行政人员的职业素养.ppt

行政部行政部行政人员的职业素养行政人员的职业素养2017年年6月月你可以拒绝学习，但你的对手不会。你可以拒绝学习，但你的对手不会。杰克杰克韦尔奇韦尔奇骂声怨声指责声骂声怨声指责声 声声入耳声声入耳急事难事窝囊事急事难事窝囊事 事事缠身事事缠身行政人员角色认知行政人员角色认知行政人员角色认知行政人员角色认知 牵头处理各项日常管理工作牵头处理各项日常管理工作 部门效率直接影响整体效率部门效率直接影响整体效率 参谋、协调、后勤、对内对外窗口参谋、协调、后勤、对内对外窗口龙头龙头中枢中枢综合综合行政人员应具备的基本素质行政人员应具备的基本素质一、记录的习惯一、记录的习惯二、表达能力和沟通能力二、表达能力和沟通能力三、三、情绪情绪管理管理四、四、负责的工作态度负责的工作态度五、五、学习学习六、礼仪与修养六、礼仪与修养七、创新能力七、创新能力八、五常管理八、五常管理合作共赢一、记录的习惯一、记录的习惯v好记性不如烂笔头。行政工作，很繁琐，负责的大小事务都很好记性不如烂笔头。行政工作，很繁琐，负责的大小事务都很多多 ，如果能够养成记录的好习惯，那么在工作中就会减少因遗忘、，如果能够养成记录的好习惯，那么在工作中就会减少因遗忘、忘记而造成事情的拖延、甚至忘记而造成事情的拖延、甚至“未完成未完成”;”;否则，只会给人留下一否则，只会给人留下一个丢三落四、工作不负责任的形象。个丢三落四、工作不负责任的形象。v一件领导交待你去办，如果还需要领导经常性的提点，才能将一件领导交待你去办，如果还需要领导经常性的提点，才能将事情完成，这会让上级怀疑你的工作能力和工作态度是不是有问事情完成，这会让上级怀疑你的工作能力和工作态度是不是有问题。同时也会使自已自信心不足题。同时也会使自已自信心不足。这就是自己做了自己的绊脚石。这就是自己做了自己的绊脚石了。了。v好记性不如烂笔头。行政工作，很繁琐，负责的大小事务都很多，如果能够养成记录的好习惯，那么在工作中就会减少因遗忘、忘记而造成事情的拖延、甚至“未完成”;否则，只会给人留下一个丢三落四、工作不负责任的形象。v一件领导交待你去办，如果还需要领导经常性的提点，才能将事情完成，这会让上级怀疑你的工作能力和工作态度是不是有问题。同时也会使自已自信心不足。这就是自己做了自己的绊脚石了。记录的效用记录的效用主动报告你的工作情况对领导的询问有问必答而且清楚接受批评，不犯同样的过错工作中存在问题提供分析依据，以便整改在在日日常常工工作作中中，你你有有记记录录的的习习惯惯吗吗？二、表达能力和沟通能力二、表达能力和沟通能力表达和沟通这两点是完全不同的。表达和沟通这两点是完全不同的。表达能力好坏是判断于能否说明自己的观点，并能的让对方接受。而表达能力好坏是判断于能否说明自己的观点，并能的让对方接受。而沟通能力高与低是判断于能否理解别人的话语，且通过交流与对方达沟通能力高与低是判断于能否理解别人的话语，且通过交流与对方达成一定的共识。表达和沟通是不同的两个方面，但却是行政人员必须成一定的共识。表达和沟通是不同的两个方面，但却是行政人员必须要具备的两方面能力。要具备的两方面能力。在行政人员的工作中，经常会遇到与部门或员工或外部人员等进行接在行政人员的工作中，经常会遇到与部门或员工或外部人员等进行接触、交流的需要，如果不能具备良好的表达能力和沟通能力，许多需触、交流的需要，如果不能具备良好的表达能力和沟通能力，许多需要他人协助解决的问题也许就无法完成。要他人协助解决的问题也许就无法完成。