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现代文员实务第1页，共29页，编辑于2022年，星期日第2页，共29页，编辑于2022年，星期日什么是文员？什么是文员？在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。比如我们公有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。比如我们公司就是这样的。司就是这样的。第3页，共29页，编辑于2022年，星期日对文员有什么基本要求呢？对文员有什么基本要求呢？运筹能力运筹能力 办事能力办事能力 调查研究能力调查研究能力 组织协调能力组织协调能力 交际能力交际能力 文字表达能力文字表达能力 操作现代化办公设备的能力操作现代化办公设备的能力第4页，共29页，编辑于2022年，星期日 WORD WORD文档的排版要求文档的排版要求标题用二号宋体字加黑，居中，正文用三号仿宋体字，每标题用二号宋体字加黑，居中，正文用三号仿宋体字，每段首行空两个字符，行间距段首行空两个字符，行间距1.51.5倍。倍。通常情况下用通常情况下用A4A4纸打印，上下边距可以是默认边距（纸打印，上下边距可以是默认边距（2.542.54）,左左边距边距3.173.17，右边距，右边距2.172.17。排版的时候根据具体情况可以灵活变通。排版的时候根据具体情况可以灵活变通。通常情况下上边距大于下边距通常情况下上边距大于下边距,左边距大于右边距，左侧装订（距左边距大于右边距，左侧装订（距纸边纸边8 8至至1010毫米），两颗订书钉。毫米），两颗订书钉。第5页，共29页，编辑于2022年，星期日EXCEL表格的运用 1 1、快速输入大量含小数点的数字、快速输入大量含小数点的数字 2 2、快速输入大量相同数据、快速输入大量相同数据 3 3、快速处理多个工作表、快速处理多个工作表 4 4、公式的输入、公式的输入第6页，共29页，编辑于2022年，星期日公文的类型公文的类型 公文按行文关系和文件走向分为上行文、平公文按行文关系和文件走向分为上行文、平行文和下行文。公文的种类简称文种。按照文件行文和下行文。公文的种类简称文种。按照文件质性将常用公文分为质性将常用公文分为1313种，主要包括：命令（令）种，主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。报告、请示、批复、函、会议纪要。第7页，共29页，编辑于2022年，星期日 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。请性、期复性公文。请示的写作格式第8页，共29页，编辑于2022年，星期日 请示必须具备以下三个条件：请示必须具备以下三个条件：1.1.必须是下级机关向上级机关的行文。必须是下级机关向上级机关的行文。2.2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.3.必须是为己向上请决求准。必须是为己向上请决求准。请示的写作格式第9页，共29页，编辑于2022年，星期日标题：制发机关名称事由请示。标题：制发机关名称事由请示。正文：正文：也就是请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能也就是请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用性，最后用“为此，请示如下为此，请示如下”。请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。资金要写明金额。请示的写作格式第10页，共29页，编辑于2022年，星期日结尾语：多用结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示上述意见，是否妥当，请指示”，“特特此请示，请予批准此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批以上请求，请予审批”，“以上以上请示，请予批复请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部以上请示，如无不妥，请批转各部门执行门执行”等语。等语。注意事项：一文一事，一个主送机关，逐级请示。注意事项：一文一事，一个主送机关，逐级请示。请示的写作格式第11页，共29页，编辑于2022年，星期日 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。报告的写作格式第12页，共29页，编辑于2022年，星期日标题：制发机关事由报告；报告前可加标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急紧急”。正文：正文：事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。意见、建议或应注意的问题。