计算机公共基础2办公软件的使用3.pptx

当工作表中的数据较多时，可以通过Excel的“数据”菜单对数据进行各种类型的统计和分析。“数据”菜单中的有关操作：排序、筛选、分类汇总、合并计算、透视表等。第1页/共42页以下将通过“启蒙大学1998部分学生情况表”介绍数据分析命令的使用方法。启动Excel后，通过“文件”/“另存为”命令将工作簿更名为“启蒙大学1998部分学生情况表”进行保存。第2页/共42页学院名称学号姓名性别外语数学综合知识总成绩特长信息980101王武男200250200650长跑管理980201陈红女195205200600舞蹈机械980301张浩男197200173570无机械980305李晓女240180160580舞蹈管理980204贺洋男250199161610无管理980203黄山男180180225585无信息980103李伟男189220200609无机械980302陈志男204140206550无管理980202李兰女170250179599体操信息980104高明男200210190600长笛机械980306王玉男200201200601无信息980105张丰男185185236606无信息980102何永男199191187577无机械980303魏威男188188223599无机械980304关腾男200201187588无启蒙大学启蒙大学1998部分学生基本数据部分学生基本数据 第3页/共42页数据清单 在Excel中，数据处理是针对数据清单进行的。数据清单：一张含有多行多列相关数据的二维表格。表格中的列称为字段，列标题称为字段名，表中的行称为纪录。字段：标明数据的项目分类，同列数据在性质、类型、格式等各方面都相同。纪录：每条记录中包含对应项目的数据。通过“数据”/“纪录单”命令可以建立数据清单。第4页/共42页任务12-1：建立数据清单 以下将通过“记录单”命令制作“启蒙大学1998部分学生情况表”。将Sheet1作为当前工作表，并重命名为“数据清单”。通过通过“数据清单数据清单”制作的学生情况表制作的学生情况表请按教材请按教材 P165【任务【任务12-1】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第5页/共42页任务12-1：建立数据清单(续)1输入字段名为了便于操作，数据清单中的字段名与工作表中其他信息间至少应留出一个空白行（或空白列）。经过这样处理之后，只要选中数据清单中任意一个单元格就意味着选定了整个数据清单。数据清单中的各字段名数据清单中的各字段名 请按教材请按教材 P165【任务【任务12-1】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第6页/共42页任务12-1：建立数据清单(续)2利用“纪录单”输入记录通 过“数 据”/“纪 录 单”，打开“数据清单”对话框。在字段名右侧的与其对应的文本框中输入第一条记录的各项有关数据。单击“新建”按钮，依次输入其他各记录值。“数据清单数据清单”对话框对话框 请按教材请按教材 P165【任务【任务12-1】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第7页/共42页任务12-1：建立数据清单(续)3通过“记录单”查找数学成绩大于200分的所有记录单击对话框中的“条件”按钮，在“数学”右侧文本框中输入“200”，这时就可以通过“上一条”、“下一条”按钮查看到所有数学成绩大于200的纪录。4完善数据清单表输入表标题“启蒙大学1998部分学生情况表”和填充序号。请按教材请按教材 P165【任务【任务12-1】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第8页/共42页窗口设置当表中记录很多时，为了查看数据方便，可以对显示窗口进行设置。Excel提供两种设置窗口的命令，一个为“冻结窗格”，一个为“拆分”，这两个命令都在“窗口”菜单中。本操作在“数据清单”工作表中进行。第9页/共42页任务12-2：设置窗口 1冻结列标题选定A4，执行“窗口”/“冻结窗格”命令，在第4行上方出现一条横线，拖动滚动条，冻结线上方的字段名固定不动，冻结线下方记录滚动显示。通过“窗口”/“取消冻结窗格”命令可取消冻结。“冻结窗格冻结窗格”后的学生情况表后的学生情况表请按教材请按教材 P167【任务【任务12-2】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第10页/共42页任务12-2：设置窗口(续)2拆分窗口选 定 D9，执 行“窗 口”/“拆分”命令，这时以D9左上角为中心将窗口拆分为4个窗格。可以用鼠标移动窗格的垂直或水平滚动条查看表中内容，也可以通过任意一个窗格对表进行修改。通过“窗口”/“取消拆分”命令可取消拆分。拆分窗口后的学生情况表拆分窗口后的学生情况表 请按教材请按教材 P167【任务【任务12-2】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第11页/共42页任务12-2：设置窗口(续)3隐藏和显示操作通过“格式”命令或快捷菜单可以对选择的行、列、工作表进行隐藏或显示操作。被隐藏的行或列并没有被删除。打印工作表时，被隐藏的部分不会被打印。可以通过“窗口”/“隐藏”命令将工作簿隐藏起来。请按教材请按教材 P167【任务【任务12-2】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第12页/共42页4.5.3 数据排序 排序是指将表中的某一列或者某一行数据按递增或者递减方式重新排列。递增：升序，数字由小到大，字母由A到Z。递减：降序。使用“常用”工具栏中的“升序”或“降序”按钮或者通过“数据”/“排序”命令进行排序。第13页/共42页任务12-3：排序操作排序操作前的准备：将Sheet2工作表重命名为“简单排序”。将Sheet3工作表重命名为“三级排序”。再插入一张新工作表，命名为“按行排序”。将“数据清单”工作表中的“启蒙大学1998部分学生情况表”分别复制到这3张工作表中。