酒店常见问题及处理默认分类.doc

2022年-2023年建筑工程管理行业文档 齐鲁斌创作酒店常见问题及处理默认分类一、投诉的定义投诉是指客人对饭店的设备、服务等产生不满时，以书面或口头方式向饭店提出的意见或建议。二、投诉的种类根据投诉的来源可以把投诉分为四种：1、客人到柜台口头投诉。2、客人打电话投诉。3、客人写信与发传真投诉。4、客人在“宾客意见表”反映的较严惩的问题，也可以视作投诉。5、客人住店期间，通过饭店各部门员工向饭店反映的建设性意见和较强烈的需求。三、投诉的原因1、对服务不满（服务态度、服务质量投诉）：这类投诉主要有粗鲁的语言、不负责任的答复或行为，冷淡泊态度，爱理不理的接待，过分的热情等，减少客人对服务态度与服务质量投诉量的办法就是加强饭店服务意识的培训，这种培训可及时地有针对性的在班前班后来进行。对于服务质量的投诉，主要有服务员没有按先来先服务的原则提供服务，排错房间，邮件迟误，无人帮运行李，电话接转速度慢等。这些问题在旺季容易发生，解决的方法是加强服务技能技巧的培训，提高服务的准确、快捷。2、对设施设备不满：这类投诉主要有空调、照明、供水、家具、电梯等方面，道德饭店应建立对各种设备的检查、维修保修制度，设立专门的的检查维修人员，尽量减少这类问题的发生。一旦发生这类投诉，大堂经理应马上到现场调查，根据情况通知有关部门采取措施。跟办后，再次与客人联系，确认客人要求已得到满足。3、由于突发事件造成客人不便：这类投诉主要有无法买到机票、车票，天气的原因飞机无法准时起飞，饭店客满尽最大的努力，通过一切渠道予以帮助解决。如实在无能为力，应将努力的经过及进告诉客人，求得客人谅解。4、其他种种特殊原因四、客人投诉进的心理状态1、求尊重的心态2、求理解的心态3、求补偿的心态4、求发泄的心态五、对投诉的认识1、投诉是一件坏事2、投诉也有其积极的一面六、在处理客人投诉时，请注意下列十大步骤：1、注意傾听；2、保持冷静；3、同情客人；4、维护客人的自尊心；5、给客人以足够的重视；6、记录；7、把将要采取的措施告诉投诉者；8、确定解决问题所需时间；9、监督补救的措施告诉投诉者；10、信息反馈七、处理投诉的原则是什么？1）真心诚意地帮助客人解决问题：理解客人的心情，同情客人的处境，设身处地地站在客人立场上努力分辨和满足他们真正的需求，满怀诚意地帮助客人解决问题2）不与客人争辩：应让客人把话讲完，对客人的遭遇表示同情，感谢客人对饭店的关心与信任，即使客人情绪激动、误会，也不能与客人争辩，用自己的文明影响客人，取得客人理解。如客人仍怒气难息，应请上级来处理。3）不损害饭店的利益：接受客人的投诉时不可当客人面批语饭店其他部门或人员，以赵权允诺客人物质方面的裣，而实际上又做不到。可通过对客人的关心、体谅、照顾和优质的服务来解决。八、投诉处理完毕后饭店应采取的措施1、了解分析投诉形成的原因，涉及个人责任的，按饭店制度对有关责任人进行惩罚；涉及饭店制度中存在漏洞的，应查缺补漏、完善制度；2、迅速找到有关责任人所在部门，尽快执行饭店制度；3、找出投诉较多的问题与环节1）可统计投诉，找出被子投诉最多的部门，个人及问题。2）可统计宾客意见书上的意见，确定哪个部门、个人存在的不足最多。3）请处理投诉的员工列举投诉较多的问题。4）把投诉的统计、分析、处理经过及客人对处理的意见，反馈到有关部门，以便这些部门改进工作。5）根据投诉记录与其他资料，建立、补充客人投诉档案。6）针对薄弱环节，加强员工培训，改进其服务态度与服务质量，特别要培训前厅服务人员掌握正确的处理投诉的方法。九、酒店接待客人流程中可能出现的投诉及问题1、宾客到达前1）、订房信息未准确记录;2）、订房信息未及时准确地传递;3）、房价或房号资料未能保密或过早告诉宾客;4）、饭店在旺季突然涨价，涨价幅度太大或不能如约留房;5）、饭店示把留房期限、违约订金的处理等规定及时以书面形式准确地告诉客人;6）、饭店其他部门，特别是各级管理人员接受亲友订房，手续不完备或重复通知前厅部，造成损失及混乱;7）、饭店各部门在宾至如归客先期订房及接触宾客的过程中，留给予宾客印象不佳，造成宾客不愿意订房或取消订房;2、宾客抵店时1）客人入住时的要求与饭店的记录不一致;2）酒店未能留房或留房不能让客人满意;3）双方对房价有争议;4）客人对饭店不同时段的差价规定不满;5）对客人安排不满意;6）入住登房手续过于繁琐耗时过长；7）迎宾员及行李员服务未到位或到位不到家；3、宾