数据库和表2学习.pptx

1 设计数据库和用户的需求紧密相关。首先，要明确创建数据库的目的以及如何使用，用户希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么样的表和定义哪些字段。其次，要与将使用数据库的人员进行交流，集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库完成的各项功能。1确定创建数据库的目的 2.1.1 数据库设计的步骤第第2页页/共共106页页第1页/共106页2 一个数据库可能是由若干个表组成，所以确定表是数据库设计过程中最重要的环节。在设计表时，应该按照以下设计原则对信息进行分类：表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。每个表最好只包含关于一个主题的信息。同一个表中不允许出现同名字段。2确定该数据库中需要的表 第第3页页/共共106页页第2页/共106页3 确定表的过程实际上就是定义字段的过程，字段是表的结构，记录是表的内容。所以确定字段是设计数据库不可缺少的环节。在定义表中字段时应注意以下几点：每个字段直接与表的主题相关。不含推导或计算的数据。尽可能包含所需的所有信息。由于字段类型由输入数据类型决定，这样使得同一字段的值具有相同的数据类型 3确定字段 第第4页页/共共106页页第3页/共106页4 为了连接保存表中的信息，使多个表协同工作，在数据库表中需要确定主键。例如，将某个学生与该学生的所有选课信息连接起来，数据库中的每个表必须包含表中惟一确定每个记录的字段或字段集。4确定主键 第第5页页/共共106页页第4页/共106页5 因为已经将信息分配到各个表中，并且定义了主键字段，若想将相关信息重新结合到一起，必须定义数据库中的表与表之的关系，不同表之间确立了关系，才能进行相互访问。5确定表之间的关系6输入数据 表的结构设计完成之后，就可以向表中输入数据。表的结构设计完成之后，就可以向表中输入数据。第第6页页/共共106页页第5页/共106页6选择“文件”“新建”命令，或单击常用工具栏上的“新建”按钮，打开“新建文件”任务窗格。在“新建文件”任务窗格中，单击“空数据库”选项，打开“文件新建数据库”对话框 。在“文件新建数据库”对话框中设置数据库文件的保存位置、文件名称和保存类型等参数。1创建空数据库 2.1.2 创建数据库创建数据库通常有两种方法：创建数据库通常有两种方法：1.1.是先建立一个空的数据库，然后再向其中添加表、查询、是先建立一个空的数据库，然后再向其中添加表、查询、窗体等其它对象。窗体等其它对象。2.2.是使用是使用“数据库向导数据库向导”创建数据库，即创建数据库，即:使用系统提供的数使用系统提供的数据库模版在向导中设定合适的数据库类型。据库模版在向导中设定合适的数据库类型。第第7页页/共共106页页第6页/共106页7执行执行“文件文件”“新建新建”命令，或单击工具栏上的命令，或单击工具栏上的“新新建建”按钮，打开按钮，打开“新建文件新建文件”任务窗格。任务窗格。在在“新建文件新建文件”任务窗格中，单击任务窗格中，单击“本机上的模板本机上的模板”，弹出弹出“模板模板”对话框对话框 。在模板对话框的在模板对话框的“数据库数据库”选项卡中，单击要创建的数选项卡中，单击要创建的数据库类型模板的图标，然后单击据库类型模板的图标，然后单击“确定确定”按钮。按钮。在在“文件新建数据库文件新建数据库”对话框中，指定数据库的名称和对话框中，指定数据库的名称和保存位置，然后单击保存位置，然后单击“创建创建”按钮。按钮。按照数据库向导的指导进行操作，主要是选择表中的字按照数据库向导的指导进行操作，主要是选择表中的字段、屏幕显示样式、打印报表所用的样式等。段、屏幕显示样式、打印报表所用的样式等。2使用向导创建数据库 第第8页页/共共106页页第7页/共106页8执行执行“文件文件”“打开打开”命令，或单击工具栏上的命令，或单击工具栏上的“打开打开”按钮，弹出按钮，弹出“打开打开”对话框对话框 。选择要打开的数据库文件，单击选择要打开的数据库文件，单击“打开打开”按钮打开数据库。按钮打开数据库。1打开Access数据库 2.1.3 数据库的简单操作第第9页页/共共106页页第8页/共106页9单击数据库文档窗口右上角的关闭按钮。单击数据库文档窗口右上角的关闭按钮。双击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标。双击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标。单击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标，在弹出单击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标，在弹出的菜单中选择关闭命令。的菜单中选择关闭命令。执行执行“文件文件”“关闭关闭”命令。命令。