热电机组工程项目文件收集及档案整理实施细则5488.pdf

华电忻州广宇二期 2350MW 热电机组工程 项目文件收集及档案整理实施细则 批准：审核：编制：2016 年 04 月 08 日 目 录 第一章 总则.1 第一条 目的.1 第二条 有关术语的解释.1 第三条 基本原则.2（一）组织管理原则.2（二）项目档案管理原则.3 第四条 各参建单位工程项目档案的管理职责及归档范围.4（一）建设单位.4（二）设计单位.7（三）施工单位.7（四）监理（监造）单位.8（五）调试、试验单位.10（六）供货厂家.10（七）质监单位（质量监督中心站、现场质量监督站、质委会）.11 第五条 项目文件收集、档案移交管理及考核.11 第二章实施细则.13 第一条 工程资料编制及页面格式要求.13（一）完整性要求.13（二）准确性要求.13（三）系统性要求.13（四）竣工文件份数和载体要求.13（五）竣工文件、图纸页面质量控制及要求.15 第二条 项目文件收集范围及收集时间.16 第三条 项目档案的编制.16（一）竣工图的编制.16（二）文件的分类.19（三）项目文件的整理.21（四）卷内文件的排列.21 （五）项目文件装订.23（六）归档文件的编目.24（七）卷盒、备考表.25（八）案卷封面和背脊.25（九）档号分配.26 第三章 项目文件形成要求.26 第一条 质量验收文件.26 第二条 强制性条文文件格式及填写.30 第三条 工程变更文件.31 第四条 见证取样文件.31 第五条 沉降观测文件.31 第六条 商品混凝土质量文件.32 第七条 物资文件的产生与收集.32 第八条 相互关联文件应建立索引.33 第九条 重视闭环文件的形成和收集.33 第四章 竣工文件的审查.34 第一条 建设过程中文件资料的审查.34 第二条 竣工文件的审核要求及工程技术与档案审查分工.34 第三条 竣工图的审查.36 第四条 项目竣工文件的审核.37（一）监理单位审核.37（二）建设单位审核.37（三）竣工文件审核流程图.38（四）项目档案移交.38 第五条 项目档案补充及完善.40 第六条 竣工文件存档.40 编写依据 40 附件 1：忻州广宇煤电有限公司 6-9 大类档案分类及保管期限划分表(另附).42 附件 2：施工文件按标段组卷主要内容 .43 附件 3：施工文件按专业组卷主要内容.44 附件 4：单位工程文件竣工文件主要内容（一般项目）.45 附件 5：竣工文件审查记录.47 附件 6：工程照片的收集整理要求.49 附件 7：电子文件的整理.51 附件 8：工程质量相关实物档案的收集与整理.52 附件 9：文件装订方式.53 附件 10：设计单位归档主要文件清单.55 附件 11：监理单位归档主要文件清单.56 附件 12：调试单位归档主要文件清单.58 附件 13：性能试验单位归档主要文件清单.59 附件 14：照片标签模板.61 附表 1：竣工档案案卷封面式样.62 附表 2：案卷背脊样式.63 附表 3：卷内目录.64 附表 4：卷内备考表.65 附表 5：册内照片目录.66 附表 6：册内备考表.67 附表 7：设计更改执行情况汇总表.68 附表 8：竣工文件审查签字页.69 附表 9：火电建设项目档案移交签证表.70 附表 10：工程竣工文件移交案卷目录.73 附表 11：电子文件登记表.74 附表 12：归档电子文件移交、接收检验登记表.76 附表 13：移交档卷目录及卷内目录电子版格式.77 附表 14：单位工程设计更改及材料代用通知单登记表.78 附表 15：单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表.79 附表 16：单位工程所用计量器具登记表.80 附表 17：钢筋跟踪台账.81 附表 18：水泥跟踪台账.82 附表 19：单位工程总结.83 附表 20：施工图会检执行情况反馈单.84 附表 21：金属监督探伤底片袋.85 附表 22：射线底片装盒明细表.86 附表 23：项目档案案卷质量审核表.87 附表 24：工程概况.88 附表 25：施工机械汇总表.89 附表 26：单位工程所用安全工器具登记表.90 第一章 总则 第一条 目的 为确保华电忻州广宇二期2350MW 热电机组工程项目文件的完整、准确、系统和有效利用，规范各参建单位档案管理行为，进一步明确各方责任，突出工程项目建设全过程管理理念，根据国家相关的档案管理标准、归档要求及档案整理规范，结合工程实际情况，特制定本实施细则。本细则明确了建设各方归档范围，对项目文字材料、质量记录格式做了统一要求，细划了项目文件、工程照片以及与工程质量相关的实物档案的组卷方式、方法，对项目档案的形成、移交做了具体规定，适用于华电忻州广宇二期2350MW 热电机组工程项目文件收集、档案整理及移交工作。