服务组织手册信息管理部分.doc

信息管理1 范围对一汽大众的经销商信息管理和一汽大众与经销商之间的信息沟通进行规定。2 管理内容2.1信息反馈方式：通过R/3系统进行信息反馈，对于特殊情况无法连通R/3系统或无法通过R/3来反馈的信息，则通过传真、邮件等其它方式反馈信息。2.2 信息分类经销商与一汽大众沟通的信息分为：文件、函电；经销商基础信息；人员信息；售后服务月报；服务营销信息；车辆信息反馈；HST(技术服务手册)；ELSA(电子信息系统)；其它信息等。2.3 信息管理2.3.1文件、函电2.3.1.1一汽大众发放的文件、业务通知及其它信函等。对于一汽大众给全部经销商所发的通知或文件在R/3的售后服务通知单列表中；其它的通知或业务信函等通过R/3 中的信箱发送。2.3.1.2一汽大众发放的文件、业务通知编号售后服务科文件 55年销售服务部（服）字第55号售后服务科业务通知 55年售后服务第55号备件科文件 55年销售服务部（备）字第55号备件科业务通知 55年备件第55号注：前55为年份后55为文件编号2.3.1.3 经销商每天必须查看售后服务通知单列表和R/3的收件箱，并按规定进行信息的存档和传递。2.3.2 基础信息2.3.2.1 经销商基础信息包括：财务名称、地址；中文名称、地址；邮编；传真；24小时服务电话，站长电话；服务站状态(1新签协议 2过渡服务 3开业)；现场代表；是否通过ISO 9002 服务站类别，是否使用FAW-VW；R/3是否联网；签约日期、开业日期等。2.3.2.2 经销商的基础信息不许任意变更，如特殊情况要进行变更必须经现场代表签字后反馈给相应部门处理。(财务地址、财务名称反馈给财务部门；24小时服务电话、传真、站长电话、E-mail地址、经销商名称、地址、邮编等反馈给售后服务科)。2.3.3 人员信息2.3.3.1 经销商的所有人员信息( 人员编号、姓名、职务、电话、手机、出生日期、性别、工作日期等) 必须录入R/3 。2.3.3.2 当人员信息发生变化时，要及时在R/3 系统中维护。2.3.3.3 人员编号为四位，经销商自行定义，一经录入系统则不能更改，且经销商应让本人熟知自己的人员编码，以便在其它场合使用。2.3.4 售后服务月报2.3.4.1 售后服务月报包括下列信息：人员分配信息；维修能力；维修工时；营业额；成本核算等。2.3.4.2所有已开展过渡服务经销商和已开业的经销商必须自开展服务后的下个月开始，于每月10日前在R/3中完整、准确地填报月报。2.3.4.3 经销商应用售后服务科提供的售后服务月报图表对经营状况进行分析，以便及时改进自己的服务。2.3.5 服务营销信息2.3.5.1 各种服务营销活动（冬季服务行动、夏季服务行动、3.15消费者权益活动、军车服务等）的总结及年终经销商的工作总结等按相应的服务活动的要求反馈信息。2.3.5.2 经销商有义务和责任把当前活动的信息反馈给一汽大众。2.3.6 车辆信息反馈2.3.6.1 车辆信息反馈单是经销商与一汽大众之间进行技术支持、车辆信息反馈等的主要沟通渠道。当经销商需要技术支持或进行车辆信息反馈时必须在R/3 中录入车辆信息反馈单。2.3.6.2 经销商当在一汽大众反馈的信息中有重点跟踪的信息时，一定要进行认真的跟踪，并把跟踪信息在R/3 中录入。2.3.6.3 经销商在收到一汽大众的技术支持信息后一定要进行经销商反馈，把经销商实施情况等信息录入，以便形成信息的闭环。2.3.7 HST(技术服务手册)2.3.7.1 HST 由一汽大众通过R/3信息等方式下发，经销商应及时按相应的规定处理。2.3.7.2 一汽大众将在ELSA系统更新时及时把HST的新内容加到ELSA系统中。2.3.8 ELSA(电子信息系统)2.3.8.1 ELSA系统包括：维修手册、工位工时定额、服务组织管理资料、故障代码、自学手册、技术服务手册、电路图、仪器使用说明、服务款项管理、保养表格/要点信息。2.3.8.2 一汽大众的ELSA系统以光盘的形式下发，经销商应注意保存、保密，并备计算机合理使用。2.3.9 其它信息2.3.9.1 培训信息的具体规定见培训管理2.3.9.2 索赔信息管理具体规定见索赔管理2.3.9.3 备件部分的信息管理具体规定见备件管理2.3.9.4 经销商对于一些突发事件、市场信息、产品性能、产品质量信息、用户信息等的信息反馈要通过R/3信箱或传真等形式反馈给现场代表。2.3.9.5信息反馈采用附表一：经销商信息反馈表 的形式：2.4 信息存档及处理2.4.1 信息的存档2.4.1.1 由经销商信息员对信息进行管理。2.4.1.2 设置档案室，要有文件柜、文件盒、文件夹，对文件资料要实行分类定置管理，并有档案目录。2.4.1.3 对于通过R/3 等收到的电子信息，应及时处理，并对电子信息进行存档。经销商应在C:盘或D:盘下建立下列文件夹并相应进行存档： 【C:盘或D:盘】 【售后】 【技术文件】 【管理文件】 【业务通知】 【 其它 】 【备件】 【管理文件】 【业务通知】 【 其它 】2.4.1.4 对于已在计算机存档的信息要定期备份，以免由于其它原因造成信息丢失。2.4.1.5 经销商要对收到的和反馈给一汽大众的信息资料存档。2.4.1.6 经销商在充分利用各种信息的同时，要保证信息的安全，对于因管理不善而造成信息的泄密，给一汽大众和经销商造成的损失，责任由经销商全部承担。2.4.1.7 各种电子版信息的光盘、软盘等要同文件信息一样妥善保存。2.4.1.8 对存储、使用信息的计算机要设置口令，并保证口令不被他人盗取，防止信息被他人窃取、破坏。2.4.2 信息处理2.4.2.1 信息的采集要快速、准确、详实。2.4.2.2 信息反馈时要使用标准专业术语，内容完整、条理清晰、有逻辑性，必要时可附图片或照片，对于非电子版的信息要求字迹工整。2.4.2.3 信息的反馈要做全程跟踪，以保证信息的连续性、完整性。2.4.2.4 信息的处理要及时。2.5 其它一汽大众将逐步改进完善R/3 系统，新增的功能模块以通知的形式告知经销商，经销商在得到通知后应按要求合理应用新模块，以进一步提高工作效率。附表一： 经销商信息反馈表经销商代码 XXXX年 XX 月 XX 日 第XX号经销商名称联系人联系人电话联系人传真对方联系人或部门主题反馈的信息内容站章：领导签字：xxx