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中小企业存货管理浅探中小企业存货管理浅探 【内容提要】存货是指在日常生产经营过程中企业持有的以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处于生产过程中的在成品，或者将再生产过程或劳务提供过程中使用的材料、物料等。存货是满足企业正常生产和销售需要而持有的流动性资产，是能够给企业带来经济利益流入的重要经济资源，对企业而言，应采取切实可行的措施加强存货的管理。关键词：中小企业 存货管理 问题 对策存货是企业流动资产重要组成部分之一，存货所涉及的主要业务活动包括发出原材料、在产品、储存产成品、发出产成品等，一般会涉及到生产计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门。存货作为企业的一项流动资产，其管理利用情况直接关系到企业的资金占用水平、资产运作效率及企业的发展。本文的中小企业主要指的是营业收入与从业人员不多的企业。相当长的一段时间来，我国中小企业的经营管理表现出基础薄弱、起点较低，其管理仅停留在单打独斗的家族传统粗放型的管理层次上，无健全的、完善的内部管理制度，更没有认识或重视到企业存货控制和管理是生产经营过程中的重要环节，必须引起高度重视。中小企业作为经济发展中最活跃的经济组织对扩大就业、促进社会经济的发展作用极大。因 此应提高中小企业的整体管理水平，特别是存货管理水平。 一、中小企业存货管理中存在的问题中小企业存货管理中存在的问题主要有以下几点：（一）缺乏科学的存货采购计划存货采购是企业存货管理过程中的首要环节，其决定着企业的存货量的多少，直接影响到企业接下来的生产经营活动。而采购计划则是存货采购中重要一环，但是我国的许多企业中，采购计划是其存货采购环节中的薄弱环节。在企业存货采购的过程中缺乏周密、科学的采购计划，采购与否、采购的数量以及采购的时间往往是靠管理者的主观意愿来决定，这样就不能保证存货采购的合理性与科学性。存货就不会有很大的流动性，变现能力也会减弱，大量用于经营的资金就会被过量的存货所使用，会导致本来就缺少资金的企业有更大的融资问题；反之， 如果企业没有足够的存货，就没有充足的原材料来保证企业的正常生产经营和开展销售活动。另外，采购的时间也非常重要，过早地采购会使企业的存货增加，企业储存的成本就会增加，过晚采购则会因为原材料问题而使企业的正常经营活动和生产受到影响。（二）存货的核算、计量不准确企业会计准则中明确规定：“存货在会计期末应当按照成本与可变现净值孰低计量。”在我国企业的存货管理工作中，普遍存在存货价值核算、计量不准确的问题，也就无法做到按照成本与可变现净值孰低来准确体现存货的期末价值。（三）存货管理的信息化建设相对落后现在，许多中小企业还是采用传统的模式来管理存货，并没有非常重视存货的管理，没有必要的技术手段。比如：一般的仓库都是用一本账簿来简单地记载存货的出入库相关信息和结存的数量，缺乏货品其他方面的基本材料，并且主要运用手工方式来进行信息的收集和交换，没有自动识别技术、网络技术等相关技术信息方面的建设，存货管理根本没有实现信息化。如果企业一直采用传统的手工操作，那么在一定程度上就会降低工作效率，容易产生一些不利影响，首先无法实时、动态、高效地对各种信息进行了解，企业各部门之间、部门和员工之间、部门与供应商之间都不能进行存货信息资源共享，这样就无法及时准确地对存货进行核算。其次，电算化可以对库存进行准确的统计，手工记录可能会使账面数据与实际库存存在误差，存在很大的隐患。并不能精确地将企业的资产状况反映到财务报表上。二、中小企业存货管理存在问题的原因在我国很多中小企业不重视存货管理对于企业发展与稳定的重要性 ，造成以上问题的主要原因有以下几点：（一）中小企业的经营管理层对存货管理重视程度不够企业经营管理层对存货管理的认识不足，过量的存货必然会消耗大量的成本，从这个角度上讲，存货也是企业的一项“负债”，企业应尽可能的较低的存货来满足生产和销售的需要。否则，存货的大量积压就会使企业成本耗减，以至于企业经营管理低效。甚至会使企业亏损。而存货的短缺也会在一定程度上制约着生产的发展。所以企业的经营管理层应对存货管理提高认识，高度重视。（二）中小企业的内部部门之间没有有效的沟通中小企业内部的职能部门之间并没有有效的沟通致使企业的库存不能满足市场的需求。企业供、产、销各部门常常只是为了获取自己部门的利益，彼此之间缺少有效的信息沟通，导致企业的存货储备量降低于市场需求使之失去市场机会，反之造成库存的积压，增加其储存成本。可见企业各职能部门之间的沟通影响企业的经营管理。（三）中小企业内部控制制度不健全存货的内部控制是企业内部控制的一个重要环节，健全、完善的内控制度可以及时发现记账错误，有利于防止舞弊。