大学计算机基础-第4章Excel2010课件.ppt

1第4章 电子表格软件Excel 20102内容目录：o4.1 Excel 2010概述o4.2 基本操作o4.3 公式和函数o4.4 数据处理和图表化o4.5 页面设置和打印34.1 Excel 2010概述o4.1.1 Excel 2010 的主要功能o4.1.2 Excel 2010 的启动和退出o4.1.3 Excel 2010 的窗口组成o4.1.4 工作簿、工作表和单元格44.1.1 Excel 2010 的主要功能1方便的表格制作功能2强大的计算功能3丰富的图表功能4数据管理功能5信息的获取和交流6其他新增加和增强的功能54.1.2 Excel 2010 的启动和退出4.1.2 Excel 2010 的启动和退出 1启动Excel 2010（1）利用菜单（2）利用快捷方式（3）利用Excel文档 64.1.2 Excel 2010 的启动和退出2退出Excel 2010（1）选择“文件退出”命令。（2）单击Excel 2010窗口右上角的“关闭”按钮。（3）双击窗口左上角Microsoft Office按钮。（4）按Alt+F4快捷键。如果在退出Excel 2010之前，当前文档还未存盘，系统将询问是否保存，此时可保存该文档。74.1.3 Excel 2010 的窗口组成功能区功能区工作表区工作表区84.1.3 Excel 2010 的窗口组成o工作表区的主要对象94.1.3 Excel 2010 的窗口组成启动Excel后，屏幕上会出现图4-1所示的应用程序窗口，窗口的组成与Word大多相似。下面将介绍Excel与Word不同的窗口组成介绍如下：1名称框用来显示活动单元格或单元格区域的名称。2编辑栏用来显示活动单元格中的常数、公式或文本内容等。3工作表标签显示了当前工作簿中包含的工作表。当前工作表以白底显示，其他工作表以灰底显示。4工作表区用来输入信息。实际上Excel强大功能的实现，主要依靠对工作表中的数据进行编辑和处理。5标签拆分框位于标签栏和水平滚动条之间的小竖块。鼠标单击小竖块向左拖曳可增加水平滚动条或标签栏的长度，鼠标双击小竖块可恢复其默认的设置。10n工作薄与工作表的关系4.1.4 工作簿、工作表和单元格114.1.4 工作簿、工作表和单元格1工作簿工作簿是用来存储并处理数据的文件，工作簿文件是Excel存储在磁盘上的最小独立单位，启动Excel后，系统会自动打开一个新的、空白的工作簿，Excel会自动为其命名为“Book1”，其扩展名为.xlsx。2.工作表工作表是工作簿的重要组成部分，是单元格的集合。工作表是Excel进行组织和数据管理的地方，用户可以在工作表上输入数据、编辑数据、设置数据格式、排序数据和筛选数据等。3.单元格行列交叉处即为一个单元格。每一列的列标用字母A、B、C、，行号用数字1、2、表示，每个单元格的位置是通过它所在的行号和列标来确定的。124.2 基本操作o4.2.1 数据录入o4.2.2 数据编辑o4.2.3 数据格式化o4.2.4 管理工作表134.2.1 数据录入 Excel的常见数据类型n数字型、日期型、文本型、逻辑型数据n数字型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 144.2.1 数据录入oExcel2010数值型数据的取值范围功能最大限制数字精度15 位单元格中可键入的最大数值9.99999999999999E+307最大正数1.79769313486231E+308最小负数-2.2251E-308最小正数2.229E-308最大负数-1E-307154.2.1 数据录入1、数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。（3）按Enter键后 2、输入数值（1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入：-234，(234)，-12e2（3）分数的输入:2 2/3,0 3/4（4）货币数据的输入:￥123，$21164.2.1 数据录入3、输入文本 n字符文本应逐字输入n数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入。o输入文本32，可输入：=“32”或输入：32174.2.1 数据录入4、输入日期n以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入n通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入n在“开始”选项卡“数字”组卡，单击其中的箭头，E弹出图示的“单元格格式”设置对话框 184.2.2 数据编辑1数据修改2数据删除3数据复制和移动4单元格、行、列的插入和删除 5.数据的查找和替换 6.定位数据194.2.2 数据编辑操作操作EXCEL时时,按按ALT键键,就会显示出各就会显示出各选项卡的快捷键选项卡的快捷键按下某选项卡的快捷键字母按下某选项卡的快捷键字母后后,就会显示出该选项卡中各就会显示出该选项卡中各命令按钮的快捷键命令按钮的快捷键204.2.2 数据编辑：复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复o单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。o单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴，这项功能非常实用，也常用到！字型字型字体字体边框边框色彩色彩公式公式底纹底纹214.2.2 数据编辑：复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复选择性粘贴以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下：（1）选择C3:D13区域，再单击“开始”“剪贴板”复制工具按钮；（2）单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。应该注意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！224.2.2 数据编辑：复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复1、复制、复制A2:I22、选中、选中A4:I43、“选择性粘贴选择性粘贴”运算中的运算中的“乘乘”运算后，运算后，A4：I4的的结果结果234.2.3 数据格式化-单元格常用格式化命令244.2.3 数据格式化格式设置-文本设置字体格式主是通设置字体格式主是通过过“设置单元格格式设置单元格格式”对话框进行。对话框进行。