公司2020年度招标代理服务框架协议及附件规范性附录招标代理机构管理办法责任书.pdf

1 目录 xxx 有限公司2020 年度招标代理服务框架协议 .3 第一部分 协议书.3 第二部分 通用条款.5 一、词语定义和适用法律.5 二、双方一般权利和义务.6 三、违约、索赔和争议.8 四、框架协议变更、生效与终止.9 五、其他.10 第三部分 专用条款.11 一、词语定义和适用法律.11 1、框架协议文件及解释顺序.11 2、语言文字和适用法律.11 二、双方工作具体要求及权利.11 三、违约和争议.12 1.1 本框架协议关于委托人违约的具体责任：.12 1.2 本框架协议关于受托人违约的具体责任：.12 四、其他.13 五、附件.13 招标代理机构管理办法.15 1 范围.15 2 规范性引用文件.15 3 术语和定义.15 3.1 招标代理机构.15 3.2 采购管理办公室.15 3.3 财务审计部门.15 3.4 采购项目实施部门.15 4 职责与权限.15 4.1 招标代理机构.15 4.2 采购管理部门.16 4.3 财务审计部门.16 4.4 采购项目实施部门.16 5 工作程序及要求.16 5.1 招标代理机构管理.16 5.2 招标代理机构的选取和使用.17 5.3 招标代理机构的评价.18 5.4 投标保证金的管理.18 6 检查与考核.18 6.1 评价结果运用和处罚.18 7 相关记录.19 附 录 A （规范性附录）附录.20 A.1 招标代理服务付费标准.20 A.2 招标代理服务费用确认单.22 A.3 招标代理机构评价表.23 2 A.4 招标代理业务约定书.26 A.5 投标保证金交纳通知及回执单.27 A.6 投标保证金退还通知单.28 档案管理办法第五部分：采购档案.29 1 范围.29 2 规范性引用文件.29 3 术语和定义.29 3.1 采购档案.29 3.2 一项一卷.29 3.3 采购项目实施部门.29 3.4 采购归口管理部门.29 3.5 采购管理部门.29 3.6 档案管理部门.29 3.7 采购项目负责人.30 3.8 采购项目实施负责人.30 3.9 档案管理员.30 3.10 项目部档案管理员.30 3.11 兼职档案管理员.30 3.12 采购档案“三同时”管理.30 3.13 采购档案“三核查”管理.30 3.14 采购档案“四落实”管理.30 4 职责与权限.30 4.1 采购项目实施部门.30 4.2 采购项目归口管理部门.30 4.3 采购管理部门.30 4.4 办公室.30 4.5 采购项目负责人.31 4.6 采购项目实施负责人.31 4.7 档案管理员.31 4.8 项目部档案管理员.31 4.9 兼职档案管理员.31 5 工作程序及要求.31 5.1 工作原则.31 5.2 采购档案“一项一卷”管理要求.31 5.3 采购档案过程管理要求.32 5.4 采购档案相关要求.33 5.5 采购档案临时保管及移交.33 5.6 采购档案保管及使用.34 5.7 其他要求.34 6 检查与考核.34 6.1 由采购项目实施部门每年对采购档案管理工作进行一次全面的自查，并进行考核和整改。.34 6.2 采购管理部门根据工作需要，按照公司采购管理相关考核办法和本办法的规定，牵头组织开展采购档案检查，按照制度考核兑现。.34 3 6.3 对违反采购档案管理法规、制度的人员，依据法规、制度进行处理。.34 7 相关记录.34 7.1 公开招标方式采购项目档案核查表(内部部分)（见附 A.1）.34 7.2 公开招标方式采购项目档案核查表(代理机构部分)（见附 A.2）.34 7.3 竞争性谈判方式采购项目档案核查表（见附 A.3）.34 7.4 询价方式采购项目档案核查表（见附 A.4）.34 7.5 单一来源方式采购项目档案核查表（见附 A.5）.34 附录 A（规范性附录）相关记录.35 A.1 公开招标方式采购项目档案核查表(内部部分).35 A.2 公开招标方式采购项目档案核查表(代理机构部分).38 A.3 公司竞争性谈判方式采购项目档案核查表.41 A.4 询价方式采购项目档案核查表.43 A.5 单一来源方式采购项目档案核查表.45 廉洁合同.47 安全责任协议书.49 一、甲方责任.49 二、乙方责任.49 三、责任追究.49 四、其它.50 相关方告知书.51 xxx 有限公司 2020 年度招标代理服务框架协议 甲方（委托人）：xxx 有限公司 乙方（受托人）：第一部分 协议书 依照中华人民共和国合同法、中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国招标投标法实施条例及国家的有关法律、行政法规和 xxx 有限公司相关制度及xxx 有限公司招标代理机构管理办法规定，遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，双方就 xxx 有限公司招标代理事项协商一致，订立本协议。