IT类资产_管理办法.doc

河北御捷车业有限公司ZY/IC-01IT类资产管理办法共6页版本：A 编制 审核 批准 发文号： 实施日期：二一四年 月 日 发文范围：最高管理层 管理者代表 审计部 总经办 信息化中心 人力资源中心 工程商务中心 规划管理部 采购中心 财务中心成控中心 质量中心 清河基地 齐河基地 生产管理中心 汽车研究院 营销中心 发动机事业部 动力系统事业部会签单会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期修订历史序号更改页码修订日期实施日期修订人123456781 目的为加强IT类资产的使用和管理，提高 IT类资产使用规范和效率，保证资产的安全和完整，特制定本制度。2 适用范围2.1 本制度给出了御捷集团IT类资产管理标准,内容包括：IT类资产范围、分类,管理职责和管理体制,采购和验收程序；日常维修、调配、报废等规定；2.2 本制度适用于集团所有IT类资产。3 术语3.1 IT类资产是指使用期限超过一年，设备单位价值在500元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括台式机、笔记本、服务器、交换机、打印机等与计算机相关的电子设备；3.2 IT类低值易耗品是指对达不到3.1规定标准的IT类设备及其配件；3.3 IT类耗材是指一次性使用的IT类物品。4 引用文件 IT设备采购配置标准5 IT资产分类5.1 IT类资产：计算机主机、显示器、打印机、复印机、传真机、扫描仪、服务器、路由器、交换机、机柜、投影仪、UPS电源、移动硬盘、数码相机、数码摄像机，监控系统、视频会议系统等；5.2 IT类低值易耗品：优盘、计算机配件、电源适配器等；5.3 IT类耗材：键盘、鼠标、硒鼓、墨盒、色带、网线、水晶头、模块、墨粉、电源线、电话线、电话机、计算机散热风扇、定影、感光鼓、网钳等。5.4 公司信息化建设涉及到的各类服务项目、软件、网站建设等。6 管理体制和管理职责6.1 管理体制6.1.1 集团对IT类资产实行统一归口管理、分级负责、责任到人的管理体制；6.1.2 信息化中心是集团IT类资产统一归口管理部门。6.2 IT类资产的管理模式IT类资产实行三级管理：6.2.1 财务中心：建立IT类资产总账，进行日常IT资产帐务处理，与信息化中心的明细帐进行定期核对。6.2.2 信息化中心：作为归口管理部门，负责建立公司所有IT类资产的明细帐，并定期与财务中心的总帐及使用部门的台帐进行核对，保证帐帐相符，帐物相符；负责组织清查、盘点、调配工作，监督、检查使用部门对资产管理、维护和使用等情况。6.2.3 使用部门：各使用部门分别建立该部门的台账，并负责实物管理，做到账、卡、实物相符，所有IT资产要落实到每个具体负责人。6.2.4 具体负责人（使用人或保管人）：IT 类资产使用人负责IT类资产的保管和日常管理，防止损坏或遗失。6.3 信息化中心管理职责6.3.1 拟定IT类资产管理制度和相关管理标准；6.3.2 负责IT类资产的日常管理和考核工作；6.3.3 负责IT类资产购置把关，有权驳回各部门不合理的采购申请；6.3.4负责信息化建设项目的规划、实施和验收；6.3.5 审核批准IT类资产调配、处置及出借等手续；6.3.6 组织集团IT类资产清查、盘点和统计工作；6.3.7 监督、检查IT类资产管理、维护和使用情况；6.3.8 对集团各分支机构提供IT技术支持；6.4 财务中心管理职责6.4.1 建立IT类资产总账，并定期与信息化中心的明细账进行核对；6.4.2 负责公司年中、年终IT类资产汇总盘点登记情况的备案工作；6.4.3 配合信息化中心安排各部门IT类资产报废工作，并作相应的会计处理；6.4.4 对随意拆卸、人为损坏、丢失IT类资产的使用责任人，按照公司制度进行核算赔偿；6.5 使用部门管理职责6.5.1 各部门明确专门的IT类资产管理负责人。其主要职责如下：6.5.1.1严格贯彻落实IT类资产管理制度，制定本部门具体的管理要求；6.5.1.2 负责本部门IT类资产的增减变动处置的相关统计工作等；6.5.1.3 参与IT类设备的相关验收工作；6.5.1.4 组织本部门IT类资产的清查和统计工作；6.5.1.5 提出本部门IT类资产调配、配置建议；6.5.1.6 对IT类资产报损、报废提出申请；6.5.1.7 登记有关IT类资产台账，建立IT类资产档案；6.5.1.8 保管好本部门IT类资产，建议各部门设立日常网络管理员为保解决常见小问题；6.5.2各部门和IT类资产管理负责人要积极配合归口管理部门的日常管理工作。