客住店期间1）客房设施设备、易耗品或服务让宾客不满；2）商务中心及总机的服务让宾客不满；3）问讯及收银服务让客人不满；4）其他方面：客人因对钥匙卡过期失效不能开门而产生不满；客人要求换房，未予以答复或落实；客人住店期间提出投诉，酒店未予以妥善解决；4、宾客离店时1）查房结账速度太慢：无零钱可找；外币兑换未开始营业或已经结束营业；客人结账下赶上客房、前厅员工用餐时间；客人服务员已去查房，总台打过去的电话无人接；客房服务员查房太慢；收银员结帐太慢；2）帐务纠纷：客人不承认某些消费项目；对某些消费额有异议；不承认自己应该支付的物品丢失需赔偿的费用；对客人所持信用卡是否有效或货币的真伪等有疑点；3）房态出错：客人已结帐，总台未及时更改房态；客人办妥延期退房手续，总台未输入电脑；其他原因5、客人离店后1）客人的重要相关资料未及时、准确地汇入客史档案存档：相关业务表单未及时存档或存档有误；客人的相关资料未及时记入客史档案；客人的投诉信息未及时、准确地反映到相关部门；2）客人离店的服务不到位或相关信息未传递造成客人不满：客人离店时的留言未及时传递给指定客人；客人离店后到达的物品、信件或传真未及时准确地按客人的要求处理；宾客遗留在酒店的重要物品、证件未能按客人要求及时传递，影响了客人的生活及行程；十、案例分析1、 一位年轻女子电话投诉：深夜12：00时有一男士打电话邀请出去吃宵夜，她感到十分害怕，怎么办？1、 安慰住客，请她将房间的防盗扣扣上，任何人敲门需从“猫眼”中确认身份后方可开门2、 通知保安部立即对该房进行密控；3、 建议客人换房，可将该客人调到其他楼层或靠近楼层值班台的房间，4、 通知总机，凡打入该房间的电话须事先征得客人同意后方面可转入，也可在征得客人同意后，在基本段时间内设置电话DND；5、 通过总机寻找骚扰电话来源，通知保安进行干预；6、 征得客人同意后，与保安主任一同去看客人，为客人压惊；2、 一位客人在早上8：00时结了帐，打算中午12：00时离店，要求保留钥匙牌，怎么办？1、 委婉地向客人解释饭店的规定：结帐后须将钥匙牌交回饭店。因为不交还钥匙，可能造成钥匙牌丢失和结帐后的费用逃帐；2、 建议客人先交回钥匙牌，由客房服务员为其开房。3、 结帐后收银员通知餐饮、商务中心取消他的签单权，并通知电话总机关闭IDD，在客人离店前，客房服务员立即检查房间，避免房内物品和饮料被带走；4、 客人中坚持要带走钥匙时，可请客人先交适当的押金，收银员密切监督客人帐户。3、 客人入住时单位用空白支票作为客人押金，结帐时，却没带饭店开出的押金收据，怎么办1、 向来人解释饭店的规定，请其回单位取押金收据；2、 如收据跌，须由单位出具有关收据和来人身份的证明及支票号码；3、 取验来人的身份证并复印；4、 督导收银员办理支票结帐手续；5、 将有在证明存档备查；6、 通知所有收银员该押金收据作废；4、 客人物品报失的处理。、向客人表示歉意，并记录发生地点和丢失物品；、通知保卫部并与保安人员共同到达出事现场；当客人与保安人员发生语言障碍时，扮演翻译的角色；协助保安人员在丢失地点寻找丢失物品；若在现场未能找到丢失物品，请客人填写丢失报告并签字；、如客人在丢失报告中有指控饭店的内容，我们不能签字；总经理、副总经理、客房经理和保安部门各送一份丢失报告复印件；自留原始报告存档；、记录事件整个过程；、随时与保安部联系，了解事态进展状况以便及时将结果通知客人6、如客人离店前丢失案件且尚未查明，而客人坚持要求赔偿时，向客人解释在客人登记信房卡上，已注明饭店关于丢失赔偿的政策；向前厅部经理报告，请示裁决办法； 5、 客人损坏酒店客房财物的处理。1、接到客房中心通知书客人损坏饭店财物的报告后，亲自检查被损物品，与客人核实情况；2、查阅被损物品的赔偿价格；3、直接与客人联系，有礼貌地讲明饭店制度并要求赔偿；4、住店客人，将赔偿费用直接入其房帐；非住店客人，现金或信用卡支付；5、 将事情经过做出记录，通知有关部门，并向前厅部经理汇报6、 代客人购买物品。1、问清客人所要购买物品品名、规格、价格、特殊要求等；告知客人收费标准。2、记下客人的姓名、房号、代购项目及要求付款方式，金额（可注明如；现金需收一定数目订金，多退少补）、日期等；请客人签名确订；将红色联委托联交予客人；3、安排行李员外出办理；10、客人行李破损的处理。1、向客人询问破损原因，确定赔偿责任者；查看破损情况，确定修补措施；问清客人姓名、房间号码和提取行李时间；将以上情况详细记录在工作日志上。