一、甲方委托乙方为 xxx 有限公司委托项目的招标代理机构，承担委托项目的招标代理工作。二、付费标准及支付 (一)招标代理服务费付费标准：甲方可根据市场行情，结合公司发展需要进行调整，具体付费标准按照 xxx 工业有限责任公司招标代理机构管理办法 xxx 有限公司招标代理机构管理办法执行；因国家政策调整，增值税税率变动时，招标代理服务费不含税价格不4 变，根据不含税价格及新税率重新确定含税招标代理服务费。(二)招标代理服务费的支付：甲方根据抽取选定项目完成情况，由乙方向甲方开具增值税专用发票，甲方在收到乙方增值税专用发票后，经相关部门审核，达到预定付款条件后进行汇总，原则上每年分一次或两次汇总后向乙方支付，也可根据项目实施情况单次单项进行支付。三、组成本框架协议的文件：第一部分 协议书；第二部分 通用条款；第三部分 专用条款；四、本框架协议书中的有关词语定义与本协议第二部分通用条款中分别赋予它们的定义相同。五、受托人向委托人承诺，按照本框架协议的约定，承担本框架协议专用条款中约定范围内的代理业务。六、委托人向受托人承诺，按照本框架协议的约定，确保代理报酬的支付。七、协议生效。本框架协议有效期为 年 月 日至 年 月 日。合同期满前 3 个月如双方无异议，可续签下一年度合同，最多续签两次。本框架协议订立地点：许昌市国家经济技术开发区 本框架协议双方约定签字盖章后生效。甲方(盖章)：乙方(盖章)：委托代理人(签字)：委托代理人(签字)：年 月 日 年 月 日 5 第二部分 通用条款 一、词语定义和适用法律 l、词语定义 下列词语除本框架协议专用条款另有约定外，应具有本条款所赋予的定义：1.1 招标代理框架协议：甲方将招标项目招标工作委托给具有相应招标代理资质的乙方，实施招标活动签订的委托框架协议。1.2 通用条款：是根据有关法律、行政法规和招标项目招标代理的需要所订立，通用于各类招标项目招标代理的条款。1.3 专用条款：是甲方与乙方根据有关法律、行政法规规定，结合具体招标项目招标代理的实际，经协商达成一致意见的条款，是对通用条款的具体化、补充或修改。1.4 甲方：指在框架协议中约定的，具有建设项目招标委托主体资格的当事人，以及取得该当事人资格的合法继承人。1.5 乙方：指在框架协议中约定的，被甲方接受的具有建设项目招标代理主体资格的当事人，以及取得该当事人资格的合法继承人。1.6 招标代理项目负责人：指乙方在专用条款中指定的负责框架协议履行的代表。1.7 招标项目：指由甲方和乙方在框架协议中约定的委托代理招标的工程、货物（物资）及服务。1.8 招标代理业务：甲方委托乙方代理实施招标项目招标的工作内容。1.9 附加服务：指甲方和乙方在本框架协议通用条款 4.1 款和专用条款 4 款中双方约定工作范围之外的附加工作。1.10 代理报酬：甲方和乙方在框架协议中约定的，乙方按照约定应收取的代理报酬总额。1.11 图纸：指由甲方提供的满足招标需要的所有图纸、计算书、配套说明以及相关的技术资料。1.12 书面形式：指具有公章、法定代表人或授权代理人签字的框架协议书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真)等可以有形地表现所载内容的形式。1.13 违约责任：指框架协议一方不履行框架协议义务或履行框架协议义务不符合约定所应承担的责任。1.14 索赔：指在框架协议履行过程中，对于并非自己的过错，而是应由对方承担责任的情况造成的实际损失，向对方提出经济补偿或其他的要求。1.15 不可抗力：指双方无法控制和不可预见的事件，但不包括双方的违约或疏忽。这些事件包括但不限于战争、严重火灾、洪水、台风、地震，或其他双方一致认为属于不可抗力的事件。1.16 小时或天：本框架协议中规定按小时计算时间的，从事件有效开始时计算(不扣除6 休息时间)；规定按天计算时间的，开始当天不计入，从次日开始计算。时限的最后一天是休息日或者其他法定节假日的，以节假日次日为时限的最后一天。时限的最后一天的截止时间为当日 24 时。2、框架协议文件及解释顺序 2.1 框架协议文件应能互相解释，互为说明。