合同评审和管理程序.doc

合同评审和管理程序1 目的通过对招标文件、投标文件、合同进行评审，以保证所签订合同的各项规定、工期质量、职业健康安全、环境要求等方面内容合理、明确、完整、可行，确保任何与投标不一致的合同要求都得到解决，并保证我公司具有满足履行合同要求的能力。2 范围适用于我公司工程投标活动的评审和管理。3 术语 采用GB/T190002008 idt ISO9000：2005、GB/T28001-2001、GB/T24001-2004 idt ISO14001：2004标准中的定义。4 职责4.1公司市场开发部是本程序制定、修订和实施的归口管理部门。4.2公司主投的国内水电工程由公司市场开发部进行产品的确定，对招投标文件、合同进行评审，并及时与顾客（业主）沟通。4.3公司主投的国内非水电工程由公司基础事业部进行产品的确定，对招投标文件、合同进行评审，并及时与顾客（业主）沟通。4.4公司主投的海外工程由海外事业部进行产品的确定，对招投标文件、合同进行评审，并及时与顾客（业主）沟通、组织对外商务谈判和中标后的合同管理。4.5分局（公司）主投的国内工程由分局（公司）组织进行产品的确定、合同评审、与顾客的沟通，其结果由分局主管领导审批后报市场开发部或基础事业部。4.6公司生产经营部负责中标后的合同管理。5 措施和方法5.1 合同评审5.1.1 评审要求a 合同正式签订前，应先对招、投（议）标文件和合同草案进行讨论、研究，由我公司或分局选派有关人员参加。b 对合同的评审必须贯彻平等自愿、合理合法的原则，按平等互利双方都能接受的条件进行讨论。c评审活动按“信息筛选评审记录”、“招标阶段评审记录”、“投标阶段评审记录”、“合同签订评审记录（议标）”、“合同修订评审记录”五个阶段分别填写。5.1.2 评审的内容a 合同的条款是否符合国家和工程所在国经济合同法及有关的法律、法规；b 合同的各项要求是否合理可行；c 合同规定的条款是否清楚；d 任何与投标不一致的合同条款是否得到协商解决；e 各项资源条件是否能满足合同的实际；f 有关质量、职业健康安全、环境保证条款是否符合实际；g 合同规定的开、竣工日期能否满足，价款及付款方式是否适宜，经济效益如何；h 企业资金的承受能力及其可能产生的影响与后果。5.1.2.1评审内容的细化a要素评审：保证合同条款的完整性，即清楚、明确、完善、合理、没有遗漏，任何与投标不一致的合同要求已经得到解决，包括工程名称、规模、建设内容、地点、合同额、技术要求、工期、费用、权利义务、违约责任等。b安全环境评审：对工程所在地的政局、恐怖活动、种族冲突、社会治安、地方性疾病等潜在的危害人员安全和健康因素进行分析和评估。c技术评审：对顾客的意图、设计的具体要求以及质量保证要求进行全面分析，识别新材料、新技术以及超出常规的特殊要求，有关质量、职业健康安全、环境保证条款是否符合实际。d能力评审：根据现有的资源条件，研究能否满足客户的需求，针对客户的需求，提出需要解决的问题（技术、进度和质量要求）。e工期评审：评审完工期限和阶段进度，应充分考虑到任务的复杂程度，各种环境和不利因素，充分权衡需要和可能，该工期经过努力，确实可以达到。f商务评审：对合同总价，结算和支付方式、支付币种及期限、预付款、保函格式和条件、服务费、违约金、罚金、索赔等事宜进行评审。g法律评审：依据有关法律，对合同的法律条款进行评审。h特殊条款的评审：如变价公式、工程量的追加或减少等。i风险评审：就项目的人员安全环境风险、技术风险、商务风险等进行评审。5.1.3 国内工程评审程序a 筛选工程信息确定可靠信息报送（接受）资格审查（如果资格合格）购买招标文件研究招标文件、现场考察、调查投标环境（如果决定投标）编制投标文件（书）按规定时间送交投标文件（书）评标及澄清（若中标）进行合同谈判（中标）签订工程承包合同合同履约、修正及补充（工程实施中）。b 由公司市场开发部或基础事业部负责招标信息的收集、筛选工作。