浅谈涟水新时代投资发展有限公司的应付账款管理23823.pdf

江苏城市职业学院 毕业设计（论文）（2018 届）2018 年 4 月 5 日 江苏城市职业学院教务处制 设计（论文）题目 涟 水 新 时 代 投 资 发 展 有 限 的 应 付 账 款 管 理 办 学 点（系）淮安办学点经济管理系 专 业 会计 班级 13 会计五 2 学号 1337210832 学生姓名 起讫日期 2017 年 11 月至 2018 年 3 月 地点 淮安市直 指导教师 赵熹微 职称 讲 师 目 录 浅谈涟水新时代投资发展有限的应付账款管理.1 2 涟水新时代投资发展有限公司应付账款管理现状及问题.1 2.1 流程管理.1 2.2 业务管理.3 3 涟水新时代投资发展有限公司应付账款管理体系的优化建议.4 3.1 流程优化.4 3.2 业务优化.5 参考文献.6 1 浅谈涟水新时代投资发展有限的应付账款管理 内容摘要：财务共享服务中心是一种新兴的财务管理模式，应付账款管理是财务共享服务中心的基础性工作。涟水新时代投资发展有限公司建立财务共享服务中 心初期应付账款管理在流程、业务等方面存在一些问题。本文结合其管理现状从流程管理，业务管理等方面提出建议，以期规范涟水新时代投资发展有限公司 的应付账款管理工作，充分发挥其财务共享模式的优势，同时供其他企业借鉴。关键词：财务共享 应付账款业务管理 1 财务共享模式概述 财务共享服务中心是一种新兴的财务管理模式。它将企业集 团分散的经济业务集中化处理，实现对其集中核算、监督。建立财务共享服务中心后，企业集团将实现流程标准，业务处理统一，提 高财务信息质量与服务水平。同时能够解决内部财务部门职能重 叠的问题，实现资源集约化利用，降本增效。涟水新时代投资发展有限公司成立于 1999 年，总部位于湖北省，是面向国内外市场的 汽车转向系统产品专业制造商，在中国拥有 8 家中外合资公司和一 家研究所。公司于 2016 年实施财务共享服务中心，并配备专业公司 业务财务部门，目前正常运营。2 涟水新时代投资发展有限公司应付账款管理现状及问题 2.1 流程管理 往来账流程是涟水新时代投资发展有限公司主要的业务流程。由于汽车转向系统产 品零部件较多，而转向系统产品主要是转向器总成，因此相比应收 账款流程，应付账款流程更为复杂，是涟水新时代投资发展有限公司财务共享模式下的管 理重点。涟水新时代投资发展有限公司应付账款主要面向外部材料、设备、工程供应商。涟水新时代投资发展有限 公司目前应付账款管理流程如下。(1)采购管理部根据材料月消耗、采购周期编制原材料安全储 备定额表，会同物流管理部据此编制次月原材料采购计划。(2)采购工程师根据原材料采购计划完成原材料采购订单，跟 踪订单执行情况，建立跟踪报表。2(3)供应商依据订购信息，按期发出商品或者提供劳务。(4)物流管理部会同采购工程师验收货物。(5)物流管理部会同采购管理部提供签批的开票通知单传 真给供应商，供应商据此开具原始发票邮寄给涟水新时代投资发展有限公司。采购管理部 对发票的数量、单价、金额与开票通知单 供应商采购合同进行 核对，核对无误后提交给财务共享服务中心应付会计审核。(6)应付会计对发票、开票通知单 供应商采购合同复核，并 检查发票结算申请单的发票号码、金额、签批权限履行t 青况。审核 无误后，在 ERP 系统中完成发票上账处理。(7)应付会计从 ERP 系统中导出应付账龄分析表，审核采购管 理部提交的付款申请单，完成会计核算，并由资金管理部完成货款 作者简介：彭文静（1983-)，女，湖北随州人，研究生，讲师，会计师 职称，主要从事财务会计理论与实务方面的研究。的支付。该流程运营一年以来，能够在一定程度上保证涟水新时代投资发展有限公司应付账 款管理的有效性，但仍存在一些风险低效问题。主要表现在以下几方面。第一，发票信息采集存在随意性。物流管理部在验收货物时存 在“张冠李戴”现象，将同一集团内不同子公司货物交互人库，导致 独立核算的各子公司物资、财务账核对不清；将同一公司不同品类 货物交互人库，虽然材料总量不变，但对后手环节造成不良影响，如采购细目核对不清，财务结算难以挂账等。