第二条 有关术语的解释（一）工程文件：是指从工程立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件和竣工验收文件。（二）工程前期文件：是指工程开工以前在立项、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。（三）工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。（四）工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。（五）工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。（六）工程竣工验收文件：是指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形 成的文件。（七）竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。（八）工程技术档案：即建设工程项目档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的，即基本建设项目档案，是从项目决策到建成投产的全过程形成的、具有保存价值，并且按照一定归档制度，作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料，是项目建设各单位技术管理中的一个重要组成部分，包含与工程有关的函件、文件、合同、会议纪要、工程设计图纸、说明书、计算书、施工组织设计、施工方案、施工调试记录、声像材料、图表、竣工图，以及工程总结竣工验收等全部资料。（九）设备资料：指设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告、装箱单。进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明。（十）创优资料：指创优策划及其相应的实施细则、创优实施管理及创优成果文件。（十一）档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时间向工程建设单位（以下简称建设单位）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理定期或者按阶段向公司档案室移交的文件。（十二）原件：所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件”（十三）正本：所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本”。（十四）副本：指所有正本的复印件。第三条 基本原则（一）组织管理原则 1.贯彻统一领导与管理的原则，确保工程项目档案的完整与安全，为工程建设提供有效服务。忻州广宇煤电有限公司应建立由项目负责人为档案第一负责人的档案管理网络，对项目档案实行集中统一管理，统一协调工程、质量、设备等有关部门的档 案工作。2.二期项目部对各参建单位项目档案监督、检查、培训、指导工作。通过编制文件、召开会议、检查监督等方式，提高各参建人员的档案意识和法制观念，提高档案人员业务素质和工作水平，提高竣工档案文件编制与归档水平。3.各勘察、设计、监理、施工、调试等单位要严格按照合同、协议和国家有关规定要求，确定由项目经理为第一责任人的档案管理网络，配专职档案管理人员，负责本项目部档案的统一管理，各参建单位应做好各自责任范围内的竣工档案文件的编制和移交工作。4.依据建设单位档案管理要求，各参建单位应在业主的统一领导下建立本单位的档案管理体系，编制本标段的竣工文件编制及档案整理细则，报监理及业主审核。5.各参建单位、公司各部门应在各自的职责范围内做好工程文件材料的形成、积累、整理、编制、保管和移交工作。原则上谁承包、谁负责。各参建单位按照承包合同，负责汇总和移交工程竣工档案资料。各参建单位应对照 DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范对资料进行收集、整理、组卷。6.各参建单位档案管理应实行统一管理，档案管理部门应全面负责。凡是施工技术记录、竣工图不完整、不标准、不系统，工程不算完工，不得进行验收和结算。（二）项目档案管理原则 1.建设单位组织成立“华电忻州广宇二期 2350MW 热电机组工程资料、档案管理机构”，全面负责工程项目档案的收集、整理、组卷、归档。2.工程项目档案管理是工程建设管理的有机组成部分。工程项目档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求，各单位应把工程项目档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位经济责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。