第十二章--秘书的文书立卷、归档和档案工作.ppt

立卷、归档和档案工作立卷、归档和档案工作第十四章第十四章秘书学概论立立卷卷 归归档档和和档档案案工工作作文书立卷文书立卷档案工作档案工作文书归档文书归档归档作用、范围、时间与要求归档作用、范围、时间与要求工作内容工作内容工作原则工作原则立卷范围立卷范围立卷方法立卷方法立卷步骤立卷步骤实例表格实例表格秘书学概论文书立卷文书立卷立卷范围立卷范围立卷方法立卷方法立卷步骤立卷步骤实例表格实例表格章目录秘书学概论文书归档文书归档归档作用归档作用归档范围归档范围归档时间归档时间归档要求归档要求章目录秘书学概论档案工作档案工作档案作用档案作用工作内容工作内容工作原则工作原则汇总表格汇总表格章目录秘书学概论 年度文书立卷归档工作汇总表序号文件类型文件标题文件字号文件日期文件作者处理情况发现问题意见和建议组卷日期归档日期案卷号文件所在张号移交档案室日期备注节目录秘书学概论立卷范围具 体 内 容上级单位来文必须贯彻执行的指令性公文与业务有关的指导性公文本单位需要参照办理的法规性公文本单位文书指示、请示、批复、决定、通报、重要通知、计划总结、内部机构变动、办事规则等资料本单位财产、档案等的交接凭证及产权依据资料，重要统计资料重要来信及记录处理报告，重要活动图片等资料下级单位来文与单位有密切关系的具有查证价值的各类文书同级单位来文与单位业务有关、有参考价值的文书，如条例等节目录秘书学概论立卷方法立卷方法问题特征问题特征时间特征时间特征名称特征名称特征作者特征作者特征通信者特征通信者特征地区特征地区特征节目录秘书学概论立卷步骤立卷步骤调整顺序调整顺序组合案卷组合案卷提前准备提前准备平时归卷平时归卷编排页码编排页码填写目录填写目录拟定标题拟定标题装订成册装订成册编目定卷编目定卷办理移交办理移交节目录秘书学概论实例表格实例表格卷内目录卷内目录案卷目录案卷目录卷内备考表卷内备考表案卷封面案卷封面案卷目录封面案卷目录封面案卷目录备考表案卷目录备考表节目录秘书学概论归档的作用 归档是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可说是文书工作和档案工作的结合部，是交接环节。单位文件的归档是档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。节目录秘书学概论归档的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。包括上下级机关、同级机关和非隶属机关的某些文件材料。节目录秘书学概论归档的时间 实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年的下半年。节目录秘书学概论归档的质量要求 应归档的文件材料齐全、完整；文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；归档的文件材料，保持它们的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。节目录秘书学概论档案的作用可作为单位工作查考的依据可作为单位工作查考的依据可作为生产活动的依据和参考可作为生产活动的依据和参考可作为政治斗争的工具可作为政治斗争的工具可为科学研究提供必要的资料可为科学研究提供必要的资料节目录秘书学概论工作环节具体工作（内容）收集将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存整理将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认真整理、分门别类鉴定新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存精，已无保存价值的要注销保管为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏统计科学地管理档案需要对档案的状况进行量化的统计和分析研究检索以及提供利用需要准备好提供档案的辅助方案，并通过各种方式有效地提供档案和有关的资料节目录秘书学概论档案工作的基本原则集中统一的管理国家全部档案维护档案的完整与安全便于党和国家各项工作的利用节目录秘书学概论问题特征 将文件内容反映的同一事件、同一人物、同一问题或同一工作性质组合在一起.其优点是可保持文件的内在联系,反映某一问题的全貌，又便于查找利用。点目录秘书学概论时间特征 将属于同一时间（同一年度、同一季度、同一月度）的文件集中组案。其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况。按时间特征组卷，对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法。点目录秘书学概论名称特征 将文件名称相同或相近的集中立卷。文件名称往往是文件效能和作用的反映。把名称一致、保存时间相近的文种统一立卷，其实用价值更佳。点目录秘书学概论作者特征 将同一发文单位的来文统一立卷，便于反映本单位的工作与某单位之间的联系，也方便查找。按此方法立卷需要注意，某些联系紧密的文件，以不拆散为佳。点目录秘书学概论地区特征 将同一地区、同一部门的来文组卷。这种方法便于反映该地区、该部门的情况和对该地区、该部门问题的处理，一般可用于下属单位的来文。点目录秘书学概论通信者特征 此特征不同于作者特征。它指对某一问题形成文件的双方（如询问与答复）集中立卷。其好处是便于反映单位之间对有关问题的协商和上下级之间的沟通情况。需要指出的是，按通信者特征立卷必须是双方往来文件，而不是单向文件。点目录秘书学概论步骤具体内容提前准备 平时归卷编制归卷类目这是归卷类别和归卷条目的总称。