此外，部分工程师检 查时流于形式，出现了未按开票通知开票、未签订合同物资先行开 票等违规行为，给财务服务共享中心复核工作带来了很大不便。第二，发票遗失或积压。发票在邮寄至财务共享服务中心时存 在途中丢失的风险，并存在传递成本较高、传递时间较长等问题。部分采购工程师因责任心不强积压发票，并推卸责任，后因对账才 发现问题，损害了公司的社会形象。第三，涟水新时代投资发展有限公司付款流程时点单一，导致部分供应商对分款有 异议。虽然财务共享服务中心根据资金分配表时点分款，但由于 每月供应商发票上账时间不同以及信用期限不同，应付会计无法 做到严格按照信用期限分款，而是集中到每月中上旬完成。一些异议供应商需要主动查询付款情况，增加 3 沟通成本，资金短缺时 一般还会申请计划外付款，这样不仅降低财务工作效率还影响供 应商满意度。2.2 业务管理(1)涟水新时代投资发展有限公司财务共享服务中心尚处于初创阶段，原各专业公司系 统尚未实现完全兼容，大部分专业公司业务可以集中于一套通用 的 ERP系统中处理完成，但仍有一家公司沿用原有的 ERP 系统，必 须配备原有的专业人员操作，且需要在字符界面和图形界面之间切换，操作效率不高。(2)原各专业公司财务人员在建立财务共享服务中心后存在 流失现象，公司聘用了一部分新员工，加上财务共享服务中心对原有专业公司财务人员按业务模块分工，目前在岗的应付会计实际 上并不熟悉业务前端的流程，该流程与其他流程的衔接以及应 付模块与其他财务模块的衔接问题，因此出现了对数据的来龙去 脉不了解，对数据不敏感，与相关部门、人员的沟通成本增加等现 象。此外，大量应付会计集中在财务共享服务中心，权责没有严格 的界定，工作量安排有失公平，造成部分应付会计服务意识淡漠，推诿责任。(3)涟水新时代投资发展有限公司发票上账效率低下。虽然开发了发票批量导人系统，但是应付会计发票复核工作量较大，目前主要采用 EXCEL 函数匹 配合同单价生成导人模板导人 ERP 系统，制作模板的工作量较大，此外，发票导人程序有三个，程序繁琐。付款方面，资金集中支付曾 经出现将名称相近的供应商混淆、不按发票对应供应商人账等情 况，导致分款环节下错账，直至对账才发现问题。(4)实施财务共享服务后，应付账款会计档案管理难度增加。原 各专业公司应付账款会计档案管理标准不一，比如对 AP 凭证的装 订厚度，封面的书写、签章要求并未统一;电算化会计档案的种类、存储方式、风险控制措施也不尽相同。目前，涟水新时代投资发展有限公司应付账款会计 档案主要侧重于电子档案管理，统一保管如发票上账电子版合同、应付暂估核对表、资金分配表、应付账款对账余额调节表等资料，主要存储于电脑硬盘，风险控制方面主要由信息管理部门防控。对 于纸质会计档案仍然按照原专业公司分门别类排列，精简档案分 类后，会计档案管理的工作量变大，管理成本也有所增加。(5)财务共享服务中心建立后，按照业务模块对财务人员高度 细化分工，应付 4 会计只负责应付账款管理模块，较少参与其他模块 的核算(除非调账才会用到总账模块)，视野不够开阔，不能接触到 全盘业务处理，再加上涟水新时代投资发展有限公司采购供应商较多、采购材料涉及外协、动转、机转、电转、拉杆等，数量大、品种多，应付会计每月发票上账工作强度大，应付工作机械重复性特征较其他模块明显，被认为是 所有模块中最辛苦但专业技能提升空间最小的岗位，大家工作积 极性普遍不高。3 涟水新时代投资发展有限公司应付账款管理体系的优化建议 3.1 流程优化(1)发票信息采集环节，增加业务财务人员初步检查程序。可在 物流管理部配备业务财务人员监督物资验收、单据生成、传递、保 管，严防“张冠李戴”现象。对于采购工程师提交的不合规发票，应 付会计应加强复核，必要时建立采购工程师黑名单制度，严格验收 纳人黑名单人员提交的发票。(2)发票遗失及积压的票据流问题可以采用影像系统解决，对 于普通发票还可以依托电子发票平台解决。