3.工程技术档案管理和工程建设必须做到“三同步”、“五统一”。（1）“三同步”即在单位工程一开始，就与建立竣工图和施工技术记录同步进行；工 程建设中就与竣工图和施工技术记录的收集、积累、整理、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套合格的竣工图和施工技术记录同步进行。（2）“五统一”是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程结算和竣工图、施工技术记录编制移交统一进行，是工程技术资料和工程管理的有机结合，是保证工程技术资料完整、提高工程管理水平的重要手段。第四条 各参建单位工程项目档案的管理职责及归档范围（一）建设单位 1.职责（1）认真履行建设单位对工程项目档案工作统一组织和管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。负责工程项目档案、资料的日常提醒及全部工程竣工档案的最终审查与汇总；负责竣工档案验收的组织工作。（2）建设单位应在工程招标、投标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确工程各参建方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质监、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约责任。（3）建立工程项目档案管理网络，一是档案工作人员网络，按照建设项目的布局和档案工作自身特点，布网建点设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管理。（4）配备与工程规范相适应的档案人员，未经档案专业业务培训，不能上岗。档案人员应具备档案专业知识和生产知识，不断提高综合文件素质和业务素质，为工程建设提供有效服务。（5）建立符合要求的工程项目档案保管库房，集中统一保管档案，配备必要的设备，其费用列入工程总概算。为工程建设提供有效服务。（6）对工程各参建单位移交的工程项目档案进行检查验收。（7）在单位工程验收时，工程管理技术人员应通知档案部门参加验收，档案部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。（8）负责设备图、施工图及建设单位产生管理性文件、施工文件的统一登记、分发工作。（9）建设单位各部门档案管理接口分工按照“谁管理谁负责、谁使用谁监管”的原则做好工程项目档案管理工作，负责本部门工程建设任务范围内的竣工档案的收集、整理、移交公司档案室，对责任范围内竣工档案的真实性、准确性负责。1)项目前期文件由二期项目部负责收集、移交，其齐全性及系统性由二期项目部部负责，总经部资料室监管；2)监理（含设备监造）、检测、调试、试验、施工单位收集/移交的工程档案，由二期项目部、各参建单位相应的项目经理负责监管；3)智能化建筑工程施工、安装、调试资料由总经部资料室负责；4)起重、起吊设备的使用许可文件，依据合同由施工安装单位取证，安监部负责监管、收集、移交；5)设备资料由物资部组织开箱验收，档案室收集，其齐全性由生产技术（工程）部负责，物资部配合催要缺失的资料；6)竣工图由总经部资料室直接收集、归档，其真实性由生产技术（工程）部、二期项目部负责；7)建安合同、技术服务类招、投标、合同、工程概算、预算、结算文件由计经部负责收集、移交。8)竣工决算文件由财务部负责收集、整理、移交档案室。9)设备、材料招、投标、合同等文件由计经部负责收集、移交。10)运行部负责收集、整理生产准备文件、整套启动及试生产期间文件；负责提供设备命名等重大操作项目的运行操作及试验方案等，负责提交生产准备及试生产总结。（10）资料室按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工文件，确认准确无误，符合归档要求后在移交清册上签字，技经部门、财务部门应在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。（11）资料室负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架、编制检索工具、提供利用。2.归档范围：（1）负责项目前期文件的收集、整理与归档等工作（可行性研究、任务书、项目建设书、项目选址意见书、设计任务书等）。（2）负责工程前期依据性文件（批准文件、红线图、拆迁补偿协议书、申报表、规划许可证、五通一平、环保三同时等）文件的收集、整理与归档等工作。五通一平（五通指水通、电通、路通、气通、通讯通，一平是指场地平整。）