除本框架协议专用条款另有约定外，组成本框架协议的文件及优先解释顺序如下：(1)本框架协议履行过程中双方以书面形式签署的补充和修正文件；(2)协议书：(3)通用条款；(4)专用条款。2.2 当框架协议文件内容出现含糊不清或不相一致时，应在不影响招标代理业务正常进行的情况下，由甲方和乙方协商解决。双方协商不成时，按本框架协议通用条款第 8 条和第 9 条关于争议的约定处理。3、语言文字和适用法律 3.1 语言文字 除本框架协议专用条款中另有约定，本框架协议文件使用汉语语言文字书写、解释和说明。如本框架协议专用条款约定使用两种以上(含两种)语言文字时，汉语应为解释和说明本框架协议的标准语言文字。3.2 适用法律和行政法规 本框架协议文件适用有关法律和行政法规。需要明示的法律和行政法规，双方可在本框架协议专用条款中约定。二、双方一般权利和义务 4、甲方的义务 4.1 甲方将委托招标代理工作的具体范围和内容在本框架协议专用条款中约定。4.2 甲方按本框架协议专用条款约定的内容和时间完成下列工作：(1)向乙方提供本招标项目应具备的相关前期资料及资金落实情况资料；(2)向乙方提供完成本招标项目：招标代理业务所需的全部技术资料和图纸，需要交底的须向乙方详细交底，并对提供资料的真实性、完整性、准确性负责；(3)向乙方提供保证招标工作顺利完成的条件，提供的条件在本框架协议专用条款内约定；(4)指定专人与乙方联系，指定人员的姓名、职务、职称在本框架协议专用条款内约定；(5)根据需要，作好与第三方的协调工作；(6)按本框架协议专用条款的约定支付代理报酬；(7)依法应尽的其他义务，双方在本框架协议专用条款内约定。7 5、乙方的义务 5.1 乙方应根据本框架协议专用条款中约定的委托招标代理业务的工作范围和内容，选择有足够经验的专职技术经济人员担任招标代理项目负责人。招标代理项目负责人的姓名、身份证号、联系电话在专用条款内写明。5.2 乙方按本框架协议专用条款约定的内容和时间完成下列工作：(1)根据甲方需求，编制招标文件；(2)依法按照公开、公平、公正和诚实信用原则，组织招标工作，维护各方的合法权益；(3)应用专业技术与技能为甲方提供完成招标工作相关的咨询服务；(4)向甲方宣传有关招标的法律、行政法规和规章，解释合理的招标程序，以便得到甲方的支持和配合；(5)依法应尽的其他义务，双方在本框架协议专用条款内约定。5.3 乙方应对招标工作中乙方所出具有关数据的计算、技术经济资料等的科学性和准确性负责。5.4 乙方不得接受与本框架协议招标项目中委托招标范围之内的相关的投资咨询业务。5.5 乙方为本框架协议提供技术服务的知识产权应属乙方专有。任何第三方如果提出侵权指控，乙方须与第三方交涉并承担由此而引起的一切法律责任和费用。5.6 未经甲方同意，乙方不得分包或转让本框架协议的任何权利和义务。5.7 乙方不得接受所有投标人的礼品、宴请和任何其它好处，不得泄露招标、评标、定标过程中依法需要保密的内容。框架协议终止后，未经甲方同意，乙方不得泄漏与本框架协议相关的任何招标资料和情况。5.8 乙方未能履行以上各项义务，给甲方造成损失的，应当赔偿甲方的全部损失。6、甲方的权利 6.1 甲方拥有下列权利：(1)按框架协议约定，接收招标代理成果；(2)向乙方询问本框架协议招标工作进展情况和相关内容或提出不违反法律、行政法规的建议；(3)审查乙方为本框架协议编制的各种文件，并提出修正意见；(4)要求乙方提交招标代理业务工作报告；(5)要求乙方更换其不称职的招标代理从业人员；(6)依法选择中标人；(7)本框架协议履行期间，由于乙方不履行框架协议约定的内容，或者履行框架协议不符合双方的约定，给甲方造成损失或影响招标工作正常进行的，甲方有权终止本框架协议，暂停或取消乙方代理资格，并依法向乙方追索经济赔偿。（8）本框架协议履行期间，甲方发现乙方在本协议签订之前的服务周期内，存在不履8 行当时的框架协议约定的内容，或者履行框架协议不符合双方的约定，给甲方造成损失或影响招标工作正常进行的，甲方有权按照本框架协议相关条款进行追溯考核。（9）甲方有权对招标代理费付款信息进行跟踪审查，要求乙方按合同约定的账户结算，做到中标人、签约人、实际服务人、发票开具人、收款人“五统一”。(10)依法享有的其他权利，双方在本框架协议专用条款内约定。