邮件英文格式.pptx
会计学1邮件英文格式邮件英文格式Clarity,concisenessandbeingcorrectarethekeys清晰、简洁、无误，是写英文电邮的关键。一般，英文电子邮件包括以下4个部分：Subjectline主题Salutation称谓Mainpoint正文Closing结尾其最重要的部分是主题，英文邮件的主题注意不超过35个字母。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。DearMary,ThisisTom.Lookforwardtoseeingyousoon.Bestregards,TomYu（每段开头无需空格，都要左对齐)第1页/共11页Subjectline邮件主题邮件主题要简明扼要，讲清楚你这封邮件的主要内容/目的。Makesurethesubjectlineissimple,specific,butcatchy.Rememberalwaysthatprofessionalsmayreceivehundredsormoreemailsperday,themorespecificandappealingthesubjectisthemoreeasieristoconnectitwithonespersonalwork.邮件主题尽量保持简单、明确，但一定要抓人眼球。你要知道，专业的工作者每天会接收上百封邮件，你的邮件主题越简单明确、越能吸引他的注意。Salutation称谓在邮件正文的开头，一般要加上礼貌称谓。具体的称谓用词，视收件人和你的关系而定。1、Friendsandcolleagues写给朋友/同事在给朋友或普通同事写电邮时可以直接用“Hi”开头，如果你和ta关系不错，也可以用“Hello”或者“HelloTom”这种表达来开头。2、Foracquaintances写给一般熟人如果你知道收信人的名字，可以用“DearMrJones”或“DearMsJones”来开头，对于不知道对方是否已婚的女性收信人，用“Ms”来代替“Miss”或“Mrs”比较保险。第2页/共11页3、Formalemails正式邮件如果你不知道收件人的名字，可以写“DearSir”或者“DearMadam”，如果你连对方的性别也不知道，可以直接写“DearSir/Madam”。4、Writingtoagroupofpeople收信人不只1个如果你的收信人不只1个，那么你可以写“Dearcustomers”或者“Dearpartners”。如果你的收信人们和你是同一个公司或部门的，可以用“DearAll”,“Dears”,Dearcolleagues，或者说“Helloeveryone”。5、Writingtoagroupofbossesinyourcompany写给自己公司的几个老板给老板们写电邮，用DearManagers,DearDirectors或者DearBoardmembers。（经理、主任、董事会成员）6、Nogreeting不写称谓这种情况经常出现在公司内部邮件中，同事们之间快速电邮沟通。这种形式的电邮，更像是使用电话的作用。这种情况下就不需要写称谓了，直接写事情就可以啦。第3页/共11页MainPoint邮件正文Yourfirstsentenceshouldtellthereaderwhatyouremailisabout.Herearefourofthemostcommonreasonsforwritinganemail,alongwithsomesentencesyoucanusetostart:邮件正文的第一句话，你需要告诉收件人这封邮件的主要内容是什么。下面列举了几种常见的、不同目的的电邮类型，以及相应的句式表达：1.Replyingtoapreviousemail答复别人此前发来的邮件Thanksfortheinformation.Thanksforyourphonecall.Thanksforgettingmethefigures.2.Givingbriefupdates简单同步事项进展JustaquicknotetotellyouJustaquicknotetoletyouknowJusttoupdateyouon第4页/共11页3.Changingplans计划变更Sorry,butIcantmakethemeetingtomorrow.Sorry,butIwontbeabletomeetyounextweek.Sorry,butsomethinghascomeupandIcantmeetyouforlunch.Yourfirstsentenceshouldonlyhaveonetheme.Forexample,yourreasonforwritingmaybetoaskforhelp,ortosharesomeinformation,ortoaskaquestion.Yourfirstsentenceforthesedifferentsituationscouldbe:第一句话只能有一个主题。比如说你写电邮是想寻求对方的帮助，或者分享某些信息，或者询问一个问题。那么对不同目的的邮件，你的第一句话应该是这样的：Haveyougotafewminutestohelpmewith?你能抽点时间帮助我吗？Justwantedtoletyouknow只是想知会到你RegardingX,canyoutellmeif?关于X事，你能告诉我是否吗？第5页/共11页Ifyouhavemorethanonereasonforwriting,giveeachreasonitsownparagraph.Itdoesntmatterifyourparagraphisonlyonelinelong.Infact,theextraspacehelpsyourreadertounderstandyouhavemorethanonereasonforwriting.