个人档案管理规章制度.docx

个人档案管理规章制度 一、目的 更的的员工人事档案妥当治理，的保守机密;人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案治理方法。 二、档案治理内容 1、员工入职档案：个人简历 员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反应表(证书原件)、员工培训统计表。 3、绩效治理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。 三、档案规定 1、根底治理 1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清晰、整理标准。 1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。 1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于入职员工人事档案登记(见附件一)离职员工人事档案登记(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。 1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的”完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清晰、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年前方可销毁(高管及核心人员保存该员工离岗8年止)。 1.8人力资源部档案员要留意档案治理环境的清洁、干净。 1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案穿插，制电子名目，以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密，保密档案制止查阅，只能在档案室阅览，外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单(附件三)，行政人力资源部经理批准前方可查、借阅。 2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。 2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 2.4全部批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特别状况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案治理的规定。 2.5人力资源部查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记(附件三)。 3、查、借阅档案留意 3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严峻，予以惩办。 4、档案的销毁 4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。 4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本治理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。