7、乙方的权利 7.1 乙方拥有下列权利：(1)按框架协议约定收取委托代理报酬；(2)对招标过程中应由甲方做出的决定，乙方有权提出建议(3)当甲方提供的资料不足或不明确时，有权要求甲方补足材料或作出明确的答复；(4)拒绝甲方提出的违反法律、行政法规的要求，并向委托方作出解释；(5)有权参加甲方组织的涉及招标工作的有关会议和活动；(6)对于为本框架协议编制的所有文件拥有知识产权，甲方有免费使用和复制的权利；(7)依法享有的其他权利，双方在本框架协议专用条款内约定。三、违约、索赔和争议 8、违约 8.1 甲方违约。当发生下列情况时：(1)本框架协议通用条款提到的甲方未按本框架协议专用条款的约定向甲方提供为保证招标工作顺利完成的条件，致使招标工作无法进行；(2)本框架协议通用条款第 4.2-(6)款提到的甲方未按本框架协议专用条款的约定向乙方支付委托代理报酬；(3)甲方不履行框架协议义务或不按框架协议约定履行义务的其他情况。甲方承担违约责任，赔偿因其违约给乙方造成的经济损失，双方在本框架协议专用条款内约定甲方赔偿乙方损失的计算方法或甲方应当支付违约金的数额或计算方法。8.2 乙方违约。当发生下列情况时：(1)本框架协议通用条款第 5.2-(2)款提到的乙方未按本框架协议专用条款的约定，向甲方提供为完成招标工作的咨询服务；(2)本框架协议通用条款第 5.4 款提到的乙方未按本框架协议专用条款的约定，接受了与本框架协议招标项目有关的投标咨询业务；(3)本框架协议通用条款第 5.7 款提到的乙方未按本框架协议专用条款的约定，泄露了与本框架协议相关的任何招标资料和情况；(4)乙方不履行框架协议义务或不按框架协议约定履行义务的其他情况。乙方承担违约责任，赔偿因其违约给甲方造成的经济损失，双方在本框架协议专用条款内约定乙方赔偿甲方损失的计算方法或乙方应当支付违约金的数额或计算方法。9 8.3 第三方违约。如果一方的违约被认定为是与第三方共同造成的，则应由框架协议双方中有违约的一方先行向另一方承担全部违约责任，再由承担违约责任的一方向第三方追索。9、索赔 9.1 当事人一方向另一方提出索赔时，要有正当的索赔理由，且有索赔事件发生时的有效证据。9.2 甲方未能按框架协议约定履行自己的各项义务，或者发生应由甲方承担责任的其他情况，给乙方造成损失，乙方可按下列程序以书面形式向甲方索赔：(1)索赔事件发生后 7 天内，向甲方发出索赔报告及有关资料；(2)甲方收到乙方的索赔报告及有关资料后，于 14 天内给予答复，或要求乙方进一步补充索赔理由和证据；(3)甲方在收到乙方送交的索赔报告和有关资料后 14 天内未予答复，或未对乙方作进一步要求，视为该项索赔已经认可。9.3 乙方未能按框架协议约定履行自己的各项义务，或者发生应由乙方承担责任的其他情况，给甲方造成经济损失，甲方可按 9.2 款确定的时限和程序向乙方提出索赔。10、争议 甲方和乙方在履行框架协议时发生争议，可以和解或者向有关部门或机构申请调解。当事人不愿和解、调解或者和解、调解不成的，双方可以在本框架协议专用条款内约定以下一种方式解决争议：（1）向许昌仲裁委员会申请仲裁；（2）向框架协议签约地人民法院起诉。四、框架协议变更、生效与终止 11、框架协议变更或解除 11.1 本框架协议签订后，由于甲方原因，使得乙方不能持续履行招标代理业务时，甲方应及时通知乙方暂停招标代理业务。当需要恢复招标代理业务时，应当在正式恢复前 7天通知乙方。11.2 本框架协议签订后，如因法律、行政法规、规章发生变化或由于任何后续新颁布的法律、行政法规、规章导致服务费用或时间发生较大改变，则本框架协议约定的服务报酬和服务期限由双方签订补充协议进行相应调整。11.3 本框架协议签订后，由于乙方原因，于协议到期时未能通过甲方综合考评的，甲方有权不再续签协议。12、框架协议生效 除生效条件双方在协议书中另有约定外，本框架协议自双方签字盖章之日起生效。13、框架协议终止 13.1 乙方完成甲方全部委托招标代理业务，且甲方或中标人支付了全部代理报酬(含附10 加服务的报酬)后本框架协议终止。13.2 本框架协议到期自行终止，双方续签框架协议后按新的协议执行；在此期间，如果双方有合作，仍执行本框架协议。13.3 因不可抗力，致使当事人一方或双方不能履行本框架协议时，双方应协商确定本框架协议继续履行的条件或终止本框架协议。如果双方不能就本框架协议继续履行的条件或终止本框架协议达成一致意见，本框架协议自行终止。除甲方应付给乙方已完成工作的报酬外，各自承担相应的损失。13.4 本框架协议的权利义务终止后，甲方和乙方应当遵循诚实信用原则，履行通知、协助、保密等义务。五、其他 双方根据有关法律、行政法规规定，结合本框架协议招标项目实际，经协商一致后，可对本框架协议通用条款未涉及的内容进行补充。