费用报销及支出授权审批管理制度.doc

欣雨费用支出及资金支付审批规定第一条 为明确公司有关费用开支管理和资金支付审批程序，确保公司经营管理活动的合理、 有效，促进公司经济效益提高，根据公司实际情况，特制定本规定。第二条 适用范围 四川省欣雨科技有限公司(简称欣雨)第三条 费用支出管理及报销原则一、 费用报销必须按制度要求办理相关申请、合同审核、询价比价、预算审核等相关手续。二、 在审核报销费用过程中发现违法违规及有损公司利益的事项，财务人员有权拒绝报销相关费用。三、 报销单据必须真实、合法、完整，原始单据必须用胶水粘贴；不符合要求的财务部予以退还。四、 公司各部门必须将费用控制在预算范围内；超出预算须按相关规定履行预算外审批手续。五、 公司公司日常费用费用实行年初预算、总额控制、分级管理、逐级层级审批。六、 公司日常经营费用公司费用按照“谁经办经办，谁负责”的原则，并实行归口管理。七、资本性支出包括对外投资、固定资产购置、办公室装饰装修以及设备设施购置等支出必须由使用部门书面形式向公司申请（包括可性研究报告、初步设计、技术方案等），资本性支出都必须经过董事长的审批后，方可支付执行。第四条 费用支出报销审批权限及流程1、 个人借支（2万元）、日常费用（1万元）、外协成本（5万元）、税金等费用 经办人 部门（项目）经理 欣雨财务部 欣雨总经理2、 个人借支（2万元）、日常费用（1万元）、外协成本（5万元）、年终奖等费用经办人 部门（项目）经理 欣雨财务部 英黎财务部 欣雨总经理英黎董事长3、总经理经办发生的费用，经英黎财务部审核后，由英黎董事长审批。费用审批权限和审批流程按财务管理、资金调度和费用、支出审批权限表 （以下称“费用审批权限表”）执行。第五条 报销时间一、 每周一至五17:00点之前向财务部递交费用报销单据，财务部于每周三、四支付报销款。二、 每月最后一日17:00点为每月最后一次递交本月费用报销单据日。三、 每年12月31日17:00点为每年最后一次递交本月费用报销单据日（根据报销实际情况，可以适当延长一周时间）四、 凡属于本年度的费用，发票必须开在本年度，且入本年度的账务，不允许列支到下一年度；凡是下一年度报销本年度费用的，财务部将一律不受理；特殊情况须经公司财务负责人审批。第六条 费用报销注意事项一、 费用报销时，须使用公司统一印制的报销单或差旅费报销单，内容填写要清楚完整，一律用钢笔或中性笔填写，报销金额和所附发票金额必须一致，不得涂改，并准确填写附件的张数、报销日期。二、 所附的发票必须真实、合法、完整，符合如下要求方可报销：(一) 报销人必须凭正规发票报销，不得以“白条”或收据报销。(二) 发票上付款单位一定要写全称。(三) 数量、单价、金额必须准确完整，大小写金额必须相符。(四) 发票须加盖出票方的发票专用章，开票人姓名和开票的日期必须填列完整，(五) 发票必须印有国家或地方税务机关的发票（收据）监制章。三、报销审批手续必须完整：费用报销时须判断是否在预算范围内，日常费用报销原则上须在费用发生后20日内报销；特殊情况须向公司财务负责人同意后方可报销。第七条 资金支付审批程序 一、个人借款：1、借款范围：个人借款只能用于因公业务并履行审批手续；严禁因私人事务借款。2、借款审批权限和流程：按费用审批权限表办理。3、借款人对所借款项必须公款公用，不得挪用公款。4、借款超过10000元的，必须提前一天到财务部预约，以便财务部安排资金。5、因公事务结束后需按报销规定在费用发生后15日内冲账；（并在报销单右上角注明需冲销的借款金额）如不能按期结清的，须向公司财务负责说明，否则从经办人次月工资中扣除。6、财务部应及时督促，清理分类暂借款。二、提现出纳员提取现金用于日常报销，应填写用款申请单，经财务部审核后，出纳员方可提取现金。三、内部资金调度公司内部资金调度指公司开户的各银行间的资金调度，由财务部负责资金调度管理的经办人提出书面申请，或填写用款申请单，经财务部审核后方可办理。四、领导外出时款项的支付因公司领导外出，如属急需，在支付款项之前应在电话中请示相关领导同意，事后应及时(在10天内)补办有关签批手续。第八条 费用支出管理规定 按综合部制定的差旅制度暂行规定执行二、业务招待费（一）招待费包括餐饮、香烟、酒水、食品、茶叶等其他支出。（二）招待费使用审批：业务招待人员原则上应事先填写业务招待费审批表，（表格详见附件）报批准人批准后可施行。特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办手续，填写好招待时间、事由、招待人或单位，否则财务部予以拒绝报销。（三）招待费使用过程原则：1、业务招待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省，严禁超支；2、业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、礼物等不得挪作他；3、业务招待人员在招待任务完成之后须及时（24小时之内）凭招待费审批表和招待费用的正式发票办理报销手续，收据和白条一律拒绝报销。（四）业务招待费实行预算定额管理，不得超过营业收入的3%；职能部门控制在年度预算范围内。（五）业务招待费按季考核，季度业务招待费不得超过年度业务招待费的平均数，超过部分从各部门的当月奖金中扣回;年底进行全年统算，如全年不超过限额，以前月份所扣奖金予以退回。（六）各部门负责人对招待费的真实性、合法性负责，特殊情况报请董事长审批。