公文格式和行文规则优秀课件.ppt

公文格式和行文规则第1页，本讲稿共58页机关公文处理工作主要依据 1国家行政机关公文处理办法 2国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见 3国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的 通知 4国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知 5国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项 的通知 6国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的 几点意见的通知 7国务院公文主题词表 8国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）2022/10/22第2页，本讲稿共58页第一第一节公文公文格式格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。分组成。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。载体（纸张等）上排列的规定。2022/10/22第3页，本讲稿共58页公文中各要素公文中各要素标识规则：组成公文的各要素分为眉首、主体、版组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。如下图：记三部分。如下图：2022/10/22第4页，本讲稿共58页下 行 文 式 样眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文2022/10/22第5页，本讲稿共58页主体版记附件标识印章成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日期二维条码2022/10/22第6页，本讲稿共58页1 1眉首眉首 （1 1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。应当标明密级和保密期限。（2 2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明明“特急特急”、“急件急件”。其中电报应当分别标明。其中电报应当分别标明“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。2022/10/22第7页，本讲稿共58页 （3 3）发发文文机机关关标标识识：由由发发文文机机关关全全称称或或规规范范化化简简称称后后面面加加“文文件件”组组成成。联联合合行行文文时时应应使使主主办办机机关关名名称称在在前前，“文文件件”二二字字置置于于发发文文机机关关名称右侧，上下居中排布；名称右侧，上下居中排布；2022/10/22第8页，本讲稿共58页 （4 4）发文字号：发文字号应当包括机）发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。下行文居中排布，上主办机关发文字号。下行文居中排布，上行文居左排布。行文居左排布。2022/10/22第9页，本讲稿共58页 发文字号发文字号不规范。主要表现有：不规范。主要表现有：搭配虚字搭配虚字 如：“交办发2005第35号”，这里的“第”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“交办发200535号”（即交通部2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。2022/10/22第10页，本讲稿共58页 要素颠倒。要素颠倒。国家行政机关公文处理办法第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“2005交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化的用法应是“交办发200535号”。2022/10/22第11页，本讲稿共58页 年号不全。年号不全。如“国办发0835号”，这里的“08”是指2008年度。如若事过几个世纪或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全。2022/10/22第12页，本讲稿共58页 错用括号。错用括号。如“国办发（2008）35号”、“交办发2008 35号”，这里的年份所用的括号“（）”、“”均是错误的。规范的用法应是六角括号“”，如：“交办发200835号”。2022/10/22第13页，本讲稿共58页 乱设虚位。乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“国办发2008005号”，这里的“005号”应改为“5号”。2022/10/22第14页，本讲稿共58页 摆放有误。摆放有误。一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中。发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安排，右空1字；2022/10/22第15页，本讲稿共58页 （5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。2022/10/22第16页，本讲稿共58页上 行 文 式 样眉首主体发文字号签发人2022/10/22第17页，本讲稿共58页 2 2主体主体 （1 1）公文标题：公文标题应当）公文标题：公文标题应当准确简要准确简要地地概括公文的概括公文的主要内容主要内容并标明并标明公文种类公文种类，一般应，一般应当标明当标明发文机关发文机关。公文标题中除法规、规章名。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般称加书名号外，一般不用标点符号不用标点符号。2022/10/22第18页，本讲稿共58页公文公文标题常常见问题：标题要素掌握不当：标题要素掌握不当：标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略的不能省略，该省略的要省略。当有发文机关标识时，可省略发文机关名称；当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由；当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。2022/10/22第19页，本讲稿共58页 多重转发时标题冗长。多重转发时标题冗长。如如“县县人人民民政政府府关关于于转转发发市市人人民民政政府府关关于于转转发发省省人人民民政政府府关关于于转转发发国国务务院院关关于于印印发发国国家家行行政政机机关关公公文文处处理理办办法法的的通通知知的的通通知知的的通通知知的的通通知知”。这这里里介介词词“关关于于”、动动词词“转转发发”、文文种种“通通知知”反反复复出出现现，在在一一个个标标题题内内重重复复使使用用，造造成成标标题题冗冗长长，令令人人不不知知所所云云。解解决决用用词词重重叠叠问问题题，可可采采用用 “简简化化法法”、“直转法直转法”、“替代法替代法”进行处理。进行处理。