五通一平文件含与关方面签订的合同、协议及来往文件等）环保三同时（即为防治环境污染和生态破坏的设备与工程建设同时设计、同时施工、同时竣工验收）。（3）负责工程前期工程联系单和工程涉外文件的收集、整理与归档等工作。（工程来往传真件、图纸、材料、有关信件、外商工地代表技术联系单、各类工程技术联络会会议纪要等）（4）负责重要会议材料和纪要的收集、整理与归档等工作。（各专业的联络会议纪要、工作会议纪要、澄清会议纪要、合同谈判纪要、备忘录等相关材料。）（5）负责设计基础文件的收集、整理与归档等工作（工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、土壤化验、试验报告、重要土样、岩样及说明、水文、地震等其它设计基础材料）（6）负责工程管理文件的收集、整理与归档等工作。（包括征地、计划、投资、统计、管理文件，专利申请、批复文件、设备厂家文件、招投标文件、工程质量监督文件、各种合同、协议等）（7）负责竣工验收文件（包括：环保、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收申报及审批文件，项目报优奖申报材料、批准文件及证书等）（8）按要求负责设备厂家资料的收集、整理、归档工作。（9）运行部负责收集、整理生产准备文件，包括现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施、生产人员培训教材、运行系统图等。（10）运行部负责提供整套启动及试生产期间文件材料，包括试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论及生产准备和试生产总结等文件，负责提供主要设备及主要 辅助设备台账。（二）设计单位 1.职责（1）设计单位应及时收集整理变更文件原始资料，对汇总的工程各类变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，按合同约定及DL/T 5229-2005要求，编制 12 套完整的竣工图及二套完整的电子文件竣工图，并按本细则整理要求进行整理，编制移交清册，在完成满负荷运行后 45 天内移交建设单位档案室。（2）对竣工图的完整性、准确性负责。（3）负责在工程竣工后提交工程质量检查报告。2.归档范围（1）向建设单位提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件、施工图、竣工图；（2）向建设单位提交设计交底纪要、图纸会检文件、设计变更、设计优化形成的文件。（3）工程设计总结、质量检查报告。（4）具体内容见附件 10（三）施工单位 1.职责（1）原则上谁承包、谁负责。各施工单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工文件；（2）负责依据建设单位档案管理要求，在业主的统一领导下，建立本单位的档案管理体系，编制本标段的竣工文件编制及档案整理细则。（3）负责承包范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用。（4）负责与工程建设同步完成职责范围内档案的收集、整理与归档工作。（5）各标段以专业为单位、以单位工程为单元，对项目建设过程文件实施全过程质量管理。（6）负责将形成的竣工文件进行收集、整理，经监理单位审查、建设单位验收后，按合同要求期限移交建设单位。（7）负责收集、整理施工中已实施的设计变更及闭环文件和质量不符合项及整改闭环文件，经监理、建设单位审核。（8）负责配合建设单位达标投产验收、档案专项验收及工程创优验收工作。负责补充、完善各类检查、验收过程中发现的问题和缺陷，并负责整改，保证竣工档案的完整性、准确性。2.归档范围（1）负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；（2）负责提交分部试运阶段的方案、措施；（3）负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录；（4）负责提交全部的项目建设期间的工程联系单及总结；（5）负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件；（6）负责收集、整理、移交工程乙供材料的质量证明性文件，并建立原材料跟踪记录；（7）负责收集、整理、移交各自标段内绿色施工、水土保持、创优实施细则、达标过程控制和成果文件、强制性条文实施计划、培训记录等文件。（8）负责配合建设单位达标投产验收、档案专项验收及工程创优验收工作。负责补充、完善各类检查、验收过程中发现的问题和缺陷，并负责整改，保证竣工档案的完整性、准确性。（9）具体内容见附件 1、附件 2、附件 3、附件 4。（四）监理（监造）单位 1.