人力资源档案管理规程.ppt

员工人事档案管理办法员工人事档案管理办法一、目一、目 的的1、强化公司人力资源信息管理2、完善员工职业生涯规划信息3、提高HR基础信息的准确性和有效性（使人力资源工作有条不紊的开展）一、目 的二、适用范围 1、xx公司人力行政部人事专员 2、直营部外区指定人事专员（对人事档案管理的操作规范）三、管理原则三、管理原则保证员工人事档案材料信息的准确、及时、完整、规范、有效。四、编号管理四、编号管理1、按一人一岗一档案袋一编号来对应2、按部门(直营按各区)分类编号统一管理 （一）编号设置规则（一）编号设置规则1、各部门(不含直营部)：名称缩写+职级+编号 （A总监级；B经理级；C主管级；D-员工级；E店员级）如：人力行政部（HRM-A-001，HRM-B-001，HRM-C-001）(HRM-部门缩写；A/B/C-职级；001-编号)2、各直营部：区域名称+直营+职级+编号 如：北京直营部（BJ-ZY-A-001；BJ-ZY-B-001；BJ-ZY-C-001；BJ-ZY-D-001；BJ-ZY-E-001）（二）编号替换管理（二）编号替换管理1、新员工入职根据部门分类、职位等级填补空缺或按顺序新编排。2、在编员工离职空置岗位编号待新员工入职后填补。3、离职员工档案管理依照在职员工档案管理标准独立存放，保存期限两年以上。（三）人事档案袋编号（三）人事档案袋编号（使用使用）1、审阅档案袋封面要求2、将资料按顺序粘贴整理（入袋并编号）3、核实填写档案袋封面基本信息4、按材料摘要登记核实并及时完善五、人事档案信息五、人事档案信息规范要求规范要求1、入职当日及时归档。2、黑色签字笔、正楷字书写。3、合同、协议须当事人亲笔签字确认。4、相关证书复印件、原件必须核实真伪，并双方签字确认。5、须按“档案袋材料摘要”顺序用胶水粘贴整理。6、须以A4纸的规格整理编排成册。六、人事档案的六、人事档案的更新更新与与维护维护1、更新维护的依据：组织架构调整、编制变动、岗位异动、任免决定、入职手续、离职手续、培训记录等相关信息材料。2、依据相关材料，及时、准确更新和完善人事档案信息。3、保证文本档案信息与人力资源系统信息同步、时效性。七、人事档案管理流程七、人事档案管理流程1、按规则编制岗位编号2、正楷填写档案基本信息3、按档案规范要求整理成册入袋4、定期维护、完善档案资料5、保证信息及时有效运用八、人事档案资料的八、人事档案资料的安全安全保密保密1、指定专员管理 （加强岗位责任和职业操守，严格保密，确保信息安全）2、依据档案管理原则 （保证档案信息准确、有效，为人力资源各模块提供 可靠有效的依据）九、档案借阅管理九、档案借阅管理 1、借阅人（仅限部门第一负责人）只能借阅管辖范围内的员工档案并于借出当日下班前归还 2、填写人事档案借阅审批单报批 3、借阅人不得私自复制档案材料；未经授权，禁止传阅，并严格保密。十、附则十、附则1、本办法（暂行）解释权归人力行政部、本办法（暂行）解释权归人力行政部2、自签批之日（、自签批之日（2009年年11月月1日）生效日）生效 附件1：人事档案借阅审批单 附件2:员工档案目录（档案袋封面1）附件3:历史记录（档案袋封面2）附件4:各部门员工档案分类编号（范本）附件5:人事档案核实记录表 l档案材料摘要：档案材料摘要：1 1、入职登记表、入职登记表2 2、面试评价记录表、面试评价记录表3 3、居民身份证（复印件）、居民身份证（复印件）4 4、3 3张张1 1寸（寸（1 1张张2 2寸）彩色照片寸）彩色照片5 5、劳动合同书（相关协议）、劳动合同书（相关协议）6 6、体检表、体检表7 7、离职证明或失业证明、离职证明或失业证明8 8、学历证书（复印件）、学历证书（复印件）9 9、专业资格证或职称证（复印件）、专业资格证或职称证（复印件）1010、学位证（复印件）、学位证（复印件）1111、社会保障卡（复印件）、社会保障卡（复印件）1212、流动人口婚育证（复印件）、流动人口婚育证（复印件）1313、银行存折或卡（复印件）、银行存折或卡（复印件）1414、户口本（复印件）、户口本（复印件）1515、员工转正考核审批表、员工转正考核审批表1616、培训记录材料、培训记录材料1717、员工动态记录表、员工动态记录表1818、员工奖惩记录材料、员工奖惩记录材料1919、解除劳动合同通知书、解除劳动合同通知书2020、离职审批（移交表）、离职审批（移交表）2121、结婚证（复印件）、结婚证（复印件）l新员工入职基本材料：新员工入职基本材料：1、劳动合同书2、入职承诺书3、员工信息登记表4、应聘人员登记表5、身份证6、学历证及相关资料证书7、未婚证8、离职证明9、健康证员工信息登记表员工信息登记表l 书写规范：黑色签字笔正楷字书写应聘人员登记表应聘人员登记表未婚证复印件未婚证复印件健康证健康证居民身份证居民身份证入职承诺书入职承诺书离职证明书离职证明书全国统一规范填写 谢谢大家！