2关闭数据库 在打开数据库时，可以使用以下在打开数据库时，可以使用以下4 4种方式种方式 ：共享方式打开数据库共享方式打开数据库 独占方式打开数据库独占方式打开数据库 只读方式打开数据库只读方式打开数据库独占只读访问方式打开数据库独占只读访问方式打开数据库第第10页页/共共106页页第9页/共106页101 1AccessAccess数据类型数据类型2 2建立表结构建立表结构3 3向表中输入数据向表中输入数据4 4字段属性的设置字段属性的设置5 5主键和索引主键和索引6 6建立表之间的关系建立表之间的关系 2.2 建立表第第11页页/共共106页页第10页/共106页111文本型 文本型是默认的数据类型 文字数据文字数据 例如姓名、地址例如姓名、地址 不需要计算的数字不需要计算的数字 例如电话号码、学号例如电话号码、学号 文本或文本与数字的组合文本或文本与数字的组合 例如多媒体教室例如多媒体教室201201 文本型的默认字段大小是文本型的默认字段大小是5050个字符，最多可以达到个字符，最多可以达到255255个字符。个字符。2备注型 备注型字段可以保存较长的数据，可长达备注型字段可以保存较长的数据，可长达64KB64KB个字符，因此，通常用于保存个人简个字符，因此，通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。历、备注、备忘录等信息。与文本型数据本质上是一样的 2.2.1 Access数据类型第第12页页/共共106页页第11页/共106页123数字型 表示可以用来进行算术运算的数据，但涉及货币的计表示可以用来进行算术运算的数据，但涉及货币的计算算除除外。在定义了数字型字段后，还要根据处理数据范围外。在定义了数字型字段后，还要根据处理数据范围的不同确定所需的存储类型，例如整型、单精度型等。的不同确定所需的存储类型，例如整型、单精度型等。4日期/时间型 用来保存日期和时间，该类型数据字段长度固定为用来保存日期和时间，该类型数据字段长度固定为8 8个字节。个字节。第第13页页/共共106页页第12页/共106页135货币型 是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似，该是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似，该类型字段也占类型字段也占8 8个字节，向该字段输入数据时，直接输入数个字节，向该字段输入数据时，直接输入数据后，系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据后，系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入，精确到小数点左方据类型可以避免计算时四舍五入，精确到小数点左方1515位数位数及右方及右方4 4位数。位数。6自动编号型 每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段，该类型每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段，该类型字段固定占用字段固定占用4 4个字节，在向表中添加记录时，由系统为该字个字节，在向表中添加记录时，由系统为该字段指定唯一的顺序号，顺序号可以是递增的或随机的。段指定唯一的顺序号，顺序号可以是递增的或随机的。第第14页页/共共106页页第13页/共106页147是/否型 只包含两个值中的一个，例如是只包含两个值中的一个，例如是/否、真否、真/假、开假、开/关，该类关，该类型长度固定为型长度固定为1 1个字节。个字节。8OLE对象类型 OLE OLE Object Linking and Embedding Object Linking and Embedding它是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，它是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是这些对象以文件的形式存在，其类型可以是WordWord文档、文档、ExcelExcel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。OLEOLE对对象字段最大可以为象字段最大可以为1GB1GB。第第15页页/共共106页页第14页/共106页159超级连接类型 该字段以文本形式保存超级链接的地址，用来链接到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等，字段长度最多64000个字符。一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成：一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成：显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。