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第三章 表现在学习的是第1页，共50页3.1 创建表Access 2003提供三种创建表的方法：1、使用设计器创建表2、使用向导创建表3、通过输入数据创建表现在学习的是第2页，共50页 使用设计视图创建表步骤：1.在数据库窗口中选择表对象，双击使用设计器创建表现在学习的是第3页，共50页2.或者单击【新建】按钮，选择设计视图现在学习的是第4页，共50页3.在表设计视图中，【字段名称】列输入字段名，【数据类型】列选择字段的数据类型，【说明】栏中输入有关此字段的说明，窗口下部的【字段属性】区用于设置字段的属性。现在学习的是第5页，共50页现在学习的是第6页，共50页4.所有的字段名、数据类型、说明及字段属性都设置完后，选择【文件】|【保存】或者单击工具栏中的【保存】按钮。5.如果在保存表之前未定义主码字段，则Access2003将询问是否由系统自动添加一个主码。选择【是】表示确认，选择【否】表示不需要自动添加主码字段。现在学习的是第7页，共50页 关于字段名称、数据类型、说明1.字段名称在“字段名称”列中可以添加或显示已有字段名称，字段名的命名必须符合Access2003的对象命名规则。（1）、长度最多可达64个字符；（2）、可以包括字母、数字和空格，以及除句点、惊叹号、重音符号和方括号外的所有特殊字符；（3）、不能使用前导空格或者控制字符（ASCII值从031的字符）。现在学习的是第8页，共50页2.数据类型：用于指定在字段中存储的数据类型。表3.1 数据类型及用途数据类型用 途文本字符、数字或字符与数字的任意组合，不能用于计算。最长255个字符，默认长度为50个字符备注超长的文本，用于注释或说明，最长65535个字符数字用于计算的值，1、2、4或8字节日期/时间表示日期和时间，可用于计算，最多8字节货币表示货币的数据类型，可用于计算，小数点左边最多为15位，右边可精确到4位，最多8字节自动编号Access为每条记录提供唯一值的数值类型，常用做主码，4字节是/否布尔型，1字节，如是/否、真/假、开/关等OLE对象源于其它基于Windows应用程序的对象链接与嵌入，如Excel表单、Word文档、图片、声音等，最多1G字节超级链接建立一个存储超级链接的字段，可以链接到一个UNC或URL字段，由4部分组成：显示文本、地址、子地址、屏幕提示，用#间隔。最多2048个字符查阅向导创建一个字段，该字段允许从其他表、列表框或组合框中选择字段类型。输入表数据时，可从一个下拉列表中选择值现在学习的是第9页，共50页3.说明该列用于对字段进行必要的说明。例如：字段的含义及用途等现在学习的是第10页，共50页 字段属性：决定了如何存储和显示字段中的数据表3.2 常规属性选项卡属 性作 用字段大小设置文本、数据和自动编号类型的字段中数据的范围，可设置的最大字符数为255格式控制显示和打印数据格式，选项预定义格式或输入自定义格式小数位数指定数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是015输入法模式确定当焦点移至该字段时，准备设置的输入法模式输入掩码用于指导和规范用户输入数据的格式标题在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息默认值指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型无此项属性有效性规则一个表达式，用户输入的数据必须满足该表达式有效性文本当输入的数据不符合有效性规则时，要显示的提示性信息必填字段该属性决定是否出现Null值允许空字符串决定文本和备注字段是否可以等于零长度字符串()索引决定是否建立索引及索引的类型Unicode压缩指定是否允许对该字段进行Unicode压缩现在学习的是第11页，共50页表3.5 输入掩码属性所使用字符的含义字符说 明0必须输入数字(09)9可以选择输入数字或空格#可以选择输入数据或空格(在“编辑”模式下空格以空白显示，但是在保存数据时将空白删除，允许输入加号和减号)L必须输入字母(AZ)?可以选择输入字母(AZ)A必须输入字母或数字a可以选择输入字母或数字&必须输入一个任意的字符或一个空格C可以选择输入一个任意的字符或一个空格.:;-/小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符(实际的字符将根据“Windows控制面板”中“区域设置属性”的设置而定)将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方输入!