公文写作基本知识.ppt

县学习实践活动办公室 陶奎主要内容主要内容 一、公文的文种及各自用途一、公文的文种及各自用途 二、常见的公文处理错误二、常见的公文处理错误 三、近几年在公文写作方面的几点感受三、近几年在公文写作方面的几点感受 公文文种公文文种 根据规定，党的机关使用的主要文种为14个，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；国家行政机关使用的主要文种为13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告与议案。综述之，名称相同与不同的均有9个，叠加后共18个法定文种。今天，我着重讲述常见的五个文种的特点。（一）通知（一）通知 通知属于下行文，是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，（1）通知适用于发布有关法规和规章；（2）批转下级机关的公文；（3）转发上级机关和不相隶属机关的公文；（4）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；（5）任免人员。由此可看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能特性。通知的写作要求通知的写作要求 写作要求 拟定好标题符合实际 切实可行 文字简练准确 交代清楚 语气恳切庄重 转发通知：在撰写转发转发通知：在撰写转发性通知的标题时，经常性通知的标题时，经常会遇到几个会遇到几个“通知通知”重重复出现的问题，如复出现的问题，如县委转发县委转发州委转发州委转发自治区党委关于自治区党委关于（事（事由）的通知的通知的通由）的通知的通知的通知。可写作知。可写作 县委县委转发转发自治区党委关于自治区党委关于（事由）的通知。（事由）的通知。（二）报告（二）报告 报告属于上行文，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或要求的公文 报告的写法报告的写法 内容真实可靠 要有信息价值 有分析 有看法不夹带请示事项 （三）请示（三）请示 标 题正 文结 尾基本结构请示属于上行文，是下级机关向上级机关提出要求，请求上级机关给予指示或批准的公文 请示的写法请示的写法 一文一事 不要多头请示 一般不要越级请示 不要与报告混淆使用 写作要求（四）批复（四）批复 慎重对待慎重对待 及时答复及时答复 针对请示进行答复针对请示进行答复 要明确态度要明确态度 主要写法批复属于下行文，是上级机关对下级机关请示事项作出答复的公文。（五）函（五）函 函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。1、掌握分寸掌握分寸 用语平和用语平和 2、一函一事、一函一事 二、常见的公文处理错误二、常见的公文处理错误 (一一)字体、格式错误字体、格式错误 1.字体字体 2.结构层次结构层次 3.空白页空白页 4.单字不占行，单句不占页单字不占行，单句不占页 5.落款落款 6.纸张纸张 7.发文字号发文字号1.1.字体字体 标题字体为二号方正小标宋 正文为三号仿宋 一级标题为三号黑体 二级标题为三号楷体 三级、四级标题三号仿宋 版记部分：“主题词”这三个字是黑体，主题词词目是方正小标宋，相互之间空一格，其它都是仿宋。2.2.结构层次结构层次 按顺序依次为 一、（一）1.（1）3.3.空白页空白页 4.4.单字不占行单字不占行 单句不占页单句不占页 空白页：空白页不得标注“此页无正文”。单字不占行，单句不占页：遇到单字占行或单句占页情况时，要调整间距或者修改语段，避免发生此种现象。5.5.落款落款 政府系统公文用汉字时间落款，不写发文机关名称，但是必须注意，常见的错误有“二00九年四月二十九日”，应该写作“二九年四月二十九日”；党委系统落款要写发文机关名称，日期用阿拉伯数字表示，如“2009年4月29日”。6.6.纸张纸张 政府系统用A4纸 党委系统用16开纸 7.7.发文字号发文字号 发文字号不满十位时，数字前不得加0，例如不能写成“和党组200909号”，直接写作“和党组20099号”二、常见的公文处理错误二、常见的公文处理错误 (二二)使用错误使用错误 1.主题词确定不规范主题词确定不规范 2.向个人行文向个人行文 3.请示与报告混用请示与报告混用 4.要慎用特定词语要慎用特定词语 1.1.主题词确定要规范主题词确定要规范 主题词由主题词由类别词类别词和和类属词类属词组成。类别词通常并组成。类别词通常并不在公文标题的文字之中，而类属词由于是由直接不在公文标题的文字之中，而类属词由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常在标题反映公文内容和文种形式的词构成的，通常在标题之中。例如：之中。