岗位说明书培训-北大纵横-080127.ppt

Copyright 2007 By ALLPKU Management Consultants Ltd.未经许可，不得外传贵贵 州州 中中 烟烟 工工 业业 公公 司司工作分析与岗位说明书撰写工作分析与岗位说明书撰写2008年1月北大纵横管理咨询公司北大纵横管理咨询公司 第 2 页导读导读工作分析与岗位说明书的作用岗位说明书撰写方法岗位说明书示例第 3 页工作分析与岗位说明书工作分析与岗位说明书任务任务责任责任职责职责技能技能工作规范工作规范工作说明工作说明能力能力知识知识工作分析工作分析工作分析是对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的工作分析是对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程。也就是：过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程。也就是：u一个了解任职者应该做什么工作，和怎么才能做的过程。一个了解任职者应该做什么工作，和怎么才能做的过程。u一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程。一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程。关于工作职责、任关于工作职责、任务内容的详细描述务内容的详细描述工作须具备的知工作须具备的知识、技能、能力识、技能、能力u职务说明书是职务说明书是工作分析的书工作分析的书面表达形式。面表达形式。u是人力资源管是人力资源管理体系中的基理体系中的基础系统。础系统。第 4 页进行工作分析、完善岗位说明书是进行岗位评价、建立薪酬管进行工作分析、完善岗位说明书是进行岗位评价、建立薪酬管理体系的基础理体系的基础u通过工作分析，可以为各种类型的各种任务确定先进、合理的工作定额以及技术等级标准。它是制定企业部门定员标准和工资奖励制度的重要依据。u对工作进行科学定量测评，以相对价值表现岗位特征。u为企业岗位归级列等奠定基础。u为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据。u以岗位评价为依据，建立起一种公平合理的薪酬结构。第 5 页岗位说明书的主要内容及岗位评价因素岗位说明书的主要内容及岗位评价因素一、基本资料：一、基本资料：岗位名称、所属部门、工资级别、薪酬类型、岗位分析日期、岗位编号、岗位定员、直接上级、直接下属部门/岗位二、工作描述：二、工作描述：岗位设置目的、职责与工作任务、相关权限 三、工作环境：三、工作环境：汇报关系、工作协作关系、工作环境、工作时间特征 四、任职资格：四、任职资格：最低学历要求、专业背景、工作经验、培训的科目、知识面、工作技能、个人素质要求岗位说明书的基本内容岗位说明书的基本内容岗位说明书的基本内容岗位说明书的基本内容4.4 危险性4.3 职业病4.2 环境舒适性4.1 工作时间特性四、工作环境四、工作环境四、工作环境四、工作环境3.5 工作地点的稳定性3.4 工作均衡性3.3 创新与开拓3.2 工作强度3.1 工作压力三、岗位性质三、岗位性质三、岗位性质三、岗位性质2.7 沟通能力2.6 专业技术知识技能2.5 知识多样性2.4 人员的可替补性2.3 工作灵活性2.2 工作复杂性2.1 最低学历要求二、岗位技能二、岗位技能二、岗位技能二、岗位技能1.5 外部协调责任1.4 内部协调责任1.3 管理责任1.2 决策的层次1.1 风险控制的责任一、责任因素一、责任因素一、责任因素一、责任因素岗岗位位评评价价要要素素第 6 页导读导读工作分析与岗位说明书的作用岗位说明书撰写方法岗位说明书示例第 7 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明一、基本资料一、基本资料岗位名称：岗位名称：岗位的全称全称，如：人力资源部部长岗、资产管理岗；所在部门：所在部门：所在部门的全称全称，如：人力资源部、财务审计部等；直接上级：直接上级：填写直接领导岗位名称名称，如：XX岗的直接上级是XX科长，XX科长的直接上级是XX部长；直接下级：直接下级：填写直接下级岗位名称名称，如：XX部长的直接下级是XX科长，XX科长的直接下级是XX岗；岗位名称核算会计所在部门财务部职 