如果你写电邮的目的不只一个，那么每件事要有单独分段。如果某一段只有一个句子，那也没关系。因为回车空行可以帮助收信人迅速了解，你的邮件沟通的不只是一件事。Closing邮件结尾在邮件结束之前，再次对收件人表示感谢。比如，你可以用这些表达：“Thankyouforyourconsideration.”多谢关照。“Shouldyouhaveanyquestions,pleasefeelfreetocontactme.”有任何问题，请随时联系我。Ilookforwardtohearingfromyou.期待您的回信。最后的最后，你还需要在你的名字落款前，加上一个beautifulclosing.也就是文末的客套话啦。具体用哪种英文表达，也视你和收信人的关系而定：第6页/共11页1、Formal正式Yourssincerely,Yoursfaithfully,2、Semi-formal半正式Kindregards,Regards,Bestwishes,3、Informal非正式Lovefrom,Takecare,Allthebest,好了，写英文电子邮按照上面的套路就可以啦！要知道，一封professional电邮可以为你加分不少哦！下面就来看看EnglishEmail中的加分项：Howtowritebetteremails？1.Useadescriptivesubjectline.在邮件主题中写一些描述性的关键词尽量简明扼要地写清楚重要信息，比如你可以写“Meetingat10amaboutpayrise”，这样把会议时间、主题等关键点都交代清楚了。尽量不要写“Urgent”这样抽象空洞的主题词。回复邮件时也要注意重新写主题，而不是用邮件系统自带的Re:orR:R:。2.Keepyouremailsshort.邮件尽量简短Trytokeeptoonlyonepointineachemail.Ifnecessary,youcansendmoreemailsondifferentpoints.Ifyouwriteadescriptivesubjectlineforeachemail,itseasierforyourreadertounderstandthecontentofyouremail.尽量在一封邮件中只包含一个主题。如果有必要的话，多件事可以分开发几封不同的邮件。第7页/共11页3.GoStraighttothePoint直奔主题Ifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestioncomestoofardown,therecipientmaynotevenrealizethatyouneedareply.若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。1.Iamwritingtoconfirm/enquire/informyou.我发邮件是想找你确认/询问/通知你有关2.IamwritingtofollowuponourearlierdecisiononthemarketingcampaigninQ2.我写邮件来是为了跟进我们之前对第二季度营销活动的决定。3.AsImentionedearlierabout.在先前我所提到的关于4.Asindicatedinmypreviouse-mail.如我在之前邮件中所提到的5.Aswediscussedonthephone.如我们上次在电话中所说的Dontsendheavyattachments.不要放容量过大的附件Ifpossible,sendazipfile,orgivewebaddresseswhereyourreadercanfindinformation.如果可以，尽量把附件中的文件压缩一下、或者给一个下载（网盘）地址。Allright,therearetwoexamplesasfollowing:Becarefulwhatyouwriteinyouremail.注意你邮件里所写的内容Trytomakeyouremailsinformativeandpolite.邮件行文尽量保持信息充分、礼貌周到。第8页/共11页example(送样品)DearMr.Tony,ImnowwritingtoinformyouthatthesamplesthatyourequestedweresentbyFederalExpresstoday.Inthemail,Ivealsoenclosedapricelistandcolorswatches.Pleaseinformmeatyourearliestconvenienceassoonastheyarrive.Thanksalot!Imlookingforwardtoyourearliestresponse.Yoursincerely,BBCCompanyexampleDearSirs,Ireallyappreciateyourquickattentiontoourrequestforsendingsamples.Thankyouforyourconsiderationinthatyouenclosedthepricelistandcolorswatches.Wewillconsideralargeorderifyourproductsandpricearecompetitive.Yours,MaggieYoung第9页/共11页Lets call it a day!Thank you第10页/共11页
