数据库系统管理与维护10.pptx

第10章 数据的交换第1页/共28页学习要点掌握数据库系统间交换数据的方法掌握Access与Word交换数据的方法掌握Access与Execl交换数据的方法在计算机系统中，不同系统产生的文件格式是不同的；在Access环境下，通过数据导入和导出实现不同系统环境下数据资源的共享。第2页/共28页数据库系统间交换数据Access系统为用户提供了数据的导出和导入操作，可使不同系统程序中的数据实现相互传递。数据导出就是将Access中的数据库对象导出到另一个数据库，或导出到Excel或Word中的操作。数据导入就是将另一个Access中的数据库对象导入到当前数据库，或将其他系统格式文件转换成Access数据格式。Access数据库数据库导入其他文件导入数据库导出其他文件导出第3页/共28页数据库系统间交换数据将数据库对象导出到另一个数据库中在Access数据库系统中，可以将数据库中的一个数据库对象导出到另一个数据库中；如果导出到当前数据库中，则产生该对象的一个副本。例10.1 导出数据库对象打开要导出的数据库对象在数据库窗口中，选择“文件”-“导出”命令，打开“将表班级表导出为”对话框。第4页/共28页数据库系统间交换数据在“将表班级表导出为”对话框中，选择存放导出对象的数据库，再单击“全部导出”按钮，打开“导出”对话框。在“导出”对话框中，输入导出后的文件名，单击“确定”按钮。第5页/共28页数据库系统间交换数据将其他数据库中的对象导入到当前数据库中在Access中，可以使用数据传送的方法，将其他数据库中的对象导入到当前数据库中。操作步骤：打开要导入数据的数据库在数据库窗口中，选择“文件”-”获取外部数据”-”导入”命令，打开“导入”对话框。第6页/共28页数据库系统间交换数据在“导入”对话框中，选择提供导入数据的数据库，单击“导入”按钮，打开“导入对象”对话框。在“导入对象”对话框中，选择要导入的数据对象，单击“确定”按钮。第7页/共28页Access与Word交换数据将数据库对象导出到Word在Access中，将数据库对象导出到Word，可以实现Access中报表的重新制作和排版例10.2 将Access的报表导出到Word中打开要导出的数据库在数据库窗口中，选择要导出的数据库对象，选择“学生卡”第8页/共28页Access与Word交换数据选择“工具”-”Office链接”-”用Word发布”，可自动生成并运行与原数据库对象同名的Word文件第9页/共28页Access与Word交换数据为Word中的邮件合并提供数据源Word邮件合并数据源是专门用于制作邮件信笺和邀请函的特殊格式的Word文本。例10.3 以“学生信息表”为源文档实现邮件合并操作步骤：在Word中创建邮件合并的主文档。第10页/共28页Access与Word交换数据打开数据库，在数据库窗口中，打开“学生信息表”选择“工具”-”Office链接”-”用Word合并”命令，打开”Microsoft Word 邮件合并向导”对话框。第11页/共28页Access与Word交换数据选中“将数据链接到现有的Microsoft Word文档”单选按钮，打开“选择Microsoft Word文档”对话框。第12页/共28页Access与Word交换数据在“选择Microsoft Word文档”对话框中，选择现有的Microsoft Word文档（“会议通知”文档），再单击“打开”按钮，打开Microsoft Word窗口第13页/共28页Access与Word交换数据在Microsoft Word窗口中，选择“工具”-”信函与邮件”-”邮件合并”选项，打开“邮件合并”任务窗格。第14页/共28页Access与Word交换数据在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：撰写信函”，进入撰写信函窗口。第15页/共28页Access与Word交换数据在Word窗口中，将光标移到第二行“同学”前面，再单击“其他项目”，打开“插入合并域”对话框。第16页/共28页Access与Word交换数据选择“姓名域”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮。第17页/共28页Access与Word交换数据单击“下一步：预览信函”，利用按钮预览一个合并信函。单击“下一步：完成合并”，单击“编辑个人信函”，打开“合并到新文档”对话框。选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，生成一个新的Word文档。保存新建的Word文档。第18页/共28页Access与Excel交换数据Excel有强大的数据计算、分析及图表处理能力，将Access中的数据库对象导出到Excel中，Access中的数据库对象的作用会大大提高。将数据库对象导出到Excel中在Access中，可以将表作为无格式数据导出到Excel中，也可将查询、窗体或报表直接导出到Excel中。例10.4 将Access的查询结果导出到Excel中打开数据库，在数据库窗口中，打开“学生-班级查询”第19页/共28页Access与Excel交换数据在数据库窗口中，选择“工具”-”Ofifice链接”-”用Excel分析”命令，可自动生成一个同名的Excel文件。第20页/共28页Access与Excel交换数据或者选择“文件”-”导出”命令，在打开的对话框中定义导出后文件存放的文件夹，以及保存的文件类型为Microsoft Excel,可自动生成一个同名的Excel文件。第21页/共28页Access与Excel交换数据将Excel中的数据导入到数据库中在Access中，不仅允许将数据导出到Excel中，也允许将Excel中的数据导入到Access数据库中。例10.5 将Excel电子表格导入到Access数据库中。打开数据库。在数据库窗口，选择“文件”-“获取外部数据”-“导入”命令，打开“导入”对话框。第22页/共28页Access与Excel交换数据选择导入的Excel文件，打开“导入数据表向导”对话框。第23页/共28页Access与Excel交换数据在“导入数据表向导”对话框中，确定工作表区域，单击下一步。确定指定的第一行是否包含列标题，单击下一步。确定数据保存位置，单击下一步。第24页/共28页Access与Excel交换数据指定正在导入的每一个字段的信息，单击下一步。为新表定义一个主键，单击下一步。第25页/共28页Access与Excel交换数据确定新表的名称为“选修课成绩”，单击“完成”按钮，结束对导入数据的Excel文件的操作。第26页/共28页Access与Excel交换数据在数据库窗口中，打开新表。第27页/共28页感谢您的观看。第28页/共28页