件事l。上级对下属为什么会有抱怨？上级对下属为什么会有抱怨？员工开始工作之后的原因员工开始工作之后的原因 l他们认为他们是在做事l做这项工作对他们没有好处l出现他们不能控制的障碍l他们认为其他的事情更重要l他们认为做了该做的事反而受到惩罚l没做这件事却得到肯定l事情做得不好也没有负面影响l私人问题l个人能力限制 l。上级对下属为什么会有抱怨？上级对下属为什么会有抱怨？职位分析：职位分析：职位信息的收集、分析及综合，以便确认职位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。职位说明书：职位说明书：整理职位分析结果的工作描述的书面文件，包整理职位分析结果的工作描述的书面文件，包括：职位基本信息、职位设置目的、工作领域、括：职位基本信息、职位设置目的、工作领域、工作职责与目的、业务权限、工作频率、工作工作职责与目的、业务权限、工作频率、工作依据等，以及入职要求（基本素质与业务素质）依据等，以及入职要求（基本素质与业务素质）职位分析与职位说明书的含义职位分析与职位说明书的含义什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISIONVISION愿景愿景STRATEGYSTRATEGY战略战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？使命愿景是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？职位分析及职位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。职位分析与职位说明书的意义职位分析与职位说明书的意义落实组织职责，支持实现组织目标落实组织职责，支持实现组织目标牵引机制激励机制竞争淘汰机制约束机制人力资源管理的四大机制人力资源管理的四大机制拉力控制力压力推动力职位说明书是建立这四大机制的基础职位说明书是建立这四大机制的基础为什么要做职位分析？如何做职位分析？为什么要做职位分析？如何做职位分析？1、组织的目标如何达成？2、工作、职责如何分配？3、公司对员工的期望和要求是什么？4、员工如何确定自已的行为是正确的？5、公司的牵引机制如何建立？如何牵引员工的行为？6、公司的激励机制如何建立？7、公司的约束机制如何建立？如何对员工的行为进行限定？8、公司的竞争淘汰机制如何建立？凭什么淘汰员工？9、为什么员工不胜任工作？。招聘/调配绩效管理薪酬回报职业发展任职要求干部培养职位培训选择怎样的人？如何选？建立怎样的队伍？如何建？关键绩效怎样考核？怎样达成任职标准？员工何去何从？怎样回报员工？职位评估怎样评估？如何培训？怎样培训？职位分析职位分析职位说明书职位说明书招聘/调配通通过职过职位分析可以达到以下具体目位分析可以达到以下具体目标标如何落如何落实组织职责实组织职责？人力资源部人力资源部部门职责部门职责人力资源部部长职位说明书人力资源部部长职位说明书培训招聘专员职位说明书培训招聘专员职位说明书人事专员职位说明书人事专员职位说明书绩效薪酬专员职位说明书绩效薪酬专员职位说明书落实？落实？人力人力资资源部源部职职位体系位体系图图人力资源部人力资源部部长部长人事专员人事专员培训招聘专员培训招聘专员绩效薪酬专员绩效薪酬专员 人力资源人力资源战略规划、计划战略规划、计划例：人力例：人力资资源部的源部的职责职责职位分析的流程与方法职位分析的流程与方法职位分析的流程与方法职位分析的流程与方法收集分析职位信息提炼归纳职位信息形成职位说明书职位分析的流程与方法职位分析的流程与方法评审确认职位信息方法方法2 2：从现职位入手：从现职位入手职责清单职责清单分发信件分发信件打字打字维修打印机维修打印机任职者任职者自拟法自拟法面谈面谈直接观察直接观察 员工日记员工日记/记录记录调查问卷调查问卷主要主要方法方法工作实践工作实践 从现有职位入手，可以采用的方法从现有职位入手，可以采用的方法 职位职位A A职位职位B B职位职位C C方法方法1 1：从组织、流程入手：从组织、流程入手职位分析的流程与方法（续）职位分析的流程与方法（续）职位分析的流程与方法（续）职位分析的流程与方法（续）收集、分析职位信息收集、分析职位信息 