职责 （1）按本实施细则，对工程各类监理文件进行整理、装盒、编制移交清册，在工程竣工后 45 天内移交建设单位档案部门。（2）负责监督工程文件内容的真实性、完整性、准确性，以及归档文件的质量，督促检查文件材料的收集、积累和完整、准确情况。（3）负责审查施工单位编制的“竣工文件编制及档案管理实施细则”并签署审查意见。（4）负责竣工文件和竣工图的审核签署意见并与建设单位密切配合，共同做好档案管理工作。（5）负责所有监理竣工文件的传递、检查工作，同时要求各参建单位的工程竣工文件从监理资料室传递并监督其完成情况。（6）负责按 DL/T5434-2009 的规定，将设计、施工、调试单位形成的文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围。监督检查竣工文件的系统性、完整性、真实性以及单位工程工期、工程量变化、未完工作记录及关闭记录等；（7）对各参建单位形成的归档文件材料负有监督、检查、审核、签证的责任。（8）负责配合建设单位达标投产验收、档案专项验收及工程创优验收工作。负责补充、完善各类检查、验收过程中发现的问题和缺陷，并负责整改，保证竣工档案的完整性、准确性。（9）监造单位负责按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，向建设单位移交。2.归档范围（1）负责收集、整理、移交工程建设监理过程中所形成的有关工程质量、工期、投资、监理方面的全部文件材料、声像材料。（2）负责监理过程中形成监理规范（计划）、监理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文件。（3）监理达标投产、创优实施细则、关键工序、隐蔽工程和旁站监理的清单及措施。（4）负责监督业务范围内所形成的有关专项报告、验证材料、旁站记录、检查记录、监理日志等监理文件的整理、立卷，并向建设单位档案资料室按时移交。（5）工程竣工阶段向建设单位移交监理工作总结及工程质量评估报告。（6）设备监造监理单位负责按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件，按设备名称分别组卷，在设备投运后，移交建设单位。（7）具体内容见附件1、附件 11.（五）调试、试验单位 1.职责（1）将项目整套启动试运及系统调试期间形成的文件按本细则的整理要求进行整理、装盒。（2）编制移交清册，在工程竣工后，45 天内移交建设单位档案部门。2.归档范围（1）负责向建设单位提交审查批准的调试、试验大纲和调试、试验方案、措施、试验记录与调试、试验报告等。（2）负责提交调试、试验过程中设备缺陷记录和处理记录。负责提交调整试运质量验收表。负责提交调试、试验过程中变更设计材料、技术联系单及调试、试验工作总结。（3）具体内容见附件1、附件 12、附件 13。（六）供货厂家 1.管理职责（1）编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位档案部门。（2）在设备到货时，按照合同要求提供设备资料。2.归档范围（1）各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料。（2）对于进口设备还须向用户提交商检证（报关材料）、出厂证明书以及材料原产地证明书。（七）质监单位（质量监督中心站、现场质量监督站、质委会）1.职责（1）负责提交本项目质量监督检查大纲所规定的文件材料。（2）并依据质量文件及按照合同规定中的份数移交到建设单位档案室。（3）负责审核施工单位提交的竣工文件 2.归档范围（1）质量监督机构的质量监督申报书、评价报告等需质监机构出示的质监活动文件；（2）工程各阶段形成的质监检查记录、纪要、报告、整改及其闭环文件、结论等文件。（3）具体内容见附件 1。第五条 项目文件收集、档案移交管理及考核（一）各参建单位应在各自的职责范围内做好本工程文件材料的形成、积累、整理、编制、保管和移交工作。按谁承包、谁负责的原则，按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工档案资料。凡施工技术记录、竣工图不完整、不标准、不系统、工程不算完工，不进行验收和结算。（二）建设单位档案管理部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工文件，确认准确无误，符合归档要求后在移交清册上签字，技经部门在见到档案室的签字后方可与相应的参建单位进行资金结算。（三）各参建单位在竣工文件整理、完善、移交所产生的费用按合同要求自负，难以明确的少量费用可计入成本。资料编制单位未按合同和本程序要求编制竣工文件，以及由此造成的施工与工程验收延误，造成的实际经济损失，均由责任方承担。