2022/10/22第20页，本讲稿共58页简化法简化法简化法简化法：省财政厅要转发“财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时:如果机械转发则为:省财政厅关于转发财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知的通知 标题可拟为：省财政厅关于转发财政部中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知2022/10/22第21页，本讲稿共58页直转法：直转法：县人民政府关于转发国务院国家行政机关公文处理办法的通知替代法：替代法：县人民政府关于转发市人民政府政发200883号文件的通知2022/10/22第22页，本讲稿共58页 标题标点符号使用不当。标题标点符号使用不当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。例:习惯写法为：省交通厅关于转发交通部关于组织公路、水路执法人员学习交通行政许可实施程序规定的通知的通知 正确写法为：省交通厅转发交通部关于组织公路水路执法人员学习交通行政许可实施程序规定的通知2022/10/22第23页，本讲稿共58页 标题中标题中“批转批转”、“转发转发”和和“印发印发”使用不当。使用不当。“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。2022/10/22第24页，本讲稿共58页 （2 2）主送机关：主送机关指公文的主）主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。称、统称。（3 3）正文：）正文：公文首页必须显示正文。公文首页必须显示正文。必要时将主送机关名称移至版记中抄送机必要时将主送机关名称移至版记中抄送机关之上。关之上。2022/10/22第25页，本讲稿共58页 （4 4）附件：公文如有附件，应当注明附件顺）附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（如序和名称。（如“附件：附件：1 1”）并）并在附件左上角第在附件左上角第1 1行顶格标识行顶格标识“附件附件”，有序号，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。但用致。但用印发、转发、批转、公布、报送印发、转发、批转、公布、报送等形等形式发出的内容，不用标注附件。式发出的内容，不用标注附件。2022/10/22第26页，本讲稿共58页 （5 5）成文时间：以领导人签发的时间为准。）成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。电报，以发出日期为准。2022/10/22第27页，本讲稿共58页 （6 6）公文生效标识：公文除）公文生效标识：公文除“会议纪要会议纪要”和以和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（见下图）（见下图）注意：会议纪要和电报上不加盖印章。注意：会议纪要和电报上不加盖印章。2022/10/22第28页，本讲稿共58页联合行文末页公文版式2022/10/22第29页，本讲稿共58页v （7）附注：公文如有附注（需要说明的其他事项，如“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话），应当加括号标注。v 常见问题：没有在请示的“附注”处注明联系人的姓名和电话。反而在报告的“附注”处注上了。v 2022/10/22第30页，本讲稿共58页3 3版记版记 （1 1）主题词：公文应当标注主题词。）主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。公文的主题词是适应办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文内容选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。由各机关自行制定。2022/10/22第31页，本讲稿共58页主主题词标注不注不规范的表范的表现有：有：不标注主题词；不标注主题词；不按主题词表标注不按主题词表标注,而是简单地从标题中选取；而是简单地从标题中选取；主主题题词词标标注注太太多多或或太太少少。有有的的一一标标八八、九九个个，有的只标一个；有的只标一个；最后一个主题词不是文种。最后一个主题词不是文种。2022/10/22第32页，本讲稿共58页 （2 2）抄送机关：抄送机关指除主送机关）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。用全称或者规范化简称、统称。（3 3）印发机关及日期。）印发机关及日期。（4 4）二维条形码）二维条形码v注意：公文的版记一定在公文封底的最后！注意：公文的版记一定在公文封底的最后！2022/10/22第33页，本讲稿共58页v公文的特定格式：公文的特定格式：信函式格式：信函式格式：命令格式：生效标识为签发人签名章。命令格式：生效标识为签发人签名章。会议纪要格式：会议纪要标识由会议纪要格式：会议纪要标识由“会议名会议名称称会议纪要会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。组成。会议纪要不加盖印章。2022/10/22第34页，本讲稿共58页第二第二节行文行文规则v 为保证公文处理工作高效有序地进行，必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：2022/10/22第35页，本讲稿共58页一、一、行文应当精简注重效用行文应当精简注重效用v一是可发可不发的文件，坚决不发；一是可发可不发的文件，坚决不发；v二二是是凡凡已已开开会会作作过过部部署署或或已已登登报报、发发电电话话通知、传真电报的，一般不再发文；通知、传真电报的，一般不再发文；v三三是是本本级级工工作作措措施施相相比比上上级级文文件件没没有有更更具具体要求的，不再发文；体要求的，不再发文；v四四是是本本机机关关内内部部部部署署的的一一般般工工作作，一一般般不不发文。发文。2022/10/22第36页，本讲稿共58页实际工作中常见问题：实际工作中常见问题：1.一些工作只需打个电话或发个传真就能解决，但为了强调自己工作的重要性，找出种种理 由发文；2.发个办公厅文能够解决的问题，坚持要发部 文，认为规格越高越好；3.一个内容相同的通知用几种形式同时发出，既发文件，又发传真电报，还要电话通知。2022/10/22第37页，本讲稿共58页二、按机关隶属关系行文二、按机关隶属关系行文v机关之间的工作关系主要有三种类型：机关之间的工作关系主要有三种类型：1.领导与被领导关系。2.指导与被指导关系。3.不相隶属关系。2022/10/22第38页，本讲稿共58页 1.处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导 或被指导的下级机关主送下行文；2.被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指 导机关主送上行文；3.不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。2022/10/22第39页，本讲稿共58页常见问题主要有：常见问题主要有：1.有时向国务院办公厅、发展改革委、财政部等部 委写请示和报告；向中共中央办公厅、中央组部 写请示和报告；2.个别情况向省级人民政府下批复；3.向不相隶属的机关和单位下批复。2022/10/22第40页，本讲稿共58页三、授权行文规则三、授权行文规则 1.如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经同意并授权后，向下级政府行文。