收集与职位内容及职位之间相关的信息收集与职位内容及职位之间相关的信息 原有书面信息原有书面信息 任职者本人提供的信息任职者本人提供的信息 任职者上司、下属及同僚提供的信息任职者上司、下属及同僚提供的信息对收集到的信息进行分析对收集到的信息进行分析 分解、重新组合和审查职位信息分解、重新组合和审查职位信息 按标准的格式填上目前获知的信息按标准的格式填上目前获知的信息 进行逻辑性检查进行逻辑性检查 分析、整理信息的注意事项分析、整理信息的注意事项对职位的特性要进行分析，而不是罗列职位信息对职位的特性要进行分析，而不是罗列职位信息所有的分析都是对事不对人，而不管现在的任职者是谁所有的分析都是对事不对人，而不管现在的任职者是谁以事实为依据，而不是对职位进行判断以事实为依据，而不是对职位进行判断避免该职位的主管对职位的过多影响避免该职位的主管对职位的过多影响收集、分析职位信息（续）收集、分析职位信息（续）职位分析的流程与方法（续）职位分析的流程与方法（续）提炼、归纳职位信息提炼、归纳职位信息 将收集分析的信息进行提炼和归纳，形成完整的职位信息，供有关人员进行审查与确认评审确认职位信息评审确认职位信息职位信息必须同任职者和任职者的上级主管进行审查、核对和确认，才会避免偏差。可以修正信息中的不准确之处，使职位信息更加准确和完善；有助于任职者和任职者的主管理解和使用职位信息结果。形成职位说明书形成职位说明书根据确认的职位信息编写职位说明书职位分析的流程与方法（续）职位分析的流程与方法（续）任职者任职者自我撰自我撰 写本职写本职位的职位的职 位说明位说明书书 咨询顾问咨询顾问组组 织修改织修改与完与完 善，部善，部门内部研门内部研讨讨 职位说明职位说明 书确认书确认与与定稿定稿 顾问组顾问组织进织进 行培训行培训讲解讲解 职位说明书填写是在职位分析的基础上，把整理好的职位分析资 料按规定的文件形式表达出来，形成职位说明书的过程。从职位资料收集到分析，从职位分析到填写职位说明书的过程是 由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程。职位说明书填写的流程如下：职位分析的书面结果是职位说明书职位分析的书面结果是职位说明书 确定职位确定职位说明书格说明书格式式 限定词+名词 如：人力资源部经理、招聘专员 财务部经理、成本组主管、总账会计 网络管理员、生产部统计文员职位基本信息填写方法：职位基本信息填写方法：职位名称：职位名称：以人力资源部经理为例：以人力资源部经理为例：有两种常用的编号规则 规则一：部门代号+顺序号顺序号职位类别部门代号 例如：HR_A _ 001（人力资源部经理）规则二：规则二：例如：HR_001（人力资源部经理）职位编号：职位编号：职位基本信息填写方法（续）：职位基本信息填写方法（续）：职位类别：职位类别：按工作性质对职位划分成不同的类别。职位基本信息填写方法：职位基本信息填写方法：例如:经营类、管理类等人力资源类、财务类、采购仓储类、计划类等产品研发类、工艺技术类、质量检验类等文秘类、事务类等 标记职位说明书内容新旧程度的序号。例如：2.1 一般用“数字”表示，数字越大，说明内容越新，例如：2.2比2.1的内容更新 指本职位隶属的最小级别部门。例如：人力资源部 指本职位所在部门的直接领导部门。例如：人力资源部部长 直接领导部门为旗能电铝。指工作所在的行政区域。例如：重庆 版本号版本号所属部门所属部门 直接上级部门直接上级部门工作地点工作地点制定者、审核者制定者、审核者指定的责任人。如制定者：张三（任职者）职位基本信息填写方法（续）：职位基本信息填写方法（续）：明确职位设置的目的，为什么要设这个职位？不设这个职位真的不行吗？明确职位设置的目的，为什么要设这个职位？不设这个职位真的不行吗？一句话：动词+内容+目的。如：负责工作，达到什么目的。职位职位目的人力资源部部长负责公司人力资源管理，提高人力资源工作绩效，保证人力资源目标的达成。职位的概要描述：职位的概要描述：职位概要的填写方法：职位概要的填写方法：同级职位：指与本职位同一个级别、隶属同一个上司的职位名称。直接下属：指直接隶属本职位直接管理的下级职位。