（四）各参建单位应在竣工档案的实施、审查、移交归档、借阅过程中建立文档登记制度，防止丢失。（五）监理、调试、施工单位在接收到“施工图设计修改版”的同时，该施工图的前一版自动作废，不再另行通知。（六）施工中，四级以上的验收项目，验收资料不齐全、不合格，该项目视同验收未一次通过；工程验收后，工程竣工文件未能在规定时间内交付或者交付不合，每推迟一天考核 5002000 元，且在竣工文件交付前不予结算。（七）由于不可抗拒的客观原因造成竣工图纸不完整时，建设单位、设计、施工、监理等单位研究补救措施，尽可能弥补损失。经验收委员会核实后，报上级有关部门批准，作特殊处理。第二章实施细则 第一条 工程资料编制及页面格式要求（一）完整性要求 凡是反映工程项目的各种职能活动中形成的具有查考和利用价值的文件，均应收集归档。各参建单位应对照DL/T241-2012火电建设建设项目文件归档与整理规范分类表所列内容收集、整理、归档，各参建单位应对照编制、收集，按专业、单位工程分别存放，实行动态管理，确保竣工文件完整、齐全，准确。（二）准确性要求 1.竣工文件必须做到文图一致，图实相符，真实地反映项目竣工时的实际情况和建设过程。技术数据准确可靠，签字手续完备。需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。2.竣工文件的文字、符号、计量单位应符合国家标准或国际标准。3.竣工文件应字迹清楚，图样清晰、整洁，手续完备、有效。4.所有表式应符合现行电力建设施工质量验收及评价规程。5.采用统一的制表，形成文件的责任人应为亲笔签署。（三）系统性要求 1.竣工文件应遵照文件材料的自然形成规律，保持工程竣工文件之间的历史联系和科技文件材料的成套性特点进行整理，使之系统化。2.卷内文件应保持有机联系，档案分类应科学，组卷合理，法律性文件手续齐备。（四）竣工文件份数和载体要求 1.施工竣工文件按一正二副移交，竣工图 12 套.，监理、生产运行、科技、招投标文件及设备类文件一正二副（设备类文件至少两份以上），电子版资料 2 套。2.施工记录应用电脑打印。3.竣工文件应将原件放入正本，复制件放入副本，复制件选用优质材料。4.表式使用注意事项 4.1 所有表式编号必须按照规定编号，并将编号标注在表格右上角，统一打印不准手填。4.2 表格的打印纸质应采用标准A4纸（210297）70g，。4.3 表格式样、字体严格按照本规定执行，不得随意改动。4.4 表格外页边距统一要求，左边距=25mm、右边距=20mm、上边距=25mm、下边距=20mm。4.5 各参建单位、部门必须严格按照本制度编号规则对常用表式进行编号，工程名称统一按照所签订合同填写全称（宋体、五号），编号字体统一为宋体五号，时间填写应为8位数字，数字统一使用阿拉伯数字，如2014年07月10日；计量单位必须使用国家法定的计量单位。4.6 单页不准填写页码等其它内容，多页除添加页码（页码居中，五号字、宋体）外，其它不准填写。4.7 填写“表格内容”的字体使用宋体，“表格标题”使用宋体小二号字并加粗，正文为五号字，行间距为1.5倍，特殊情况根据实际可使用宋体四号。填写结论性意见或签字时，必须使用不褪色的碳素墨水或黑色签字笔等合格的书写材料。机组名称一律统一填写“#3机组、#4机组”，不得出现“3#机组、4#机组或3号机组、4号机组”等。4.8 表格中的内容应准确填写，不得涂改、刮改以及用修正液涂抹。书写字迹工整，大小适中、清晰可辨，印章应清晰，须横平竖直，不得倾斜，印泥红色深浅一致。确 保归档文件的质量。4.9 表式编制人、审核人、批准人要对记录中数据和文字内容的准确性、完整性及有效性负责。4.10 表格中如有空白栏，在空格栏内用“/”对角线，左下角至右上角，用计算机处理。表格中如填写内容较少，空白部分较多，需加盖“以下空白”章。4.11 在使用过程中无法区分专业的归入“综合”代码。4.12 需要增加表式时，提出单位报送表式到项目监理机构和忻州广宇项目管理部审核，审核通过后统一编制表式代号，正式使用。4.13 请各参建单位到山西和祥建通广宇二期项目管理部或项目监理部拷贝该套表格，自行印制使用，并严格按照此规定格式执行，否则按照有关规定严格考核责任单位。4.14 项目监理机构负责督促并检查施工、调试等单位报送的文件表式是否符合规定，对打印字迹模糊不清晰、填写不规范、表格倾斜、纸张破损缺角等情况，一律打回修正后重新报审。4.15 忻州广宇二期各职能部门到工程管理部拷贝该套表格，自行印制使用，并严格按照此规定格式执行，否则忻州广宇公司按照有关规定严格考核责任部门。（五）竣工文件、图纸页面质量控制及要求 1.表式制作及填写应符合档案管理标准的要求，表式必须为激光打印机打印，填写时必须使用符合档案管理要求的碳素墨水或兰黑墨水，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。