由采购工程师会同供 应商负责影像采集、影像传输，将先行检查过的发票扫描成影像上 传给财务共享服务中心供应付会计下载、复核。(3)对于点对点付款问题，可以把资金分配表的时点及审批期 限提前一周左右，以增加付款频率，缩短付款周期，让实际分款时 间接近付款到期时间。如果提前付款有困难，应付会计可将分款、到期时间间隔较大的供应商单独列出，以备对方咨询，及时答疑解 惑，降低沟通成本。3.2 业务优化(1)实现 ERP 系统的完全兼容，将应付账款管理集中于一套通 用的 ERP 系统中处理完成，解决字符界面与图像界面切换问题，尽量简化系统界面，提高操作效率。信息管理部相关人员还应派遣专 门的技术人员对 ERP 操作系统进行定期优化，维护 ERP 系统的正 常运行。(2)结合集团下发的 SOP 流程文件与 ERP 操作说明书，聘请资 深相关部门人员针对 ERP 系统的构成、应付岗位业务流、财务流、信息流产生过程为新老员工 5 做培训。针对部分应付会计服务意识 淡漠，推诿责任的问题，应付岗位经理应明确各应付会计的工作权限、责任范围，提供详细具体的岗位说明书。针对部分应付会计工 作效率低下，不能及时配合其他岗位的情况，应付岗位经理应查明 原因，加强 KPI 考核，考核结果与薪酬挂钩。(3)发票批量导人模板生成方式可以改进。应付会计可以与物 流管理部、采购管理部事先沟通，确定本月各供应商发票数量、金 额等信息，为供应商建立价格库，在发票传递至共享中心前做好基 础准备工作，减少发票传递时滞的影响，待发票到达后，可简化复 核程序，及时人账。对于资金集中支付问题，应付会计应督促出纳 人员检查账务记录与银行记录是否一致，避免错误支付、重复支付;资金管理部应形成定期事后检查的机制，规定出纳人员必须每月 抽查上月已经支付的款项，并对货币资金支付的正确性进行审核。(4)在财务共享模式下，会计档案应实行标准化管理，统一规范应付账款档案的管理制度。首先，应付账款相关单据格式应该统一。其次，应付账款资料整理方式应该统一，厚度、封面、装订等 细节要一致。最后，应对应付账款档案实施全面风险监控，档案室钥匙借用、归还应登记，外来人员进人档案室应有专人监管;借用、归还会计档案要备案，对于长期借用未及时归还的档案应及时督 促归还。电子会计档案的管理应取得信息管理部门的支持，通过安 装防黑客、杀毒软件等提高信息的安全性。随着云服务的出现，涟水新时代投资发展有限公司还可以将应付账款信息存储于安全的第三方平台，供银行、税务、工商、财政等部门远程调阅，创新应付账款档案基础服务，以提高应付账款档案信息的利用效率。(5)涟水新时代投资发展有限公司应重视员工的学习与成长，不断拓宽员工的视野，可 以对应付会计实行岗位轮换制，当员工在该岗位达到了轮岗的基 本年限条件，考核合格，同时财务共享服务中心其他条件相符的财 务人员也有轮岗意愿时可以组织轮岗，让员工接触全盘业务处理，既利于涟水新时代投资发展有限公司形成专业人才储备，又利于员工专业技能提升，从而 创造双赢的局面。在轮岗时还要注意岗位交接问题，制度方面应建 立岗位说明书制度，采用师带徒方式时应避免交岗员工的业务水 平、个性、责任心等因素的影响，财务经理应加强岗位监交力度，避 免轮岗成为接岗员工一个人的事情，挫伤员工工作积 6 极性和团队认 同感。目前，涟水新时代投资发展有限公司财务共享服务中心应付账款管理尚存在一些问题，公司应在战略层、经营层、职能层全面促进财务共享服务中心发 展，充分发挥财务的“血液”作用，把好应付账款管理关。参考文献 1 张育强,靳敏.论财务转型过程中会计档案管理工作的新思路几 中国总会计师,2011(4).2 童瑶.构建企业集团财务共享服务中心的实施要点研究 U.商 业会计,2012(5).3 毕强.浅析共享模式下往来账款管控体系的构建 m.经营管理 者,2013(14).4 郭茜,王章莉,周莉.应收应付业务在财务共享服务中的管理变 革J.财务与会计,2013(9).5 王恒婷,周明明.财务共享服务中心应付账款流程浅析 m.现代 商业,2014(26).