2、按行李破损情况实施修补；如行李需要到店外修理时，应首先向客人讲清外出乘出租车费用需由客人支付。如客人同意，方可外出修理；3、将修理好的行李，修理费用和出租车费用单据交予客人，待客人查验无误后方可离开。11、住店客人生病，怎么办？1、 联系饭店医生帮客人就诊，根据客人病情轻重诊断。2、 如客人的病情比较重，医生建议客人外出医院就医，为其联系车辆，建议客人的亲友陪同，如客人没有陪同人员，在征得客人同意后，派行李员陪同前往。3、 外出治疗的客人回店后，AM须进房看望客人并代表饭店慰问客人，询问酒店是否提供所需特殊服务。4、 对客人入住店期间给予关注，问候。12、客人提出要购买房间用品留念，怎么办？1、 客房用品是配套使用的，通常不出售。2、 倘若客人特别喜欢，可查询客房部，在用品充裕的情况下，可考虑满足客人的要求。3、 若因用品不充裕，难以满足客人的要求，应向客人表示歉意。4、 不论可否将用品出售给客人均应尽快给客人以答复，并做记录。13、客人在大堂、走廊不小心摔倒时，怎么办？1、 迅速上前扶起客人， 询问客人是否跌伤，是否需要请医生为其处理一下。2、 如是轻伤，应找些药物处理，如有必要迅速将客人送到医务室。如伤势较重，请医生迅速赶致现场进行简单处理后，马上就近就医。 3、 如客人需外出治疗，应迅速安排有关车辆及陪同人员，通知领导。4、 查清接摔倒的原因，如是酒店方面原因，应及时通知有关部门采取措施。14、客人反映客房窃时，怎么办？1、向客人表示歉意，并记录发生地点和丢失物品；2、通知保卫部并与保安人员共同到达出事现场；当客人与保安人员发生语言障碍时，扮演翻译的角色；协助保安人员在丢失地点寻找丢失物品；若在现场未能找到丢失物品，请客人填写丢失报告并签字；3、 客人在丢失报告中有指控饭店的内容，我们不能签字；总经理、副总经理、客房经理和保安部门各送一份丢失报告复印件；自留原始报告存档；4、 记录事件整个过程；5、 随时与保安部联系，了解事态进展状况以便及时将结果通知客人；6、 如客人离店前丢失案件且尚未查明，而客人坚持要求赔偿时，向客人解释在客人登记信房卡上，已注明饭店关于丢失赔偿的政策；向前厅部经理报告，请示裁决办法；赔偿办法：A若客人仍在住店，可从客人在饭店消费中的数目上减去赔偿金额；B：将赔偿金额划到客人提供银行的帐号上；C：现金赔偿；D：若客人已经离店，通过客人留下的地址进行联系，协商决定赔偿方法；15、楼层服务员反映，有一客人将浴巾带走，怎么办？1、 请客人到一边，委婉地告诉客人：“服务员在检查房间时，发现少了一条浴巾，请您回忆一下用后放在何处？。”2、 如客人不承认，向客人询问“您入住期间是否您的亲朋来拜访过您？会不会是他们无意中带走？”3、 若客人仍否认提示客人：“您是否可能回房帮我们找一下？是否放在不显眼的位置上，我们没发现。谢谢！”4、 客人回房后如归还物品，向客人表示感谢对我们工作的支持与协助。如仍不归还视客人情况进行有关索赔。16、客人投诉电话老挂不通，怎么办？1、首先要了解清楚客人是否掌握正确挂发电话的方法，详细介绍使用方法。2、查一下线路，如由于线路忙挂不通时，请客人耐心等候。3、如属设备故障，经客人同意采取措施修理，并向客人致歉。17、住客喝醉酒，怎么办？1、 核实身份让保安人员或行李员扶客人进房。必要的话，须通知客人的领队或同行的人员2、 将客人送进房后给客人饮用一些茶水，将垃圾箱放在客人床边，并为客人将一条稍微湿的毛巾放在客人床边。安排好相关人员退出客人房间。3、 如客人醉酒严重，则应在征得客人或有关人员的同意后，及时送医院抢救，并与医院保持联系。18、境外客人报称护照证件丢失，怎么办？1、 向客人了解相关情况，尽力帮助查找。2、 通知饭店保安部、饭店出具客人住店证明，复印客人住店时的登记资料，如有陪同由陪同携带有关证明与客人到当地公安部门报案，如客人无陪同人员应由AM陪同客人到有关公安机关进行处理。3、 请客人携带相关证明文件到当地外事机关办理补证手续。19、当客人反映酒店的设备坏了时，怎么办？1、 向客人致歉，并立即致现场与有关专业人员实地查看，看是否设备问题，还是因客人未能掌握设备的使用方法引起的误解或损坏。2、 若设备是政党的话，应向客人解释，同时介绍如何使用。3、 如是设备有问题，应向客人表示歉意，通知人员修理。如不法及时处理的征得客人同意后给客人换房。20、发现客人行动不方便时，怎么办？