职务说明书(行政).doc

四川英志职务说明书 版本号：YZ-01一、 基本信息岗位名称：行政文员岗位编号： YZ-03-02-01-01所在部门：行政部工作地点：办公楼职务类型：事务类职务等级:岗位人数：1临时替代岗位：可论调岗位：生产文员可升迁岗位：办公室主任直接上级职务：副总经理直接下级职务：厨师、保安、保洁员二、 工作目标主要目标：其他目标：1、 公司行政文件档案管理仅仅有条、心中有数2、 来电、来客接待及时到位、热情、礼貌3、 办公固定资产有计划采购、提高财产使用效率、管理到位4、 监督好后勤人员履行自己的职责5、 根据制度规定做好后勤行政管理6、 协助各部门工作及时、到位7、 处理日常杂事及时、到位8、 董事长办公室整洁三、 工作概述协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作四、 工作职责1、行政文件的档案管理2、来电、来客接待3、固定资产管理4、后勤行政管理5、日常杂事6、董事长办公室管理五、 工作活动内容：职责一内容表述：行政文件类 名称结果难度权限承办需报审全权负责1、起草各类行政通知格式准确、表达无误、无错别字一般2、打印、复印及时、准确轻松3、传真、信函、快递传递、收发及时、准确轻松一般4、行政文件的收集1、收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。2、材料必须齐全、完整。3、收集及时、准确一般5、行政文件的整理认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。较难6、行政文件的保管防火、防高温、防盗、防尘、防光、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体轻松7、行政文件的鉴定从档案文件的内容、来源、产生时间、成分、效能、文件名称等诸方面综合分析，判断其价值如何较难8、行政文件的提供利用文件借阅登记及时、完整轻松9、行政文件的销毁相关负责人签字后方可销毁一般10、行政文件的保密符合文件保密制度一般职责二内容表述：接待类11、电话总机接线热情、礼貌、及时转接、转告轻松12、来客接待热情、礼貌、及时联系被访问者、茶水到位轻松13、来客就餐及时通知厨师，及时用餐轻松14、来客解说思路清晰、表达准确较难职责三内容表述：固定资产及办公用品管理15、统计各部门明细清晰、完整一般16、采购计划采购、定点采购、降低成本一般17、申报合理批准、以旧换新、提倡节约一般18、领用建立台账、以旧换新、提倡节约轻松19、发放建立台账、以旧换新、提倡节约轻松20、调配合理调配、资源效率最大化一般21、维修、保养及时报修、保养轻松职责四内容表述：行政管理类22、后勤人员管理监督后勤人员履行工作职责较难23、组织活动会议、培训、团队活动的组织、计划、实施、协调、监督、总结较难24、行政印章管理按照规定使用、借用，做好台账记录一般25、营业职责年审按时年审一般26、监督制度执行新制度、流程等深入员工，形成习惯很难27、突发事件冷静处理、损失降低到最小值很难28、协助上级及时、准确一般29、协助各部门积极配合一般30、宣传栏管理及时更新、内容积极一般31、车辆钥匙管理建立台账登记轻松32、政府部门协助相关人员整理上报政府的资料很难33、统计考勤计算正确、留底、解决员工工资计算方面疑问一般职责五内容表述：日常类34、预定工作票务、酒店、餐厅预定及时、发票到位轻松35、网站更新公司新闻及时更新一般36、巡视下班后对办公楼区域门窗、饮水机电源、电脑、水、灯巡视轻松37、名片内容准去、及时轻松38、交费每月按时交水费及电话费轻松职责七内容表述：保洁类38、监督办公楼、食堂、住宿楼、保安亭、厂区公共区域环境卫生的监督管理一般39、董事长办公室管理地面干净、墙面无印迹、天花板无蜘蛛网、桌面茶几整洁无灰尘、厕所整洁、无杂物，一周至少3次一般40、鱼缸管理定期喂食、清洁海绵，一周至少一次轻松41、花草管理定期浇水，一周至少一次轻松42、茶具管理来客及时泡茶、加茶，客离开后及时清理茶几轻松43、办公室清理保持办公室整洁轻松职责四内容表述：员工通用职责工作任务1、认真执行公司各项规章制度和工作程序； 2、服从上级指挥，接受有关人员检查监督，保质保量完成工作任务；3、做好工作记录以及记录的保管或移交工作；4、按要求参加培训活动，主动提出合理化建议；5、定期向直接上级述职；6、保守公司秘密；7、完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命。六、 岗位在组织中的位置（一）、管理状态：受副总经理监督指挥，除非遇到特殊的问题，要求独立工作（二）、联系对象及目的：内部接触对象目的频率1、生产文员协助工作经常2、后勤人员监督工作经常3、财务部考勤交接、资料配合经常4、维修部办公室设施的维修及保养一般5、工程部资料配合一般6、采购部采购交接一般外部接触对象目的频率1、办公设施合作单位采购及维护较少2、电信网络、电话维护、交电话费较少3、政府送资料较少4、外来客人接待一般（三）、本岗位职务晋升阶梯图 行政主管 副总经理助理 办公室负责人 此岗位 七、 岗位任职资格因素细分因素限定资料基本要求年龄23-35岁性别女性体能身体健康教育基本学历大专/本科适应专业人力资源、文秘专业所需培训档案管理、商务礼仪、人事管理、办公软件、文书写作所需证件毕业证经验实践经验从事文员2年管理经验管理3人以上经验知识公用基本知识了解基本业务产品专业知识熟悉公司产品功能行业市场知识专业知识责任技能观察能力分析研究能力管理业务人员需要管理后勤三个部门协助能力协助上级领导工作，及相关部门所需资料等事宜人际关系能力具有较强人际关系处理学习能力需要不断提升，学习不同技能业务素质能力心里素质耐心、细心、谨慎、热情专业技能公文写作、会议安排能力、文件归档、行政管理分析协调协调各部门行政工作督导监督后勤部门指导组织人事组织会议、培训等相关集体活动决策能力人际关系管理财务素质核心素质基本素质工作环境时间特性舒适性职业病与危害无均 衡 性一般工作地点办公楼其他工具设备工 装工作牌所用设备电脑、打印机、电话、复印机、传真机所用工具笔、本子等其他编制：人力资源申明：本人已认真阅读了本职位说明书，并同意和接受上述内容和要求。任职人：日期：上级主管：日期：人力资源部审核：日期：批准人：日期：