使接下来的字符以原义字符显示(例如，A只显示A)现在学习的是第12页，共50页字段的查阅属性选项卡只有一个【显示控件】属性，该属性仅对文本、数字和是/否类型的字段有效。1.对文本和数字类型的字段提供了三个选项值：文本框（默认值）、列表框和组合框 查阅属性现在学习的是第13页，共50页2.对是/否类型的字段提供了3个选项值：复选框（默认值）、文本框和组合框现在学习的是第14页，共50页主 码主码（也称主键、主关键）：用于唯一标识表中每条记录的一个或一组字段。表设计主码，可以确保唯一性，避免任何重复的数值或Null（空）值保存到主码字段中。在Access 2003中，可以定义3种主码：自动编号、单字段及多字段主码现在学习的是第15页，共50页自动编号主码 创建一个空表时，在保存表之前如果未设置表的主码，Access2003会询问是否需要设置一个自动编号的主码。它的作用是在表中添加一个自动编号字段，在输入记录时，自动编号字段可设置为自动输入连续数字的编号。现在学习的是第16页，共50页单字段主码在表中，如果某一字段的值能唯一标识一条记录，就可以将此字段指定为主码。如果选择作为主码的字段有重复值或Null（空）值，Access 2003就不会将它设置为主码。现在学习的是第17页，共50页多字段主码在表中，可以将两个或更多的字段指定为主码（至多包括10个字段）。设置主码的操作步骤：1、在设计视图中打开表；2、单击行选择器，选择主码字段所在的行，如果要设置多字段主码，先按住Ctrl键，然后单击行选择器选择所需的字段；3、单击工具栏中的【主码】按钮，或右击，从弹出的快捷菜单中选择【主码】命令。现在学习的是第18页，共50页索 引 创建索引1、创建单字段索引在设计视图中打开需要设置单字段索引的表；单击要设置索引的字段行；在【字段属性】选项卡中，单击【索引】属性 框，根据字段的数据值，选择【有(无重复)】或【有(有重复)】选项。现在学习的是第19页，共50页2、创建多字段索引在设计视图中，打开需要创建多字段索引的表；选择【视图】|【索引】命令，或者单击工具栏中 的【索引】按钮 ，打开现在学习的是第20页，共50页在【索引名称】列中输入索引名称；在【字段名称】列中，单击右边向下箭头，从下 拉列表中选择索引的第一字段；在【排序次序】列中，选择【升序】或【降序】选项；根据需要可继续定义其他需要索引的字段。现在学习的是第21页，共50页 查看与编辑索引在设计视图中打开包含索引的表；选择【视图】|【索引】命令，或单击工具栏中【索引】按钮，打开【索引】对话框；在【索引】对话框中列出当前表中已定义的索 引名称、索引字段、索引的排序次序等；要删除某个索引,可以单击行选定器选择索引,然后按Delete键删除。现在学习的是第22页，共50页 使用向导创建表步骤：1.在数据库窗口中选择表对象现在学习的是第23页，共50页2.单击新建按钮，选择表向导单击新建按钮，选择表向导现在学习的是第24页，共50页3.直接双击使用向导创建表直接双击使用向导创建表现在学习的是第25页，共50页 通过输入数据创建表1.在数据库窗口中选择表对象，双击通过输入数据创建表现在学习的是第26页，共50页2.此时系统打开一个空表现在学习的是第27页，共50页3.如果要对字段重新命名，可双击字段名，然后输入新名称。4.在各字段中输入相应的数据。5.输入数据后，单击工具栏中的【保存】按钮，或者选择【文件】菜单中【保存】命令，在显示的【另存为】对话框中输入表的名称，单击【确定】按钮保存表。现在学习的是第28页，共50页3.2 管理与维护表3.2.1 表间关系的建立如果两个表使用了共同的字段，就应该为这两个表建立一个关系，通过表间关系就可以指出一个表中的数据与另一个表中的数据的相关方式。表间关系的类型有：一对一、一对多、多对多现在学习的是第29页，共50页当创建表间关系时，必须遵从参照完整性规则，这是一组控制删除或修改相关表数据方式的规则。参照完整性规则：1、在将记录添加到相关表中之前，主表中必须已经存在了匹配的记录；2、如果匹配的记录存在于相关表中，则不能更改主表中的主码；3、如果匹配的记录存在于相关表中，则不能删除主表中的记录。