11 第三部分 专用条款 一、词语定义和适用法律 1、框架协议文件及解释顺序 框架协议文件及解释顺序执行通用条款。2、语言文字和适用法律 2.1 语言文字 本框架协议采用的文字为：中文 。2.2 本框架协议需要明示的法律、行政法规：中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国招标投标法河南省实施办法及其相关法律法规。二、双方工作具体要求及权利 1、委托招标代理工作的具体范围和内容:a.根据甲方要求制定、审核招标文件；b.编制、修改、制作、发布资格预审公告、招标公告、资格预审文件、招标文件等；c.向有关监督部门备案资格预审公告、招标公告、资格预审文件、招标文件；d.组织投标人获取招标文件、审查投标人资格文件、发售资格预审文件、图纸、工程量清单等工作；e.组织现场踏勘及资格预审会议；f.向通过资格预审和资格文件审查的投标人发布招标文件，负责回答投标人对招标文件的询问及质疑，并发布相关书面澄清文件；g.负责投标文件及投标样品的接收、保管；h.按甲方审定的招标方案，组织评标委员会；i.组织开标、评标工作；j.编制评标报告；k.在规定媒介公示招标结果；l.协助甲方回复投标单位的异议及质疑；m.向中标人发放中标通知书，并将中标结果通知所有投标人；n.草拟并协助委托人签订合同；o.负责招标全过程资料的汇总和编制；p.与招标代理工作有关的其他工作。2、单位招标项目招标关系的结束，以受托方组织的招标活动推荐的中标候选人与委托方签订合同完毕，受托方向委托方提交完整的招标资料为结束。3、甲方应按约定的时间和要求完成下列工作：(1)向乙方提供代理招标业务应具备的相关前期资料及资金落实情况资料，时间节点为招标公告发布前；(2)甲方按照国家有关规定组建评标委员会，时间节点为开、评标会议前；(3)甲方按照国家有关规定和评标委员会推荐的中标候选人名单确定中标人，时间节点为中标通知书发出前；(4)甲方按照国家有关规定，与中标人进行合同谈判，签订合同，时间节点为中标通知书发出之日起 30 日内；(5)指定的与乙方联系的人员 姓名：电话：(6)需要与第三方协调的工作：/。12 (7)应尽的其他义务：无 。4、乙方的具体工作 乙方应按约定的时间和要求完成下列工作：(1)组织招标工作的内容和时间：依照甲方要求及相关法律、法规规定执行。(2)为招标人提供的为完成招标工作的相关咨询服务：提供相关咨询服务；(3)承担招标代理业务过程中，应由乙方支付费用：在组织招标活动中所涉及的所有费用。(4)应尽的其他义务：“廉洁、公开、公正、公平”的组织招标活动，对中标单位的诚信及完成招标工作质量负责。(5)乙方提供的开标、评标场地应充分满足甲方招标采购工作的要求；开标、评标场地应各自独立、相对隔离，具备全程录音录像等设施。(6)指定的与甲方联系的工作人员 项目负责人：身份证：联系电话：工作人员：身份证：联系电话：.乙方应按投标承诺安排项目服务人员，要保持服务团队成员的稳定性，不得随意更换人员，如必须更换，应保证其资质不低于投标时承诺项目服务人员资质。(7)承诺按照xxx 有限公司招标代理机构管理办法要求，接受甲方的考评与管理。三、违约和争议 1、违约 1.1 本框架协议关于委托人违约的具体责任：(1)委托人未按照本框架协议通用条款的约定，向受托人提供保证招标工作顺利完成的条件应承担的违约责任：招标工作时间顺延；(2)委托人未按本框架协议通用条款的约定，向受托人支付委托代理报酬应承担的违约责任：按银行同期存款利率支付延期付款利息；(3)双方约定的委托人的其他违约责任：无。1.2 本框架协议关于受托人违约的具体责任：(1)受托人违反本框架协议通用条款的约定，接受了与本框架协议招标项目有关的投标咨询业务应承担的违约责任：免收招标代理服务费;(2)受托人对投标人资格审查不严影响招标工作正常进行或工期的应承担的违约责任：13 免收招标代理服务费并承担由此给委托人带来的所有经济损失；(3)受托人违反本框架协议通用条款的约定，泄露了与本框架协议招标项目有关的任何不应泄露的招标资料和情况应承担的违约责任：免收招标代理服务费并承担由此给委托人带来的所有经济损失；(4)双方约定的受托人的其他违约责任：受托人拟定的招标文件有明显缺陷，或对委托人所提出的问题不能按时、正确答复，或者对委托人编制的招标文件存在问题未能予以修改或指正，导致招标活动出现较大失误，或中标合同存在缺陷或者不能完全履行，免收招标代理服务费并承担由此给委托人带来的所有经济损失。