通过组织关系的描述，明确该职位的上司、同僚、直接下属和工作中紧密联系的其他职位。行政副总 同级职位人力资源部部长直属上级本职位生产部部长财务部部长。直接下属：培训招聘专员人事专员工时定额专员 例：例：公司办/主任财务部/部长经营管理部/部长。联系紧密的部门/职位联系紧密的部门/职位企业内部企业外部职位关系：职位关系：职位关系填写方法：职位关系填写方法：素质要求：素质要求：能区分在特定的企业环境中，在具体的工作职位上，做出优秀业绩所需要能区分在特定的企业环境中，在具体的工作职位上，做出优秀业绩所需要的行为特征；的行为特征；（参见基本素质一览表）（参见基本素质一览表）职位入职条件填写方法：职位入职条件填写方法：行为行为技能技能知识知识价值观价值观价值观价值观自我定位自我定位自我定位自我定位人格特质人格特质人格特质人格特质动动动动 机机机机会做、能做什么会做、能做什么知道为什么这样做知道为什么这样做我应该做什么我应该做什么我正在做什么我正在做什么我喜欢做什么我喜欢做什么我适合做什么我适合做什么行行为为基本素质基本素质业务素质业务素质江山易改 本性难移难以培养与改变的素质容易培养与改变的素质 素质冰山模型素质冰山模型例：某人力资源部部长的基本素质例：某人力资源部部长的基本素质职位入职条件填写方法（续）：职位入职条件填写方法（续）：素质素质要求四级三级二级一级人际理解能力培养人才团队精神服务精神领导能力诚实正直四级优秀，能较好地胜任。三级良好，符合职位要求。二级合格，基本符合职位要求。一级不能胜任此职位。基本素质的分级基本素质的分级基本基本/理想的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：理想的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：“基本条件”指如果某人再低于这个资格条件时，连录用都困难。“理想条件”指符合本厂未来发展要求的状况。知识：指入职本职位应具有的与专业相关的理论知识 技能：指入职本职位应具有的业务技能 知识和技能可采用精通、通晓、掌握、具有、熟悉、了解等表示法来进行评定职位入职条件填写方法（续）：职位入职条件填写方法（续）：业务知识和技能填写方法：业务知识和技能填写方法：支撑职位设置的目的，符合职位概要描述要求：支撑职位设置的目的，符合职位概要描述要求：对应工作领域及领域内的主要工作职责概括确定职位所需的业务知识和技对应工作领域及领域内的主要工作职责概括确定职位所需的业务知识和技能；能；从该职位涉及到的流程的上下环节分析确定所需的业务知识和技能；从该职位涉及到的流程的上下环节分析确定所需的业务知识和技能；根据该职位所属职位类别及管理层次分析确定所需的业务知识和技能根据该职位所属职位类别及管理层次分析确定所需的业务知识和技能按业务知识和技能对职位工作结果影响程度排序，一般按专业、管理、办按业务知识和技能对职位工作结果影响程度排序，一般按专业、管理、办公操作排序。公操作排序。基本基本/理想的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：理想的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：职位入职条件填写方法（续）：职位入职条件填写方法（续）：例：某物控部经理的的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：例：某物控部经理的的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：职位入职条件填写方法（续）：职位入职条件填写方法（续）：职位职责是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合。它说明了该职位需要通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。主要活动主要活动最终结果最终结果通过行动而实现通过行动而实现期望期望“什么样什么样”的结果的结果“如何如何”达到达到（行为动词（行为动词+目标）目标）职位职责职位职责职位职责：任职者的行动加上行动的目标职位职责：任职者的行动加上行动的目标 是职位说明书的核心内容 描述的格式：动词 内容 目的 如何做.