资审通过后，确定进行投标，由公司市场开发部或基础事业部会同商务人员、施工组织设计人员参加顾客（业主）的标前会，购买招标文件，进行实地踏勘，同时进行顾客（业主）资料信息和履约能力调查，对招标文件进行研究，确定投标策略和总体方案。c公司市场开发部或基础事业部根据招标文件的工作内容及要求组织有关单位编制投标文件，对于涉及专业单一或规模较小的工程，可由公司市场开发部或基础事业部根据情况指定分局编制投标文件。投标文件一般包括我公司的履约能力、施工组织设计、投标报价三部分，投标文件应响应招标文件的要求。d公司市场开发部或基础事业部召集有关人员对编制的投标文件进行讨论研究，对投标文件的内容进行评审，并做好记录，然后按评审意见对投标文件进行修改、补充和完善。e项目中标后，由公司市场开发部或基础事业部或分局负责与招标单位协商，编写合同草案。f 由公司市场开发部或基础事业部或分局组织有关人员按本程序有关规定对合同进行评审，填写“合同评审记录”，主管领导负责审核。g 合同评审方式可以根据不同情况分别采取会议会签、个别征求意见等方法进行。h 如有重大问题不一致，在签订合同时写出备忘录，分清责任供备查，并做好记录，必要时履行法律公证。5.1.3.1海外工程评审程序筛选海外工程信息确定可靠信息获得集团公司海外事业部的书面批准通过集团公司或集团海外公司报送意向书、兴趣函和资审材料（如果资格合格）与集团公司国际经营主管部门签订标前协议（投标前）编制投标计划书考察现场研究、理解招标文件（必须有专业人员研读原版标书。如本公司没有该项语种专业人员，应从外公司或国外聘精通该语言专业人员阅读原版标书）标书澄清投标所需的种类批准手续和文件编制施工组织设计和报价编制标书投标保函（集团公司负责办理）投标技术方案审查投标报价审查（必须有专业人员审查外文投标文件。本公司内没有该语种专业人员时，应从外公司或国外聘请精通语言的专业人员审查投标文件）决标审查按规定时间送交投标文件评标及澄清（若中标）进行合同谈判（中标）签定承包合同合同履约、修正及补充（工程实施中）。5.1.4 若建设单位/监理单位提供的要求没有形成文件,局、分局、项目部在接受要求前，应对建设单位/监理单位的口头要求进行确认，及时签证。5.1.5公司海外事业部负责海外工程招标信息的收集、筛选及评审工作；工程项目资格审查通过后，确定进行投标，（根据国外非资投资工程项目投（议）标管理办法、中国水利水电建设集团公司国外工程投标标前协议，）由公司负责的、以集团公司的名义投标的项目，由公司海外事业部组织购买招标文件，进行实地踏勘，同时进行顾客（业主）资料信息和履约能力调查，对招标文件进行研究，确定投标策略和总体方案。若利用其它公司的名义投标的项目，需获得集团公司海外事业部的批准。注：3000万美元以下的项目，由公司组成投标小组，全面负责项目投标的各项工作；3000万美元，由集团国际公司业务主管部门和七局分公司共同投标小组组成投标小组，全面负责项目投标的各项工作；2亿美元以上的项目，由国际公司和七局分公司共同投标小组组成投标小组，全面负责项目投标的各项工作；（以下程序是对以七局公司负责为主运作的投标项目做出的规定）5.1.6海外事业部组织有关单位编制投标文件，对于涉及专业单一或规模较小的工程，可由海外事业部牵头并委托分局公司编制投标文件。5.1.7投标文件完成后进行决标审查。对所有项目，由投标小组编写投标报告工程简介、风险评估、施工组织简介和报价说明等。风险评估至少应包括以下方面：a项目所在国政治和经济风险；b治安风险;c合同条件、合同环境评价；d工程和工程量风险；e技术、规范和工期风险；f外部干扰风险；g外汇管制和汇率风险；h物价上涨风险；i中国人工作准证和对中国人比例限制的风险；j劳务管理风险。由公司海外事业部组织有关领导和专家评审投标书和投标报价，并决定投标条件和投标报价，根据投标评审结果，填写投标审查结果并签字。5.1.8项目中标后，由公司海外事业部组织合同谈判，初步确定项目实施的项目经理应该参加合同谈判。合同谈判开始前需完成下列工作：a对投标价进行复核；b重新研究招标和投标文件，对工程风险进行再评估，并编制合同谈判前报价复核和风险再评估报告；c编制澄清和合同谈判计划；d根据需要，邀请其他相关部门及有关专家参加合同谈判。