不得使用铅笔、圆珠笔及其它不符合档案管理标准的笔墨。特殊资料填制时除外，如测量图、灌浆记录等。纸张选用 A4 为标准，均应用 70 克以上的白色材料书写。2.字迹清楚，图样清晰，图表整洁。3.签字手续完备。签名和日期必须由当事人亲笔使用碳素墨水签全名。4.竣工文件应用激光打印机打印，不可使用复印件。5.竣工文件应用原件归档。无法取得原件时，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖原件存放单位的公章。并由经办人签名、写明原因。6.传真件不得作为原件归档。无法取得原件时，由接收单位在复印件上加盖公章，并由经办人签名、写明原因。7.归档保存的竣工文件打印文件及照片字迹、线条和影像应清晰，其载体与书写印制材料应符合相应档案保护的要求。8.录音、录像文件应保证载体的有效性。9.电子文件应作好定期备份工作。第二条 项目文件收集范围及收集时间（一）收集范围：凡是反映与工程有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入项目档案。（二）收集时间：各类文件形成之后立即收集。1.项目前期文件、合同文件、收资、调研文件、工程管理类文件应随时收集、分阶段、分专业整理。（1）工程合同或协议签订后二周内归档。（2）参加会议或考察收集的文件材料在返厂后一个月内归档。（3）参加有关专业会议收集的文件资料应返厂后即归档。2.设计资料：初可、可研、初设、司令图在各阶段审查结束后归收集、整理、归档。3.施工图随工程进度随时收集、更新升版，随时归档。4.竣工图在工程竣工完成后，竣工图编制、审查、整改结束后整理、归档。5.监理资料：按文件种类收集。6.施工文件：按标段、分专业、单位工程方式收集，按文件以形成规律及因果顺序、施工工序收集。7.设备资料：设备开箱随机图纸、说明书等在开箱后即时归档。具体要求如下：（1）重要的引进技术、设备的随箱文件，开箱验收后应首先登记归档，再行复制和分发使用。（2）设备安装文件在设备投入使用后归档。（3）设备采购和制造记录、随设备交付同时归档。第三条 项目档案的编制（一）竣工图的编制 1.竣工图应按照按 DL/T5229-2005规定及合同要求编制竣工图。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映竣工时的实际情况。2.应编制“竣工图编制总说明”，在说明中应有竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、编制“竣工图编制总说明”，在说明中叙述变更单号、提供修改资料单等。3.编制单项工程、单位工程、分项工程、各专业管线和总平面竣工图时均应编写编制说明，叙述竣工图的编制原则和编制情况并编制竣工图目录。编制说明排列在相应分项工程、单位工程、单项工程竣工图之前。4.同一建筑物、构筑物中重复的标准图、通用图可以不用编入竣工图中，但仍须在图纸目录中列出图号及位置，并在编制说明中加以标注；不同建筑物、构筑物则必须编入竣工图中。5.竣工图的编制工作应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录并将变更情况及时反应在设计图纸上。对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。6.竣工图应齐全、完整、修改到位，签章手续完备，竣工图必须与工程实际情况完全符合，与施工图设计、设计变更、施工验收记录、调试记录等相符合。7.竣工图应准确、清楚、完整、规范，并附上必要的修改说明，文字说明应简练。8.各专业均应编制竣工图，专业之间应相互协调，相互配合；在各分册竣工图中，对于发生变更部分的内容，各相关图纸的变更表示应相互对应一致。9.竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、设计提问施工及质检记录相符合。对于隐蔽工程的竣工图，不仅要依据设计变更通知单、提问单、工程联 系单，还要依据施工单位、监理单位的施工记录。10.没有修改的施工图用作竣工图时，应由竣工图编制单位直接在图纸上加盖“竣工图”图章（见图 1），位置在图纸标题栏的上方空白处。11.竣工图出图范围内的成品深度应符合施工图设计深度规定的要求。12.经修改或变更的施工图应重新编制竣工图。13.竣工图编制完成后，应对竣工图的内容是否与“设计变更通知单、提问单、工程联系单”和设计更改的有关文件，以及施工验收记录、调试记录相符合进行审核。14.竣工图移交 12 套，移交时间为每台机组移交试生产后 45 天内。录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件的长期存储介质另行规定（竣工图电子文件夹命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性）。