地址：到达文件的路径，称为地址：到达文件的路径，称为UNCUNC。或到达页面的路径，。或到达页面的路径，称为子称为子URLURL。子地址：在页面和文件中的地址。子地址：在页面和文件中的地址。10查阅向导类型 创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。第第16页页/共共106页页第15页/共106页161字段名称 一个完整的数据表由表结构和表中记录组成，数据表对象的结构是指数据表的框架，也称数据表对象的属性。用于标识表中的一列，即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，称为字段名称。2字段类型 根据关系数据库理论，一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。2.2.2 建立表结构第第17页页/共共106页页第16页/共106页173字段大小 一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽，在Access中被称为字段大小，采用字节数表示。4字段的其他属性 数据表中的字段对象还具有其他的一些属性，这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。第第18页页/共共106页页第17页/共106页181使用数据表视图创建表 设计好表的结构后，就可以创建表了。Access提供了多种创建表的方法，这里只介绍使用“数据表视图”和“设计视图”创建新表的操作。数据表视图以行列格式显示来自表、窗体、查询、视图或存储过程的数据，其操作步骤如下：在“数据库”窗口中，单击“表对象”，单击工具栏上的“新建”按钮，弹出“新建表”对话框。第第19页页/共共106页页第18页/共106页19假设要创建一个学生成绩表：假设要创建一个学生成绩表：修改字段名称，用鼠标双击字段修改字段名称，用鼠标双击字段1 1，输入，输入“学号学号”，双击字段，双击字段2 2，输入，输入”数学数学“，然后在每列字段中输入相应的数据。然后在每列字段中输入相应的数据。“新建表”对话框中，选择“数据表视图”并单击“确定”按钮，即进入数据表视图。第第20页页/共共106页页第19页/共106页20数据输入完毕后，单击“关闭”按钮，弹出“保存提示”对话框，单击“是”按钮保存，弹出“另存为”对话框，输入表名“学生成绩表”，单击“确定”，第第21页页/共共106页页第20页/共106页21弹出“尚未定义主键”提示对话框。表中先不定义主键，单击“否”按钮，数据表建立完毕。第第22页页/共共106页页第21页/共106页222使用设计视图创建表 “设计视图”是用来显示数据库对象的设计窗口。可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。使用“设计视图”创建表对象，是最灵活的方法，也是创建表最常用的方法。在数据库窗口中，单击“表对象”，然后单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮。在“新建表”对话框中，选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮，打开表的设计视图。第第23页页/共共106页页第22页/共106页23定义表中的每个字段。例如：创建“学生信息表”。第一列：输入字段名（要符合命名规则）第二列：选择字段的类型（单击右侧的下拉箭头）第三列不是必需的第第24页页/共共106页页第23页/共106页24AccessAccess数据库对象命名规则如下：数据库对象命名规则如下：字段名的长度为字段名的长度为1 16464个字符。个字符。字段名可以采用字母、数字、空格以及其他特别字符，但字段名可以采用字母、数字、空格以及其他特别字符，但不能用不能用“。！”等字符，等字符，不能以空格开头不能以空格开头。不能作用不能作用ASCIIASCII值为值为0 03232的字符。的字符。第第25页页/共共106页页第24页/共106页25定义主键。选择要定义为主键的一个或多个字段，单击工定义主键。选择要定义为主键的一个或多个字段，单击工具栏上的具栏上的“主健主健”按钮按钮 即可生成主键（或单击右键从即可生成主键（或单击右键从快捷菜单从选择快捷菜单从选择“主键主键”命令）。命令）。单击工具栏上的单击工具栏上的“保存保存”按钮按钮 ，输入表名：学生信，输入表名：学生信息表。息表。第第26页页/共共106页页第25页/共106页261输入数据操作步骤在数据库窗口中，单击“表对象”。单击要输入数据的表名，然后单击窗口工具栏上的“打开”按钮，打开数据表视图，或者双击该数据表的表名打开数据表视图。在数据表视图中输入表数据。输入完毕后，单击“保存”按钮保存数据。关闭数据表视图窗口，结束输入操作。