系技术岗位定员1直接上级财务核算主管直接下级无所辖人员0岗位分析日期XXXX年XX月财务部部长财务核算主管预算管理员资金预算主管系统、档案管理员资金管理员核算会计出纳税务管理专员财务管理主管成本管理会计财务分析员稽核第 8 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明二、工作描述二、工作描述职职责责概概述述：使用一两句简要概括的话，准确说明该职位的工作内容，并明确该职位及其该职位直接领导下的职位共同努力要求达到的总工作目标，用“完成”“实现”“达到”等词描述。要求具有高度概括性，且紧紧围绕本部门的职能和直接上级的工作目标。例如：销售经理计划，组织并控制销售的运作以完成销售额，达成销售利润，同时降低销售费用。干什么？计划组织并控制影响什么？销售的运作这样做的目的？在降低销售费用的同时，完成销售额，达成销售利润。工作职责与任务：工作职责与任务：职责一职责表述：描述该岗位的主要工作职责，即该岗位的任职者花费大部分时间和精力的工作职责，一般不超过8条。工作任务当某项职责包含内容过多，可以把职责分解为任务工作权限：工作权限：指职权范围（如建议权、监督权、审核权、指导权、裁决权等）工作协作关系：工作协作关系：指承担该岗位员工为完成职责而发生工作关系的部门与机构，包括内部协调关系和外部协调关系。第 9 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明职责：职责：职责：职责：uu 职责职责职责职责是该职位为了完成工作目标而必须履行完成的责任，每个岗位都有若干项职责，一般不超过八项。uu 职责职责职责职责要围绕工作目标，从工作大类逐类来写，不能将一项小的工作任务算成一项职责。uu 职责结构职责结构职责结构职责结构上可以按照工作对象来分职责一、职责二，或者按照工作程序来分：计划、组织、协调（执行）、控制；uu 部门负责人部门负责人部门负责人部门负责人承担部门职责，重要的部门职责在部长说明书中都能看到；一般人员详细描述工作内容。uu 职责的写法参考：职责的写法参考：职责的写法参考：职责的写法参考：-一项职责通常由含有行动、完成的标准，完成期限等的部分组成。-职责一般用“负责”、“参与”开头。-通常以一个动词开始总体工作目标的撰写，如计划，指导，监督，协调等。动词+宾语+结果。-在需要群体完成的一项职责中如果承担领导的责任，则用“负责领导”来描述；在需要群体完成的一项职责中如果承担组织责任，则用“负责组织”来描述；在仅需要个体（职位上的员工）完成的一项职责，用“负责主办”或“负责办理”来描述。-请填写具体、详细，不要出现“完成本职工作”等含糊不清的词语工作任务：工作任务：工作任务：工作任务：uu 工作任务工作任务工作任务工作任务是职责的任务分解，是对职责的进一步说明。职责是工作任务的结果，工作任务是职责完成的过程。uu 工作任务工作任务工作任务工作任务一般不带“负责”字样职责与工作任务的撰写注意事项职责与工作任务的撰写注意事项第 10 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明职责与工作任务的撰写：规范化用词参考职责与工作任务的撰写：规范化用词参考制定和实施、组织实施、监督、控制、建立、领导建立、参与制定 主持、推动、领导营造、主持召开、代表、协助 、负责掌握和了解审批、监督控制、主持、检查、审核、完成、准备和递交、筹备保证、参与和配合、参与制定、领导制定、推动工作、负责协调、及时了解和监督、督办、检查、草拟、承当、承担、策划或协助、负责联络、分析、办理、执行、进行、统筹管理、修订、负责指导、负责控制、搜集、配合、管理与看护、维持、安排、保持、根据、关注、汇总、主管监督、编制、拟定、受理、核实、协调、反馈、负责调查、分析、贯彻执行、洽谈、组织支持、控制、接受、准备、联系、抽检、抽查、负责建立、负责指导、负责协调、负责控制、编写、汇总、整理、培养、编制、落实、合理安排和调度、负责起草、改进、作好、提高、按照 第 11 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明职责与工作任务的撰写：常用动词指南职责与工作任务的撰写：常用动词指南 