7 IT类资产采购原则配置标准7.1 配置原则7.1.1 IT设备配置根据岗位级别、用途，在设备配置满足岗位使用要求的条件下,采取价格、品牌优先的原则。7.1.2 管理层（总经理、中心主任、事业部总经理，均含副职）可配置笔记本电脑。因特殊工作需要，由部门申请并经逐级审批后可配备笔记本电脑。7.1.3 对于需配置IT设备的需求，信息化中心应首先进行调配，若无法调配或调配不能满足需求的才考虑新购。7.1.4 办公类电脑、服务器实行公司统一标准；机房用网络设备（包括网络安全设备）规范品牌型号，统一由工程商务中心执行采购。7.1.5 如果使用人的电脑配置已经达到本办法中规定的基本配置标准，不再允许申请更换或新购设备。7.1.6 使用笔记本电脑人员原则上不再配备台式电脑，因工作需要确实需要配备的，必须由部门负责人、分管领导、信息化中心、财务中心审批后才能配备；对于不符合配备原则的给予收回。7.1.7 涉及到财务信息、研发技术工作岗位一律使用台式电脑。7.1.8 其它办公人员原则上只配备台式机，能满足办公使用即可；7.2 IT资产采购7.2.1 由使用部门填写IT设备采购申请报告单，根据审批流程进行审批.7.2.2 工程商务中心依据审批过的IT设备采购申请报告单及相关技术要求，实施采购；7.2.3 低值易耗品和耗材：每个月末信息化中心根据库存情况，做采购计划汇总表，并根据经济业务授权审批表进行逐级审批，工程商务中心根据计划进行采购。7.2.4 软硬件、网站建设等其他信息化建设服务项目，应由信息化中心给出建议意见，再由商务中心酌情购买。7.3 新购资产的验收与及领用管理7.3.1新购IT资产由工程商务中心，信息化中心及使用部门进行验收，并填制固定资产验收报告，信息化中心进行台帐登记，使用及保管责任人办理IT资产借用手续并填写IT资产借用表，使用及保管责任人以借用的方式从信息化中心领用此资产。7.3.2 IT类低值易耗品及耗材，工程商务中心采购回来以后，由信息化中心办理验收入库手续，并登记台帐，使用人或使用部门需领用时，由经办人办理领用申请单，申请单经部门负责人、信息化中心负责人，财务中心负责人审核以后办理领用手续，所有损坏了具有残值的物品都必须采用以旧换新的方式，废旧的物品由信息化中心月底集中办理报废手续。8 IT类资产日常管理8.1 信息化中心建立IT类资产使用情况检查和考核制度，对长期闲置、利用率低下的IT类资产，信息化中心有权即时进行收回和调配，以提高资产利用率；8.2 集团对IT类资产，原则每季度进行一次清理清查，确保账、卡、物相符。信息化中心负责将盘点表递交财务中心一份。对盘盈盘亏的IT类资产应及时查明原因，分清责任，按规定进行处理；8.3 集团各部门、各分支机构要做好防火、防盗、防暴、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作。按照制度要求对IT类资产进行养护、定期检测或修缮，确保完好和使用安全，如因使用、养护和各种防护措施不当导致设备损坏的，应按照集团规定追究责任人造成的经济损失。8.4 研究院电脑主机必须安装铁皮箱，未安装的，由研究院资产管理员提出申请，报信息化中心备案，统一安装；使用部门未及时提出申请，电脑主机长期处于未安装铁皮箱状态的，将对部门负责人给予相应的考核；铁皮箱与主机、显示器将作为相关部门的资产存在，丢失将给予使用部门相应的罚款处罚；8.5 集团各部门内有长期闲置、利用率低的IT资产，及时通知信息化中心收回，优化资源配置。8.6 IT资产跨区域调动,使用人员需要到信息化中心登记备案，以完善资产的移动记录，对于私自跨区域转移IT资产，未到信息化中心登记备案的，将给予公司内通报、罚款。8.7 下班前，使用部门要确保IT类设备处于关机状态，发现一次未关机的，将对使用责任人进行50100元的罚款处罚。 8.8 集团各部门要确保计算机已安装企业版360安全软件；研究院、质量中心、技术质量部等涉及研发数据的部门要确保电脑安装加密系统，未安装的使用部门及时通知信息化中心安装，因未安装相应软件而给公司造成不必要的损失，由相关责任人自行承担责任；对已安装的计算机未经信息化中心允许不准私自修改启动程序和修改密码，私自强行退出程序一经发现报部门负责人报公司领导处理。