湘西州标准化良好行为企业创建指南.doc

湘西州标准化良好行为企业创建指南（试行）第一章 总则一、为切实推动湘西州标准化良好行为企业创建工作，强化我州企业标准化工作基础，帮助企业建立满足生产经营管理需要的标准体系，规范生产经营行为，提高标准化工作的适宜性和有效性，不断提升产品质量水平和顾客满意度，扩大行业影响力和品牌知名度，助推企业取得良好的经济效益和社会效益，根据国家标准化管理委员会关于开展企业标准化良好行为工作的有关精神以及企业标准体系系列国家标准，制定本指南。二、本指南适用于湘西州境内标准化良好行为企业的创建工作。三、企业标准化良好行为工作坚持政府引导、企业自愿、市场推动、注重实效的原则。四、标准化良好行为企业是指：按照企业标准体系系列国家标准（GB/T 15496-2003企业标准体系 要求、GB/T 15497-2003企业标准体系 技术标准体系、GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系、GB/T 19273-2003企业标准体系 评价与改进）的要求，运用标准化原理或方法，建立健全以技术标准为主体，包括管理标准和工作标准在内的企业标准体系，并运行有效；生产、经营等各个环节已实行标准化管理，且取得了良好的经济效益和社会效益的企业。第二章 标准化良好行为创建工作流程标准化良好行为企业创建工作流程主要分为活动策划、标准编写、标准体系试运行、自我评价、确认评价五个主要阶段，如图1所示。时间一般为二年。第一阶段活动策划第二阶段标准编写第三阶段标准体系试运行第四阶段自我评价第五阶段确认评价图1 标准化良好行为企业创建工作流程图一、 活动策划（一） 创建活动的决策和启动创建标准化良好行为活动开展前，应做好创建活动的宣传教育工作，侧重在标准化的意义作用宣传教育，使标准化良好行为企业概念在企业深入人心。宣传方法可以是安排会议或利用领导层会议提出创建标准化良好行为企业的动议，介绍试点企业经验，传达标准化行政主管部门的推行要求和政策，还可以利用板报、网络、企业刊物等媒体进行宣传。提高企业全体员工的标准化意识，达到积极参与的目的。活动开展的两种途径：管理者推动企业领导对标准化工作有足够的重视，了解创建标准化良好行为对企业的意义和作用，决心通过创建活动改进生产、经营管理，主动以企业标准体系系列标准为指导，建立和健全标准体系。外部推动政府推动或市场的推动。通过外部推动、外部确认促进内因的自觉性。活动的策划标准化良好行为组织准备动员教育，标准体系培训确定标准化方针目标企业标准体系的设计，提出活动方案活动的决策目标展开明确标准化职责标准化管理网络建设确定标准化机构（二） 标准化机构建设标准化机构建设主要包括：确定企业标准化组织机构，明确分管标准化工作领导；应设有专职的标准化机构（标准化委员会或标准化领导小组），如示例A；或明确规定某个机构负有主管企业标准化工作的职责，如示例B；标准化机构应是常设机构，不是临时机构；各部门应指定熟悉业务、熟悉标准化的人员担任专兼职标准化员，形成标准化管理网络。专兼职人员应选择各部门业务骨干、技术骨干来承担；企业标准化机构的成立、调整，公布标准化机构网络成员应单独行文；应分别编制企业组织机构图和标准化组织机构图。示例A：公司标准化管理委员会（公司高层领导）标准化管理代表（常务副总经理）部门标准化管理员（兼职标准化管理员）部门标准化主管领导（部门主要负责人）公司标准化工作管理小组（专兼职标准化管理员）审计科物流科营销中心办公室企划科示例B：标准化管理办公室（企管部）物流部（专兼职管理员）企划部（专兼职管理员）办公室（专兼职管理员）销售部（专兼职管理员）生产部（专兼职管理员）（三） 明确职责1、明确标准化各级机构在体系建设、保持标准体系的运转和日常改进工作中应履行的标准化职责。