领导决策层（总经理层）岗位领导决策层（总经理层）岗位管理层（部门主任）岗位管理层（部门主任）岗位专业执行层（基层）专业执行层（基层）岗位岗位决策决定 裁决管理功能组织计划主持 制定 筹划 预测拟订 提交 制订 安排 主管策划 设计 提出 协调 参与指挥控制指导 听取 提出 督导 协调 控制 掌握 劝说 通告 转变听取 督促 控制 布置 协调 监督 提出 劝说 转变 指导人事行政授权 委派 处置 签发 检查 考核 交办 派遣评估 发掘 宣布 分配 考核 调动业务功能审核 审批 批准 签署 审阅编制 开发 鉴定 考察 分析 综合 研究 处理 解决 推广编制 依照 根据 提供 请示 收集 整理 调查 研制 统计 填报 履行 核对 办理 解答 维护 遵守 接受 维修 发送 承报 接待 保管 核算 汇总 安装 打印 校对 编写 调试 登记 记录 送达 编辑 计算 复制 比较 服务 装配 操作 操纵 照看 保养 控制 执行功能贯彻完成 完成完成 执行 协助第 12 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明第 13 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明第 14 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明第 15 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明权限指该职位员工应享受的职权范围，职权的描述要清晰，职权以能满足工作要求和适当考虑将来的发展为限。1、主要包括三方面的权力：（1）完成关键职责的权力（2项左右）；（2）横向权力，即与相关部门业务关系而具有的权力，比如会签、审核等；（3）纵向权力，即对人财物的管理权限，如对下级人员管理，额度内的资金支配权，对相应物质调配权。2、各方面的职权按以下顺序来写：主要工作任务上的权力；计划类资料的审核权或批准权；本部门的人事权、奖金分配权；本部门发生费用的审核权或批准权；接受直接上级的特别授权；重大或相类事情知情权；其他权力。3、“权限”要与承担职责对应4、权力描述不能过于简单：一些岗位对于权力描述只是简单写到建议权、监督权，没有具体点明是什么的建议权和监督权。正确的写法应该是“对合同价格的建议权”、“对工程质量的督权”工作权限工作权限工作权限工作权限第 16 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明主要业务及管理职权主要业务及管理职权主要业务及管理职权主要业务及管理职权 第 17 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明主要业务及管理职权主要业务及管理职权主要业务及管理职权主要业务及管理职权 第 18 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明工作协作关系工作协作关系工作协作关系工作协作关系1 1 1 1、内部协调关系：、内部协调关系：、内部协调关系：、内部协调关系：在完成工作时，该岗位需要与公司内哪些部门、什么职位的人发生联系，也可以说是对该岗位有或受该岗位影响的单位或个体有哪些；2 2 2 2、外部协调关系：、外部协调关系：、外部协调关系：、外部协调关系：指因完成该岗位工作而必须发生联系的所有公司以外的机构，包括供应商、客户、上级单位、关系单位、政府机关等。第 19 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明三、任职资格三、任职资格教育水平教育水平 胜任该岗位所需的最低学历应该是什么？专业专业 胜任该岗位的专业？经验（年限）经验（年限）为了顺利履行该岗位工作，需具备哪些方面工作经历，约多少年？培训经历培训经历 较好地完成该岗位工作需要接受哪些培训课程？知识知识 较好地完成该岗位工作应该具备何种知识？技能技巧技能技巧 具备什么样的能力的人能更好地胜任该岗位？从业资格从业资格担任本岗位工作有什么特殊的执业资格？