然而，我国很多企业都缺乏健全的内部控制制度，还有部分企业虽然制定了较为完备的内控制度，但在缺乏执行力度，导致内部控制制度形同虚设，企业各部门各自为营，缺乏有效的沟通、协调，实物信息不能对应等。（四）管理人员专业素质缺乏相关人员素质较低，无法采用合理、科学的方法进行核算、计量，影响存货核算的质量，使得企业难以确定科学的存储量，造成账面数据与实际库存不符，财务报表无法真实反映企业的财务状况。致使其在对存货进行管理的过程中，总是靠自己的主观意识去经营企业，判断市场的需求，缺乏先进科学的管理方法去定性和定量控制企业的存货。以至于企业的经营管理难以正常高效进行，造成管理问题。（五）缺乏先进的存货管理技术手段存货管理的技术落后，造成存货的信息不能及时传递到企业相关部门及上下游部门。企业内部仅仅建立了以统计核算为目的的小型数据库存系统，严重时甚至会导致企业的采购与生产活动，造成存货的脱销或积压。许多企业还没有实现存货的电算化管理。现代企业经营规模日益扩大，仅靠人工操作已远远无法满足存货管理的需要，无法保证存货核算、计量工作的效率和质量。技术手段的落后也是企业管理的一个重要问题。（六）没有将存货管理与物流管理相结合没有将存货管理与物流管理相结合，导致企业存货管理的成本大大增加。企业往往以库存静态管理为中心，忽略了存货管理实质上是一个动态的过程，仅仅只局限于库存满足生产或销售需要的一定数量的产品或者原材料。这样就使得存货成本大大增加，从而使企业管理受阻。三、加强中小企业存货管理的措施存货管理对于中小企业的发展与稳定具有十分重要的作用，所以加强中小企业存货管理至关重要。根据本文分析的存货管理中存在的问题及原因，试提出以下存货管理措施：（一）提高认识，领导重视首先，经营管理层要重视存货管理。要克服口头上、形式上的重视，将存货管理提到企业经济考核指标的完成、工作的顺利开展、经费节约的高度来认识，从单位主管领导到职能部门、管理人员都要提高加强存货管理的观念，将存货管理纳入企业经营管理层的议事日程，重视存货的控制、分析和管理。其次，全体员工共同参与存货管理，企业的每一个员工都要有存货管理的理念，使全体人员树立起存货的“实物与价值管理并重”、“形式与效果相统一”、“保证重点兼顾一般”的观念，企业存货管理要有各个部门的参与，尤其是采购、仓库、生产、销售和财务部门，企业内部共享存货管理信息，优化整合企业内部资源，这样才能提高存货管理的效率。（二）注重管理人员培养，提高综合素质企业要随着市场经济的发展而不断调整经营策略，不能停留在单打独斗的家族传统的粗放型管理层次上，集约型、精细化的管理模式要逐渐取代粗放型的管理模式。人力资源管理制度是必不可少的，因为只有良好的人才选拔制度才会使思想品德好、全心全意为企业服务以及具有专业技能和丰富经验的人才进入公司，承担存货采购、进出库、销售、财务管理等重要部门的岗位职责；定时要对管理人员进行培训，提高其职业技能和综合素质，良好的用人制度和绩效考核可以充分调动员工的积极性，不断开发其潜能。比如：采购员和销售人员可以定期互换岗位；充足的物资保管人员，定期盘点存货，必须保持账面和实际数量相统一；财会人员要认真履行自己的职责，不能出现核算错误，定期学习和接受培训以便提高自己的业务水平，及时分析存货库存量是否合理。（三）加强存货采购管理采购是存货管理的第一步，企业应本着节约的原则，在充分发挥存货功能的同时降低成本、增加收益，合理制定采购计划。1、建立健全企业采购体系，加强采购管理。实行必要的招标采购，公开透明；选择好的供应商，实现供应渠道的稳定和低成本；通过与供应商签订所需物料协议，得到缩短提前期、减少物料库存。 2、利用互联网降低采购成本。订购时要把生产信息、库存信息和采购系统整合起来进行实时订购，将库存保持在最低限度，达到“零库存”管理。尽量避免人为因素的干扰，自动化和科学化地进行库存管理和订购管理，这样就节省了大量的物力财力，而且还避免了人为因素所带来的损失。将库存信息分享给供应商既可以提高供应商生产的效率，又不会使企业的生产和增加库存产品受到影响。发布求购信息和“实时视频会议”系统实现了供应商报价和竞价的全球化，更有利于企业的择优选择，统一从供应商订货，以求获得最大批量折扣。（四）规范存货会计核算，保证账实相符企业的财务部门在日常的库存管理的过程中起着非常重要的作用，既要核算库存的采购、入库、领用等及时入账，还要处理成品的外购、委托加工、原材料的直销等情况的财务情况。此外，对外单位的产品还要区分材料费和加工费，这样才能对产品的成本进行评估；暂估入库手续主要是针对那货到而发票未到的情况；对票中有遗漏项目不能开具入库单，对于极少数需要换货的，待换回以后再冲回，保证做到账卡物三者相符。