《服装跟单》第三章订单资料管理课件.ppt

服服 装装 跟跟 单单 实实 务务第三章 订单资料管理n第一节 订单计划资料管理n第二节 合同资料管理n第三节 订单资料跟单n第四节 客户资料管理n第五节 订单资料信息化管理n第六节 订单资料跟单案例第一节 订单计划资料管理n订单计划的预测老客户，新客户n订单计划的制定n计划资料的输入n计划资料的发放n订单数量的落实订单确认之后n订单数量的修订一、订单计划预测：n了解客户近况，预测客户下一阶段的经营情况，征询客户订单的意向和数量。n无法确定具体订单数量的客户，由营销/跟单部主管分析客户市场，结合以往实际情况，估算其订单数量。第一节 订单计划资料管理二、订单计划的制订n订单计划、生产排单数量更准确，利于生产安排。n评估年/季度接单情况：第一节 订单计划资料管理n三、计划数据的输入u计划管理系统：客户名称客户所在国/地区承诺生产数量预计交货期客户联系方式客户提供的面料种类计划安排的生产厂家等资料u见表31。第一节 订单计划资料管理n四、计划资料的发放u跟单主管审核，生产地经理或合同控制部确认落实，订单计划表分发；u随客户、市场、企业的实际情况调整。第一节 订单计划资料管理n五、订单数量的修订u签合同后，跟单员需根据合同的约定进行相应的修正，避免客户资料错误，防止其它部门下载客户资料时出现偏差。u订单计划管理的工作流程见图41所示。第一节 订单计划资料管理n订单资料中最有约束力的法律文件n企业开展生产经营的重要依据第二节 合同资料管理 n一、合同资料的收集与输入u包括：合同正副本、附件，有关报/还盘资料、修订条款及其他材料。u集齐合同资料，原件整理归档。u合同编号、存档：输入合同信息管理系统，全面准确，以便随时查阅。第二节 合同资料管理 二、合同资料的评审n合同评审：一周内完成 n企业难以接受的条款或疑问：及时与客户协商，以达成一致的协定，减少后续生产问题的产生。第二节 合同资料管理 评审步骤1、下载合同资料2、评审合同资料n评审内容：（1）生产能力负荷与现有人力/生产资源（2）生产工艺资料与技术水平（3）合同订单数量（4）合同订单价格：（5）交货期限与地点3、客户修订并确认合同资料第二节 合同资料管理 三、合同资料结果修订1、核对并咨询修订内容核对客户修订合同资料前后的所有资料表述不清晰或修订前后矛盾的资料，立即咨询客户或相关部门。2、评审结果修订评审合同后，跟单员综合整理评审结果、相关部门意见及与客户磋商的结果，形成订单合同资料修订意见，并在原合同的内容上进行更改修订，然后交主管审核。为便于安排生产，在大货生产前或成品出厂前一周内，不能再修订合同内的任何资料 第二节 合同资料管理 四、合同资料的发放与归档1、发放合同资料2、及时补发修订通告3、合同资料存档跟单部评估合同工作流程图见图32所示。第二节 合同资料管理 n订单资料：合同资料、成衣样板、纸样、款式、尺寸、面辅料样板、工艺要求等种类繁多、内容纷杂。n是订单生产的唯一依据，完整、准确才能确保订单保质按量及时完成。n分类整理签订合同前后收到的所有订单资料，重新编制，为订单生产提供清晰的指引。第三节 订单资料跟单与管理 一、订单资料的收集与输入一、订单资料的收集与输入 1、编制订单编号、编制订单编号一份订单对应一个编号，方便订单管理，简化查档工作。各企业有各自的编制方法。第三节 订单资料跟单与管理 2、资料来源、资料来源n按来源分：外来资料（客户、供应商）内部资料（物料部、生产部）n按作用分：订单确认资料（报价、样板）订单生产资料（物料、款式）订单交易资料（船期、货运）第三节 订单资料跟单与管理 n 由客户或开拓部提供的资料订单合同款式设计图委托加工厂/供应商信息工艺方法与生产要求尺码规格面辅料报价表色卡标准客户确认的各种样板样板批复评语成衣样板布板，辅料板销售委托书信用证客户联系方式等“客供”？