表达能力的培训表达能力的培训l自信自信l勇于表达，主动与人交流勇于表达，主动与人交流l参于公司的各项活动参于公司的各项活动l多阅读多阅读l多练笔多练笔l多思考，升华思想多思考，升华思想沟通能力的培养沟通能力的培养1、认真倾听，沟通的另一半是倾听，倾听时要专注，集中精神，有耐心，并要控制好自己的情绪，勿争对错。2、观察，根据对方的言语、语调、表情及肢体言语的变化，做出适当的回应。3、应用发问技巧，在工作、生活中经常讲究提问式发问，开放式发问，引导式发问，关键点发问等，适当使用不同的发问技巧会有更好的谈话效果。4、在适当的时候表达赞美之情，赞美是沟通的润滑剂，如果运用得当，沟通起来会更加顺畅。5、同理心，即是要站在对方的角度去考虑问题。6、达成共识，为实现共同的目标而做好沟通。你勇于表达自已的意见吗？你勇于表达自已的意见吗？语言的艺术语言的艺术语言的艺术语言的艺术语言的艺术语言的艺术语言的艺术语言的艺术与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧与上司的沟通技巧三、情绪管理三、情绪管理情绪：是一种心理状态。即指对客观事物是情绪：是一种心理状态。即指对客观事物是否符合自己的需要、愿望和观点而产生的一否符合自己的需要、愿望和观点而产生的一种态度或体验。种态度或体验。情绪变化的原因情绪变化的原因我们总认为别人不应该这样对待我我们总认为别人不应该这样对待我,实在不公平实在不公平.我们的自尊心不允许被轻视我们的自尊心不允许被轻视.怎么能够看不起我怎么能够看不起我?我们又喜欢自己做主我们又喜欢自己做主,而很多人偏偏喜欢摆布我。而很多人偏偏喜欢摆布我。情绪不但可以管理，而且它比其他的事情，情绪不但可以管理，而且它比其他的事情，自主性更高，因为它和别人没有太多的关系，自主性更高，因为它和别人没有太多的关系，它完全是你自己在决定。它完全是你自己在决定。第一招：延缓满足法第一招：延缓满足法欲速则不达欲速则不达第二招：自我放松法第二招：自我放松法技法技法1 1：善于授权：善于授权技法技法2 2：散步：散步技法技法3 3：驾车兜风：驾车兜风技法技法4 4：登高望远：登高望远第三招：深呼吸法第三招：深呼吸法 忍着不说忍着不说 缓冲三步曲缓冲三步曲 想好再说想好再说 有有话好说话好说 第四招：自我制怒法第四招：自我制怒法 转移法转移法 数数数数 第五招：提高认识第五招：提高认识1、不怨天尤人。把责任往外推，只是减少自己的压力，欺骗自己。不能解决所有的问题，每件事情，你追根究底，其实都有自己的错，当一个人有勇气面对自己的错误，只要任何不如意的事情，我应该要负一部分责任，我有一部分错误，我现在不要管别人，我先把我这一部分调整过来，你会感觉到那个效果非常好。2、制定目标：你没有目标的时候，你的情绪就没有目标，你就被人控制，当你有理想的时候你就不受控制。有了目标，你就会听取不同意见，不在乎其语气，说话的方式。3、调整心态：看待事物的观点，才是影响情绪的真正根本原因。4、影响情绪不是事情本身而是我们看事情的角度，一念之差，你的情绪就不一样了，而这一念之差，你是可以完全控制的，就是时时刻刻调整你的观念。就这么简单，不要寄望别人，不要抱怨老天，不要希望外面的环境会改变。5、把不合乎逻辑的转成合乎逻辑的，把那些非理性的转成理性的。你愿意做情绪的主人吗？你愿意做情绪的主人吗？四、负责的工作态度四、负责的工作态度 态度决定一切。一个人的工作态度好坏，直接决态度决定一切。一个人的工作态度好坏，直接决定着这个人的工作成败。工作中勇于负责，特别是工定着这个人的工作成败。