2.2.3 向表中输入数据第第27页页/共共106页页第26页/共106页272特殊数据的输入方法 输入较长字段的数据 可以展开字段以便对其进行编辑，方法是：打开数据表，单击要输入的字段，按下Shift+F2键，弹出“显示比例”对话框，在对话框中输入数据，单击“确定”按钮把输入的数据保存到字段中。单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，可以设置“显示比例”对话框中文字的显示效果。第第28页页/共共106页页第27页/共106页28.输入输入“是是/否否”类型的数据类型的数据 该该类类型型的的数数据据字字段段上上在在数数据据表表中中显显示示一一个个复复选选框框。选选中中复复选选框框表表示示输输入入“是是”，不选表示输入，不选表示输入“否否”。.输入输入“日期日期/时间时间”类型的数据类型的数据 在在输输入入“日日期期/时时间间”类类型型的的数数据据时时，可可以以参参照照下下图图中中列列出出的的“日日期期/时时间间”格式。格式。第第29页页/共共106页页第28页/共106页29.输入输入“OLEOLE”对象数据对象数据 OLE对象字段用来存储图片、声音、Word文档和Excel文档等数据，以及其他类型的二进制数据。OLEOLE对象类型字段数据输入步骤如下：对象类型字段数据输入步骤如下：在在“数据表视图数据表视图”中打开表，单击要输入的中打开表，单击要输入的OLEOLE字段，选择字段，选择“插入插入”“对象对象”命令。弹出命令。弹出“插入对象插入对象”对话框。对话框。第第30页页/共共106页页第29页/共106页30在弹出的“插入对象”对话框中，单击“新建”单选按钮，然后在“对象类型”列表框中单击要创建的对象类型，单击“确定”按钮可以打开相对的应用程序创建一个新对象，并插入到字段中。如果选择“由文件创建”按钮，则可以单击“浏览”按钮，选择一个已存储的文件对象,单击“确定”按钮，即可将选中的对象插入到字段中 第第31页页/共共106页页第30页/共106页31.输入“超链接”类型 超链接的目标可以是文档、文件、WEB页、电子邮件地址、当前数据库的某一对象。单击超链接可以打开超链接的目标对象。具体输入步骤：在“数据表视图”中打开表，单击要输入的超链接字段，选择“插入”“超链接”命令，弹出插入超链接对话框。在对话框的“查找范围”列表框中选择超链接对象所在的文件夹，在对象列表中选择超链接对象，单击“确定”按钮，超链接就可以保存到字段中。第第32页页/共共106页页第31页/共106页32字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。常规属性包括字段大小、格式、输入掩码和索引等，字段类型不同显示的字段属性也不同。2.2.4 字段属性的设置第第33页页/共共106页页第32页/共106页33 该属性用来设置存储在字段中文本的最大长度或数字取值范围。当设定字段类型为文本类型时，字段大小的可设置值为1255。当设定字段类型为数字类型时，字段大小的可设置值如下表所示:1字段大小 设置设置 数据范围数据范围字段宽度字段宽度 小数位数小数位数字节字节0 02552551 1无无整型整型-32768-327683276732767，即，即-2-215152 21515-1-1 2 2无无长整型长整型-2-231312 23131-1-14 4无无单精度单精度-3.410-3.41038383.4103.41038384 47 7双精度双精度-1.79710-1.797103083081.797101.797103083088 81515第第34页页/共共106页页第33页/共106页34注意事项1）在满足需要的前提下，字段大小越小越好。2）在一个数字类型的字段中，如果将字段大小属性由大变小，可能会出现数据丢失。格式属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据显示及打印的方式，对不同的字段数据类型使用不同的设置。2格式 第第35页页/共共106页页第34页/共106页35格式符格式符 含义含义 在该位置可以显示任意可用的字符，在该位置可以显示任意可用的字符，如果没有字符则显示空格如果没有字符则显示空格&同上，如果没有字符则不显示同上，如果没有字符则不显示 将所有字符转换为大写将所有字符转换为大写显示双引号内的任何文本显示双引号内的任何文本!左对齐左对齐-右对齐右对齐 颜色颜色 显示显示内的颜色内的颜色（红色、黄色、蓝色、绿色、白色、黑色）（红色、黄色、蓝色、绿色、白色、黑色）显示该字符后面所跟的字符，如显示该字符后面所跟的字符，如CC表示表示C C第第36页页/共共106页页第35页/共106页36直接输入掩码的格式符 在文本框中直接输入一串格式符，用来规定输入数据时具体的格式，可以使用的输入掩码格式符如表所示。