2、应规定最高管理者标准化职责，包括：贯彻国家标准化工作的法律、法规、方针、政策和有关强制性标准；确定与本企业方针、目标相适应的标准化工作任务和目标；确定企业标准化机构、人员及其职责；审批标准化工作规划、计划和标准化活动经费；组织建立企业标准体系，审批企业标准和企业标准体系；鼓励、表彰为企业标准化工作做出贡献的单位和个人，对不认真贯彻执行标准，造成损失的责任者进行惩戒。3、应规定标准化机构及其人员职责，包括：确定并落实标准化法律、法规、规章以及强制性标准中与本企业相关的要求；组织制定并落实企业标准化工作任务和指标，编制企业标准化规划、计划；建立和实施企业标准体系，编制企业标准体系表；组织制定、修订企业标准，认真做好企业产品标准的备案工作；对新产品、改进产品、技术改造和技术引进，提出标准化要求，负责标准化审查；对本企业实施标准情况进行监督检查，组织企业标准复审；组织制定企业标准化管理标准或管理制度；组织标准化培训；统一归口管理各类标准，建立标准档案，搜集国内外标准化信息，并及时提供给使用部门；承担或参加国家、行业和地方委托的有关标准的制定和审定工作，参加国内、国际各类标准化活动。4、应明确各职能部门和生产经营单位在标准化日常工作中的职责，包括:组织实施企业标准化机构下达的标准化工作任务；组织实施与本部门有关的标准；按管理标准和工作标准对员工进行考核、奖惩。（四） 活动策划 1、对企业创建标准化良好行为活动进行整体策划，编制创建标准化良好行为企业计划书，并得到最高管理者或分管领导的批准。分管领导应按计划书的安排，向各部门提出要求、布置任务、部署工作。2、计划书内容包括活动各阶段项目内容、工作要求、完成时间、项目责任者、参加人员等，如表1所示。表1 创建标准化良好行为企业计划书序号项目工作要求完成时间责任者参加者5制修订及搜集标准按标准体系表进行标准清理，集中制定、修订一批标准，收集有关标准月 日标准化管理职能部门各有关部门（五） 动员教育、宣贯培训 1、企业应做好宣传动员工作，让全体员工清楚活动目标、内容及要求。2、聘请标准化专家对企业中层以上干部、各部门专兼职标准化人员进行培训。培训内容包括：企业标准化良好行为创建活动要求，企业标准体系系列标准，企业标准体系相关基础知识。3、标准化培训应列入企业年度培训计划，由主管培训的部门统一管理，组织实施，并做好相应培训要求。（六）企业标准体系文件1、制定标准化工作方针、目标标准化方针，是企业标准化发展的方向，要充分考虑企业在市场的定位和企业发展前景，与企业发展方针一致。标准化目标，是实现标准化方针的努力程度，是方针的具体化，是可测量的量化指标，目标提出应略高于实际水平。2、制定标准化规划、计划标准化规划一般是35年的中长期规划，是保证标准化方针、目标得以落实的具体文件，要求从人员素质要求、技术要求、管理要求、物资保证等方面提出切实可行的完成目标和保障措施。主要内容包括：a)标准化工作现状；b)标准化目标内容；c)完成目标的措施。标准化计划是年度工作计划，是将企业标准化目标和标准化规划任务落实到每一年度。可把采标、标准制修订、标准实施、企业标准体系持续改进和日常改进、培训等任务安排在一张表里，安排好计划的每项工作内容、要求、时间、责任部门、资源保证、责任人、情况检查。3、编制企业标准化管理办法标准化管理办法可以是一个单独的标准，也可以是一组标准化管理标准组成的系列标准。内容包括：a)规定标准化工作体制、组织机构、标准化工作任务、职责、工作方法和要求；b)标准制修订管理细则（规定标准的制修订和复审工作原则、程序及具体要求）；c)实施标准与监督标准实施管理细则；d)标准信息管理办法，标准信息收集、管理和使用等要求；e)规定实施各级相关标准的程序和方法；f)标准化规划、计划内容、工作程序和要求；g)标准化培训的任务、目标、方法和程序；h)标准化科技成果评比、奖励管理办法。二、标准编写文件编写标准体系标准化工作分文件编写清理标准和相关文件制定、修订标准，完善标准分析标准化管理现状对照国家标准要求提出各项改进措施制定标准化管理办法、规划、计划编制标准体系表 （一）标准化工作分析分析企业标准化管理现状，收集整理企业已有的相关标准、规范、制度、流程、文件等资料，对照标准要求提出改进措施。