单击单击“开始开始”选项卡选项卡中中“对齐方式对齐方式”的下的下箭头可显示出此对话箭头可显示出此对话框框254.2.3 数据格式化格式设置-数据对齐在默认情况下，文本靠单元格的左边对齐，数值靠单元格的右边对齐。有时需要特殊的对齐方式，如斜线表头、旋转字体、垂直居中等。264.2.3 数据格式化格式设置-数据对齐o通过跨列居中按扭n合并单元格选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮n取消单元格的合并 选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮o通过菜单设置对齐也可以选择“格式”|“单元格”菜单，然后在对话框中进行设置。27垂直对齐方式 文本、数字的旋转 同一单元格文本换行：单元格换行按钮同一单元格文本换行：Alter+Enter4.2.3 数据格式化格式设置-数据对齐单元格的自动换成行格式单击它可设置或单击它可设置或取消当前选中单取消当前选中单元格或区域的自元格或区域的自动换行格式动换行格式28数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出不同的形式。在图中，第3行所有单元格均输入的是3.2，第2行对应单元格是对它采用的格式。4.2.3 数据格式化格式设置-自动数据格式29单击此下三角形会弹单击此下三角形会弹出出“设置单元格格式设置单元格格式”对话框对话框4.2.3 数据格式化格式304.2.3 数据格式化格式-条件格式o条件格式指基于某种条件更改单元格区域中数据的表现形式，如果条件成立就基于该条件设置单元格区域的格式（如设置单元格的背景、用图形符号表示数据），如果条件不成立就不设置单元格区域的格式。oExcel 2010的条件格式Excel2010对条件格式进行了较大的改进，对条件格式的任务分得更细，涉及的内容更多，也更具实用性。Excel 2010的条件格式更容易达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。314.2.3 数据格式化格式-条件格式32单击单击“开始开始”选项卡中选项卡中的的“条件格式条件格式”按钮，按钮，从弹出的菜单中选择从弹出的菜单中选择“新建规则新建规则”334.2.4 管理工作表工作表常见操作：1工作表的插入、删除和重命名2工作表的移动、复制“移动或复制工作表”对话框344.2.4 管理工作表3工作表的拆分和冻结“视图”选项卡354.2.4 管理工作表“冻结窗口”菜单364.3 公式和函数o4.3.1 单元格的引用o4.3.2 公式的使用o4.3.3 函数的使用374.3.1 单元格的引用引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。引用不同工作簿中的单元格称为链接。引用的类型n相对引用n绝对引用n混合引用384.3.1 单元格的引用o相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。394.3.1 单元格的引用o绝对引用总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变o绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。比如，$A$1就是对A1单元格的绝对引用404.3.1 单元格的引用o混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，$A1、$B1414.3.1 单元格的引用混合引用1）引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如：=C:dkBook1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$65）5）同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9424.3.2 公式的使用、公式的概念Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。例如：=10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中434.3.2 公式的使用2、运算符：在xcel公式中可以使用运算符。运算符运算功能优先级()括号1-负号2%百分号3乘方4*与/乘、除法5+与-加、减法6&文本连接7=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于8444.3.2 公式的使用3、说明o括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。o“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。例如，ABC&DEF的结果为“ABCDEF”454.3.2 公式的使用4、引用运算符引用运算符引用运算符含义含义举例举例：区域运算符(引用区域内全部单元格)=sum(B2:B8)，联合运算符(引用多个区域内的全部单元格)=sum(B2:B5,D2:D5)空格交叉运算符(只引用交叉区域内的单元格)=sum(B2:D3 C1:C5)464.3.3 函数的使用o函数的概念 函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。oExcel函数类型 工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。474.3.3 函数的使用1、SUM和Average用法：用法：sum(x1,x2,x3x255)Average(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能功能：sum求所有参数x1,x2 x255的总和Average求所有参数x1,x2 x255的平均值484.3.3 函数的使用、max和min用法用法：max(x1,x2,x3x255)min(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：功能：max求所有参数x1,x2 x255的最大值min求所有参数x1,x2 x255的最小值494.3.3 函数的使用、count用法：count(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：统计x1,x2 x255中数字的个数4、countif用法：COUNTIF(单元格区域,“条件”)其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“=60”功能:统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数504.3.3 函数的使用、IF用法：IF(条件,表达式1,表达式2)其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。