英文邮件书写技巧及注意事项.ppt

沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司英文邮件书写技巧与注意事项PreparedbyKyleYu20150603沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司Email目的沟通&记录沟通三原则准确及时有效1.准确：建议：l邮件内容写完后，从头到尾再检查一遍内容是否准确无误。l由客户邮件推测客户目的，以提供客户需要但没想到的信息。l邮件内容的事项层次分明。l提供数据类信息尽量用表格并在邮件中附截图。l需对方提供的信息需说明deadline。l需要收集信息可自己做好信息模板，以便对方填写。l回复的邮件删除不必要的信息。l作为内部讨论问题的邮件要移除公司外部无关人员2.及时：当天邮件务必当天看完，尽量当天回复，如需收集、整理信息，需告知客户收到邮件，预计何时回复。3.有效：对于急需的信息，发完邮件后要电话确认对方是否上班，是否有收到邮件。邮件内容言简意赅，以方便对方阅读。沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司邮件书写原则3沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司邮件的记录作用1.客户及其他人重要信息邮件要有特别文件夹保存,以方便查找。如客户通知设变，承担Liability等事宜。2.前段给后段的指令要有邮件作为依据。如交货计划，生产排配，物料，版次等信息。3.如事情紧急通过电话确认后，需发邮件告知对方电话所谈内容（如电话所谈）。邮件书写规范1.1.ToTo 部分：部分：放事情直接责任人。2.CC2.CC（Carbon CopyCarbon Copy）部分：）部分：CC对方及我司Team 的PM/Leader及其他相关人员。CC高层主管及对方直属主管的两层含义：a.知会各主管邮件事宜。b.投诉（可从邮件内容表明）。3.BCC(Blind Carbon Copy):3.BCC(Blind Carbon Copy):主要用于群发邮件。邮件书写规范4.邮件标题：标题是对邮件内容的概括，如XX专案库存统计；XX专案交货计划如邮件紧急且重要，在标题最前方加【重要】【紧急】字样如需要哪位老板特别关注，可在标题注明。5.邮件内容 大致可分三部分，称谓&问候；正文；结束语。5.1 称谓&问候Hello XX;Hi XX;Dear XX；Dear Sir or MadamGood morning/afternoon/evening/day.Thanks for your email./Thank you for your prompt reply./Thank you for your feedback.邮件书写规范5.2 5.2 正文正文言简意赅条理清晰层次分明Highlight内容可用红色、加粗字体。邮件书写规范5.3 5.3 结尾及邮件签名结尾及邮件签名5.3.1邮件结尾Thanksforyourgreatsupportandhelp.Thanksforyourunderstanding.Lookingforwardtoyourearlyreply.Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.BR/Yoursfaithfully/Faithfullyyours/Yourstruly/Trulyyours/Sincerelyyours5.3.2 签名内容范例姓名|公司名公司名|国家国家|部门部门|职位|Phone:座机座机|ext:86477|Mobile:手机手机|Fax:传真传真|Email:邮箱邮箱|Site:公司网址|Address:公司地址|沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司