OA办公系统需求分析 .doc

目录1概述 1.1 目的 1.2 背景2 任务概述2.1目标2.2用户的特点2.3假定和约束3 运行环境3.1软件环境3.2硬件环境3.3接口4 功能模块4.1系统功能模块图4.2个人办公 4.3工作流程4.4公共信息4.5辅助办公4.6网络通讯 4.7客户管理4.8合同订单4.9资料管理4.10采购管理 4.11库存管理4.12销售管理4.13售后管理4.14财务管理 4.14.1应付款管理4.14.2应收款管理 4.14.3账务管理4.15统计分析4.16系统管理1 概述1.1目的在完成了针对协作工作平台系统软件市场的前期调查，同时对多位软件使用者进行了全面深入地讨论和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。此需求规格说明书对协作工作平台软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能,性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户，业务或需求分析人员，测试人员，用户文档编写者，项目管理人员。 1.2背景1. 待开发的软件系统的名称；OA办公系统。2. 本项目的任务提出者及单位、开发者、用户及实现该软件的计算中心或计算机网络。(1)项目任务提出者：河北万众。(2)开发者：北京龙创。2 任务概述 2.1目标 本软件旨在帮助公司或者企业等单位搭建一个便利的日常办公平台，使得公司或企业的管理层和员工层能够分别通过该平台沟通和交流，以利于公司或是企业的工作更为方便的开展，并能够利于公司或企业的规范化管理。 本软件是一个独立的软件系统，适合中大型企业适用。系统功能强大能够独立的运行于相关环境，并且解决实际需求。2.2用户的特点本OA办公系统软件的最终用户是面向中大型企业的员工和相关管理人员一套软件，操作人员需要有一定的计算机操作基础，对于系统管理员不仅要有一定的计算机基础，还要求有一定的网络管理经验。2.3假定和约束用户全部基于浏览器的使用方式最为流行的B/S模式，通过IE浏览器，即可进入系统的登录画面，方便用户使用，降低了系统维护的工作量。完善的用户登录及安全机制登陆系统提供用户名和口令后才能访问系统,保证系统的安全性。人员权限集中设置：系统可以将人员根据其岗位职责和职务划分成不同用户群，从而按业务需求和使用权限进行分类。系统管理分级机制：采用分级管理机制，整个系统的管理分成系统管理员和应用管理员，管理分开。图形化的工作流定义体系可以针对不同类型的请求，智能地定义办公流程和商务流程,系统管理员可以根据运行模式和本单位的规定设定信息的流程，定义出流程中的工作任务、角色、执行人、隶属工作组、负责人、开始时间、结束时间、执行路线及条件跳转属性等，以实现个人工作安排，项目状态追踪，任务预警。3 运行环境3.1软件环境浏览器：IE5以上操作系统：Windows98/NT/2000以上浏览器：IE5以上应用软件：Microsoft Word 2003以上开发工具：visual studio 2005 SQL server 2000 Microsoft Visual SourceSafe等。接口:可支持TCP/IP、IPX/SPX等多种通信协议。4 需求规定4.1系统功能层次模块图OA办公系统功能模块图个人办公工作流程公共信息行政办公网络通讯客户管理合同订单采购管理库存管理销售管理售后服务财务管理统计分析系统管理个人设置 工作日志待办事宜 日程安排 消息提醒发文管理 收文管理 业务流程 审批流程公告栏 论坛 共享文件会议管理 人事管理车辆管理 办公资产电子邮件 即时通讯 通讯录档案管理 我的客户 公共客户客户共享 客户分派 客户分析合同管理 合同统计 订单管理 订单统计采购订单 进货单 进退货管理进货价格调整 进货单位调整 历史查询库存查询 库存转库 库存盘点 报损报溢 上下限设定 库存上下限报警 历史查询销售订单 销售单 销售退货单调整历史售价 历史查询客户维修维护档案客户投诉 客服统计 客服项目应付款管理应收款管理理账务管理员工管理 部门管理 参数设定 权限设置 角色管理 日志记录 手机短信 数据备份 数据恢复预付款管理 应付款明细 应付款汇总 付款单 已付款明细 历史查询预收款管理 应收款明细 应收款汇总 收款单 已收款明细 历史查询结账日期设定 模拟结账 正式结账 进销存汇总 历史查询资料管理商品资料维护 供货商资料维护 仓储信息维护4.2个人办公此系列模块主要起辅助工作的作用，是全体员工工作的好助手。个人设置：设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方式等基本信息；出差、休假用户可设定相应状态，便于系统管理。待办事宜：待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事宜分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，起到引导用户完成工作的作用。