什么.以/使/确保 审核 各部门人力资源需求 保证各部门人力资源的合理配置工作领域：工作领域：按工作性质将本职位工作划分为几大块内容工作职责描述及目的：工作职责描述及目的：职位工作领域及工作职责与目的填写方法：职位工作领域及工作职责与目的填写方法：可以用两个动词并列说明某次活动，如：“组织制定”在应负责任描述中避免使用不确定的词,如可能、大概、预计等。一定要是一个 明确的、准确的描述。动词表：在职位说明书中常用的动词有130多个，例如：决策性质：批准、授权、监控、确定、领导、计划 管理性质：组织、衡量、达到、实施、改善、规范 支持性质：建议、提议、支持、预测、分析、评估 基本用词：检查、收集、发放、提交、处理、操作 职位工作领域及工作职责与目的填写方法（续）：职位工作领域及工作职责与目的填写方法（续）：行为动词（举例）行为动词（举例）政策制定政策制定/目标设定目标设定工作的执行工作的执行较低的任务较低的任务制定指导建立控制计划准备分析达到估价实施评估预测确认落实提高增加安装维护监控谈判建议回顾明确订立查验校对分配收集运作加工生产提供提交对计划、制度、方案、文件等编制、制定、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理某项工作（上级）主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估思考行为研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释上级行为许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为检查、核对、收集、获得、提交、制作其他维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、概念化、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运作行为动词（举例）行为动词（举例）目的（举例）目的（举例）正向目标正向目标反向目标反向目标支持目标支持目标确保保证促进提升完善防止避免防范致使作为供提供利于帮助 实现控制职位名称工作领域1工作领域2工作领域3工作领域4工作领域5工作领域6工作职责1工作职责2工作职责3工作职责4方法一：直接分解法方法一：直接分解法职位职责描述的方法职位职责描述的方法人力资源部经理组织建设参与设计和优化电厂的组织架构及各部门的职位体系，保证电厂架构设置的科学合理 负责部门和职位职责的划分审核各职位任职标准，保证部门、职位职责明确 人力资源规划 薪酬福利管理 绩效管理 招聘培训管理 劳动人事管理 组织对人力资源现状的统计分析，为人力资源的优化提供决策支持 审核各部门人力资源需求计划，保证各部门人力资源的合理配置 组织制定电厂的薪酬体系并实施监控，保证薪酬工作的顺利进行 指导薪酬调研和分析，适时维护薪酬体系，保证薪酬体系的不断优化 组织制定和推行绩效管理体系，以达到激励员工，提高效益的目的 审核绩效考核结果，保证绩效考核的公平、合理 组织建立电厂培训体系，为培训工作提供支持和保障 组织建立电厂招聘体系，为招聘工作提供支持和保障 负责监督电厂员工调配、晋升及职称评定或推荐工作的开展，保证人力配置符合电厂需求 负责审核劳动合同文本并组织劳动合同的签订、续签、变更，保证劳动关系的建立符合劳动法规 方法一：直接分解法（续）方法一：直接分解法（续）职位职责描述的方法职位职责描述的方法1、负责部门和职位职责的划分，审核各职位任职标准，保证部门、职位职责明确。2、组织对人力资源现状的统计分析，为人力资源的优化提供决策支持。3、组织制定电厂的薪酬体系并实施监控，保证薪酬工作的顺利进行。4、组织制定和推行绩效管理体系，以达到激励员工，提高效益的目的。5、组织制定和推行绩效管理体系，以达到激励员工，提高效益的目的。6、负责监督电厂员工调配、晋升及职称评定或推荐工作的开展，保证人力配置符合电厂需求。7、组织制定本部门规章制度和工作流程，完善内部管理。