例如：和硕县人民政府关于加强水土保持和硕县人民政府关于加强水土保持工作的通知工作的通知的主题词应该是的主题词应该是“农业农业 水土保持水土保持 通知通知”，第一个词是类别词，标题中没有，而后面两个是，第一个词是类别词，标题中没有，而后面两个是类属词，都在标题之中。国务院和自治区都分别颁类属词，都在标题之中。国务院和自治区都分别颁布了公文主题词表，大家可以从网上下载。布了公文主题词表，大家可以从网上下载。2.2.不得向个人行文不得向个人行文 国家行政机关公文处理办法规国家行政机关公文处理办法规定：除上级机关负责人直接交办的事定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送责人报送“请示请示”、“意见意见”和和“报告报告”等公等公文。常见的错误比如：抄报或抄送某文。常见的错误比如：抄报或抄送某某常委，某某副县长等等，这些都是某常委，某某副县长等等，这些都是错误的行文方式。错误的行文方式。3.3.请示与报告混用请示与报告混用 请示与报告是两个截然不同的文种 4.4.要慎用特定词语要慎用特定词语 例如例如“广大广大”、“重要讲话重要讲话”、“工程工程”等等，不得滥用，要根据特定叙述对等等，不得滥用，要根据特定叙述对象合理使用修饰词。象合理使用修饰词。三、在公文写作方面的几点感受三、在公文写作方面的几点感受 (一一)健康的心态很重要健康的心态很重要 面对繁忙的工作和压力，会自我排解，面对宽松的环境又能自加担子，这是文秘工作者必备的心理素质。人可以不在乎职位的升迁，但是必须得在乎上进心，因为这关系到外界对我们的评价，关系到自身工作的幸福指数。初来一个新单位，刚开始都有边缘人物的心理状态，如何调节呢，就靠工作，早日进入角色，得到领导和同事的认可，自己就会越来越有工作的动力，进而就会形成写出高质量文稿的心理基础。三、在公文写作方面的几点感受三、在公文写作方面的几点感受 (二二)我们出错，就会让领导出丑，我们出错，就会让领导出丑，让单位蒙羞让单位蒙羞 认真、细心和钻研是文秘工作者取得进步的必不可少的成功要素。任何事情不用心干，即使是一件很小的事情都可能干不好，用心的人会积累，成长快，悟性高。我们上个月在自治区培训的时候，授课教师也给我们举了两个例子:“成绩是从天上掉下来的吗？”“已经取得文凭的和尚未取得文凭的干部，”三、在公文写作方面的几点感受三、在公文写作方面的几点感受 (三三)网上没有好文章，但网络是个网上没有好文章，但网络是个好帮手好帮手 练写作，首先练的是眼力。写作总有个过程，最初是不会写、不会看，后来是会看不会写，眼高手低，再后来是会看又会写。我们是人，是我们在用网络，而不是简单的从网上复制粘贴替换，或者移花接木，添句删行就简单了事，不要做网络的奴隶。三、在公文写作方面的几点感受三、在公文写作方面的几点感受 (四四)要做有心人，写质量高、务实要做有心人，写质量高、务实管用的文稿管用的文稿 我们关注一个现象：在开大会的时候，特别是会议时间长的时候，经常看到领导在上面讲，底下的听众有的在低头沉思，有的在昏昏欲睡，有的在摆弄手机，有的在交头接耳，还有的干部是佯装在听，心思在哪里无人知晓，但是，往往领导在放下稿子，即兴讲话的时候，几乎所有的听众都认真在听，这说明什么？三、要做有心人，写质量高、务实管用的文稿三、要做有心人，写质量高、务实管用的文稿 例一例一 我们今年在写胡常委组织工作报告的时候，有一段党务干部自身建设的内容，我们了解到有的党务干部把党建工作务虚化，自身都认识不够，搞形式主义，我们就根据领导的要求，加了一段话：有人说有些党建活动很虚，搞形式主义，应付上级，其实不然，如党员服务承诺、“四知四清四掌握”等活动，能够有效激发党员意识，促进党员发挥先锋模范作用，增强党组织的凝聚力、向心力和号召力，但是，有些基层党支部认识不到位，抓得不够实，上级党组织又指导不力，督查不到位，导致很多有效的活动载体形式主义化。这个问题必须引起高度重视，不能再做无用功。党建工作是为中心工作服务的，所有工作都必须围绕中心工作开展，不能只有形式没有内容。讲俗一点，就是要有“干货”，要有实实在在的工作业绩。三、要做有心人，写质量高、务实管用的文稿三、要做有心人，写质量高、务实管用的文稿 例二例二 我们在起草3月11号全县深入学习实践科学发展观活动动员大会上胡常委的讲话稿时，根据以往的经验和部分党组织书记的愿望，针对有的部门局长不够支持党建工作，我们专门加了一段话：各党组织书记要切实履行第一责任人职责，统筹负责学习实践活动的全盘工作，各部门各单位党政正职要相互协调，共同抓好，要从思想上行动上充分支持学习实践活动，给予人力、物力和财力保障。这里特别强调一点，凡是对科学发展观学习实践活动支持不够、重视不够、把学习实践活动全盘推给党组织书记的领导干部，自身从思想上就存在不符合科学发展的因素，更不可能从行动上推动科学发展。对于这样的干部，要通过约谈、诫勉谈话等形式，督促整改。恳请批评