日程安排：方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作任务，主要包括如下功能：设置各种类型的个人日程，并以日历方式按天和按周两种方式查看；授权用户也可给他人安排日程；可显示农历。工作日志：基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别分别供自己，部门领导，全部人员查看。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期，关键字等检索日志。消息提醒：设置消息提醒功能 每当用户登陆系统时弹出提示窗口.4.3工作流程工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。发文管理发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。支持WORD, EXCEL文件的在线修改，提供数字签名、电子印章技术。 拟稿人员可方便地引入WORD等文档，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档；公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作；文件的指定接受者（报送对象）登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员；管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件；可检查文件发放、归档、作废情况；可检查各部门文件阅办情况。收文管理完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；在原理上类似于发文管理。同发文一样，支持灵活的流程定义，文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。业务流程运用工作流引擎技术，用户可自定义日常办公和业务工作流如工作请示，处理业务单据。审批流程1.采购审批流程生产部调度员提交申请生产部长审核技术部认证总经理签字采购部采购开始质检部检验生产部试装调度员存档退出2.用车申请流程 3.请假流程 4.会议室申请开始用户提交用车申请单行政部长审批及记录安排派车结束开 始用户申请部门领导审批行政部存档结 束开 始用户申请行政部审批安排时间及会议室结 束4.4公共信息公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体间交换信息的需求。公告栏：用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。论坛：提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。共享文件：提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料的下载和管理，又可实现信息共享。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除；具备合理严格的权限控制。4.5行政办公此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况，避免使用冲突；授权用户可直接召开会议，发布会议通知；一般用户可提出会议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。人事管理：主要解决了人事档案的计算机存储，检索，重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。包括对员工人事档案的登记、检索、查看、修改、删除等操作。登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息，并可存储用户照片；检索用户可自定义查询条件，使得查询结果更加精确；结合工作引擎提供请假申请、出差申请功能。车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。办公资产：提供了单位内公共资产的分类管理。主要实现了对办公资产的登记、查询和转移等功能；结合工作流提供办公物品请购等功能4.6网络通讯此系列模块功能提供一系列通讯模块，包括电子邮件和即时通讯，为协同办公提供方便：电子邮件： 融合公司的企业邮箱.即时通讯：以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，不在线用户在登录时会得到提示。通讯录：此通讯录集成了个人通讯录，单位通讯录两部分。普通用户可在个人通讯录添加通讯信息；单位通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。4.7客户管理档案管理： 客户的基本资料的添加修改删除.我的客户：管理员或有权限的用户分配给自己的客户.