即哪些标准需要纳入标准体系，哪些制度、流程需要转化为标准等。（二）文件编写1、明确牵头部门，组织各相关部门成立标准编写组，负责各部门体系标准编写。2、收集整理各部门相关制度、规范，建立标准体系框架，编制标准体系表，落实标准化规划、计划，按部门工作职能，分批制定、修订相关技术标准、管理标准、工作标准。3、标准编写应统一格式，按GB/T 1.1-2009要求进行编写，规定标准编号原则，统一编号。4、由企业聘请标准化专家，对企业标准体系建立中体系文件编写、标准编写进行培训（标准结构图、明细表、统计表编制，技术标准、管理标准、工作标准编写培训）。三、标准体系试运行标准体系试运行有关标准化培训实施标准，建立记录修订体系表 （一）有关标准化培训由企业组织各部门，对企业标准体系文件及体系中涉及的所有标准进行实施培训，明确各部门、各岗位应执行的技术标准、管理标准和工作标准。培训方式可多样化，可选择班组学习培训、答题、知识问答、竞赛等形式。（二）标准实施1、标准实施。对企业各项活动的开展，严格按照标准执行，要求强制性标准、企业采用的国家、行业推荐性标准以及企业标准必须执行；2、按标准要求建立规范记录并保存记录；3、对实施中发现的问题要及时进行纠正，采取纠正措施，对可能发生的问题采取预防措施；4、对标准实施情况进行监督检查，并保存记录。要求建立监督检查制度，这一制度在标准化管理办法里加以规划，规定检查的方式方法及组织形式。（1）技术标准监督检查：产品设计开发、技术改造的标准化审查；过程检验，对部件、工序间（服务环节间）、特殊工序和关键工序的检验和监控活动。检查工艺文件实施、服务提供过程质量；产品（服务）的最终检验。（2）管理标准和工作标准的监督检查：管理标准一般由管理职能部门负责检查。可从安全生产、环境保护、节能降耗、职业健康安全、财务审计等方面进行专项检查，也可以由标准化职能部门根据实施过程中出现的问题进行有针对性的检查；工作标准由部门负责人或指定的检查员负责检查。一般结合目标完成情况，月工作计划，季度、半年、年度计划完成情况进行检查考核。考核结果应与经济责任挂钩。（三）修订标准体系表根据标准实施中各使用部门提出的反馈意见，对相关标准及体系表内容（标准明细表、体系结构图、体系编制说明等）进行修订、改进。（四）体系试运行按照体系中各项标准要求组织实施，体系试运行满3个月后，对体系整体实施情况进行自我评价。四、自我评价评价改进自我评价评价结果处置 （一）企业标准体系的持续改进1、企业标准体系的持续改进是企业管理的永恒目标，是增强企业标准体系的适用性、充分性和有效性，以适应市场竞争需要，不断满足顾客对产品（服务）的要求和期望，推动企业生产、技术、经营、管理进步的客观需要。企业标准体系自我评价活动流程示意图见图2。2、企业应为标准体系的持续改进建立奖惩制度，以激励和推动全员参与标准化活动。（1）奖励的主要对象：在企业生产、经营、管理中发现不符合标准要求的现象时，能够及时提出和采取纠正措施，取得效果者；在企业生产、经营、管理中发现潜在的问题时，及时采取预防措施，使问题不发生并取得实效者；在企业标准体系的自我评价和确认过程中发现不合格项，提出纠正措施，经跟踪验证取得效果者；在企业生产、经营、管理中，特别在产品安全、生产安全、环境管理、职业健康、节约资源等标准化活动中做出贡献者。评价方案的制定目的、范围和内容职责资源标准化管理职责授权评价的准备确定本次评价的目标、范围和依据（准则）确定评价组长选择评价组组长分工、编制评价计划并与受评方建立联系文件评审分工编制检查表及相关工作文件评价方案的现场实施召开评价工作安排会评价组沟通与会商召开评价总结会评价结果处置评价人员的能力和评价评价活动评价方案的监视和评审监视和评审识别纠正和预防措施的需求识别改进的机会P策划D实施C检查评价方案的改进A改进（处置）图2 企业标准体系自我评价活动流程示意图（2）惩戒的主要对象：在企业标准体系的建立和实施过程中出现严重不合格的部门和工作人员；对存在的问题没有在规定期限内实施纠正措施的部门和工作人员；生产、经营、管理中有标准要求而未执行，特别是安全、卫生、环境、节能等存在问题的部门和工作人员。