任职资格任职资格任职资格任职资格一栏，是工作岗位对人员知识、技能、素质的要求及对工具、环境的要求，请客观填写，避免出现任职资格学历及工作经历要求不符合实际或仅依据本人现有情况确定的情况；注意：任职资格是对该岗位任职的最低要求。教育水平：教育水平：填写可满足本岗位工作要求的最低学历要求，如：初中、技校、中专、职业高中、高中、大专、本科、硕士、博士等；职称：职称：填写可满足本岗位工作要求的最低职称要求；专业：专业：填写可满足本岗位工作要求所需学习的专业，如：化工、机械、电子、经济、管理、营销、无特别要求等；经验：经验：填写可满足本岗位工作要求所需工作经验，如：几年工作经验、几年相关专业工作经验、几年管理工作经验、无特别要求等；知识：知识：填写可满足本岗位工作要求所需的专业培训；培训：培训：填写可满足本岗位工作要求所需接受的培训；如：公司制度文化培训、专业上岗培训(财务上岗培训、电工上岗培训、计算机培训、外语培训、电焊工上岗培训、营销培训、领导力培训、组织管理培训)、绩效管理培训、无特别要求等。第 20 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明“所需工作技能所需工作技能”填写示例：填写示例：领导能力、判断与决策能力、计划与执行能力、目标设置能力、组织能力、流程管理能力、预算管理能力、解决问题能力、化解冲突能力、人际沟通技巧、书面/口头表达能力、时间管理能力、计算机网络运用能力、熟练使用计算机办公软件“个人素质要求个人素质要求”填写示例：填写示例：人际敏感性、团队合作、适应能力、充满自信、创新精神、正直诚实、知识分享、创业精神职务职务工作年限要求工作年限要求管理年限的要求管理年限的要求最低学最低学历历全部全部相关相关总经理1510本科副总经理86本科部门经理524本科副经理412本科车间主任53大专车间副主任42大专班组长3中专技术员3本科员工1-3简单工作岗位0不要求各级岗位任职资格一般要求第 21 页岗位说明书基本内容解释与填写说明岗位说明书基本内容解释与填写说明四、其他四、其他工作环境工作环境有效开展工作所需地环境？使用工具设备使用工具设备 完成该岗位工作需要配备哪些工具和设备？工作时间特征工作时间特征 工作时间描述得是工作所处得时间段。“使用工具使用工具/设备设备”填写填写视具体情况填写。一般情况下，若需使用电脑等，则填写：一般办公自动化设备。“工作环境工作环境”填写统一用语：填写统一用语：独立办公室一般工作环境（主要在办公室内办公，但不是独立办公室）车间普通环境,（可选）粉尘、噪音、刺激性气味、等等车间岗位环境，（可选）粉尘、噪音、刺激性气味、等等野外作业正常工作时间无加班、无出差正常工作时间，偶尔加班每周加班时间5小时且无出差正常工作时间，偶尔出差每月出差时间3天且无加班正常工作时间，偶尔加班，偶尔出差每周加班时间5小时且每月出差时间3天经常加班每周加班时间5小时经常出差每月出差时间3天经常加班，经常出差每周加班时间5小时且每月出差时间3天经常加班，偶尔出差每周加班时间5小时且每月出差时间3天无明显节假日“工作时间工作时间”填写统一用语填写统一用语 第 22 页填写职务说明书注意事项填写职务说明书注意事项u职务说明书的编写、审核均要遵循实事求是的原则，必须认真、严谨。u针对具体岗位，对事不对人。u表述准确、简洁，使用简短而明确的词语，剔除废话。如有可能，请使用只有一种含义的词。u要注意语言的简练和准确，具有概括性，不要写成每日的工作流程。切忌写成流水帐。u在描述时，要将具有相同特征的事项归类，总结为一项工作。u请填写具体、详细，可操作，不要出现“完成本职工作”等含糊不清的词语。u尽量用通用语言以替代独特名词。u着重强调能带来某一最终结果的行动。最好能便于衡量。u建议使用动词词组：主要活动 带来的最终结果。例如：“在计划的费用内，领导，控制销售活动以取得预期的销售额。”u要包括应做的和希望他做的工作。u不要迁就现在的任职者。u职位说明书撰写应当在部门负责人的指导下，由本岗位人员填写；部门负责人对职务说明书全面审核把关，包括规范用语，检查内容的真实性，把握和平衡各项内容的尺度等。第 23 页导读导读工作分析与岗位说明书的作用岗位说明书撰写方法岗位说明书示例Copyright 2007 By ALLPKU Management Consultants Ltd.未经许可，不得外传谢谢司北大橫詢管縱諮公理