公共客户： 所有销售人员都可见.客户共享：管理员或有权限的用户设定共享客户给指定的用户.(支持共享给多个用户)客户分派： 管理员或有权限的用户把客户分派给下级销售员.客户分析：主要分析客户是否为大客户,分析客户的信誉评分,根据分数高低达到一定分数时可设置该客户为优惠客户,实行相应的优惠政策.4.8合同订单主要对所有合同及订单的管理(添加合同或订单,删除及修改等).例如:采购合同管理:用于维护企业与供货商签定的采购合同，内容包括供货商号、货号、进价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。合同的内容对业务可以产生影响，例如合同规定了进价，在填写采购单时系统会自动生成进价。销售合同管理:用于维护企业与客户签订的的销售合同，内容包括客户编号、货号、售价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。采购订单:用于录入企业的采购订单。一般都将采购订单、入库单、销售单等单据根据第二范式分为主从两张表来存放数据，主表“采购订单”的内容包括编号、供货商号、订货日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“采购订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、订货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。(根据实际需求增删记录名)销售订单:用于录入企业的销售订单。主表“销售订单”的内容包括编号、客户编号、销售日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“销售订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。(根据实际需求增删记录名)4.9资料管理商品资料维护:用于维护(增加、修改、删除、查询)企业所经营的商品的基本信息，内容包括货号、产品名、规格、单位、产地、类别、进货价、销售价、最低售价等。(根据实际需求增删记录名)供货商资料维护:用于维护企业供货商的基本信息，内容包括供货商号、简称、名称、地址、邮编、区号、地区、类型、电话、传真、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、库房地址、库房电话、业务员等。(根据实际需求增删记录名)仓库信息维护:用于维护企业的仓库信息，内容包括仓库号、仓库名、类别、备注等。企业的商品一般都是存放在不同的仓库或同一仓库的不同货位中，这样在在填写商品进货单和销售单时用户需要指定入库或出库的是哪个仓库的货物。(根据实际需求增删记录名)4.10采购管理“采购管理”功能模块用于管理企业的采购业务，各子功能模块实现的功能分别为：进货单:用于录入企业的进货单，也分为主从两张表，主表“进货单”内容包括编号、供货商号、进货日期、业务员、制单人、验收员、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“进货单明细”内容包括编号、进货单号、货号、进货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库、货物质量等。根据企业的规模和管理方法，可以直接作进货单而不用作采购订单，但对于较大规模的企业，一般采购部门和库房部门是分开的，有采购部门填写采购订单，货物运输到库房后由库房验收人员填写进货单。填写进货单后商品的库存才会增加并产生应付款。(根据实际需求增删记录名)进退货管理:用于录入企业进退货单.包含产品名称、型号、规格、数量、备注等.进货价格调整:用于调整历史进货单的价格，内容包括内部编号、编号、进货数量、原进价、新进价、调整日期、制单人等。进货单位调整:用于调整历史进货单的供货商，内容包括内部编号、编号、原供货商、新供货商、调整日期、制单人等。历史查询:用于查询商品采购、进货的历史。一般可以让用户根据任何条件查询，如按照供货商、日期、商品货号、商品拼音等。4.11库存管理“库存管理”功能模块用于管理企业的库存信息，各子功能模块实现的功能分别为：库存查询:用于查询企业商品的库存，可以查询总库存和分仓库查询。库存转库:用于将一个仓库的商品转移到另一个仓库，内容包括编号、原库、目的库、货号、数量、单价、合计金额、调拨日期、制单人、调货原因等。库存盘点:用于管理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输入计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对并产生盘盈盘亏统计信息。报损报溢:用于管理企业商品库存的损益，内容包括编号、货号、仓库、数量、库存单价、金额、日期、责任人、制单人等。上下限设定:用于设置库存的上限和下限，当商品库存的数量超出指定的范围时系统可以自动报警，内容包括序号、仓库号、货号、上限、下限、最佳存量、备注等。