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供应课管理规定规定 This manuscript was revised by JIEK MA on December 15th,2012.供应课管理制度规定 为了保证公司生产的正常运转，在保证品质的情况下，在适当的时期，以适当的价格购入必需数量的物品，特制定本规定。一、总则：1、选择适当的供应商 采购管理的首要原则，就是如何慎重选择合适的供应商，以建立平等互惠的买卖机会，维持长期合作的交易关系。2、选择适当的品质 品质以适合可用为原则，品质太好，会造成购入成本太高，使用浪费；品质太差，将无法达到使用目的，增加使用困难与损失，造成一定的浪费。3、选择适当的时间 购物不宜太早或太晚，太早会造成堆积存货，占用仓库面积，产生资金积压；太晚会导致产品使用脱节，造成“停工待料”现象，影响生产。4、选择适当的价格 价格应以公平合理为原则，避免购入价格太高或太低。太高，会使公司负担额外成本，造成一定经济损失；太低会造成“价廉、物次”，同样会给公司带来一定的经济损失。如若供应商无利可得，其交易意愿就会低落，有可能会失去一个供应来源。5、单按计划采购 采购接单后，一定要严格按照公司采购规定办理购买手续，及时完成采购任务。二、采购职责 1、悉采购流程，了解所需购物品，掌握其各种性能，寻找全适的供应商。2、对每项物品的供货源要加以调查和握。3、具有开发供应商能力，收集资料，拥有大量供货信息。4、及时掌握产品的市埸价格起伏状况，以提高产品品质，降低采购成本。5、产品的比价、议价，专业性能谈判能力。6、了解合同必备条款，能发现合同中存在的不利于公司的漏洞，加以完善，直至完成。7、依据公司规定办理采购手续，完成采购任务。8、根据买卖双方协定，严格控制价格、交货期。9、对所购物品的规格数量、品质、价格、交货、服务等负起责任。10、正确客观评估、考核供应商，态度端正。11、与供应商以及公司其他部门的沟通。12、急件、非常购件的处理。13、及时处理公司临时委派的采购任务。14、必须遵守公司规章制度，严格执行各种纪律规定。三、采购操作流程 1、接单操作 所有采购接单后，必须在采购单据追踪表上签字认可，以示说明此单已接收。外购人员可根据物品所在的供应商地址，合理安排当天采购路线，以提高采购效率；内购可根据所需购物的轻重缓急情况，合理安排一天的采购工作。2、询价采购 采购员可选取信用可靠，常合作的供应商，询问所需购物品的价格，参照此物的历史价格，比较后方可下单采购，此情况一般为同一物品一次购物金额低于 2000 元。3、比价、议价、定价采购 采购员请多家供应商提供价格后，从中加以比较，参照历史价格，经过讨价还价，最后定价决定供应商，且办理好相关合同手续后方可下单订货，此情况一般为同一物品一次购物金额为 2000 元以上（含 2000 元）。4、报帐 所购物品入我司仓库后，采购员将请购单及相关资料交于内勤专职报帐员，予以报帐付款。四、内勤事务工作流程及其它 1、请购单的登记、分派、追踪 内勤人员及时准确登记请购单内容，做到分单及时合理，以保证采购效率；对所需购物品有无按时购回到位，及时追踪，避免“停工待料”现象。2、为各采购员报帐 内勤专职报帐人员办理购回入库手续后，将其请购单、入库单等相关资料整理完善后，予以报帐。3、物品价格、供应商名称等相关资料的电脑输入 所购回物品的价格、规格型号、品牌名称、供应商旬称、电话、地址等资料输入电脑，以便价格监控，建立供应商资料，达到资源共享。4、报帐发票的登记、审核、追踪 对该笔业务的经办人、厂商名称、付款方式（预付冲帐、现金、汇款、支票）等作详细记录，对该款项的相关资料认真仔细审核，是否符合公司规定的报帐手续，并对其流转于各部门时及时追踪跟催，直至完成付款。5、预付款的管理 办理预付款时，采购员必须填写，方可办理各项相关手续，以便此预付款报帐时，及时填写其报帐日期，从而说明此笔款已冲帐。6、尾款后付的跟催 遇到全额发票尾款后付的情况时，首先要详细填写，以便日后及时给供应商付款。7、现金支付 分为三种情况：外购已付现金的 内购借款支付现金的 未付供应商货款的现金 第两种情况，由采购员在已做好的凭证上签名领取现金，或用此凭证冲借款；第种情况，由采购员通知供应商携带本单位委托书前来领取货款。8、其它 会议记录 办公用品的管理 合同的管理 接受临时委派的任务 与其他部门沟通 汇款度单的登记 总经理签批凭证的记录 五、课内资金管理制度 1、为了提高工作效率，有效处理急件采购和部分供应商货款，特别申请周转金 20000 元，并将公司规定的两个外购和一个汽车配件采购员等每人 20000 元的购物周转金，共计 80000 元，特指定专人负责保管，保管人要认真负责，做好帐目，监控有力。2、所有周转金只能用于采购和支付必须的供应商货款，私人不得擅自挪用。3、需急件采购和支付货款的经办人，必须先填写借款单，并在借款单上注明请购单单号、事由、所需实际金额等，由主管确认签字后方可借款，特殊情况可电话通知。4、经办人付款后，必须将请购单、发票等相关资料一起交给报帐员，由报 帐员替其办理报帐手续，待做好凭证后，方可由经办人签字冲借款。5、未付款的供应商货款，由采购员通知该供应商携带本单位委托书前来领款。6、每月核对帐目，请采购员填写，以有效监控资金去向，提高资金的利用率。