文件控制培训优秀PPT.ppt

Keep Customer Max Takings1文件限制内容培训文件限制内容培训培训主导部门培训主导部门:体系课体系课培训员培训员:吴建成吴建成培训时间:2015年12月培训地点:会议室Keep Customer Max Takings2什么是文件什么是文件文件是一个具有符号的一组相关文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范联元素的有序序列。文件可以包含范围特别广泛的内容。系统和用户都可围特别广泛的内容。系统和用户都可以将具有确定独立功能的程序模块、以将具有确定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。一组数据或一组文字命名为一个文件。文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings3文件限制指引文件限制指引什么是文件什么是文件一个完整的文件应当包括公司名一个完整的文件应当包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号称、文件名称、文件编号、版本号/修修订状态、正文、页码订状态、正文、页码/页数、编制、审页数、编制、审核、批准、日期等内容核、批准、日期等内容 Keep Customer Max Takings4制定文件限制程序的目的制定文件限制程序的目的规定体系文件及相关文件限制的程序规定体系文件及相关文件限制的程序（包括外来文件和法律法规），以确（包括外来文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服务中的有效性保这些文件在生产及服务中的有效性和正确性。和正确性。文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings5文件的适用性文件的适用性:适用于江苏晋伦塑料科技有限公司内适用于江苏晋伦塑料科技有限公司内与管理体系有关的全部文件和资料的限制与管理体系有关的全部文件和资料的限制 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings6文件的分类及定义文件的分类及定义手册手册(一级文件一级文件):):描述公司质量描述公司质量/环境环境方针、质量方针、质量/环境目标、部门职责、体系结环境目标、部门职责、体系结构、程序及质量构、程序及质量/环境限制的文件环境限制的文件 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings7文件限制指引文件限制指引文件的分类及定义文件的分类及定义程序程序(二级文件二级文件):):规定各职能单位规定各职能单位为实施质量为实施质量/环境管理体系要素需实行的环境管理体系要素需实行的活动的文件活动的文件 Keep Customer Max Takings8文件限制指引文件限制指引文件的分类及定义文件的分类及定义图纸、工作文件（三级文件）：图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支持性文件，具体描述用于程序文件支持性文件，具体描述用于指导作业的要求及步骤的文件指导作业的要求及步骤的文件 Keep Customer Max Takings9文件限制指引文件限制指引文件的分类及定义文件的分类及定义表单表单(四级文件四级文件):表格和记录表格和记录 Keep Customer Max Takings10受控文件：受控文件：盖有红色盖有红色“受控受控”章或要求编号的质量章或要求编号的质量/环境体系环境体系相关文件以及干脆运用于生产、检查相关区域的相关文件以及干脆运用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备运用的软件等，受指导性文件，检测、生产设备运用的软件等，受控文件必需经过审批并发行，一般都有红色控文件必需经过审批并发行，一般都有红色“受受控控”印章标识，此类文件必需作发放回收记录印章标识，此类文件必需作发放回收记录文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings11非受控文件：非受控文件：只用于参考，限于参考运用。不能干脆用于生只用于参考，限于参考运用。不能干脆用于生产的质量产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导环境体系相关文件将其他作业指导文件，也就是只限于部门内部便利运用的文件，文件，也就是只限于部门内部便利运用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录何受控标识，此类文件不必做发放回收记录 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings12外来文件外来文件:包括标准文件、法律法规、客户文件、客包括标准文件、法律法规、客户文件、客户图纸，以户图纸，以“外来受控文件外来受控文件”章标识章标识 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings13文件的分类文件的分类 管理体系文件共分为管理体系文件共分为9类。它包括以下内容：类。它包括以下内容：管理手册、程序文件、工作规范、管理记管理手册、程序文件、工作规范、管理记录、质量支配、作业指导书、外来文件、设计录、质量支配、作业指导书、外来文件、设计文件、企业标准文件、企业标准 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings14文件的编写文件的编写文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings15管理手册由管理者代表编写管理手册由管理者代表编写管理手册由管理者代表编写管理手册由管理者代表编写 公司的质量环境管理者代表：张振文公司的质量环境管理者代表：张振文文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings16文件的编写文件的编写程序文件、工作规范、质量支配、程序文件、工作规范、质量支配、作业指导书及相对应的管理记录表单作业指导书及相对应的管理记录表单由担当相应管理职能的各單位负责编由担当相应管理职能的各單位负责编写写 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings17文件的编写文件的编写设计文件、规格书、企业标准由研发课设计文件、规格书、企业标准由研发课设计文件、规格书、企业标准由研发课设计文件、规格书、企业标准由研发课负责编写负责编写负责编写负责编写 文件限制指引文件限制指引Keep Customer Max Takings18文件限制指引文件限制指引文件的编写文件的编写外来文件由营业负责收集、整理并转交相关外来文件由营业负责收集、整理并转交相关外来文件由营业负责收集、整理并转交相关外来文件由营业负责收集、整理并转交相关单位；单位；单位；单位；技术类标准等外来文件由研发课负责收集、技术类标准等外来文件由研发课负责收集、技术类标准等外来文件由研发课负责收集、技术类标准等外来文件由研发课负责收集、整理整理整理整理。