工作中勇于负责，特别是工作中出现失误时，能勇于承担责任，不推卸责任，并作中出现失误时，能勇于承担责任，不推卸责任，并积极寻找原因，及时改正，防止类似事情的再次发生。积极寻找原因，及时改正，防止类似事情的再次发生。态度决定一切。一个人的工作态度好坏，直接决定态度决定一切。一个人的工作态度好坏，直接决定着这个人的工作成败。工作中勇于负责，特别是工作着这个人的工作成败。工作中勇于负责，特别是工作中出现失误时，能勇于承担责任，不推卸责任，并积中出现失误时，能勇于承担责任，不推卸责任，并积极寻找原因，及时改正，防止类似事情的再次发生。极寻找原因，及时改正，防止类似事情的再次发生。培养责任心培养责任心1、热爱本职工作，只有热爱自己的工作，才能对工作有高度的责任感，才能以最大的热情投入到工作当中。2、努力从工作中找寻乐趣。任何情形之下，不要对自己的工作产生厌恶。不能做一日，算一日。3、忠诚高于智慧，服从胜于能力。让让自自己己成成为为一一个个负负责责任任，值值得得信信赖赖，有有担担当当的的人人，才才可可以以被被委委以以重重任任！负负责责任任，不不仅仅是是为为了了公公司司，更更是是为为了了自自己己，因因为为负负责责任任的的人人能能从从工工作作中中获获得得比比别别人人更更多多的的经经验验，而而这这些些经经验验正正是是你你向向上上发发展展的的基基石石，你你的的敬敬业业精精神神也也必必会会为为你你带带来来助助力力！把把责责任任当当成成一一种种工工作作习习惯惯的的人人，从从事事任任何何工作都容易成功！工作都容易成功！负责任负责任五、学习五、学习 一个公司要不断地发展、进步，就要求员工应不断学习新的一个公司要不断地发展、进步，就要求员工应不断学习新的知识。在当今日新月异的信息社会，作为行政人员，更应该千方知识。在当今日新月异的信息社会，作为行政人员，更应该千方百计抽出时间，不断学习。只有通过学习才能不断提高自身素质，百计抽出时间，不断学习。只有通过学习才能不断提高自身素质，才能跟上公司发展的步伐。有时候，决定一个人品位和境界的，才能跟上公司发展的步伐。有时候，决定一个人品位和境界的，是他的胸怀、内涵，而影响一个人胸怀和内涵的，则是他学习的是他的胸怀、内涵，而影响一个人胸怀和内涵的，则是他学习的数量与质量。尤其对于公司行政人员而言，学习更是其工作必须、数量与质量。尤其对于公司行政人员而言，学习更是其工作必须、能力的根本、成长的源泉。能力的根本、成长的源泉。学无止境，不学习或凭老一套经验做学无止境，不学习或凭老一套经验做事是不可取的。学习的习惯列为行政人员的基本素质。事是不可取的。学习的习惯列为行政人员的基本素质。你有读书的习惯吗？你有读书的习惯吗？1、习惯成自然。养成一个良好的读书习惯，对于人的一生非常重要，会使一个人终生受益。2、学与思相结合的读书习惯。3、博与精相结合的读书习惯。4、自由与计划相结合的读书习惯。六、礼仪和修养六、礼仪和修养 现代企业开始讲究办公礼仪、接待礼仪、等等，而这些现代企业开始讲究办公礼仪、接待礼仪、等等，而这些礼仪都与行政人员有联系。在工作中，礼仪的表现如何，可礼仪都与行政人员有联系。在工作中，礼仪的表现如何，可能会影响到你的职业前程，也间接地反映出一个人的修养。能会影响到你的职业前程，也间接地反映出一个人的修养。而修养，其实是个人魅力的一部分。工作中你是愿意与有修而修养，其实是个人魅力的一部分。工作中你是愿意与有修养的人打交道，还是愿意与没有修养的人一起工作呢养的人打交道，还是愿意与没有修养的人一起工作呢?答案答案是显而易见的。是显而易见的。不仅礼仪可以通过学习积累来慢慢获得和提高，修养也不仅礼仪可以通过学习积累来慢慢获得和提高，修养也是可以通过后天培养的。