在行文时，应在文中注明“经X X X政府同意”的字样。2022/10/22第41页，本讲稿共58页 2.各级政府以及各部门的办公厅（室）是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，具有授权行文的性质（内部事务除外），与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，。虽然办公厅（室）的行文具有授权行文的性质，但在法律上还是有区别的，所以行政法规和规章必须由政府或部门发布，而不能由办公厅发布。2022/10/22第42页，本讲稿共58页 3.部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。2022/10/22第43页，本讲稿共58页常见问题主要有：常见问题主要有：1.不经授权直接行文；2.不能正确运用授权行文规则；3.部门内设机构对外正式行文；4.对国务院“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”有误解。2022/10/22第44页，本讲稿共58页四、联合行文规则四、联合行文规则1.同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；2.政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；3.政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；4.政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。2022/10/22第45页，本讲稿共58页5.联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。6.联合行文应当确有必要，单位不宜过多。7.联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号：行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关，军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。2022/10/22第46页，本讲稿共58页8.联合行文的会签：联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。9.联合行文的用印，行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。2022/10/22第47页，本讲稿共58页联合发文中经常出现的问题：联合发文中经常出现的问题：1.主办机关没有排列在前。有两种情况：一是在排序上谦让，认为交通系统的事情需要其他部委大力协助，因此联合发文中不考虑自己是主办单位，主动把其他部委排列在前，但其他部委又不愿作为主办单位，致使发文字号标注困难。二是在排序上互争，有的部委认为自己权力较大，有的部委认为自己的领导职位较高，不适当地要求排列在前。2.联合办文的机关级别不同。3.会签时为了加快运转，使用复印件会签。2022/10/22第48页，本讲稿共58页五、不越级行文五、不越级行文 不越级行文的规则体现了一级抓一级、一级对一级负责的组织原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可特事特办，越级行文，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。2022/10/22第49页，本讲稿共58页六、不越权行文六、不越权行文 这一点的要求是，行文的内容应是本机这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。上在实践中行不通，而且会造成政令混乱。上级机关有权责令纠正或撤销。级机关有权责令纠正或撤销。2022/10/22第50页，本讲稿共58页七、上行文不直接报送领导个人七、上行文不直接报送领导个人 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。2022/10/22第51页，本讲稿共58页上行文直接报送领导个人的不良后果：上行文直接报送领导个人的不良后果：1.未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；2.这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；3.现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。2022/10/22第52页，本讲稿共58页八、八、“请示请示”应一文一事应一文一事 机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮，最后延误工作。因此，应把几件事项分开请示，一事一文。在这个问题上不能搞精简、压缩。这是依法行政的要求。2022/10/22第53页，本讲稿共58页 九、九、“请示请示”只主送一个机关只主送一个机关 一一些些机机关关认认为为一一件件事事情情涉涉及及多多个个上上级级主主管管机机关关时时应应同同时时主主送送，这这样样会会加加快快问问题题的的解解决决。恰恰恰恰相相反反，由由于于多多头头请请示示，不不分分主主次次，极极易易引引起起机机关关之之间间相相互互等等待待，互互相相推推诿诿，造造成成延延误误。即即使使办办理理，也也会会使使协协调调难难度度增增加，影响工作效率。加，影响工作效率。正正确确的的做做法法是是，请请示示公公文文只只主主送送一一个个机机关关，相相关关的的机机关关或或部部门门采采用用抄抄送送形形式式，以以便便主主办办机机关关征征求求意意见见或会签。或会签。2022/10/22第54页，本讲稿共58页 许多单位只有一个上级，虽然不存在多头请示问题，但向两个以上部门请求批准的事项还是很普遍的，将两个以上部门作为主送单位的函是常有的，虽然使用的是函的格式，但其在处理过程中与请示的处理原则是相同的，在实际工作中应当参照这一规则。2022/10/22第55页，本讲稿共58页十、十、“请示请示”不同时抄送下级机关不同时抄送下级机关 请请示示内内容容是是未未决决事事项项，在在上上级级机机关关还还没没有有批批准准前前，向向下下级级机机关关抄抄送送透透露露，会会引引起起不不必必要要的的误误会会或或矛矛盾盾，不不利利于于工工作作的的开开展展。因因此此，请请示示事事项项只只能能在在上上级级机机关关答复或批准之后，再通知下级机关。答复或批准之后，再通知下级机关。2022/10/22第56页，本讲稿共58页十一、十一、“报告报告”中不夹带请示事项中不夹带请示事项 “报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，供上级机关决策参考。上级机关对一般不作答复；“请示”是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。如果“报告”中夹带请示事项，很容易误事。因此，“报告”中不得夹带请示事项。2022/10/22第57页，本讲稿共58页 如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：1.将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；2.以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。2022/10/22第58页，本讲稿共58页