Keep Customer Max Takings19文件限制指引文件限制指引文件的审核和批准文件的审核和批准 Keep Customer Max Takings20文件限制指引文件限制指引文件的批准及审核文件的批准及审核为了预防文件不适宜运用为了预防文件不适宜运用,文件评审时文件评审时,编编制单位人员组织关联部门以及审核、批准人进制单位人员组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签，并对结果负全责，以确保文件是行评审会签，并对结果负全责，以确保文件是充分与适宜的充分与适宜的 。Keep Customer Max Takings21文件限制指引文件限制指引文件的批准及审核文件的批准及审核各级文件应按以下权限进行：各级文件应按以下权限进行：管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准；管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准；管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准；管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准；工作规范由单位主管工作规范由单位主管工作规范由单位主管工作规范由单位主管/总经理审核，董事长批准；总经理审核，董事长批准；总经理审核，董事长批准；总经理审核，董事长批准；作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部长批准（但是我们公司均是由董事长批准）；长批准（但是我们公司均是由董事长批准）；长批准（但是我们公司均是由董事长批准）；长批准（但是我们公司均是由董事长批准）；设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。Keep Customer Max Takings22文件限制指引文件限制指引文件的发放文件的发放 发放文件加盖红色发放文件加盖红色“受控受控”、填写文件发放、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘中中Keep Customer Max Takings23文件限制指引文件限制指引文件的发放范围文件的发放范围管理手册、程序文件的发放范管理手册、程序文件的发放范围为各单位主管；围为各单位主管；其它文件由发放部门依据须要其它文件由发放部门依据须要确定发放范围确定发放范围Keep Customer Max Takings24文件限制指引文件限制指引文件的归档及销毁文件的归档及销毁 经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加盖件，并在每页上加盖“作废作废”章，收回的作废文章，收回的作废文件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁一进行销毁Keep Customer Max Takings25文件限制指引文件限制指引文件的更改文件的更改1、填写文件更改申请单，经原审核人、填写文件更改申请单，经原审核人、批准人审核批准后交文控予以实施批准人审核批准后交文控予以实施；2、修改版本，改版后版本号应改写，如原、修改版本，改版后版本号应改写，如原A，改版后应改为，改版后应改为B，修改状态同时全为，修改状态同时全为0。记录表格更改只作版本号更改，无修。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修改状态，订状态要求（我们公司不存在修改状态，即不改版本号的状况）。即不改版本号的状况）。Keep Customer Max Takings26文件限制指引文件限制指引文件的评审文件的评审评审以后不需更改的文件可接着运评审以后不需更改的文件可接着运用，须要更改的文件应按文件更用，须要更改的文件应按文件更改的要求实施更改，并再次得到改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评审的过程应批准、发放，有关评审的过程应作好相应的记录，以备查考作好相应的记录，以备查考。Keep Customer Max Takings27文件限制指引文件限制指引外来文件的限制外来文件的限制收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、存档及发放于相关单位。体系人员人员也应常常存档及发放于相关单位。体系人员人员也应常常查询有关最新的标准、法律法规，以便刚好得到查询有关最新的标准、法律法规，以便刚好得到更新更新Keep Customer Max Takings28文件限制指引文件限制指引 电子文档的管理电子文档的管理 全部受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部全部受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办长审核后交总经办/技术部门保存；技术部门保存；顾客供应的电子文档，由接收部门审核后输出一份顾客供应的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存电子文档也同时交相应部门保存 Keep Customer Max Takings29文件限制指引文件限制指引 电子文档的管理电子文档的管理电子文档文件名由电子文档文件名由“文件名称文件名称+文件编号文件编号+版次版次”组成。组成。如有一个文件：编号如有一个文件：编号“文件与记录限制程序文件与记录限制程序_G-_G-PH-A01(L)”PH-A01(L)”，名称名称“文件限制程序文件限制程序”。Keep Customer Max Takings30文件限制指引文件限制指引 电子文档的管理电子文档的管理 电子文档文件也应要做到刚好更新！电子文档文件也应要做到刚好更新！Keep Customer Max Takings31文件限制指引文件限制指引文件破损文件破损/丢失处理丢失处理 当有文件破损当有文件破损/丢失时，须刚好通知发放部门，同丢失时，须刚好通知发放部门，同时填写文件补发申请单向发放部门申请补发，时填写文件补发申请单向发放部门申请补发，经发放单位经理同意后补发经发放单位经理同意后补发.文件是公司的机密文件是公司的机密,丢丢失文件属重等级严峻问题，丢失文件的部门部长和失文件属重等级严峻问题，丢失文件的部门部长和文控员依部门文员管理制度进行惩罚外文控员依部门文员管理制度进行惩罚外,还必还必需负相应责任。需负相应责任。Keep Customer Max Takings32文件限制指引文件限制指引文件与记录限制程序文件与记录限制程序Keep Customer Max Takings33文件限制指引文件限制指引结束结束 感谢大家！感谢大家！