宾客与来访团体的接待.ppt

重要宾客重要宾客与来访团体的接待与来访团体的接待主讲人：案例：安是唐龙投资（中国）公司总经理的秘书。按昨天下午下班之前定好的日程安排，总经理今上午九点半到十点一刻与河北大地公司的刘总会谈；从十点半到十一点半跟青岛海洋公司的李总会谈。十点一刻，青岛海洋公司的李总如约而至，琳达请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到总经理办公室，向总经理暗示另外的客人已到；可总经理对琳达的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见青岛李总等得有些不耐烦了，琳达只好又一次来到总经理办公室，她递给了总经理一张纸条：a、“总经理，李总已到。你已经超过30分钟了！”b、“总经理，李总已到。还让李总等多久？”c、“总经理，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我 怎么答复人家？”d、“总经理，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接 待。”e、“总经理，李总已到。我怎么向他解释？”请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。一、接待规格的确定一、接待规格的确定1.接待规格的种类 接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站送别、谁全程陪同、宴请规格、地点、住宿宾馆等级、房间标准。接待规格的最终决定权在上司那里。接待规格有三种：接待规格有三种：第一、高规格接待 主方主要陪同人员比主要来宾的职位、级别高的接待，就是高规格接待。如公司副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员或接待一位重要客户的部门经理。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。第二、对等规格接待 主方的主要陪同人员与主要来宾的职位、级别相当的接待，就是对等规格接待。这是最常用的接待规格。第三、低规格接待 主方的主要陪同人员比主要来宾的职位、级别低的接待，就是低规格接待。这种接待规格常用于基层单位，比如上级领导到下属企业视察，下属企业的最高领导的职位也不会高于上级领导，这就属于低规格接待。2.接待规格的确定 一般公务活动采用对等规格接待。特殊情况要根据情况进行调整。影响接待规格因素：来访者身份、双方利益和关系、对方会见要求、突发状况、遵循往例。二、接待计划的制定二、接待计划的制定1.接待方案 包括人员、时间、地点、活动安排、经费预算。制定方案流程:了解基本情况，确定接待规格，指定接待日程。2.具体接待事宜的准备 了解来宾的基本情况。拟定接待初步意见。确定接待人员名单。确定活动日程表。安排工作用车。安排接站及往返票的预订。安排好来宾住宿。安排领导到来宾下榻的宾馆拜访来宾。安排餐饮及宴请。安排会谈、参观等事宜。安排观光旅游。安排文化娱乐及体育活动。安排新闻报道工作。互赠纪念品或合影留念。做好接待经费预算。安排送行事宜。3.制定接待日程安排表 拟定日程安排表。请领导过目。发给对方讨论。如需修改，修改后发给对方确定。4.制定接待工作筹备表