8、审核各部门人力资源需求计划，保证各部门人力资源的合理配置。9、指导薪酬调研和分析，适时维护薪酬体系，保证薪酬体系的不断优化。10、审核绩效考核结果，保证绩效考核的公平、合理。11、组织建立电厂招聘体系，为招聘工作提供支持和保障。12、负责审核劳动合同文本并组织劳动合同的签订、续签、变更，保证劳动关系的建立符合劳动法规。13、负责制定本部门的工作计划，定期组织召开部门工作会议，持续改进部门工作。14、负责组织制定电厂员工职业生涯规划管理制度、实施办法，为员工职业生涯规划提供工作规范。15、审核薪酬调整建议，并监控薪酬调整的执行，确保薪酬调整的合理性。16、指导绩效考核体系的优化工作，保证电厂的绩效管理规范、系统地运行。17、审核电厂年度培训计划，为培训工作做好规划。18、处理劳动争议，妥善解决劳资纠纷。19、组织制定和实施电厂的人员招聘计划，满足电厂人力需求。方法二：列举归纳法（例：人力资源部经理）方法二：列举归纳法（例：人力资源部经理）职位职责描述的方法职位职责描述的方法职责及目的工作领域负责部门和职位职责的划分，审核各职位任职标准，保证部门、职位职责明确。组织制定本部门规章制度和工作流程，完善内部管理。负责制定本部门的工作计划，定期组织召开部门工作会议，持续改进部门工作。组织管理组织对人力资源现状的统计分析，为人力资源的优化提供决策支持。审核各部门人力资源需求计划，保证各部门人力资源的合理配置。负责组织制定电厂员工职业生涯规划管理制度、实施办法，为员工职业生涯规划提供工作规范。人力资源规划组织制定电厂的薪酬体系并实施监控，保证薪酬工作的顺利进行。指导薪酬调研和分析，适时维护薪酬体系，保证薪酬体系的不断优化。审核薪酬调整建议，并监控薪酬调整的执行，确保薪酬调整的合理性。薪酬福利管理组织制定和推行绩效管理体系，以达到激励员工，提高效益的目的。审核绩效考核结果，保证绩效考核的公平、合理。指导绩效考核体系的优化工作，保证电厂的绩效管理规范、系统地运行。绩效管理组织建立电厂培训体系，为培训工作提供支持和保障。组织建立电厂招聘体系，为招聘工作提供支持和保障。审核电厂年度培训计划，为培训工作做好规划。组织制定和实施电厂的人员招聘计划，满足电厂人力需求。培训招聘管理负责监督电厂员工调配、晋升及职称评定或推荐工作的开展，保证人力配置符合电厂需求。负责审核劳动合同文本并组织劳动合同的签订、续签、变更，保证劳动关系的建立符合劳动法规。处理劳动争议，妥善解决劳资纠纷。劳动人事管理职位职责描述的例子职位职责描述的例子方法三：职责分配法方法三：职责分配法 职位 部门职责人力资源部经理人力开发主任绩效管理主任绩效管理组织制定和推行绩效管理体系，以达到激励员工，提高效益的目的 制定和推行绩效管理体系，以达到激励员工，提高效益的目的审核绩效考核结果，保证绩效考核的公平、合理 收集、提交绩效考核结果，保证绩效考核的真实、客观指导绩效考核工作中投诉意见的处理，提高员工满意度 负责处理、反馈绩效考核投诉，提高员工满意度培训管理组织建立电厂培训体系，为培训工作提供支持和保障 拟订电厂培训体系，为培训工作提供支持和保障 审核电厂年度培训计划，为培训工作做好规划 制定电厂年度培训计划，为培训工作做好规划 指导培训计划的实施和培训效果的评估，保证培训工作的顺利开展 负责培训计划的实施和培训效果的评估，保证培训工作的顺利开展人力资源部职责分配案例人力资源部职责分配案例职位职责描述的方法职位职责描述的方法业务权限业务权限:工作频率：工作频率：执行（拟制）、组织执行（审核）、决策（审批）日常工作：指天天需开展的工作 周期性工作：指定期（如一月一次等）需开展的工作 随机性工作：指不定期或零时性开展的工作业务权限、工作频率和工作依据填写方法业务权限、工作频率和工作依据填写方法 开展每项工作所依据的流程/制度文件、管理标准/作业指导书 工作依据与说明：工作依据与说明：职位现状描述职位现状描述 各部门负责人和部门有关人员组成职位分析小组，各部门负责人和部门有关人员组成职位分析小组，3-53-5天内完成按天内完成按职位说明书模板进行职位现状描述，职位说明书模板进行职位现状描述，8 8月月3 3日下班前提交各部门的职位日下班前提交各部门的职位说明书。说明书。