第三节 订单资料跟单与管理 n由由跟单跟单/营业部生成的文件营业部生成的文件报价资料订单成本预算表外协加工厂资料面辅料/物料：颜色、材质、规格、型号大货生产的工艺方法款式图样或文字描述等生产资料后整理（洗水/染色/绣花/印花）工艺要求熨烫、折叠、包装要求船期表出口报关，报验，结算等资料第三节 订单资料跟单与管理 n由面料由面料/辅料部转入的资料辅料部转入的资料小色板纱样头缸板/缸差板手感板/洗水板测试板辅料实物卡物料供应商资料面料/辅料/物料报价表面辅料用量明细表第三节 订单资料跟单与管理 n 由加工厂/驻厂QC转入的资料n生产排期表n包装清单n报价确认单n后整理加工厂信息n洗水/染色/绣花/印花板等前后标准板（包括颜色、规格、手感以及最终效果等样板）n质检方法与标准n检查报告n入库汇总表n出货汇总表等第三节 订单资料跟单与管理 n 由船务部提供的文件u货物运输安排表u多国申报单u商务发票u发货单第三节 订单资料跟单与管理 3、核查、整理订单资料u催促客户尽快提供所有订单资料；u审核资料；u及时登记、核对订单资料，u核实加工厂的生产排期和船期表资料第三节 订单资料跟单与管理 4、资料输入订单管理系统u订单资料反覆核对无误后，整理归类，输入订单信息管理系统u订单资料管理表格见表33。第三节 订单资料跟单与管理 二、订单资料的编制与分发二、订单资料的编制与分发 1、订单资料的编制、订单资料的编制：对生产运作了如指掌，以便汇编生产制单并跟踪生产情况发出生产计划订单给面料部订购面料，核对物料用量，联系后整理外协厂，协调制衣厂和客户/销货商之间的关系，跟踪客户意见与投诉第三节 订单资料跟单与管理 2、订单资料的发放与记录、订单资料的发放与记录 “资料分发记录”跟踪表（格式见表310）第三节 订单资料跟单与管理 三、订单资料的更改三、订单资料的更改u要求客户提交书面正式更改通知。u做好更改记录（见表311）。u修改资料输入管理系统，及时修正原资料u发出业务通告（见表格312）通知各部门作相应修改，以便生产顺利进行。第三节 订单资料跟单与管理 四、订单资料的存档与管理四、订单资料的存档与管理n科学分类，归档管理n确定保存期限第三节 订单资料跟单与管理 一、客户资料管理步骤：1、收集客户信息：第四节 客户资料管理2、分类整理客户资料、分类整理客户资料 按客户类型分类登记。按客户性质分：特殊客户（有特殊业务）普通客户按订单时间序列和签订次数分：老客户、新客户、潜在客户按交易量/交易时间/交易金额/市场优势分：主力客户、一般客户、零散客户按客户所在国家/区域、下单成衣类型、下单季节分 第四节 客户资料管理3、编写客户代码根据客户所在区域、订单成衣类别、下单季节进行编号。第四节 客户资料管理4、建立客户管理档案u收集客户资料并整理，输入“客户管理系统”，建立客户管理数据库存。（见表313、14、15、16所示）。客户资料交跟单部主管审核，确保准确无误。第四节 客户资料管理二、客户满意度调查与投诉处理二、客户满意度调查与投诉处理 1、客户满意度调查（1）定期发出“客户满意度调查问卷”，了解客户的意见和建议。第四节 客户资料管理（2）处理调查意见u回收问卷，分析总结u召开总结会议u专人跟进改善过程u回函客户改进措施第四节 客户资料管理2、客户投诉处理u产品（质量达不到要求、货不对板、货期延误）u服务（态度欠佳、客户问题得不到即时解决，）第四节 客户资料管理（1）处理客户投诉的步骤收集谈判资料召开会议，决定赔付方案谈判向经理反馈最终谈判方案与解决方法 客户投诉处理见表4-6。第四节 客户资料管理（2）处理客户投诉的方法和技巧谈判前的准备：资料齐全，态度诚恳承诺兑现消除隐性不满耐心倾听，态度谦逊了解不满原因提供附加值平息不满利用客户不满第四节 客户资料管理三、客户资料管理注意事项三、客户资料管理注意事项 1、动态管理：2、突出重点：3、灵活运用：4、注重保密：第四节 客户资料管理n订单管理系统：电子文档管理、跟踪。自动生成各种订单表格，方便快捷，提高了订单管理水平。减少出错，提高了工作效率。第五节 跟单资料信息化管理 一、订单管理系统的基本功能u从订单采集、汇总，生产计划的编制，物料的精确配置，生产过程的控制，到质量控制，成品入库管理，产品流向全过程、整个系统一体化管理，第五节 跟单资料信息化管理 二、订单管理系统模块介绍二、订单管理系统模块介绍 u1、订单管理模块 u2、板房管理模块 u3、订单物料清单模块 u4、订单款式与生产模块 u5、装箱出货模块 u6、财会管理界面 u7、文件管理系统模块 u8、客户管理模块 第五节 跟单资料信息化管理 博胜订单管理系统博胜订单管理系统三、订单资料跟单注意事项三、订单资料跟单注意事项 1、及时输入资料。2、有效节省时间。3、准确提供各种资料给厂家。4、及时跟进生产资料与进度。5、准确记录收发资料的日期。第五节 跟单资料信息化管理 n项目四：服装订单管理系统的使用项目四：服装订单管理系统的使用u 将项目三中翻译的合同内容录入订单管理系统，并尽将项目三中翻译的合同内容录入订单管理系统，并尽量完善。量完善。