公司文件管理办法公司文件的归档管理办法.doc

公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法 为了掌握公司文件发放的适当范围、作废文件的准时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 1、文件的发放： （1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 （2）各部门需办公室安排发放文件时，必需将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合治理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。 （3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的全部文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必需负责准时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。 （4）需发放到正科长以下治理、帮助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级治理人员，再由正科长级治理人员安排发放到相关个人。 2、文件的更改： （1）任何缘由造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的干净美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人依据原发放范围及存档予以更改。 （2）文件发放人依据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必需用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。 3、文件的换页： （1）任何缘由造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进展修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人依据原发放范围予以换页。 （2）全部需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。 4、文件的回收、作废： （1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等缘由，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。 （2）文件发放人在回收文件时，必需持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 （3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平常未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 （4）全部回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 5、其它规定： （1）任何部门以公司名义形成的文件争论稿或正式稿，必需发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，依据公司各方面状况系统地进展修改，确保接口部门的相互协作。 （2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必需在档案室存档备案。 （3）任何文件相关部门负责人接收后必需领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避开文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。 （4）全部换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案治理员必需在“作废文件”档案栏目登记注明，妥当保管，以便备查。 （5）发放文件属争论稿的，争论人组织争论完毕后须按时交文件编制形成部门。 （6）文件发放人必需将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥当保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。 6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自供应给公司以外人员。则除担当50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。 7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。