(5)受托人实行动态管理，根据各项目代理服务情况进行综合考评，考评合格的代理公司可续签合同，考评不合格的代理公司将暂停或终止后续合作，不再续签合同，考评结果按照xxx 有限公司招标代理机构管理办法执行，受托人违反xxx 有限公司招标代理机构管理办法相关条款的，按相应规定处罚。2、争议 双方约定，凡因执行本框架协议所发生的与本框架协议有关的一切争议，当和解或调解不成时，选择下列第（1）种方式解决：(1)将争议提交许昌仲裁委员会仲裁；(2)依法向人民法院提起诉讼。四、其他 双方约定本框架协议 四 份，其中甲方 三 份，乙方 一 份。具有同等法律效力。五、附件 xxx 有限公司招标代理机构管理办法 xxx 有限公司档案管理办法第五部分：采购档案 14 拟派招标代理专业人员情况表 序号 姓名 年龄 学历 专业 职称 执业资格、岗位证明 拟负责工作范围及内容 其他 1 2 3 4 5 单位公章：（盖单位公章）15 招标代理机构管理办法 1 范围 本标准规定了由国家有关部门批准具备从事招标代理服务资质，经公开招标进入公司招标代理机构库，从事招标代理服务，资格许可、招标人委托范围、招标代理委托合同约定的职责和权限内办理相关的招标事宜。本标准适用于公司招标代理机构库内招标代理机构的管理。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中烟办2012313号 烟草企业采购管理规定 中烟办20161号 关于印发三个保障机制文件的通知 中烟办2017499号 烟草行业采购管理信息系统建设操作规范 豫烟工采201914号 河南中烟工业有限责任公司招标代理机构管理办法 豫烟工规20173号 采购管理工作考核评价细则 Q/YCYW 210(CG)001-2020 采购管理办法 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。3.1 招标代理机构 由国家有关部门批准具备从事招标代理服务资质，经公开招标进入“公司招标代理机构库”，并在其资格许可、招标人委托范围、招标代理委托合同约定的职责和权限内办理相关招标事宜的社会中介组织。3.2 采购管理办公室 公司企业管理部（采购管理部）3.3 财务审计部门 公司财务审计部（财务、审计）3.4 采购项目实施部门 公司发生采购业务的各部门 4 职责与权限 4.1 招标代理机构 16 4.1.1 成立项目组负责公司采购项目的招标代理工作；4.1.2 具备招标采购相关的技术、经济、管理和法律政策等专业知识，以及综合运用专业知识分析和解决招标采购实际问题的能力；4.1.3 从事招标代理服务，资格许可、招标人委托范围、招标代理委托合同约定的职责和权限内办理相关的招标事宜。4.1.4 能够满足公司对招标采购过程管理的需要。4.2 采购管理部门 4.2.1 负责建立公司招标代理机构库，并签订招标代理服务框架协议；4.2.2 负责组织选取公司各部门委托项目的招标代理机构；4.2.3 负责协调招标代理机构与相关部门、单位的工作关系；4.2.4 负责招标代理机构的监督管理工作，根据各部门项目评价结果，对招标代理机构进行动态管理，并进行年度综合考核评价。4.3 财务审计部门 4.3.1 负责各部门采购项目投标保证金的统一收取、保管和按规定退还。4.3.2 参与招标代理机构的年度综合评价工作。4.4 采购项目实施部门 4.4.1 负责对招标代理机构代理本部门采购项目的监督管理工作，并对其代理本部门的采购项目进行评价；4.4.2 负责签订 招标代理业务约定书(引自 Q/YCYW 210(CG)001-2020 采购管理办法)；并按照其内容执行；4.4.3 负责牵头组织公司评委、监督等相关人员开展实施；4.4.4 负责牵头组织与招标代理机构沟通、协调具体项目的招标代理工作；4.4.5 负责牵头组织委托项目的评价，实行“一项一评”；4.4.6 参与招标代理机构的年度综合评价工作。5 工作程序及要求 5.1 招标代理机构管理 5.1.1 公司以公开招标确定招标代理机构，原则上按工程、物资和服务三个类别组建招标代理机构库，每三年组建一次；5.1.2 签订招标代理服务框架协议时，应约定双方权利义务、工作要求、付费标准、考核措施、违约、索赔和争议处理等主要内容。