1、 在住房情况允许条件下，征求客人意见尽量安排离电梯口近的房间。2、 如见到客人外出或回来时，应主动按电梯，开门，主动扶助，以免客人发生意外。3、 做好交班工作，关注客人的进出。21、当自己在电话，而又客人来到面前时，怎么办？1、 要向客人点头，以示打招呼，请客人坐下。2、 同时要尽快结束通话， 以免让客人久等。3、 挂线后，首先向客人道歉“对不起， 让您久等到了。”4、 不能因为自己在听电话， 对来到面前的客人视而不见，毫无表示，冷落客人。22、客房服务员报客人记的地毯有烫洞时，怎么办？1、 在楼查看烫洞视场， 交代服务员不要清理现场，待客人回房后通知大堂经理。2、 到房控查看有关的查房记录，确认房间在出租给客人前的有关情况。3、 客人回房即与客人联系，说明情况与客人进行有关的确认工作，告知饭店的有关索赔政策，向客人提出索赔要求。4、 感谢客人对酒店的工作理解和支持，并提醒客人吸烟应注意安全，这是为其本人也是为饭店其它客人的安全着想。22、发生重复卖房，怎么办？1、 接到报告后，应迅速赶楼层，向客人表示歉意。2、 通知前台重新安排房间，房间尽量安全在同一楼层，离原来的房间不要太远，房间的格调、大小、方向尽量与原来的相同。3、 房间安排好，立即帮客人将行李搬至新的房间。如有必要大堂经理及有关领导逐间向客人进行道歉和进行有关的补救措施。4、 查出重复卖房的原因，将有关情况如实上报，并要求有关部门对事件进行处理和提高。23、客人要求提供异性“陪夜”和按摩服务，怎么办？1、 明确告诉客人，根据国家法律、治安管理条例，饭店不提供有关的服务。2、 。如客人要求正规按摩服务，可到按摩中心。提供几家按摩中心的电话及相关信息。3、 通报保安部，对该房间情况进行关注24、如有客人要转交物品给领导，怎么办？1、 礼貌的问清留物人的相关情况（联系姓名、电话），是否已与领导联系告知相关情况。2、 如可能尽量请客人填写留物登记表，并了解所物品为何物。3、 联系总办进行物品的转交和相关处理。25、如突然接到上级机关打电话让放瀑布，怎么办？1、 礼貌的告知，瀑布的开放由专业人员负责，并需要一定的时间进行有关的准备工作。2、 AM无权限给客人确切的答复，但会向有关领导汇报，也请客人与领导联系进行确认。并记录对方的电话联系方式、单位、职位等情况。3、 如能肯定情况或事件紧急，可将有关领导的手机号码提供给客人。4、 挂线后，立即汇报有关领导相关情况。26、突然发现有领导走进酒店，怎么办？1、 主动上前问候并引领领导到达目的地，并作好有关的交待工作。向领导说明如有何要求可与大堂经理联系，AM随时乐意服务。2、 及时通知酒店有关值班领导，相关情况（人员、地点等）。27、领导要拿房休息，或叫安排用餐或会议室。1、 如能确认领导身份，及时通知部门经理进行相关安排。如需安排用餐或会议室，可先将领导一行领到餐厅或会议室等待或服务。2、 如不能确认时，及时了解清楚有关情况后汇报部门经理，等待相关指示。3、 在获得同意安排的通知后，及时办理有关的手续，并告知客人用餐的地点，用房间数、房号、入住人员情况给有关部门和酒店领导。如有必要及时补下VIP通知单。十一、处理投诉时的常用客套话1、我们当尽力而为，但我很难给您保证什么。（well try our best ,but I cannot guarantee anything.）2、非常抱歉我们不能对此事负责，你应该把贵重物品寄存在接待处。(I must say that we cannot be held responsible. you should have deposited valuables with the reception.)3、 相信服务员并不是有意无礼，他只是可能没有听懂您的意思。(Im sure the waiter didnt mean to be rude. perhaps he didnt understand you correctly.)4、 很抱歉，先生（小姐）。我想这里面可能有点误会。(Im sorry sir, there must be some misunderstanding.)5、 很抱歉，但情况已是如此，请坐一会儿,我尽快为您作安排。(Im terribly sorry. but that is the situation. Please take a seat. Ill soon have something arranged for you.)6、 先生，感谢您为我们提供这些情况，我立即去了解。