古人云：是可以通过后天培养的。古人云：“玉不琢，不成器。玉不琢，不成器。”作作为行政人员，只要通过自身的观察和学习，不断填补不足，为行政人员，只要通过自身的观察和学习，不断填补不足，修正缺点，相信要做到一个具备良好礼仪和修养的人应该是修正缺点，相信要做到一个具备良好礼仪和修养的人应该是不困难的。不困难的。现代企业开始讲究办公礼仪、接待礼仪、等等，而这些礼现代企业开始讲究办公礼仪、接待礼仪、等等，而这些礼仪都与行政人员有联系。在工作中，礼仪的表现如何，可能仪都与行政人员有联系。在工作中，礼仪的表现如何，可能会影响到你的职业前程，也间接地反映出一个人的修养。而会影响到你的职业前程，也间接地反映出一个人的修养。而修养，其实是个人魅力的一部分。工作中你是愿意与有修养修养，其实是个人魅力的一部分。工作中你是愿意与有修养的人打交道，还是愿意与没有修养的人一起工作呢的人打交道，还是愿意与没有修养的人一起工作呢?答案是答案是显而易见的。显而易见的。不仅礼仪可以通过学习积累来慢慢获得和提高，修养也不仅礼仪可以通过学习积累来慢慢获得和提高，修养也是可以通过后天培养的。古人云：是可以通过后天培养的。古人云：“玉不琢，不成器。玉不琢，不成器。”作作为行政人员，只要通过自身的观察和学习，不断填补不足，为行政人员，只要通过自身的观察和学习，不断填补不足，修正缺点，相信要做到一个具备良好礼仪和修养的人应该是修正缺点，相信要做到一个具备良好礼仪和修养的人应该是不困难的。不困难的。七、创新能力七、创新能力 作为一名行政人员，在工作中会涉及到政策、作为一名行政人员，在工作中会涉及到政策、制度的修订和执行。如果要做好制度的修订和执行。如果要做好“修编修编”、“执行执行”上的工作，创新思考是必不可少的，这样才能满上的工作，创新思考是必不可少的，这样才能满足和适应医院在变化中的发展和发展中的变化所提足和适应医院在变化中的发展和发展中的变化所提出的新要求。创新并非遥不可及，只要是适合医院出的新要求。创新并非遥不可及，只要是适合医院和自身工作的技术、管理方法等等都属于创新之列。和自身工作的技术、管理方法等等都属于创新之列。作为一名行政人员，在工作中会涉及到政策、制作为一名行政人员，在工作中会涉及到政策、制度的修订和执行。如果要做好度的修订和执行。如果要做好“修编修编”、“执行执行”上的工作，创新思考是必不可少的，这样才能满足上的工作，创新思考是必不可少的，这样才能满足和适应公司在变化中的发展和发展中的变化所提出和适应公司在变化中的发展和发展中的变化所提出的新要求。创新并非遥不可及，只要是适合公司和的新要求。创新并非遥不可及，只要是适合公司和自身工作的技术、管理方法等等都属于创新之列。自身工作的技术、管理方法等等都属于创新之列。创新能力的培养创新能力的培养1、总结经验和教训，创新的基础。2、遇到问题要从多方面考虑，养成思考的习惯。3、克服惰性。4、事业心和责任感。5、加强交流，发挥团队的智慧6、不断学习。八、五常法八、五常法 五五常常法法是是用用来来创创造造和和维维护护良良好好工工作作环环境境的的一一种种有有效效技技术术。包包括括常常组组织织、常常整整顿顿、常常清清洁洁、常常规规范范、常常自自律律。又又称称5 5S S。