作为年终立卷时案卷标题的雏形,文字应简明扼要收集文件和资料外发文件的收集。可依据发文登记簿向发文人员及时索取原稿和复印件收文的收集。可依据收文登记簿掌握线索，在办毕退回时收集内部文件的收集。如会议记录、主管讲话等。参加会议带回来的文件的收集鉴别与归卷收集到的文件资料，有把握定下来的，随手归卷。一时难定的，放入“待归文件”，稍后再归卷。对收集到的文件，要随时进行认真细心地检查和鉴别，以便正确判定归卷类目点目录秘书学概论步骤具 体 内 容调整顺序组合案卷对平时归入卷内的文件进行一次检查调整检查归卷文件是否齐全完整检查卷内文件与案卷类目是否一致检查卷内文件的保存价值是否一致检查每个卷内文件页码数量是否相差悬殊妥善排列卷内文件顺序按时间顺序排列按文件重要程度排列按工作顺序排列按姓氏笔划排列选择和创造最佳的组卷方法。如何具体用活、用好“六个特征”的立卷方法，是一个需要研究的问题点目录秘书学概论步骤具 体 内 容编排页码填写目录编排页码一案卷中，将卷内文件按顺序、统一规定位置编写页码张号并核对填写卷内目录每一案卷均须填写卷内文件目录，便于查阅。填好的卷内目录入于卷首，并复制一至两份，在填上卷号和案卷标题后装订成册，作为查找文件的索引工具。填写备考表备考表用于记录卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无损坏、缺张缺页或重张重页等情况均应记录，并由立卷人签名及注上填写日期，以示负责。同时不管有无情况，均应放入备考表，日后备用技术处理工作文件上的金属装订物如钉书针、回形针等一律拆除，以防日久锈蚀装订线左（右）侧有字的文件，左（右）加边取齐，右（左）边折叠不足规定尺寸的，如照片之类，按规定尺寸加裱糊衬托凡原页大于规定尺寸的，要折叠取齐，使全卷文件大小一致点目录秘书学概论步骤具体内容拟定标题装订成册案卷标题是对卷内文件的总概括，所以必须拟定卷内文件的标题标题结构要完整作者是文件制发单位或个人，要用全称或规范化的简称问题、卷内文件的内容。写在中间，是核心部分名称，即卷内文件的种类，写在标题的末尾。一般要全标出填写封皮要规范单位名称和组织机构名称。前为归属单位，后为本单位名称案卷标题。书写时应排列匀称，笔划工整，整齐美观秘密等级。要填写卷内密级最高的文件的密级起讫日期。分别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期卷内文件张数。以最后一张号填写保管期限。根据初步鉴定的期限填写案卷号。在案卷排列编号后再填全宗号、目录号。由单位档案室填写点目录秘书学概论步骤具 体 内 容编目定卷办理移交对案卷进行分类，后编好顺序卷号。一般有两种方法：一是以保管期限为主的排列法；二是以问题或组织机构为主的排列法编制案卷目录。案卷经过编号固定其顺序后，逐一登记造册，形成案卷目录。它是案卷的登记簿，也是向档案部门移交的目录和依据。编制目录应一式三份，一份自留，两份交档案室归档移交。将其中有保存价值的文书资料按照档案管理制度向档案室移交。归档的范围即立卷范围。换言之，凡属立卷的文书，一律归档。一般应将上一年的文书在第二年上半年移交档案室点目录秘书学概论序号文件作者文件字号文件日期文件标题文件所在张（面）号备注卷内目录点目录秘书学概论案卷目录案卷号文处理号案卷标题起讫日期卷内文件张数卷内张数保管期限库橱（格）号备注 装 订 线点目录秘书学概论案卷封面全宗号目录号案卷号（单位名称）（组织机构名称）（案卷标题）文书处理号：自 年 月 日起至 年 月 日止卷内共 件 张 保管期限；第 号全宗 第 号目录 第 号案卷点目录秘书学概论卷内备考表本卷内的问题或其它情况：立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日点目录秘书学概论案卷目录封面全宗号目录号案卷目录二 年 （保管期限）年 月 日编点目录秘书学概论案卷目录备考表备考表本卷目录共 张.其中包括 个案卷,一式 份。情况说明：移交单位（盖章）移交人（签字）接收单位（盖章）接收人（签字）年 月 日点目录秘书学概论某机关秘书王某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将擅自批准工作人员将1957年至年至1969年期间年期间形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。此要室，后因办公室调整又转放到油印室。此后，在长达半年多的时间里，王后，在长达半年多的时间里，王X既没有安排既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王X作了深刻检查，并被行政警告处分。作了深刻检查，并被行政警告处分。秘书学概论 造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡档案意识淡薄。薄。机关档案工作条例机关档案工作条例第二条规定：第二条规定：“机关档案工作是机关机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”从我国目前的情况从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。王看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。王X作为该局作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了档案法档案法第二十第二十四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。那些不该销毁的档案误被销毁。秘书学概论