（3）考核主要包括：建立考核信息网络，明确考核部门的管理职责，负责考核的组织、协调、实施及信息收集、汇报和报告；认真总结各次自我评价、社会评价或审核的信息，经过管理评审，使考核信息充分发挥作用；充分利用企业年度或月季度考核，特别应使操作岗位的工作标准中对岗位工作的考核与个人报酬奖励挂钩，实现定额管理；充分重视顾客意见和信息反馈，认真分析顾客的抱怨或投诉，从中获取有益的信息。（二）自我评价的基本条件a)已建立企业标准体系，编制了完整配套的体系文件并经最高管理者批准发布；b)标准体系已实施三个月以上；c)建立了标准化管理网络，明确了标准化职责；d)完成了各项标准化培训，培训了一批标准化骨干；e)组建了由最高管理者（或其代表）领导的自我评价小组；f)制定了自我评价方案和评价计划，提供了必要资源。（三）自我评价准备1、编制评价方案（1）自我评价目的a)评价企业建立并运行的标准体系的适应性、充分性和有效性；b)评价体系满足相关法律法规，强制性标准和企业方针、目标的程度；c)符合GB/T 15496-2003企业标准体系系列标准的程度；d)识别并证实企业标准体系存在的问题（不合格，不符合）制定并实施纠正或预防措施，建立持续改进体系的机制。（2）基本原则a)系统的原则；b)独立的原则；c)能力素养的原则，主要指评价人员的要求；d)基于证据的原则，证据的可信性与抽样科学性；e)严格纪律的原则，即诚信、认真、公正和谨慎。（3）自我评价方案方案的制定、实施、评审、改进、资源提供由企业标准化管理机构的管理者负责，内容包括：a)每次评价的范围、目的和时间；b)评价方式（集中或分步循环式），一般首次均为集中式；c)评价对象、数量与地点；d)评价依据包括法律、法规、标准等；e)与其它体系（如质量管理体系）的协调，包括认证认可同步或整合；f)与评价有关的信息，如以往各种评审方案及结果；g)评价对象以及相关方对标准体系的关注点；h)评价方案的资源保障，如经费、人员及技能、食宿、交通等；i)时间保障；j)培训。（4）评价方案的实施程序a)评价过程的策划和日程、时间安排；b)选择评价组长与组员，确保评价能力；c)明确评价任务和职责；d)评价过程的实施；e)评价结果的处置，推动标准体系的持续改进；f)保持评价方案的相关记录；g)见识评价方案，实施有效性和业绩；h)通过管理评审，进一步改进评审方案。（5）自我评价的计划a)评价方案；b)评价目的；c)评价范围；d)评价依据；e)评价日程；f)评价组组成；g)评价过程程序，包括具体的时间安排；h)评价资源保障；i)评价结果处置。2、自我评价准备包括以下环节：确定评价目的、范围和评价依据（准则）；在企业内部选择评价组组员，确定评价组组长，也可聘请外部专家参与企业自我评价；评价组确定后，应通报受评方，受评方有权要求更换，应通过沟通协商合理解决。3、编制评价计划，与受评方建立联系（1）编制评价计划评价计划应在评价活动前交给受评方，有异议可协商解决，任何修改应在评价前征收相关方同意。评价计划主要包括以下内容：评价目的；评价依据（准则）文件；现场范围、职能单位、过程与要素；活动日程和地点；现场活动的会议安排；评级组组员分工，受评方陪同人员的作用及职责；评价过程的资源保障（交通、住宿、设施）等；受评方代表、使用语言、保密安全要求（必要时）。（2）与受评方建立联系主要包括：建立沟通渠道；确认评价的职责权限；建议日程时间安排和沟通评价组组成信息；要求获得相关文件和资源支持；确保适用的现场安全规则；对评价过程做出安排（计划）；双方的其他要求。4、评价组内部分工分工涉及：部门、产品、过程、职能、区域。