框架协议中的付费标准应按招标签订的招标代理服务付费标准确定（附件 1），可结合市场实际和执行情况，参照相关政策变化进行适当调整；5.1.3 采购管理部门建立招标代理机构信息档案，记录招标代理机构服务期限、违规记录、考核评价、人员变动等方面信息，对招标代理机构的服务实施痕迹化管理；5.1.4 在从事招标代理服务过程中，招标代理机构应做到以下要求：严格遵守相关法律法规、烟草行业以及公司的制度、标准和规范，维护国家、社会公共利益和服务主体的合法权益；遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，发现相关当事人有违反国家有关法律法规的行为，应当及时向相关单位和部门如实反映情况；17 在投标报名阶段应重点审查与招标人存在利害关系可能影响招标公正性的法人、其他组织或者个人参加投标；单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，参加同一标段投标或者未划分标段的同一招标项目投标等法律法规禁止的内容；出现上述情况的，相关投标均无效；严格保守在代理服务过程中掌握的国家秘密、商业和技术秘密，及其他依据法律法规要求或者委托合同约定应当保密的信息；具备使用河南省发改委或政府采购评标专家库的条件；代理机构提供的开标、评标场地应便于公司采购工作开展；开标、评标场地应各自独立、相对隔离，具备全程录音录像等设施；招标代理机构应成立项目组负责公司采购项目的招标代理工作。项目组成员应具备招标采购相关的技术、经济、管理和法律政策等专业知识，以及综合运用专业知识分析和解决招标采购实际问题的能力，能够满足公司对招标采购过程管理的需要。项目组成立后原则上不得更换项目组成员，确需更换的，应提前向公司采购管理部门备案；积极协助招标人依法、妥善处理从资格预审申请人、投标人或者其他利害关系人提出的异议、投诉等问题。5.1.5 招标代理机构发生下列情况之一的，须在政府资格管理部门办理相关手续后 30 日内以书面形式到公司采购管理部门登记备案：分立或者合并，相关经营业务变更的情况；变更单位名称、法定代表人、项目负责人、项目组成员、经营地点的情况；宣布机构解散、破产或者其它原因终止业务，办理注销手续的情况；主管部门对招标代理机构评价和资格年审情况。5.1.6 在项目代理过程中，招标代理机构不得存在以下行为：隐瞒发现的问题或者与有关单位、个人串通舞弊的；利用受托工作之便获取不正当利益的；将受托成果用于与受托事项无关目的的；违反保密纪律或回避规定的；拒绝接受指导和监督的；不履行框架协议规定义务的；资格信息发生变更不按规定备案的；擅自修改评标结果及相关记录，弄虚作假，误导招标人确定中标结果的；对异议、投诉不能及时给予解决，造成不良影响的；违反烟草行业、公司招标采购管理规定的；因违法违纪，受到相关政府监管部门、行业主管部门通报、暂停业务等处罚的。5.2 招标代理机构的选取和使用 5.2.1 招标代理机构的选取原则上按照类别和轮次随机抽取，抽取轮次在公司各部门内循环进行，所有招标代理机构均被抽中一次后，重新开始下一轮抽取；某一类别代理机构有多家被暂停业务等特殊情况下，可跨类别抽取代理机构。方式如下：采购项目实施部门按照采购管理相关规定填写招标代理机构选择申请表(引自Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)；采购管理部门通知监督人员到场监督；通过采购管理信息系统随机抽取招标代理机构；参与抽取的人员共同签字确认并留存记录。18 5.2.2 招标代理机构确定后，采购项目实施部门应与招标代理机构签订招标代理业务约定书(引自 Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)，重点约定项目完成时间、服务人员、开评标地点、代理服务费计算基数、归档资料移交等主要内容。5.2.3 招标代理工作结束时，招标代理机构应按照框架协议约定的付费标准，填写招标代理服务费用确认单（附 A.2），并由招标代理机构、采购项目实施部门、采购管理部门共同确认签字盖章。5.3 招标代理机构的评价 5.3.1 招标代理机构的评价分为项目评价和年度评价。项目评价是指对招标代理机构组织单个项目的过程评价；年度评价是指对招标代理机构年度内代理项目的总体评价。5.3.2 采购项目评价由采购项目实施部门会同相关部门有关人员，按照公司招标代理项目评价表(附 A.3，以下简称评价表）的内容，采取“一项一评”方式进行。每一项目评价满分 100 分，80 分（含）以上为合格，80 分（不含）以下为不合格。各部门采购项目实施部门应在中标通知书下达后 15 个工作日内填写招标代理机构评价表，报公司采购管理部门，必要时注明扣分原因。项目考评应严肃认真、实事求是，通过评价引导招标代理机构提升工作质量和服务水平，严禁出现“走过场”、打“人情分”、“关系分”等现象，严禁擅自将项目评价结果透露给招标代理机构相关人员。