15.竣工图按 GB/T 10609.3-2009 要求，“手风琴式”折叠，统一折叠成 A4 图幅，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。16.所有竣工图应由编制单位逐一加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下脚向上折叠后空白处，竣工图章应使用不褪色红印泥。17.国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应有外方签字确认。18.竣工图章由设计单位负责加盖，所有竣工图均须逐张加盖竣工图章，竣工图章内各项内容必须填写齐全，责任人签字，不得代签或盖私章，签字须用碳素墨水或兰黑墨水。竣工图应加盖竣工图章，竣工图章内容与尺寸如下：图 1：竣工图章 竣工图章应盖在标题栏的上方空白处。竣工图章应选用不易褪色的红色印泥。（二）文件的分类 1.项目前期文件、项目管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件，按阶段、问题、来源组卷。2.设计文件分初可、可研、初设、司令图、施工图、竣工图阶段，按阶段、分专业，根据图纸卷册编号组卷，设计更改文件按专业、图册编号、时间组卷。3.施工文件，应分标段，按专业、单位工程管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件组卷。施工文件竣工文件的组卷原则主要是按四部分进行，即：综合部分（即管理性文件、工程概况、工程联系单等）施工记录、质量验评、工程总结。4.质量验收文件的整理：单位工程施工质量验收范围划分表应与质量报验单及验收文件一起整理与组卷，工程质量验收记录以单位工程质量验收及评定划分依次排列，可根据文件多少组成一卷或多卷，独立成一卷的文件之间应是一个有机联系的整体。5.隐蔽工程签证作为单位工程施工质量验收支撑性文件，附在相应的验收表之后与质量验收表一同整理；6.原材料质量证明文件分专业按材料种类、型号组卷，材料组卷应在单位工程竣工文 件整理之前完成，建立索引，并互见，以方便查询。7.施工检测用的计量器具必须经过检验，并在使用检定有效期内，组卷时按专业、类型排列。计量器具卷应在单位工程竣工文件整理之前完成，建立索引，并互见，以方便查询。8.设计变更文件按专业、图纸卷册编号、时间顺序组卷，变更文件卷册应在单位工程竣工文件整理之前完成，建立索引，并互见，以方便查询。9.工程联系单按文件保存价值和文件性质分类整理。（1）与设计有关的工程联系单，按专业归入 8403 或 8503 类目。（2）与工程量有关的联系单，如果是附在支付报审文件之后的应与结算支付文件一起归入 8314 类目；（3）与管理要求有关的联系单，归入各专业综合类目；（4）与行政事务有关的联系单不属于归档范围。10.调试文件按阶段、专业组卷。11.质量监督中心站形成的文件，按阶段组卷，现场质量监督站形成的文件，按专业组卷。12.监理文件，按文件种类、专业、时间特征组卷。为避免出现文件内容与案卷题名一致的现象，分专业、按监理师的名称或时间段题名。（1）监理管理文件。包括监理大纲、监理规划、监理实施细则、施工阶段质量评估报告等专题报告、监理工作总结等。（2）监理审查文件。是监理按国家相关建设法规及合同要求，对项目造价、进度、质量等进行监督管理而形成的一系列文件（3）监理记录文件。主要包括监理日志、监理旁站记录（见证记录）监理工程师通知单、监理工作联系单。（4）监理其他文件。主要包括监理月报、监理会议纪要、简报。（5）强条执行计划汇总。（6）单位工程质量验收划分汇总表。（7）工程停工、复工申请表；工程临时延期审批文件。13.设备文件，按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷，并应与火电企业档案分类表（69）（2012 版）的九大类的四级类目相符合。14.生产准备、试运行文件按文件类型、产生的规律组卷。15.卷内文件不重复，尽量保持保管期限一致，如不一致，保管期限从长。16.多家施工单位共同承包的单位工程的整理（1）按合同规定范围由各承包方分别整理（2）按分部、分项顺序排列，组成一个完整的单位工程。（3）保持各施工单位案卷的相对独立，不能拆卷重组。17.照片档案的收集及整理，见附件 6。18.电子文件（含 DVD 录像文件）的整理，见附件 7。19.与工程质量相关的实物档案的收集与整理，见附件 8。（三）项目文件的整理 1.组卷要遵循文件材料的形成规律和科技档案的成套性特点，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理。2.归档文件的整理。归档文件一般以“件”为单位进行整理，以每份文件为一件。下列文