分工考虑：能力、独立性、资源利用等因素。5、文件评审（1）文件内容：企业标准体系相关文件，包括记录和评价确认报告等；（2）提供文件不充分时，评价组长可要求补充提供，必要时可推迟或暂停评审；（3）有些情况下，允许在现场评审开始前进行，也可在评价中获得信息。6、准备评价工作文件，编制检查表（1）检查表和抽样计划a)检查表作用：保持目标清晰、明确；保证评价内容周密完整；保持评价节奏和连续性；合理抽样减少偏向和随意性；b)检查表内容：列车评价项目和要求，明确评价步骤和方法。自我评价检查表如表2所示；c)注意事项：以标准等规范性文件为依据；覆盖被评价的全部职能单位、过程和要素；抓住重点，关注主要关键或特殊过程，抽样具有代表性；d)检查表的使用应结合实际，现场灵活掌握。（2）记录包括：评价依据、评价发现、评价结论、会议记录等。（3）其他表格包括：不合格报告、自我评价报告、会议签到等。表2 评价检查表受评单位日期评审员序号依据、准则（标准）条款号检查要点检查记录评价发现表3 企业标准体系自我评价不合格报告单受评价单位单位负责人评价日期责任部门不合格事实：不合格性质：严重 一般 评价员（签字）：_ _ 评价组长（签字）：_不合格事实确认人签字：_ 年 月 日纠正措施完成时间： 年 月 日 总工办（签字）：_ 年 月 日原因分析： 主持分析人：_ 年 月 日纠正措施： 责任部门负责人（签字）：_ 年 月 日批准： 批准人（管理者代表）：_ 年 月 日跟踪、验证： 验证人：_ 年 月 日管理评审结论： 最高管理者代表：_ 年 月 日表4 企业自我评价报告评价开始时间评价结束时间部门负责人签字评价目的、范围评价依据不符合项内容纠正和预防措施及要求自我评价持续改进措施落实情况（四）自我评价现场实施1、召开评价工作安排会（1）参加人员：受评方管理层及其职能部门负责人，评价组全体组员。（2）主持人：评价组组长。（3）会议目的和内容包括：宣布评价计划；介绍评价过程（日程）安排及评价组组员分工；确认沟通渠道；对受评方提出资源支持，主要是陪同人员及文件；接受并解答受评方提出的有关问题。（4）会议性质：是一次正式会议，要保存出席人员记录，简要记录会议内容。2、现场评价检查（审核）（1）现场评价的时间和人员要求包括：现场评价组成员应控制在必要的数量内，一般已超过7人；现场评价时间尽可能最少，一般不超过2个工作日。（2）陪同检查人员的职责和作用包括：建立联系并安排与受评方谈话；安排现场生产过程的检查评价；应评价组的要求，提供检查所需的文件和信息；确保评价组成员了解和遵守现场安全规则和要求；在收集信息过程中负责解答或提供帮助。（3）形成评价发现把评价过程或经验证的信息（证据），对照评价依据（准则），形成评价发现，经评价组评审后，汇总与评价依据的符合程度，即为评价结论；评价证据应说明信息支持的场所、过程及责任，最终形成评价报告中确定的证据；记录不符合及其支持的证据，明确以不合格分级（严重或一般），与受评方共同评价出证据的准确性，取得理解；评价组评审后由评价组组员编写不合格项报告单；对评价证据或评价发现有分歧时，应尽量协商解决，并记录尚未解决的问题。（五）召开评价总结会（即末次会）主持：评价组长。参加人员：与评价工作安排会相同。总结会内容：由组长宣读评价确认综述、评价发现和结论，评分和建议等级，必要时包括纠正措施和预防措施；受评方最高管理者（或其代表）表态。时间安排：控制在40分钟。最后由评价组组长宣布评价结果。（六）评价结果处置1、评价报告的编制，批准和处置包括：评价组组长负责编制自我评价报告；评价报告应提供完整，准确，简明清晰的评价记录；评价报告的内容应包括：a)受评方（部门）的信息：如部门名称、标志、地址、负责人姓名、联系方式、评价时间；b)评价组成员名单，如组长、组员、技术专家等的姓名、职务、职称、部门以及各自签名；c)评价目的；d)评价依据或准则；e)评价范围；f)评价最后得分和等级；g)不合格报告。