（五）加强中小企业存货管理的信息化建设中小企业只有使用先进的管理模式才能够使实现现代化的库存管理模式。比如：ERP就是一个这样的现代化信息管理系统，它将企业的物质资源、资金资源和信息资源三者统一起来进行管理。与传统的管理系统相比，它主要有以下三方面的优点：第一，可以实时监控库存的动态变化，通过ERP系统，企业可以对商品的运输、采购、储存、销售、出库直至退货和售后服务等所有环节的实现实时动态监控，完全掌控商品的整个流程动态，管理不集中、信息不对称、资源信息没有共享等原来物资采购存在的问题都可以通过该系统进行解决，避免了整体利益与局部利益的矛盾。第二，原来工作量最大的库存盘点工作也可以通过ERP系统来大大简化，不仅提高了效率而且还节约了成本，该系统可以通过扫描来接受了处理所有库存货物的价格，自动完成货物的盘点工作，基本不用手工处理，与原来的手工盘点相比，节约了的大量的人力、物力和财力。第三，存货成本可以通过ERP系统得到准确核算，存货的数量和价格都集中存储在系统中，存货的成本可以通过个别计价方法来计算，所以，存货的发出成本和结算成本可以更加精确的计算，这样就提升了存货管理的精确性和正确性。（六）完善公司存货管理内部控制体系1、做好岗位分工控制。第一，存货业务应该建立岗位责任制，相关部门和员工的岗位职责要明确，保证不相容的岗位在存货业务中是相互制约、互相监督和相互分离，比如：采购、验收和付款；保管和清查；审批与执行等等这些岗位就是相互制约和分离的。第二，授权批准制度，审批人的批准方式、程序和相关控制措施都要明确授权，对于越权的业务审批人有权拒绝并且报告上级；未经授权的人员不得办理存货业务。2、取得、验收与入库控制。外购存货不能违背内部采购与付款的相关规定；相关部门和人员要严格审批因抵顶债务和其他原因入库的存货，其价值与质量状况应符合双方协议；验收制度要严格执行，尤其是对取得存货的种类、规格、质量和数量等内容要更加严格；设置存货明细账，加强对代销、代管、委托加工和暂存的货物的管理。3、仓储与保管控制。企业必须制定仓储计划而且要与销售规划、生产采购计划和资金筹措情况等相适应，确定合理的存货数量和结构。注重平时的管理，未经授权的人绝对不允许碰触存货。库存货物要进行分类管理，按照不同的标准划分出ABC类，比如：价值的大小、订购的难易程度以及重要性等都可以成为划分标准。不同等级的货物要采用不同的保管方式和维护措施。一定要采取相应的有效措施，尤其要注意建立健全存货的火灾、盗窃、潮湿和发霉等措施。定期对货物清查盘点，及时发现问题和解决问题，确定责任并向相关部门报告。4、领用发出与处置控制。严格的领用审批制度，建立健全各种内部管理规范制度，明确外置的范围、标准、权限和责任；存货处置的各种凭证一定要完整保存，以便日后发生争议时待查。5、监督与检查。存货业务涉及的相关部门和人员职责情况完成需要定期进行检查；授权批准的执行进度也需要定期进行检查；存货的收发、保管、处置程序等都需要按时检查，定期检查存货会计制度的执行情况，监督和检查对存货管理非常重要。（九）采用科学的管理方法ABC中小企业应根据存货的重要程度，将存货分为ABC三种类型。A类存货虽然品种较少，但占用资金较多，据统计数据显示：大概只有10%到15%的存货属于A类存货的品种，但是它们的资金额却占到了总额的80%，是存货管理的重点。B类存货为一般存货，这一类存货的特点就是品种数量相对较多，资金占用额一般，通常情况下全部存货的20%到30%的属于B类存货，而其资金却只占到了15%，在日常的管理过程中，必须控制这个比例。比如：大众化的服装和鞋帽。C类存货资金占用量很少，但品种却很多。这类产品的种类较为繁多，占到全部存货的60%到65%，而资金却只占5%，对于这类货物一般可以用简单的方法去管理，比如：日用的百货或卫生用品等。对A、B、C三种存货进行分类控制如下:对于A类存货，每个项目的订货量和订货点都需要精确计算，订购的次数可以被适当增加，这样就不会有太多的库存，也就不需要占用大量资金和高成本的的储存费用；同时，还可以为该类存货分别设置永续盘存卡片，以加强日常控制。对于B类货物的控制，每个项目的订货量和订货点也需要精确计算，和A类一样也可以用永续盘存卡片来进行库存管理，但与A类相比就不需要那么严格，定期的概括性检查就足以满足管理需求，这样可节省大量的物力财力。至于C类存货的控制，这类货物单价比较低，存货需要的成本也就较小，所以，可以减少每年订货的次数，而适当增加每次订货的数量。通常来说可使用一些简化的方法进行管理。总结虽然现阶段我国的中小企业存货管理水平不高，但随着企业对存货管理的重视程度以及企业管理水平的不断提高，加强对企业存货的管理必将取得成果，为提升企业核心竞争力服务。 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