9 IT类资产交接调拨 IT资产在使用过程中，因人员岗位变动或离职及保管责任人发生变化时，原使用人要将此资产完好无损交于信息化中心，信息化中心办理冲帐手续，不允许任何使用责任人未到信息化中心办理交接手续，私自将该项资产转移给其他人使用或保管，否则将对使用责任人进行50100元的罚款处罚。10 IT类资产维修10.1 使用部门反应IT类故障问题，由信息化中心人员进行处理，如果确认是硬件故障问题，由使用部门填写IT类资产维修申请单；对于IT类资产出现故障问题，使用部门没有即时反馈给信息化中心的，发现一次将给予50100元罚款；对于使用部门的IT类资产在盘点时候，仍然处于故障阶段，维修费用由使用人自行承担。10.2 信息化中心人员根据维修申请单，进行维修；10.3 需要送外维修的由信息化中心负责具体办理。11 IT类资产报废11.1 使用部门申请报废，填写IT类资产报废申请单；11.2 信息化中心人员对报废资产进行鉴定，并给出处理意见；按照经济业务授权表进行逐级审批。11.3 信息化中心对报废的资产进行处理并在账上进行变更。12 流程图12.1 IT类资产采购流程流程图12.2 IT类资产报废流程流程图13 相关记录13.1 ZY/IC-01-01 IT资产采购申请报告单13.2 ZY/IC-01-02 IT类低值易耗品及耗材申请表13.3 ZY/IC-01-03 IT资产借用表13.4 ZY/IC-01-04 IT类低值易耗品及耗材领用表13.5 ZY/IC-01-05 IT类资产维修申请单13.6 ZY/IC-01-06 IT类资产报废申请单12.1 IT类资产采购审批流程图12.2 IT类资产报废流程图IT资产采购申请报告单 受控号：ZY/IC-01-01 申请日期： 年 月 日 申请人申请部门申购物品申购用途原因(填写申购物品名称、数量、具体申请原因、使用人、用途及岗位；如同时申购多物品请依次描述；申购部门公用设备须注明“公用”字样) 申请人签字： 申购部门意见部门负责人签字： 分管领导签字： 信息化中心意见可否调配（ ） 按采购标准 品牌型号为： 参考价格为： 元:（如申购多个物品时依次描述）网管员签字： 部门负责人签字： IT类低值易耗品及耗材领用申请表受控号：ZY/IC-01-02 申请部门申请人申请时间购置原因购置明细名称规格型号单位数量单价合计备注申请部门意 见信息化中心意 见备注IT资产借用表受控号：ZY/IC-01-03借用部门借用人员工号经办人领用物资日期资产编号资产名称型号及配件数量设备序列号使用人保管人归还日期签字移动记录日期资产编号资产名称型号及配件数量移出部门经办人移入部门接收人/使用人保管人IT类低值易耗品及耗材领用表受控号：ZY/IC-01-04序物品名称单位领用数量领用人领用时间备注1234567891011121314151617181920保管人： 年 月 日IT类资产维修申请单受控号：ZY/IC-01-05资产编号： 资产名称： 使用部门： 资产负责人： 故障现象：   资产负责人签字： 部门负责人签字： 受理维修日期及检查结果： 信息化中心负责人：     维修记录：1 自己维修       2 外委维修（供应商） 更换配件名称规格型号数量单位单价金额产地采购部门经手人                           配件费用合计：配件申请部门：            申请人：          财务负责人：          维修结果：1）正常使用； 2）等待配件； 3）申请报废； 4）其他；备注：已经维修次数使用部门验收签字：                              年    月    日注：1）使用部门认真填写故障现象，不得涂改；维修完成后装入资产档案；2）维修部门根据维修申请单及检查结果申请购买维修配件，批准后由相关部门凭复印件购买；3）配件由使用部门或维修部门出库，更换下来的旧件（坏件），由验收人员确认后返回仓库；4）更换配件部分由信息化中心人员负责填写。IT类资产报废申请单受控号：ZY/IC-01-06资产名称 资产编号资产负责人 资产数量 使用部门 报废日期 配置清单：附（备）件名  称数量单位规格/型号备注               处理方式：1）   整机（按废品）出售；2）   拆件；3）   改装（利用一部分功能）；其他；附件（备件）及拆件处理方式：1）返回仓库备用，需要时领用；              2）维修部门保管备用；             3）按废品处理；使用部门意见： 负责人签字：信息化中心意见： 负责人签字： 分管领导：财务中心意见： 负责人签字：工程商务中心意见： 负责人签字：