功能：条件成立时，函数结果为表达式的值；条件不成立时，函数的结果为表达式的值514.4 数据处理和数据图表化o4.4.1 数据清单o4.4.2 数据排序o4.4.3 数据筛选o4.4.4 数据分类汇总o4.4.5 数据透视表o4.4.6 数据图表化524.4.1 数据清单如果要使用Excel的数据处理功能，首先必须将表格创建为数据清单。这样，Excel才可以对数据清单执行排序、筛选、分类汇总等操作。534.4.1 数据清单要创建一个数据清单，应该遵守以下的准则：（1）避免一张工作表中建立多个数据清单。如果工作表中还有其他的数据，应该在数据清单之间留出空白行、空白列；（2）在数据清单的第一行创建列标题。列标题使用的各种样式应该与清单中其他数据相区别；（3）列标题名唯一，并且同列数据的数据类型和格式完全相同；（4）不要在单元格中输入空格。单元格中数据的对齐方式可以使用格式工具栏中的对齐按钮，不能输入空格的方式来调整。544.4.2 数据排序1.简单的数据排序554.4.2 数据排序2.复杂的数据排序564.4.3 数据筛选1.自动筛选574.4.3 数据筛选2、自定义自动筛选和高级筛选584.4.4 数据分类汇总分类汇总和嵌套的分类汇总594.4.5 数据透视表o作用：作用：n组织和汇总数据；组织和汇总数据；n通过以不同的视角显示数据来进行比较、揭示和通过以不同的视角显示数据来进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。分析，从而将数据转化成有意义的信息。确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不能满足您的要求，数据透视表可提供数据的各种不同视图，能及时解能满足您的要求，数据透视表可提供数据的各种不同视图，能及时解能满足您的要求，数据透视表可提供数据的各种不同视图，能及时解能满足您的要求，数据透视表可提供数据的各种不同视图，能及时解决您的问题，并可以根据需要进行自定义。决您的问题，并可以根据需要进行自定义。决您的问题，并可以根据需要进行自定义。决您的问题，并可以根据需要进行自定义。604.4.5 数据透视表o选择选择“数据数据”菜单菜单“数据透视表和数据透视数据透视表和数据透视图图”，启动向导。，启动向导。614.4.5 数据透视表o选定区域，单击“完成”o向导使用默认设置：n使用 Excel 列表或数据库中的数据。n准备“布局区域”以创建数据透视表。n使用列表中的所有数据。n将报表布局区域放置在新工作表中。624.4.5 数据透视表o生成新工作表，表中将包括创建数据透视表视图生成新工作表，表中将包括创建数据透视表视图所需的全部内容：所需的全部内容：n“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”（拖动项目的源位置）（拖动项目的源位置）n布局区域（拖放项目的目标位置）布局区域（拖放项目的目标位置）n数据透视表工具栏。数据透视表工具栏。634.4.5 数据透视表o根据需求对数据项进行统计分析。644.4.6 数据图表化1.创建图表首先选定数据区域首先选定数据区域654.4.6 数据图表化在在“插入插入”选项卡的选项卡的“图表图表”组中，单击图表类型，然后单击要使用的图表子类型。组中，单击图表类型，然后单击要使用的图表子类型。664.4.6 数据图表化选择图片位置。选择图片位置。674.4.6 数据图表化2.设置图表格式 布局选项卡布局选项卡 684.4.6 数据图表化当前对象格式的设置当前对象格式的设置694.4.6 数据图表化设置图表元素格式设置图表元素格式704.4.6 数据图表化 设置坐标轴格式设置坐标轴格式714.4.6 数据图表化更改标签的对齐方式更改标签的对齐方式724.4.6 数据图表化 更改竖坐标轴刻度更改竖坐标轴刻度734.4.6 数据图表化更改水平坐标轴刻度更改水平坐标轴刻度744.4.6 数据图表化更改垂直坐标轴刻度更改垂直坐标轴刻度754.5 页面设置和打印o4.5.1 页面设置o4.5.2 打印区域设置和分页o4.5.3 打印预览和打印764.5 页面设置和打印1、打印纸及页面设置 进行正式打印之前要确定的几件事情：打印纸的大小；打印的份数；是否需要页眉是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。这些问题可以通过页面设置解决。774.5 页面设置和打印2、Excel 2010 的打印设置相关功能784.5.1 页面设置页面设置对话框的方法:单击“页面设置”、“调整为合适大小”或“工作表选项”组右边的箭头794.5.1 页面设置缩放打印比例以适应打印纸大小缩放打印比例以适应打印纸大小 比较糟糕的打印情况：比较糟糕的打印情况：只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看。打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看。这些情况可通过打印缩放解决！804.5.1 页面设置打印标题或页码打印标题或页码 进入页面设置对话框进入页面设置对话框单击单击“自定义页眉自定义页眉”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期 等等814.5.1 页面设置标题在工作表的首行标题在工作表的首行 如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将首行指定为标题。置，将首行指定为标题。824.5.2 打印区域设置和分页打印整个工作簿或指定工作表区域 o如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的指定区域，单击Office按钮，选择“文件”“打印”菜单命令，弹出“打印内容”对话框。834.5.3 打印预览和打印打印预览打印预览（1）打印预览的意义打印预览是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的打印效果没有什么区别。在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。（2）方法单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览”菜单命令844.5.3 打印预览和打印854.5.3 打印预览和打印 “打印内容打印内容”对话框对话框分页预览视图分页预览视图人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。