3输入掩码 使用输入掩码可以控制用户在文本框类型的控件中的输使用输入掩码可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值，在设置输入掩码属性时，可以在输入掩码属性文本框入值，在设置输入掩码属性时，可以在输入掩码属性文本框中直接输入掩码格式符，也可以使用输入掩码向导来设置输中直接输入掩码格式符，也可以使用输入掩码向导来设置输入掩码。入掩码。第第37页页/共共106页页第36页/共106页37格式符格式符含义含义0 0必须输入必须输入0 09 9的数字的数字9 9可以选择输入可以选择输入0 09 9的数字或空格的数字或空格#可以选择输入可以选择输入0 09 9的数字、空格、加号、减号的数字、空格、加号、减号L L必须输入字母必须输入字母A AZ Z或或a az z？可以选择输入字母可以选择输入字母A AZ Z或或a az zA A必须输入字母或数字必须输入字母或数字a a可以选择输入字母或数字可以选择输入字母或数字&必须输入任意字符或一个空格必须输入任意字符或一个空格C C可以选择输入任意字符或一个空格可以选择输入任意字符或一个空格.:;-/.:;-/小数点占位符及千位、日期、时间的分隔符小数点占位符及千位、日期、时间的分隔符 将所有字符转换为大写将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示使输入掩码从右到左显示 使接下来的字符以原义字符显示，如使接下来的字符以原义字符显示，如CC表示表示C C第第38页页/共共106页页第37页/共106页38输入掩码定义允许值示例0000-000000000431-88502000999-99999312-25816，31-25816#9999-5000，60000L?L?00L0CHINA01C70000/99/992007/01/01L000E120输入掩码格式符示例 第第39页页/共共106页页第38页/共106页39使用输入掩码向导 对于“日期/时间”型字段和“文本”型字段，还可以使用输入掩码向导来进行详细的设置。在数据库窗口中单击“表对象”。单击“学生信息表”，然后单击“设计”按钮，在设计视图中打开学生信息表结构。单击字段名称列中的“出生日期”字段。单击属性区的“输入掩码”属性框，在属性框右侧会显示“生成器”按钮，单击这个按钮，弹出“输入掩码”向导对话框。例2-1:为“学生信息表”中的“出生日期”字段设置输入掩码属性。第第40页页/共共106页页第39页/共106页40在该对话框的“输入掩码”列表框中选择“长日期”，然后单击下一步按钮打开向导的第二个对话框，在该对话框中可以确定输入掩码方式和占位符。第第41页页/共共106页页第40页/共106页41单击“下一步”按钮，打开“输入掩码向导”的第三个对话框。在该对话框中显示提示信息，不需要用户输入信息，单击“完成”按钮回到设计视图。单击“工具栏”上的“保存”按钮，将所作的修改保存，然后单击“设计视图”上的“关闭”按钮结束设置。第第42页页/共共106页页第41页/共106页42 只针对文本数据类型的字段有效。有三个选项：随意、输入法开启和输入法关闭。4输入法模式 在显示表中数据时，标题属性值可以取代字段名称。即表中该列的栏目名将是标题属性值，而不是字段名称。5标题 第第43页页/共共106页页第42页/共106页43 在表中新增加一条记录时，如果希望Access自动为某字段自动填入一个特定的数据，则应为该字段设定默认值属性 6默认值 7有效性规则和有效性文本 用于对输入到记录中本字段的数据进行约束。当输入的数据违反了有效性规则的设置时，将把有效性文本设置作为提示信息显示给用户。第第44页页/共共106页页第43页/共106页44例:为学生成绩表中“数学”字段设置有效性规则和有效性文本:在数据库窗口中单击“表对象”。单击“学生成绩表”，然后单击“设计”按钮，在设计视图中打开学生成绩表。在设计视图窗口中，单击“数学”字段。第第45页页/共共106页页第44页/共106页45设置数学字段的有效性规则为：“=0 and 90”，按“回车键”应用筛选，。第第103页页/共共106页页第102页/共106页1034高级筛选/排序 使用“高级筛选/排序”可以进行复杂筛选，其功能比前几种筛选更强大。使用前几种筛选方法进行筛选后，可以切换到“高级筛选/排序”窗口来查看筛选条件的设置。在数据表视图中打开表。执行“记录”“筛选”“高级筛选/排序”命令，打开“高级筛选/排序”窗口。第第104页页/共共106页页第103页/共106页104将指定为筛选条件的字段添加到设计网格中，用鼠标单击设计网格的第一列的“字段”单元格，在下拉列表中选择要添加筛选条件的字段名。在“排序”的单元格中指定排序次序。为已经指定的字段输入筛选条件，如果条件之间是“与”的关系应在同一行，如果条件之间是“或”的关系应在不同行。单击工具栏上的“应用筛选”按钮完成筛选。第第105页页/共共106页页第104页/共106页105例2-12:在“学生成绩表”中筛选出“英语”90分以上，或“计算机”90分以上的数据记录：第第106页页/共共106页页第105页/共106页106感谢您的观看。第106页/共106页