2、评价报告的批准和分发包括：评价报告应在现场评价结果及一周内由评价组组长提交；企业最高管理者或其代表批准签发；分发应包括所有受评方及标准化管理网络相关部门；保存相关文件和记录。3、评价后续活动的实施包括：评价目的是推动持续改进，应对发现问题提出纠正措施和预防措施；纠正措施和预防措施经管理评审确定，并规定实施期限；应对纠正和预防措施的完成情况及有效性进行验证；评价方案可以明确跟踪和验证纠正或预防措施的职责部门；必要时可明确由评审组成员负责进行监视相关后续活动，促使标准体系有效运行，运行满一个月后，申请外部确认。五、确认评价确认确认申请确认准备确认前再动员，迎接确认检查标准化评价报告自我评价报告 （一）确认申请填写“标准化良好行为确认申请表”，将书面申请及相关文件材料按规定程序上报。（二）确认准备做好各项准备工作，安排好确认会会场及生产、管理现场，准备好企业标准体系相关文件以备检查。确认前再动员，做好确认所需的资源准备工作，迎接确认检查。（三）确认后整改制定整改措施，及时处置确认中发现的问题，并予以纠正。附件：企业标准化良好行为创建工作时间表序号阶段项目活动工作内容要求完成时间责任者参加者1第一阶段活动策划标准化组织机构确定企业标准化组织机构，明确各部门标准化专兼职人员及标准化职责，对创建标准化良好行为活动进行策划。3个月最高管理者2宣贯培训组织企业员工，进行全员培训。培训内容：企业标准化良好行为创建活动，企业标准体系相关基础知识。负责教育培训部门有关部门3企业标准体系方案策划企业标准体系的设计，提出活动方案。制定标准化工作方针、目标和规划、计划、标准化管理办法，并以文件形式下发。标准化管理职能部门4第二阶段标准编写标准化工作分析分析标准化管理现状，收集整理相关标准、文件，对照标准要求提出改进措施。1个月标准化管理职能部门有关部门5文件编写明确牵头部门，组织各相关部门成立标准编写组，负责各部门体系标准编写。6收集整理各部门相关制度、规范，建立标准体系框架，编制标准体系表，落实标准化规划、计划，按部门工作职能，分批制定、修订相关技术标准、管理标准、工作标准。6个月7体系建立相关内容培训（标准结构图、明细表、统计表编制，标准编写培训）2个月8第三阶段标准体系运行有关标准化培训对体系文件及体系中涉及的所有标准进行实施培训，明确各部门、各岗位应执行的标准。3个月标准化管理职能部门有关部门9标准实施1、标准实施。对企业各项活动的开展，严格按照标准执行，做好并保存相关记录；2、对实施中发现的问题要及时进行纠正，采取纠正措施，对可能发生的问题采取预防措施；3、对标准实施情况进行检查，并保存记录。管委会或领导小组有关部门10修订标准体系表根据标准实施中的反馈意见，对相关标准及体系表内容进行修订、改进。标准化管理职能部门有关部门11第四阶段信息化建设标准信息管理系统的建立根据企业需求（申请AAA、AAAA），建立标准信息管理系统，实现标准信息网络化管理。利用智能检索技术和网络传输技术，彻底实现电子标准在企业内部局域网的高效使用。3个月标准化管理职能部门12第五阶段自我评价自我评价准备成立标准体系自我评价小组，明确评价分工；编制评价计划和检查表，准备评价所需文件，召开员工大会部署。2个月标准化管理职能部门有关部门13自我评价对标准化工作和标准体系文件及标准实施现场评价，召开会议报告评价情况和结果；编写自我评价报告和不合格报告，提出整改意见。14评价结果处置根据整改意见，制定整改措施，落实、实施整改方案，及时处置不合格项。15第六阶段确认评价确认申请填写“标准化良好行为确认申请表”，将书面申请及相关文件材料按规定程序上报。2个月标准化管理职能部门有关部门16确认准备作好各项准备工作，安排好确认会会场及生产、管理现场，准备好企业标准体系相关文件以备检查。确认前再动员，做好确认所需的资源准备工作，迎接确认检查。17确认后整改制定整改措施，及时处置确认中发现的不合格，并予以纠正。