(Thank you for telling us about it, Ill look into the matter at once.)7、 先生很抱歉，我将尽快地解决这个问题。(Sorry, sir , Ill solve the problem for you as soon as possible.)8、 恐怕您误会了我的意思，我能解释一下吗？(Im afraid you have misunderstood what I said. Perhaps I can explain again.) 9、 对于我的粗心大意我非常抱歉。(Im awfully sorry for my carelessness.)10、先生请别激动，让我来想办法。(lease sir ,if you calm yourself, Ill try to help you.)11、很抱歉，我们此刻不能答应您。我们明天给您回音。We are sorry, we cannot promise you now. Tomorrow we shall let you know.回决客人的不合理要求1、对不起，这件事我也无能为力。I am sorry, it is beyond my power to do this.2、很抱歉，我们不能办您所要求的事。We feel sorry we cannot be able to do what you ask for.3、我们无法同意您的要求，实在对不起。Indeed, we regret very much for not being able to comply with your request.4、我希望能够替您办那件事，但我办不到。I wish I could render you that service, but I couldnt.5、我不得不拒绝您，因为这样是违反我们酒店规定的。I must refuse to meet your request, as it is against our hotels regulation.6、我不得不拒绝您，因为这样做会有损于我们酒店的声誉。I must refuse to do as you wish, otherwise it will give harm to our hotels reputation.7、很抱歉，但是这件事的确是违反我们宾馆规定的。(Excuse me, but I should say its against our hotel regulations.) 8、您所做的事说明您是一个行为不端正的人。What your have done shows that your are a man with bad behavior.9、我们无法满足您的要求，我国的外汇管理条例不允许这样做；It cannot be done, as the foreign exchange control regulations of this country will not allow you to do so.10、你应该尊重我们海关的规定；You should respect our customs regulations.11、您的所做的为已经违反了安全条例；What you have done is contrary to the safety regulations.12、我要指出，我国法律不允许你这样做；I should say that the law of our country does not allow you to do so.13、请国外访者协助我们维持法治与秩序。Visitors from abroad are hoped to help us to maintain law and order.14、我们遗憾地指出，您的行为将有损于我们两国人民的友好关系。We regret to point out that your behavior will cause harm to the friendly relations between our two peoples. 15、我们将对您所做出的事提出抗议。 We shall make a protest against what you have done.？11