重大合同谈判负责人需及时向分管海外项目的副总经理汇报谈判进展情况。重大合同中重要问题无法达到计划的谈判目标时，由合同谈判负责人或海外事业部领导或分管副总经理及时向公司总经理汇报。5.1.9合同正式签订前，由公司海外事业部组织有关导和专家对合同进行评审，合同评审方式可以根据不同情况分别采取会议评审、会签评审等形式，评审完成后，填写合同评审记录，主管副经理负责审核。5.2 合同修订 在履行合同过程中出现新问题，项目经理或分局长组织有关人员与顾客（业主）洽谈合同的修订，按本程序的有关规定对修订的合同进行评审，修订合同调整金额在500万元以上的通知公司生产经营部及有关部门参加，并将结果向分管局长报告，最后由公司总经理授权项目经理或分局长签订修订合同，必要时履行法律公证，项目部所属经管部负责填写“合同修订阶段评审记录”。5.2.1海外工程的合同修订应通知海外事业部参加，并将结果向公司分管领导报告，最后由总经理授权项目经理签订修订合同，必要时履行法律公证，项目部所属经管部负责填写“合同修订阶段评审记录”。集团公司委托项目的项目经理应在得到集团公司授权后，并按本程序的有关规定对修订的合同进行评审，方可变更合同，并将修订后的合同报公司海外事业部、集团公司主管部门。项目部所属经管部负责填写“合同修订阶段评审记录”。若合同/协议等规定的产品要求发生变更，公司、分局、项目部应及时对相关的管理文件、技术文件进行修改，并通知到所有的相关人员。5.3 记录合同评审记录由公司市场开发部、基础事业部、生产经营部、海外事业部分类归档管理，合同执行情况由项目部负责报告公司生产经营部、海外事业部或分局分类存档。5.4 顾客沟通5.4.1 建立有效沟通机制，确保在投标前后及合同履约过程中能及时有效地与顾客（业主）沟通。5.4.2 产品信息，投标前应充分准确地了解顾客（业主）的要求，了解顾客（业主）最需要什么，按5.4.3执行。5.4.3 合同执行部门（各级项目部）应对顾客沟通做出合适的安排，准确地掌握顾客（业主）的目的和意图，通过定期问询方式反馈的意见作为监控和测量顾客（业主）满意程序的标准，并以此实施持续有效的质量改进。5.4.4工程保修期的沟通。工程交付后对于尚在工程保修期内的工程,项目部应主动进行合同约定的服务,回访业主,对顾客的保修要求或抱怨进行分析、认真处理。6 相关文件6.1 文件控制程序6.2 记录控制程序6.3 信息沟通与协商程序6.4 法律法规和其他要求控制程序7 记录7.1 合同评审记录8 附录8.1信息筛选评审记录（格式）8.2投标阶段评审记录（格式）8.3合同签订阶段评审记录（议标）（格式）8.4合同修订阶段评审记录（格式）信息筛选评审记录 记 录号：SDQ-B-12-01使用编号：单 位合同编号工程地点项目名称工程规模项目基本情况建设单位： 设计单位： 开工时间： 招标时间： 资金情况： 主 持 人：（签字）参加评审人员：（签字） 评审时间： 年 月评审意见（签字）评审结论（签字）记录人 （签字）审核人 （签字）投标阶段合同评审记录记 录 号：SDQ-B-12-02 使用编号：项目名称及地点： 合同编号： 工程规模： 评审单位： 评审时间： 评审地点： 评审方式： 主 持 人：（签字）参加评审人员：（签字）评审意见： （签字）评审结论：（签字）记录人 （签字）审核人 （签字）合同签订阶段评审记录记 录 号：SDQ-B-12-03使用编号：项目名称及地点： 合同编号： 工程规模： 评审单位：评审时间： 评审地点： 评审方式： 主 持 人：（签字）参加评审人员：（签字）评审意见： （签字）评审结论： （签字）记录人 （签字）审核人 （签字）合同修订阶段评审记录记 录 号：SDQ-B-12-04使用编号：项目名称及地点： 合同编号： 工程规模： 评审单位：评审时间： 评审地点： 评审方式： 主 持 人：（签字）参加评审人员：（签字）评审意见： （签字）评审结论：（签字）记录人 （签字）审核人 （签字）