请按教材请按教材 P169【任务【任务12-3】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第14页/共42页任务12-3：排序操作(续)1将记录按总成绩升序排列以“简单排序”表为当前工作表。请按以下步骤操作：选定“总成绩”字段名（I3）。单击“常用”工具栏中的“升序”按钮。按按“总成绩总成绩”升序重新排列升序重新排列 请按教材请按教材 P169【任务【任务12-3】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第15页/共42页任务12-3：排序操作(续)2将记录依次按“外语”、“数学”、“综合知识”降序排列以“三级排序”表为当前工作表。选定清单中任意一个单元格。选“数据”/“排序”命令。在“排序”对话框中：主要关键字：外语。次要关键字：数学。第三关键字：综合知识。选“降序”单选钮。设置三级关键字设置三级关键字 请按教材请按教材 P169【任务【任务12-3】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第16页/共42页任务12-3：排序操作(续)3重新排列字段名将“按行排序”表作为当前工作表。在第2行处插入一新行，在A3:J3各单元格中输入序号。选定清单中任意一个单元格。选“数据”/“排序”命令。重新排列字段名后的学生情况表重新排列字段名后的学生情况表 请按教材请按教材 P169【任务【任务12-3】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第17页/共42页任务12-3：排序操作(续)在“排序”对话框中：单击“选项”按钮。在“排序选项”对话框中，选定“按行排序”。返回“排序”对话框，在“主要关键字”中选“行3”，并选“升序”。重新排列字段名重新排列字段名 请按教材请按教材 P169【任务【任务12-3】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第18页/共42页4.5.4 筛选 通过筛选命令可以在数据清单中只显示符合条件的纪录。筛选分为自动筛选和高级筛选，前者多用于简单条件，后者多用于复杂条件。复制3张“数据清单”工作表，将它们分别命名为“自动筛选”、“自定义筛选”和“高级筛选”。第19页/共42页任务12-4：筛选操作(续)1用自动筛选方式显示外语成绩前10名的记录 以“自动筛选”表为当前工作表。选定清单中任意一个单元格。选“数 据”/“筛 选”/“自动筛选”命令。自动筛选出的外语前自动筛选出的外语前10名名 请按教材请按教材 P171【任务【任务12-4】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第20页/共42页任务12-4：筛选操作(续)请按以下步骤继续操作：单击“外语”筛选箭头，在下拉列表中选“前10个”。在“自动筛选前10个”对话 框 中 选“最 大”、“10”和“项”。“自动筛选前自动筛选前10个个”对话框对话框请按教材请按教材 P171【任务【任务12-4】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第21页/共42页任务12-4：筛选操作(续)2用自定义自动筛选方式显示外语成绩大于或等于200分及小于180分的记录。以“自定义筛选”表为当前工作表。选定清单中任意一个单元格。选“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令。外语大于等于外语大于等于200和小于和小于180的记录的记录 请按教材请按教材 P171【任务【任务12-4】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第22页/共42页任务12-4：筛选操作(续)请按以下步骤继续操作：在“外语”筛选列表中选“自定义”。在“自定义自动筛选方式”对话框中：上行列表输入“大于或等于”及“200”筛选条件。下行列表输入“小于”及“180”筛选条件。中间选“或”按钮。“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框对话框 请按教材请按教材 P171【任务【任务12-4】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第23页/共42页任务12-4：筛选操作(续)3用高级筛选方式显示性别为男、总成绩大于600、外语成绩大于或等于200分并且无特长的记录以“高级筛选”表为当前工作表。在“高级筛选”表中的空白处另建一个筛选条件表。第行为筛选项字段名。第行为对应的筛选条件。选定清单中任意一个单元格。高级筛选后的学生情况表高级筛选后的学生情况表 请按教材请按教材 P171【任务【任务12-4】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。筛选条件表第24页/共42页任务12-4：筛选操作(续)请按以下步骤继续操作：选“数据”/“筛选”/“高级筛选”命令。在“高级筛选”对话框中：在“列表区域”中输入或选择清单所在单元格区域地址。在条件区域中输入或选择“筛选条件”表所在单元格区域地址。“高级筛选高级筛选”对话框对话框请按教材请按教材 P171【任务【任务12-4】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第25页/共42页4.5.5 分类汇总 分类汇总命令可以对数据清单中的信息进行分类显示、计算和统计。进行分类汇总的工作表必须带有列标题，并且已对分类字段进行了排序。本次操作要求将外语、数学、综合知识和总成绩等各项成绩的平均分按学院进行分类汇总。复制一张“数据清单”工作表，并命名为“分类汇总”。第26页/共42页任务12-5：分类汇总操作(续)请按以下步骤操作：将“分类汇总”表作为当前工作表。以“学院名称”为主关键字，“学号”为次关键字递增排序。选定清单中任意一个单元格。选“数据”/“分类汇总”命令。第3级分级符号框分级符号第1级分级符号控制按钮第2级分类汇总后的学生情况表分类汇总后的学生情况表 请按教材请按教材 P174【任务【任务12-5】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第27页/共42页任务12-5：分类汇总操作(续)在“分类汇总”对话框中：在“分类字段”列表中选“学院名称”。