办公室日常管理办法及建议.doc

办公室管理办法办公室日常管理为加强公司管理，维护公司良好形象，特制明确要求，规范行为，以创造良好的企业文化氛围。一、服务规范 1、仪表：办公室职员应仪表整洁、大方。 2、接待：在接待公司内外人员的垂询、要求等，任何场合应礼貌、大方，不卑不亢。3、用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4、电话接听：接听电话应及时，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长或用于自己的私事。二、办公秩序1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2、职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内及公共环境的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。3、专用的设备由指定专人定期维护及管理。4、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即报修，以便及时解决问题。三、办公物资管理1、公司办公室物资应由专人监督大家共同爱护。2、办公用品物资采购：公司办公用品物资的采购，原则上由办公室专人统一打采购购买，属特殊物资经同意，可另行购买。3、办公室物资借用：凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由相关领导签字认可，且经手人员应及时督促归还。四、传真使用管理1、传真件的接收由收发员统一接收、转达或保存。2、传真件接收后，重要传真填写收件登记簿，并及时分发收件人员或保存。3、公司传真机应随时处于开机接收状态。4、传真的发送由当事人员或由收发员协助发送传真。5、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。五、印信使用管理印章的管理使用应严格规范，确保公司行文、文件、合同等文档的正规性及有效性。印章保管应 “审用分离、分散保管”。 印章应在被授权持有、保管的部门内使用，确定责任人，一般不得携带外出。若特殊情况需将印章带出，须经总经理签条，印章保管责任人书面登记（借用人姓名、借用及归还时间、用途、批准人等详细信息），携带人应确保印章安全。一般不得开具空白介绍信、空白授权书、空白合同等，如遇特殊情况，须经总经理书面批准同意，批准记录留存备查。印信盖用，须经主管领导批准，并有印章保管责任人监督。印章保管责任人不在时，应由代理人代为保管。其他人不得以任何理由私自盖用或用做私人用途。六、授权书等重要文件开具及管理授权书，非实际发生业务需要，且未经总经理签字批准，任何人不得以任何理由开具。如需，则由需用人填写开具授权申请单，并自行到总经理处签字，批准后将签条送至办公室登记（授权人姓名、授权事宜、时间及权限、批准人），然后开具授权书。因业务需要开立介绍信等证明文件，须经主观领导签条，并由需用人携签条到办公室登记备案（被介绍人姓名、事宜、时间、批准人）后方可出具。七、办公室值班管理除公司另行通知外，办公室在工作时间内都必须有人值班。节假日，按规定轮休，休息的职员应处理、安排好自己的工作。八、责任以上管理的检查、监督由销售部主任执行，违反此规定的人员，将给予相关处理。合同管理一、合同谈判及签订合同谈判人员应对合同及公司负责，谈判时应充分考虑公司利益。合同签订人员应对合同内容熟悉并有主观见解，如有需要可由办公室职员配合，但应积极主动不能推脱职责，合同签订后签订人员对合同负有相关责任及义务。外出签订合同，原则上不能携带空白合同及合同章，如遇特殊情况，须经总经理签条，并由借用人在办公室登记详细信息（借用人姓名、事宜、借用及归还时间、批准人等详细信息，空白合同必须登记编号及数量，合同章必须登记编号）。二、合同登记及保管合同签订后，相关人员应及时将合同原件送到公司销售办公室合同管理员处进行登记保存并由合同管理员出具合同签收条，合同登记保存时必须完整清晰。合同管理员应将合同详细信息录入电脑，及时细分并存档，合同存档期间合同管理员对合同保管负全责。三、合同查阅及借阅管理合同管理员对合同管理负全责，有监督和管理的权利，其他人员必须配合并尊重合同管理员的正常工作。合同查阅，需经合同管理员同意方可进行，查阅完毕，必须自行按要求整理并及时归位；若管理员不在场，必须经过管理员认同人员代为监督。否则，任何人不得私自翻阅。合同借阅原件需主管经理签字的批条（注明：借阅合同名称，借阅及归还时间，借阅者姓名）或者发短信通知，否则，只能借阅经管理员同意的合同复印件。借阅原件应在管理员处主动登记（自行填写详细的借阅记录信息，如：借阅人、借阅合同名称及数量、借阅时间、归还时间、批准人。）任何人查阅、借阅合同，必须小心、爱惜，不得擅自向无关人员提供合同相关信息，在查阅、借阅期间合同出现损坏或者其它情况时由借阅人负责。招投标管理一、招标信息来源及购买1、通过网络途径获取。2、客户邀请。3、业务员在项目上获取。4、其他方式。信息获取后由投标员排查，然后上报确认，经总经理或责任经理肯定后准备招（议）标文件购买所需资料、费用及时购买。二、招标文件登记及标注招（议）标文件到达后统一登记造册，及时翻阅，标记主要内容及注意事项，根据开标时间安排好投标工作。三、标前准备1、根据投标时间安排好投标顺序及负责人。2、投标费用办理。3、标书制作。4、投标价格确定。四、投标标书制作好后及时联系投标责任人，安排投标。投标方式尽量节俭并确保安全无误。五、开标记录开标后，投标人应及时向投标员反馈开标信息，由投标员登记存档。六、标后工作开标后，投标责任人及投标员应继续关注相关信息。若中标，及时办理中标后事宜，否，及时登记投标保证金退还时间，并确定退保证金责任人。七、投标相关1、网站维护及管理：公司网站确定管理人员，由管理员负责日常维护、查询、汇报等。2、信息收发：日常重要信息由信息管理员通过公司发送平台及时发送。3、设备管理：确定责任人，大家共同爱护，由责任人监督。