报告的写作格式第13页，共29页，编辑于2022年，星期日结尾：可写结尾：可写“特此报告特此报告”、“专此报告专此报告”，后面不用任何标点，后面不用任何标点符号，或符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或，或“以上报告，请指示以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。中心明确，实事求是，有针对性。报告的写作格式第14页，共29页，编辑于2022年，星期日公文的办理公文的办理 签签收收登登记记阅阅文文请请办办批批阅阅承承办办催催办办查查办办第15页，共29页，编辑于2022年，星期日1 1、签收登记签收登记 责任人应清点检查来件，份数、页数有无残责任人应清点检查来件，份数、页数有无残缺短少、字迹模糊，确认无误后，进行签收登记。缺短少、字迹模糊，确认无误后，进行签收登记。2 2、阅文阅文 责任人收到文件应仔细阅读，了解内容，以便正责任人收到文件应仔细阅读，了解内容，以便正确处理；确处理；3 3、请办请办 综合部根据公司给各个领导人和各部门的综合部根据公司给各个领导人和各部门的授权，将需要办理的公文注请公司总经理、副总经理授权，将需要办理的公文注请公司总经理、副总经理/总监指示或主管部门研办，对需要两个或两个以上部总监指示或主管部门研办，对需要两个或两个以上部门办理的，应当指明主办部门。门办理的，应当指明主办部门。公文的办理公文的办理 第16页，共29页，编辑于2022年，星期日公文的办理公文的办理 4 4、批阅批阅 总经理、副总经理总经理、副总经理/总监和相关部门阅读分总监和相关部门阅读分析文件后，就处置方法、工作程序、具体承办责任、承析文件后，就处置方法、工作程序、具体承办责任、承办原则与要求等提出具体处理意见。办原则与要求等提出具体处理意见。5 5、承办、承办 承办是各部门的重要职责，是公文处理的中心环承办是各部门的重要职责，是公文处理的中心环节。承办文件的相关部门和责任人依据有关法规政策，按节。承办文件的相关部门和责任人依据有关法规政策，按照公司领导所做出的批示、口头指令或以其它形式传授的照公司领导所做出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图，可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查意图，可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置等方式，使文件所涉及的具体事务和指导、现场协调布置等方式，使文件所涉及的具体事务和问题得到解决和落实。问题得到解决和落实。第17页，共29页，编辑于2022年，星期日公文的办理公文的办理 6 6、催办查办、催办查办 综合部根据公文承办时限和其他有关综合部根据公文承办时限和其他有关要求，对公文承办过程进行催促检查，以及公文实际要求，对公文承办过程进行催促检查，以及公文实际执行过程中所出现的问题进行的核查协办，确保公文执行过程中所出现的问题进行的核查协办，确保公文所涉及的内容、领导的意图能不打折扣的执行。所涉及的内容、领导的意图能不打折扣的执行。第18页，共29页，编辑于2022年，星期日 办公室基本礼仪 办公室是一个处理公司业务的场所，办公室的礼仪不仅办公室是一个处理公司业务的场所，办公室的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同，更重要的是每个人是对同事的尊重和对公司文化的认同，更重要的是每个人为人处事，礼貌待人的最直接表现。办公室礼仪涵盖的范为人处事，礼貌待人的最直接表现。办公室礼仪涵盖的范围很多，但凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟围很多，但凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟通等都有各式各样的礼仪。通等都有各式各样的礼仪。第19页，共29页，编辑于2022年，星期日在日常工作中，大家是否留意使用以下语言了呢？在日常工作中，大家是否留意使用以下语言了呢？在日常工作中，大家是否留意使用以下语言了呢？在日常工作中，大家是否留意使用以下语言了呢？1 1 1 1、请、请、请、请 2 2 2 2、对不起、对不起、对不起、对不起 3 3 3 3、麻烦您、麻烦您、麻烦您、麻烦您 4 4 4 4、劳驾、劳驾、劳驾、劳驾 5 5 5 5、打扰了、打扰了、打扰了、打扰了 6 6 6 6、好的、好的、好的、好的 7 7 7 7、是、是、是、是 8 8 8 8、清楚、清楚、清楚、清楚 9 9 9 9、您、您、您、您 10 10 10 10、X X X X先生或小姐先生或小姐先生或小姐先生或小姐 11 11 11 11、X X X X经理或主任经理或主任经理或主任经理或主任 12 12 12 12、贵公司、贵公司、贵公司、贵公司 13 13 13 13、您好、您好、您好、您好 14 14 14 14、欢迎、欢迎、欢迎、欢迎 15 15 15 15、请问、请问、请问、请问 16 16 16 16、哪一位、哪一位、哪一位、哪一位 17 17 17 17、请稍等（候）、请稍等（候）、请稍等（候）、请稍等（候）18 