三、办公费(一) 办公用品的购买需由指定供应商统一送货，供应商的选择需采用询价比价的原则确定（可定期考评供应商）。(二) 供应商送货后，由收货人签名确认，综合部负责人签名确认，供应商签名确认，一联存根，一联记账，一联客户。(三) 办公用品由综合部统一管理，办公用品保管人需登记办公用品台账，（使用人需要在台账上签字）定期盘点库存办公用品，财务部可不定期抽查、监督。(四) 办公用品如为信息设备（如u盘、键盘或鼠标等）由各部门申请向综合部，再由综合部统一购买，财务部监督验收。（采购中，财务部门必须做好询价工作）(五) 综合部须每月编制各部门办公用品领用清单，办公用品领用清单交各部门负责人签字确认后由综合部负责保管齐全。四、市内交通费(一) 员工因工作需要发生市内交通费，一般情况下只能报销公交车费，如遇特殊情况需由部门负责人批示后方可报销的士费;日常市内外出不得报销个人餐费。（含因业务外出市内考察）(二) 报销时，需附公交车票费用报销明细单（见附件），将乘车日期、办理业务的内容、起始地、目的地、金额等填写齐全（此费用可以一个月报销一次）。出租车费用报销时，需在出租车使用表上写明业务内容，起始地，目的地，金额。经部门经理审核后方可报销。 五、薪酬福利费(一) 公司本部每月工资发放表由综合部编制，按费用审批权限表完成审批后方可发放。(二) 工资的调整、除工资外的其他薪酬福利、员工离职的结算按公司人力资源管理制度执行。六、机动车费（一）车辆的使用维修理：由公司指定维修点，需要维修的车辆到点维修与日常保养。（二）公司所有车辆由综合部统一办理加油卡，交纳油费，并收取增值税专用发票报销。 （三）车辆行驶路途中，确需要加油的，乘坐人员必须在加油发票上签字。（四）车辆费用报销：车辆的油费路桥费等相关费用报销首先由司机填制费用报销单，再按费用审批权限表完成审批后方可报销。七、职工教育经费(一) 职工教育经费实际支付时必须按照预算金额进行控制。(二) 根据规定，入职半年后的财务人员的会计证年审费用给予全额报销；参加中级或（高级）会计职称考试并取得证书的报名费和培训费给予50%的报销； (三) 公司各部门组织的大型培训费用，包括培训场地费、餐费、外聘培训讲师费、租车费等。需按审批流程审批后方可培训报销。(四) 培训需做好培训日志，课程要求，验收标准等；方便财务审核。八、福利费(一) 公司各部门发生的员工结婚贺金、丧假慰问金、员工生病探望，均由公司统一编制费用报销单，经各部门负责人签字确认后，费用在各部门列支。(二) 报销员工结婚贺金时，需附有员工结婚证复印件(三) 报销员工丧假慰问金时，由综合部制请示报告经批示后填报销单报销(四) 过节员工聚餐费用，由综合部统一报销。九、出租车乘座条件： 1、目的地偏远，没有公共交通工具的； 2、携有巨款或重要文件须确保安全的； 3、收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； 4、陪同重要客人外出的； 5、执行特殊业务或夜间办事不方便的； 6、乘坐出租车，需经部门负责人同意方可报销；7、费用报销时需填写出租车使用登记表。十、 固定资产、低值易耗品 固定资产、低值易耗品的采购由各部门根据需要向行政人事部提出书面申请，综合部根据公司现有资产、设备提出调拨或购买意见，报总经理批示，再经董事长审批同意后，由综合部统一购买，并建立资产明细账，详细登记资产的购入、使用情况。报销时需将经审批的申请单及资产入库单附在报销单后，作为报销凭证。十一、修理费用 固定资产、低值易耗品、办公用品的修理统一负责，一次性修理费用500元以上需事先征得总经理同意，费用按照一般程序审批报销十二、外协成本费用 外协加工成本费用支付，财务必须严格审查合同，无合同不得办理支付手续。十三、利息费 由英黎公司代垫付的日常费用的等款项，暂按年10%计息（实际根据双方可调整），年末双方对账后，一次支付利息费。第九条 结算规定(一) 审批手续完整的报销单，即可在财务部办理结算手续：(二) 事先有借款的，由财务部开具收据冲减个人借款，报销金额小于借款金额，由借款人将借款的剩余部分交回财务；预借差旅费的，出差人员回到公司，一周内须报销；其他类别的借款，每月月底必须报账或还款，特殊情况事先在借款单上注明还款日期，由分管领导批准。(三) 不按规定日期报账还款的，按借款金额的5%按月计算借款滞纳金，部门负责人负连带责任，处以100元罚款，从本月工资中扣除。 (四) 事先无借款的，根据手续完整的报销单到财务部报销。第十条 预算外的费用追加申请程序：由各部门以书面形式申请，必须写明追加开支的理由、用途、金额，经过部门负责人审核，财务负责核准后，由董事长审批后方可开支，否则在这之前的超预算的开支由部门负责人自行承担。（表格见附件）第十一条 对违规审批、审核人员的处理为了加强财务管理，各部门负责人、分管副总（审核人）对费用的真实性、合理性要严格把关系；财务部对费用金额的汇总、费用票据的真实有交往进行审核时严格把关，对不认真行使或者滥用职权的违规审批、审核人员按以下规定进行处理。1、 第一次违规扣责任工资200元，并对违规者的审批、审核权利予以警告。 2、第二次违规扣责任工资500元，暂停审批、审核权利一个月，在此期间由直接上级或者授权他人代理其审批、审核权。3、第三次违规扣责任工资1000元，并对违规者取消起审批、审核权。第十二条 本管理办法解释权归属于公司财务部。第十三条 本管理办法自发布之日起实施，在执行过程中由公司财务部负责完善修订。