公司印章管理使用制度.docx

东方嘉盛公司印章管理使用制度目的为了保证_公司（以下简称“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。 適用範圍本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。 本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 印章授权管理和使用部门： （一）公司印章，由公司董事长授权向相关部门核发或核销； （二）公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用： 1、公司行政章、法定代表人印章由公司办公室负责管理和使用； 2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用； 3、合同专用章由公司法务部负责管理和使用。 4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法执行。 5、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司办公室上报书面申请，经董事长批准同意后配置或更换印章。 6、印章刻制由公司办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。 印章的管理 （一）公司的所有印章，均由公司办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。印章启用时由公司办公室下发关于公司启用有关_专用章的通知（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。（二）办公室向印章专管员移交印章时，应填写公司印章留样备案表（详见本管理办法附件二）。 （三）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司办公室登记、留样。 （四）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司办公室，由公司办公室负责销毁。 （五）严禁印章专管员将印章转借他人。 （六）印章丢失时，印章专管员应当及时向公司办公室书面报告，公司办公室应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。 （七）公司决定需要停用印章的，由董事长签字同意后由公司办公室下发关于公司停用有关_专用章的通知（详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。 （八）各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。 印章专管员的职责 公司所有印章专管员应遵守本条以下规定： （一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。 （二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。 专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四的印章交接单，登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 （三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。 （四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 （五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。 （六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写印章专管人离职交接单（详见本办法附件五）后方可办理离职手续。 （七）禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经董事长批准并填写公章外出使用审批单（详见本办法附件六）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件四的印章交接单办理交接手续后方可带出。 公司印章按原则不可带出，如有重要事项必须带出印章时，须向总经理说明情况，总经理签字批准后才可带出。带出的印章必须由公司两人以上（含印章专管员）监督下使用，使用完毕立即交还印章管理人员。完成公司流程审批後，填寫印章使用登记表，交公司印章保管人，與流程审批上的副本核對無誤後，方可使用。第七条、各类公章的使用规定 （一）公司印章的使用 1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。 2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表 、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写_公司用印审批记录单（详见本管理办法附件七）并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。 3、除本条第2项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表 、邀请函等文件，均须填写_公司用印审批记录单并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。 4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料及_公司用印审批记录单作为用印凭据档案由印章专管员留存。涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司法务部门审核签字后方可使用。 5、禁止在手写文件上加盖公司印章。 6、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表 、邀请函上加盖公司印章。 （二）合同专用章的使用规定 1、对外签署的合同或协议，应按公司章程及公司合同管理规定办理审批程序。 2、公司合同专用章由公司法务部指派专人担任印章专管员负责保管。 3、需使用合同专用章时，经办人应填写公司合同专用章用印审批单（详见本管理办法附件八），经公司对应管理领导审批同意方可用印。交公司管理领导审批的合同，应注有公司法务部、顾问律师及该合同对应的业务部门负责人的审核意见。 4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。 6、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。 （三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。 （四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，并报公司办公室备案。 （五）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的用印登记簿（详见本管理办法附件九）及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。 第八条、法律责任 （一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。 （二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。 第九条、附则 （一）本办法附公司印章管理的相关文件范本。 （二）本办法自发布之时效实施。 （三）本办法由公司办公室负责解释。附件一： _公司文件X司办发20_号关于公司启用有关_专用章的通知_公司各部门及分子公司： 根据_公司公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司已启用“_专用章”，该印章由公司_部门管理，专管人员为_。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_年_月_日起，启用本通知附件的公章，原“_专用章”印章同时废止。 特此函告。 附件：新旧印章样式 _年_月_日 旧印章样式新印章样式 主题词：印章 启用 通知 抄送：_，_，_， _。 _公司办公室 _年_月_日印发附件二： 公司印章留样备案表 NO:_ 印章名称：_章 审批人：_ 刻制人：_ 启用时间：_ 配置及保管部门：_ 印章用途：_ 印章专管员：_ 印章留样本留样印章自_年_月_日启用。 印章领用凭据及承诺： 本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_年_月_日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。 印章专管员：_ _年_月_日附件三： _公司文件X司办发20_号关于公司停用有关_专用章的通知_公司各部门及分子公司：根据_公司公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司决定作废停用原由公司_部门专管人员_管理的“_专用章”。 _年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。 特此函告。 附件：停用印章样式 _年_月_日 停用印章样式 主题词：印章 停用 通知 抄送：_，_，_， _。 _公司办公室 _年_月_日印发附件四： 印 章 交 接 单 NO:_ 部门名称：_ 交接印章名称：_ 交接日期：_月_日 用印注意事项说明： 1、交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法之规定。 2、其他说明事项：_ _ 3、印章留样： 留样 4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。 移交人：_ 接收人：_ _年_月_日 _年_月_日 印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件五： 印章专管人离职交接单 NO:_ 部门名称：_ 离职交接印章名称：_ 交接日期：_月_日 1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法之规定。 2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。 3、其他说明：_ 4、印章留样： 留样 5、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。 移交人：_ _年_月_日接收人：_ _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件六： 印章外出使用审批单NO:_1、部门名称：_ 2、外出印章名称：_ 3、使用日期：_月_日 4、用印事项：_ 5、外出使用原因：_ _ 6、用印责任人：_ 印章留样： 留样7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章_负责。 申请人：_ _年_月_日 印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件七： _公司用印审批记录单 NO:_ 申请人：_；申请日期：_。 申请人所在部门：_ 所在部门负责人审核意见：同意(由当事人勾选)_。 文件名称正/复印件份数用途说明正本 复印件正本 复印件正本 复印件正本 复印件审批同意人 【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写，不需填全 所有栏目】办公室负责人同意签名：财务部负责人同意签名：法务部负责人同意签名：总经理同意签名：董事长同意签名：申请使用的印章： 公司印章 法定代表人印章 合同专用章 财务专用章用印情况(由当事人勾选) 已用印 (申请人签名) (日期) 已用印 (保管人签名) (日期)备注说明 注意事项 用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。附件八： _公司合同专用章用印审批单NO:_用印申请部门 合同份数 经办人签字 联系电话 签约方 甲方： 乙方： 其他方（包括担保方或丙方）： 涉及金额 签约负责人 联系电话 部门经理签字 顾问律师意见： 法务部意见： 总经理审批 董事长审批附件九： _公司_印章使用登记簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部门：_填表人：_序号盖章时间文件名称及发文号批准部门批准人印章专管员或代行人印备注