现在学习的是第30页，共50页 创建表间关系1、在数据库窗口中，单击工具栏中的【关系】按钮，或在数据库窗口中右击，在快捷菜单中选择【关系】命令现在学习的是第31页，共50页2、在窗口中右击，从快捷菜单中选择【显示表】命令图3.7【显示表】对话框现在学习的是第32页，共50页3、在【关系】窗口中，将显示添加的表及字段，主码自动用粗体标志。图3.8 添加表后的关系窗口现在学习的是第33页，共50页4、在【编辑关系】对话框中选中【实施参照完整性】和【级联更新相关字段】复选框。现在学习的是第34页，共50页5、单击【联接类型】按钮，打开【联接属性】对话框。图3.10 设置【联接属性】现在学习的是第35页，共50页6、在【编辑关系】对话框中，单击【创建】按钮，即在关系表之间用一条线将二者连接起来，表示已经创建好表之间的关系。7、关闭【编辑关系】对话框，保存设定的关系。现在学习的是第36页，共50页对已经存在的关系，单击关系连线，连线会变黑，右击，从快捷菜单中选择【编辑关系】命令，或者双击关系连线，系统会打开【编辑关系】对话框，从中可以对创建的关系进行修改。单击关系连线后按Delete键或右击并从快捷菜单中选择【删除】命令，可删除表间的关系。编辑与删除表间关联现在学习的是第37页，共50页3.2.2 修改表结构 添加、删除、重命名字段和移动字段的位置在【设计】视图中，可以进行添加新字段的操作1、添加字段2、删除字段3、重命名字段4、移动字段的位置现在学习的是第38页，共50页 修改字段的数据类型 修改字段的属性现在学习的是第39页，共50页3.3 操作表3.3.1 数据输入在数据库窗口中，选中要打开的数据表，在表名上双击，或者单击工具栏中的【打开】按钮，即进入数据表视图窗口。窗口的主要组件：记录选择器按钮星号记录导航器现在学习的是第40页，共50页 输入“是/否”型数据 输入“日期/时间”型数据 输入“OLE对象”型数据 输入“超链接”型数据 输入“查阅向导”型数据现在学习的是第41页，共50页3.3.2 排序记录排序就是按照某个字段的内容值重新排列数据记录。默认情况下，Access 2003按主码字段排序记录，如果表中没有主码，则以输入的次序排序记录。在数据检索和显示时，可按不同的顺序来排列记录。现在学习的是第42页，共50页1、单字段排序若要对表或窗体中的某个字段排序，先单击要排序的字段，然后进行下列操作之一：单击工具栏中的【升序】或【降序】按钮。使用【记录】|【排序】命令，选择【升序排序】或【降序排序】。右击字段并从快捷菜单中选择【升序排序】或【降序排序】命令。若要将记录恢复到原来的顺序，使用【记录】|【取消筛选/排序】命令，或右击数据表并从快捷菜单中选择【取消筛选/排序】命令。现在学习的是第43页，共50页2、多字段排序如果要将两个以上的字段排序，这些字段在数据表中必须相邻。排序的优先权从左到右。在确保要排序的字段相邻后，选择这些字段，再选择【升序】或【降序】排列。3、保存排序顺序改变记录的排序后，在关闭表时，Access 2003会提示是否保存对设计（包括排序顺序）的更改。选择【是】,就保存排序，再打开时将按该排序显示。现在学习的是第44页，共50页3.3.3 筛选记录当要显示数据表或窗体中的某些而不是全部记录时，可使用筛选操作。筛选处理是对记录进行筛选，选择符合准则的记录。准则是一个条件集，用来限制某个记录子集的显示。Access 2003提供了5种筛选记录的方法。按窗体筛选 按选定内容筛选 内容排除筛选 高级筛选/排序 输入筛选现在学习的是第45页，共50页图3.15【按窗体筛选】窗口图3.16 【高级筛选/排序】操作窗口现在学习的是第46页，共50页3.3.4 设置数据表格式1、设置行高和列宽2、数据字体的设置3、表格样式的设置4、隐藏列5、冻结列现在学习的是第47页，共50页3.4 数据的导入与导出3.4.1 导入、导出数据 导入数据使用导入操作可以将外部数据源数据变为Access格式。导出数据导出数据是将Access数据库中的表、查询或报表复制到其它格式的数据文件中。现在学习的是第48页，共50页图3.17“导入数据表向导”对话框现在学习的是第49页，共50页3.4.2 链接数据链接数据就是在源数据和目标数据之间建立一个同步的影像，所有对外部数据源数据的改动都会及时地反映到目标数据库中，同时如果在Access 2003中对链接数据进行了修改也会同步反映到外部数据源数据中。操作方法：打开目标数据库，选择【文件】|【获取外部数据】|【链接表】命令，在打开的对话框中，选择需要链接的文件及相关选项。取消链接：在数据库窗口中删除链接表即可。现在学习的是第50页，共50页