18 18 18、抱歉、抱歉、抱歉、抱歉 19 19 19 19、没关系、没关系、没关系、没关系 20 20 20 20、不客气、不客气、不客气、不客气 21 21 21 21、见到您（你）很高兴、见到您（你）很高兴、见到您（你）很高兴、见到您（你）很高兴 22 22 22 22、请指教、请指教、请指教、请指教 23 23 23 23、有劳您了、有劳您了、有劳您了、有劳您了 24 24 24 24、请多关照、请多关照、请多关照、请多关照 25 25 25 25、非常感谢（谢谢）、非常感谢（谢谢）、非常感谢（谢谢）、非常感谢（谢谢）26 26 26 26、再见（再会）、再见（再会）、再见（再会）、再见（再会）第20页，共29页，编辑于2022年，星期日办公室礼节运用1.1.早上同事见面要点头相互问好，道声早上同事见面要点头相互问好，道声“早早”2.2.遇见客人要问好遇见客人要问好3.3.同事之间要礼让同事之间要礼让4.4.电话接听要有礼貌电话接听要有礼貌“您好！我是您好！我是*”*”，说时要轻声，声音要清楚。，说时要轻声，声音要清楚。5.5.接听、拨打电话不要使用免提，以免影响他人。接听、拨打电话不要使用免提，以免影响他人。6.6.请人帮忙后要说请人帮忙后要说“谢谢谢谢”7.7.公司领导之间称呼一律以姓加职务相称，如公司领导之间称呼一律以姓加职务相称，如“*“*总总”，“*“*经理经理”，“*“*主管主管”，对一般职员称呼，对一般职员称呼“小李小李”、“小王小王”、”老张老张“等。等。第21页，共29页，编辑于2022年，星期日电话礼仪电话礼仪1 1少打少用，不要没事泡电话粥。少打少用，不要没事泡电话粥。2.2.要树立电话形象的意识，代表公司形象，要树立电话形象的意识，代表公司形象，个人形象。个人形象。3.3.时间空间选择（该不该，休息时间不打，时间空间选择（该不该，休息时间不打，节假日不打；公共场合不要大声打电话，节假日不打；公共场合不要大声打电话，甚至静音），通话态度热情、谦和，尽甚至静音），通话态度热情、谦和，尽量不用祈句），通话时长和内容（宜短，量不用祈句），通话时长和内容（宜短，长话短说，废话不说）；安全使用，空长话短说，废话不说）；安全使用，空中，加油站，开车不讲电话，不讲机密中，加油站，开车不讲电话，不讲机密信息）。信息）。第22页，共29页，编辑于2022年，星期日1 1、电话铃响在、电话铃响在3 3声之内接起。声之内接起。2 2、电话机旁准备好纸笔进行记录。、电话机旁准备好纸笔进行记录。3 3、确认记录下的时间、地点、对象和事件、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。等重要事项。4 4、告知对方自己的姓名。、告知对方自己的姓名。接电话的四个基本原则接电话的四个基本原则 第23页，共29页，编辑于2022年，星期日 打电话的一些简单技巧打电话的一些简单技巧 1 1、如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，、如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。2 2、打电话时，列出要点，避免浪费时间。、打电话时，列出要点，避免浪费时间。3 3、在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水、在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。或抽烟，要保持正确的姿势。第24页，共29页，编辑于2022年，星期日4 4、如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话、如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。5 5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。对方因为询问你的情况而浪费时间。6 6、通话完毕时应道、通话完毕时应道“再见再见”，然后轻轻放下电话。，然后轻轻放下电话。打电话的一些简单技巧打电话的一些简单技巧 第25页，共29页，编辑于2022年，星期日7 7、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。间。打电话的一些简单技巧打电话的一些简单技巧 第26页，共29页，编辑于2022年，星期日每天自我检查，每天自我检查，将有助于提高！将有助于提高！第27页，共29页，编辑于2022年，星期日一天结束之后自我检查评价一天结束之后自我检查评价1.1.我的工作完成状况？满意不满意我的工作完成状况？满意不满意2.2.我的周围环境维持？好不好，我的周围环境维持？好不好，3.3.上级满意我的工作吗？满意不满意上级满意我的工作吗？满意不满意4.4.下班时：我的灯、空调有没有关闭？下班时：我的灯、空调有没有关闭？5.5.我应该怎样改善？我应该怎样改善？第28页，共29页，编辑于2022年，星期日祝大家职场得意！祝大家职场得意！最后：最后：第29页，共29页，编辑于2022年，星期日