库存上下限报警:根据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高出上限的商品，并可以直接根据最佳存量直接生成采购订单。历史查询:用于查询各种转库、盘点、损益的历史数据。4.12销售管理“销售管理”功能模块用于管理企业的销售业务，各子功能模块实现的功能分别为：销售单:用于录入企业的销售单，主表“销售单”内容包括编号、客户编号、销售日期、业务员、制单人、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“销售单明细”内容包括编号、销售单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。(根据实际需求增删记录名)销售退货单:用于录入企业销售退货单，内容包括编号、销售单编号、货号、退货数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。(根据实际需求增删记录名)调整历史售价:用于调整历史销售单的价格，内容包括内部编号、编号、销售数量、原销价、新销进价、调整日期、制单人等。历史查询:用于查询商品销售的历史。一般可以让用户根据任何条件查询，如按照客户、日期、商品货号、商品拼音、业务员等信息查询。4.13售后服务客户维修维护档案:客户后期的维修记录.客户投诉:客户投诉管理.客服统计:统计维修维护记录客服项目:在维修维护期内的产品及项目管理4.14财务管理财务管理分为:应付款管理 应收款管理及账务管理.4.14.1应付款管理“应付款管理”功能模块用于管理企业的应付款业务，各子功能模块实现的功能分别为：预付款管理:用于管理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。填写付款单时可以选择付款的方式，如果是“减预付款”则“预付款”信息表中的“预付总额”自动减少。应付款明细:用于查询企业所有的应付款，对应到每一笔进货的明细。应付款汇总:用于查询企业所有的应付款，对应到每一个供货商。付款单:用于录入企业支付货款的凭证和销应付款，内容包括编号、发票号、填票日期、进货单号、货号、供货商号、数量、进货单价、金额、付款日期、详细说明、进货日期、状态、减预付等。已付款明细:用于查询企业历史的所有已经支付的款项。历史查询:用于查询付款单历史。4.14.2应收款管理“应收款管理”功能模块用于管理企业的应收款业务，各子功能模块实现的功能分别为：预收款管理:用于管理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。填写收款单时可以选择收款的方式，如果是“减预收款”则“预收款”信息表中的“预收总额”自动减少。应收款明细:用于查询企业所有的应收款，对应到每一笔销售的明细。应收款汇总:用于查询企业所有的应收款，对应到每一个客户。收款单:用于录入企业收回货款的凭证和销应收款，内容包括编号、发票号、填票日期、销售单号、货号、客户编号、数量、销售价、金额、收款日期、详细说明、销售日期、状态、减预收等。已收款明细:用于查询企业历史的所有已收回的款项。历史查询:用于查询收款单历史。4.14.3账务管理“帐务管理”功能模块用于管理企业的结帐业务，一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品成本的进、销、结存情况，为财务提供数据。各子功能模块实现的功能分别为：结帐日期设定:用于设置企业的每月结帐的日期，内容包括月份、全称、结帐日期等。一般商业单位每个月的结帐日期都是固定的，默认为25号。模拟结帐:用于进行模拟结帐操作。因为结帐操作不可逆，也就是说正式结帐后商品进销存汇总的数据就无法更改了，因此在正式结帐前往往要进行模拟结帐，以查看结帐数据是否正确。正式结帐:用于进行结帐操作，计算进销存汇总报表。进销存汇总:用于查询本次结帐的结果，内容包括结帐编号、年月、货号、上期结帐数量、上期结帐金额、借方数量、借方金额、贷方数量、贷方金额、本期结存数量、本期结存金额、备注等。历史查询:用于查询历史的结帐结果。4.15统计分析“统计分析”功能模块用于统计和分析企业的经营数据，供企业决策者作为决策依据。统计分析的功能就是对企业的历史数据进行统计分析，以直观的形式表现出来，最好可以用图表的形式表现出来。4.16系统管理管理员主要管理下列内容：用户管理：包含下列功能显示用户列表，查看用户信息；添加删除用户，修改用户信息；检索用户资料信息；修改设定各用户在各模块的权限；查看所有在线用户的情况。部门设定：设定单位树状组织结构，部门名称等；角色管理：设定角色名称,支持一人多职功能；手机短信：稳定可靠的手机短信模块。权限设置:用于设置各操作员使用系统的权限，为了方便设置，一般的应用系统都是可以将操作人员分组的，将通用的权限赋予整个组，个别的权限单独赋予个人，这样可以大大减少权限管理的工作量。数据备份:用于备份系统数据库。数据恢复:用于恢复系统数据库。日志管理:用于维护系统的使用日志。一个好的应用系统会对任何操作员进行的所有操作进行日志记录，“日志管理”可以查询、导出和删除历史的日志。