在“汇总方式”中选“平均值”。在“选定汇总项”中选“外语”、“数学”、“综合知识”和“总成绩”。“分类汇总分类汇总”对话框对话框 请按教材请按教材 P174【任务【任务 12-5】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第28页/共42页人工分组Excel允 许 按 行 或 按 列分组查看数据。当清单中的记录较多时，按行分组查看数据方便；当分类项比较多时，按列分组查看数据方便。本操作学习按列分组。复制一张“数据清单”工作表，命名为“人工分组”。收缩数据列后的学生情况表收缩数据列后的学生情况表 第29页/共42页任务12-6：人工分组操作 请按以下步骤操作：将“人工分组”表作为当前工作表。选F3:H3，执行“数据”/“组 及 分 级 显 示”/“组合”命令，在“创建组”对话框中选择“列”。选定F3:I3区域，按前述方法操作。单击分组或分组符号按钮可展开或收缩各数据列。设置按列分组后的学生情况表设置按列分组后的学生情况表 请按教材请按教材 P175【任务【任务12-6】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第30页/共42页数据透视表通过数据透视表可以将数据清单表重新组合，建立各种形式的交叉列表，可根据不同需要以不同方式查看数据。本次操作将要创建一个能够查找特长生成绩的透视表。复制一张“数据清单”工作表，并命名为“透视表”。第31页/共42页任务12-7：数据透视表操作请按以下步骤操作：将“透视表”表作为当前工作表。选定清单中任意一个单元格。执行“数据”/“数据透视表和数据透视图”命令，启动“数据透视表和数据透视图”向导，然后分步完成。请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第32页/共42页任务12-7：数据透视表操作(续)执行向导步骤1，确定数据类型：由于数据来源于Excel的数据列表，因此选择“Microsoft Office Excel数据列表或数据库”。确定“所需创建的报表类型”为“数据透视表”。单击“下一步”按钮进入步骤2。“数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图向导向导3步骤之步骤之1”对话框对话框 请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第33页/共42页任务12-7：数据透视表操作(续)执行向导步骤2，确定数据来源：由于开始操作就选定了清单中的一个单元格，所以默认为数据来源于整个数据清单。单击“下一步”按钮，进入步骤3。“数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图向导向导3步骤之步骤之2”对话框对话框 请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第34页/共42页任务12-7：数据透视表操作(续)执行向导步骤3，确定透视表的显示位置及布局：选择“新建工作表”，将数据透视表建立在新建的工作表中。单击“布局”按钮，打开布局对话框，为数据透视表设计版面。“数据透视表和数据透视图向数据透视表和数据透视图向导导3步骤之步骤之3”对话框对话框请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第35页/共42页任务12-7：数据透视表操作(续)“布局”对话框：中间位置提供4个布局区域：页、行、列和数据。右侧列出数据清单中的所有字段名。可用鼠标拖放各字段框，如：将“特长”拖到页区域。将“学院名称”拖到行区域。将“姓名”拖到列区域。将“外语”、“数学”、“综合知识”、“总成绩”拖到数据区域。在在“布局布局”对话框中对话框中设置透视表版面设置透视表版面请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。操作后将在本工作表左侧生成建有透视表的一个新工作表。第36页/共42页任务12-7：数据透视表操作(续)在建有透视表的新工作表中操作：在生成的透视表中，展开“特长”项下拉列表，从中选择“舞蹈”。这时表中只显示具有舞蹈特长的学生成绩。通过透视表查看具有舞蹈特通过透视表查看具有舞蹈特长的学生情况长的学生情况 请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第37页/共42页任务12-7：数据透视表操作(续)重新布局新建透视表：可将表中行、列、页区域中的字段名互换。可以在表中增加新的数据项。重新布局透视表重新布局透视表 请按教材请按教材 P177【任务【任务12-7】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第38页/共42页打印预览数据表执行“文件”/“打印预览”命令或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，可转入预览视图。本次操作以“三级排序”工作表为例，页面要求“A4纸，横向，有页眉页脚”。“打印预览打印预览”数据表数据表 第39页/共42页任务12-8：打印预览数据表(续)1设置页面大小选“文件”/“页面设置”。在“页面设置”对话框的“页面”选项卡中设“方向”为“横向”。以“三级排序”工作表为当前工作表，调整数据表大小，使数据表能够均匀分布在打印纸上。“页面设置页面设置”对话框对话框请按教材请按教材 P180【任务【任务12-8】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第40页/共42页任务12-8：打印预览数据表(续)2设置页眉页脚选“文件”/“页面设置”/“页眉/页脚”命令。在“页眉/页脚”选项卡中，通过“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮输入页眉和页脚。设置页眉页脚设置页眉页脚请按教材请按教材 P180【任务【任务12-8】中所述步骤操作。】中所述步骤操作。第41页/共42页感谢您的观看。第42页/共42页