五常法五常法整理整理常组织常组织抛掉不需要的东西和工作计划表抛掉不需要的东西和工作计划表整顿整顿常整顿常整顿所有东西都有名和家、所有东西都有名和家、3030秒内就可以找到秒内就可以找到清扫清扫常清洁常清洁个人清洁责任的划分及环境明亮照人个人清洁责任的划分及环境明亮照人清洁清洁常规范常规范贮藏的透明度和防止出错的方法贮藏的透明度和防止出错的方法修养修养常自律常自律履行个人职责（包括优良环境、问责和守时）履行个人职责（包括优良环境、问责和守时）1 1S S常组织常组织 定定义义：判判断断必必需需与与非非必必需需的的物物品品并并将将必必需需物物品品的的数数量量降降低低到到最最低低程程度度，将将非非必必需需的的物物品品清清理理掉掉。目目的的：把把“空空间间”腾腾出出来来活活用用并并防防止止误误用用 2 2S S常整常整顿 1 1、对对可可供供放放的的场场所所和和物物架架进进行行统统筹筹（划线定位）（划线定位）2 2、将将物物品品在在规规划划好好的的地地方方摆摆放放整整齐齐（规定放置方法）（规定放置方法）3 3、标标示示所所有有的的物物品品（目目视视管管理理重重点点）做法：做法：定义定义定义：要用的东西依规定定位、定量、明确标示地摆放整齐。目的：整齐、有标示，不用浪费时间寻找东西30秒找到要找的东西。目的目的 3 3S S 常清常清洁 做法做法：1、建立清、建立清洁责任区任区 2、清、清洁要要领 对工作工作场所所进行全面大清行全面大清扫，包括地面，包括地面 墙壁、台面、物架等都要清壁、台面、物架等都要清扫。注意清注意清洁隐蔽的地方，要使清蔽的地方，要使清洁更容易。更容易。仪器、器、设备定期养定期养护。破破损的物品要清理好。的物品要清理好。定期定期进行清行清扫活活动。3、履行个人清、履行个人清洁责任。任。谨记：清清洁并不是并不是单纯的弄干的弄干净，而是用心来做。，而是用心来做。定定义：清清除除工工作作场所所各各区区域域的的脏乱乱，保保持持环境境、物物品品、仪器器、设备处于于清清洁状状态，防止防止污染的染的发生。生。目目的的：环境境整整洁、明明亮亮、保保证相相关关设备能能正正常常使使用用。4 4S S 常常规范范 定义：定义：连续地、反复不断地坚持前面连续地、反复不断地坚持前面3S3S活动。活动。一句话就是养成坚持的习惯，并辅以一定的监一句话就是养成坚持的习惯，并辅以一定的监督措施。督措施。目的：目的：通过制度化来维持成果。通过制度化来维持成果。5 5S S 常自律常自律定义：定义：要求人人依规定行事，养成好习惯。要求人人依规定行事，养成好习惯。目的：目的：改变改变“人质人质”，养成工作规范认真的习惯。，养成工作规范认真的习惯。做法：1 1、持续推动前、持续推动前4S4S至习惯化。至习惯化。2 2、制定共同遵守的有关规则、规定。、制定共同遵守的有关规则、规定。3 3、持之以恒：坚持每天应用五常法，使五常法成为日常工作的一部分。、持之以恒：坚持每天应用五常法，使五常法成为日常工作的一部分。下班前五分下班前五分钟五常法五常法 组织：组织：抛掉不需要的东西。抛掉不需要的东西。整顿：整顿：把所有用过的文件、工具、仪器以及私人物品都放在应把所有用过的文件、工具、仪器以及私人物品都放在应 放的地方。放的地方。清洁：清洁：抹净自己用过的工具、物品、仪器和工作台面并清扫面。抹净自己用过的工具、物品、仪器和工作台面并清扫面。规范：规范：固定可能脱落的标签、检查整体是否保持规范、不符合的及时固定可能脱落的标签、检查整体是否保持规范、不符合的及时 纠正。纠正。自律：自律：今天的事今天做：检查当天工作是否完成，预备明天的工作。今天的事今天做：检查当天工作是否完成，预备明天的工作。五常法五常法实际效用：效用：提供整洁、安全、有 条理的工作环境 提 高 工 作 效 率 提 高 员 工 素 质 保障品质 塑造良好的单位形象 THANK YOU!与您携手共进！与您携手共进！