严禁招标代理机构人员参与、干涉项目评价工作。5.3.3 代理机构年度评价由采购管理部门统一组织，以相关部门（单位）项目评价平均得分为基础，结合采购管理部门对招标代理机构日常管理情况进行评价。年度评价满分为 100分，其中项目评价占 90%，采购管理部门组织的评价占 10%。5.3.4 采购管理部门的评价，根据年度内对招标代理机构日常管理情况，由公司采购管理部门组织法制、财务、审计、规范等部门相关人员进行评价。年度整体代理服务工作优秀9-10 分，良好 6-8 分，一般 3-5 分，差 0-2 分。5.3.5 评价得分汇总由招标代理机构代理项目平均得分和招标代理机构年度评价得分，计算方法如下：某招标代理机构代理项目平均得分=所有项目评价得分/总项目数。某招标代理机构年度评价得分=代理项目平均得分*90%+公司采购管理部门评价得分。5.4 投标保证金的管理 5.4.1 各部门实施的采购项目由财务审计部统一收取、保管和按规定退还。5.4.2 招标代理机构负责及时填写 投标保证金交纳通知及回执单(引自 Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)，向采购项目实施部门反馈应交纳投标保证金信息，主要包括应交纳金额、交纳单位名称、交纳账号及开户行等信息。5.4.3 招标代理机构负责及时填写投标保证金退还通知单(引自 Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)，向采购项目实施部门反馈应退还投标保证金信息。5.4.4 在项目所在地公共资源交易中心招标的项目，按所在地公共资源交易中心规定执行。6 检查与考核 6.1 评价结果运用和处罚 6.1.1 项目评价考核 19 6.1.1.1 招标代理机构项目评价合格时，作如下处理：项目评价得分在 90 分（含）以上的，按照招标代理服务付费标准（附 A.1）支付相应代理费用。项目评价得分在 80（含）-90 分的，项目实施部门和单位可结合项目代理服务情况对招标代理机构进行约谈警告、适当调减代理费用或暂停一个抽取轮次的代理业务。6.1.1.2 招标代理机构项目评价不合格时，作如下处理：项目评价出现一次不合格的，在全公司范围内暂停 3 个月代理业务（通过公司采购管理信息系统执行）；由代理机构进行整改并出具整改报告，通过采购管理部门组织的验收且暂停期满后，方可恢复代理业务。项目评价累计出现两次不合格的，在全公司范围内暂停 6 个月代理业务（通过公司采购管理信息系统执行）；由代理机构进行整改并出具整改报告，通过采购管理部门组织的验收且暂停期满后，方可恢复代理业务。项目评价累计出现三次不合格的，终止业务代理合同。6.1.2 年度评价考核 6.1.2.1 招标代理机构年度评价不合格时，作如下处理：年度评价出现一次不合格的，在全公司暂停 6 个月代理业务。由代理机构进行整改并出具整改报告，通过公司采购管理部门的验收且暂停期满后，方可恢复代理业务。年度评价出现两次不合格的，终止代理合同业务。6.1.2.2 公司采购管理部门应按公开要求将代理机构年度评价结果在公司范围内公示。6.1.2.3 招标代理机构违反本办法 5.1.6 的，根据情节轻重暂停一年或终止代理合同业务、或列入行业供应商不良行为记录。7 相关记录 招标代理服务付费标准(附A.1)招标代理服务费用确认单(附A.2)招标代理项目评价表(附A.3)招标代理业务约定书(附A.4引自Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)投标保证金交纳通知及回执单(附A.5引自Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)投标保证金退还通知单(附A.6引自Q/YCYW 210(CG)001-2020采购管理办法)20 附 录 A（规范性附录）附录 A.1 招标代理服务付费标准 表A.1 招标代理服务付费标准 Q/YCYW 210(CG)006-01 费率 中标金额 物资招标 服务招标 工程招标 100 万元以内 16.2 16.2 10.8 100500 万元 10.4 7.2 5.81 5001000 万元 4.8 2.45 3.6 10005000 万元 1.4 0.91 1.4 5000 万元1 亿元 0.7 0.42 0.8 15 亿元 0.07 0.05 0.175 510 亿元 0.035 0.02 0