Excel表格常用实用技巧大全.pdf

.E*cel 表格实用技巧大全 一、让数据显示不同颜色 在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于 500 分的分数以蓝色显示，小于 500 分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行格式条件格式，在弹出的条件格式对话框中，将第一个框中设为单元格数值、第二个框中设为大于或等于，然后在第三个框中输入 500，单击格式按钮，在单元格格式对话框中，将字体的颜色设置为蓝色，然后再单击添加按钮，并以同样方法设置小于 500，字体设置为红色，最后单击确定按钮。这时候，只要你的总分大于或等于 500 分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。二、将成绩合理排序 如果需要将学生成绩按着学生的总分进展从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择数据排序，然后在弹出排序窗口的主要关键字下拉列表中选择总分，并选中递减单项选择框，在次要关键字 下拉列表中选择，最后单击确定按钮。三.分数排行:如果需要将学生成绩按着学生的总分进展从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择数据排序，然后在弹出排序窗口的主要关键字下拉列表中选择总分，并选中递减单项选择框，在次要关键字 下拉列表中选择，最后单击确定按钮 四、控制数据类型 在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。幸好 E*cel 2003 具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。先选择*些特定单元格，然后选择数据有效性，在数据有效性对话框中，选择设置选项卡，然后在允许框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于*一数之间等等。另外你可以选择出错警告选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。如果不设置就会以默认的方式翻开警告窗口。怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合*些要求时就会警告了。1、如何在已有的单元格中批量参加一段固定字符？例如：在单位的人事资料，在 e*cel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的全部再加两位，即要在每个人的证书前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，则我们可以用下面的方法，省时又省力：.1 假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列；2在 B2 单元格写入：=13&A2 后回车；3看到结果为 13*了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到完毕。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。假设是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2&13 后回车。2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？翻开工具，选选项，再选常规，在最近使用的文件清单下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。假设不在菜单中显示最近使用的文件名，则将最近使用的文件清单前的复选框去掉即可。3、在 E*CEL 中输入如-、-之类的格式后它即变成月日，月日等日期形式，怎么办？这是由于 E*CEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的格式菜单，选单元格，再在数字菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了 4、在 E*CEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件？点击工具菜单自动保存项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在工具菜单下没有自动保存菜单项，则执行工具菜单下加载宏.选上自动保存，确定。然后进展设置即可。5、用 E*cel 做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行或几行是一样的。但是不是用页眉来完成？在 E*CEL 的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进展顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定围即 可。这样 E*cel 就会自动在各页上加上你划定的局部作为表头。6、在 E*cel 中如何设置加权平均？加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值如金额除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值如单价平均后得到的那个单位值。在 E*cel 中可设置公式解决其实就是一个除法算式，分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。7、如果在一个 E*cel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？把鼠标移到工作表的名称处假设你没有特别设置的话，E*cel 自动设置的名称是sheet1、sheet2、sheet3.，然后点右键，在弹出的菜单中选择选择全部工作表的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。.8、E*CEL 中有序号一栏，由于对表格进展调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？如果序号是不应随着表格其他容的调整而发生变化的话，则在制作 E*CEL 表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在总分与排名之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格 数据清单的容时就不会影响序号了。9、用 E*cel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头如、岗位工资.，想输出成工资条的形式。这个问题应该这样解决：先复制一工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。10、在*cel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？这是一个比拟特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在indows 的控制面板中，点击区域设置图标，在弹出的区域设置属性对话面板上在区域设置里选择中文中国，在区域设置属性对话面板上在数字属性里把小数点改为.未改前是，按确定按钮完毕。这样再翻开 E*cel 就一切都正常了。11、如何快速选取特定区域？使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5 键，出现定位窗口，在引用栏输入需选取的区域 A2：A1000。12、如何快速返回选中区域？按 Ctr+BacksPae即退格键。13、如何快速定位到单元格？方法一：按 F5 键，出现定位对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市确定按钮即可。方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。14、Ctrl*的特殊功用 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中*个单元格，然后按下 Ctrl*键可选定整个表格。Ctfl*选定的区域是这样.决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。16、如何在不同单元格中快速输入同一数容？选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入一样的值。17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，则可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr A 键，E*cel 则自动进入函数指南步骤 2 之 2。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？按住 Shift 键可以快速修改单元格容的次序。具体方法是：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头空心箭头，然后按住鼠标左键进展拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平工状标志，左右拖拉时会变为垂直工状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。19、如何让屏幕上的工作空间变大？可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化 E*cel 窗口，或者在视图菜单中选择全屏显示命令。20、如何使用快显菜单？快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。21、如何使用快显菜单？快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要.选择不同命令。22、如何防止 E*cel 自动翻开太多文件？当 E*cel 启动时，它会自动翻开*lstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，E*cel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于*lstart 目录下的文件移走。另外，还要防止 E*cel 翻开替补启动目录下的文件：选择工具选项普通，将替补启动目录一栏中的所有容删除。23、如何去掉网格线？1除去编辑窗口中的表格线 单击工具菜单中的选项，再选中视图，找到网格线，使之失效；2除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线，一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的电脑VCD 中编辑的 E*cel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击文件、页面设置、工作表菜单，点击一下网格线左边的选择框，取消选择网格线就行了。24、如何快速格式化报表？为了制作出美观的报表，需要对报表进展格式化。有快捷方法，即自动套用 E*cel 预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取格式菜单中的自动套用格式命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按确定按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括数字、边框线、字体等6 个应用格式种类选项，假设*项前面的*不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。25、如何快速地复制单元格的格式？要将*一格式化操作复制到另一局部数据上，可使用格式刷按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的格式刷按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。.26、如何为表格添加斜线？一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：单击绘图按钮，选取直线，鼠标变成十字型 将其移至要添加斜线的开场位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用文字框按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择对象格式图案，选择无边框项即可。27、如何快速地将数字作为文本输入？在输入数字前加一个单引号，可以强制地将数字作为文本输入。28、如何定义自己的函数？用户在 E*cel 中可以自定义函数。切换至 Visual Basic 模块，或插入一页新的模块表Module，在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序，按Enter 确认后完成编 写工作，E*cel 将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄，你就可以与使用 E*ed 部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：Function Zm(a)If a 60 Then im 不及格 Else Zm=及格 End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿的工作表公式中调用自定义 函数？可在包含自定义函数的工作薄翻开的前提下，采用的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为MYUDF.*LS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数，应首先确保MYUDF.*LS 被翻开，然后使用下述的方法：=MYUDF.*LS！ZM(b2)30、如何快速输入数据序列？如果你需要输入诸如表格中的工程序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让 E*cel 自动填充呢？在第一个单元格输入起始数据，在下一个单元格输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 E*cel 部规.定的序列进展填充。如果能将自己经常要用到的*些有规律的数据如办公室人员，定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择工具菜单中的选项命令，再选择自定义序列标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔例如：三，四，王二，单击增加按钮将输入的序列保存起来。31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在*单元格输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含以下各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列此时，你可以根据需要选择一种填充方式。32如果你的工作表中已有*个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择工具选项自定义序列，单击引入按钮将选定区域的序列项添加至自定义序列对话框，按确定按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用引入的方法快速创立所需的自定义序列？选定单元格区域，选择数据筛选高级筛选，选定不选重复的记录选项，按确定按钮即可。34、如何对工作簿进展平安保护？如果你不想别人翻开或修改你的工作簿，则想法加个密码吧。翻开工作薄，选择文件菜单中的另存为命令，选取选项，根据用户的需要分别输入翻开文件口令或修改文件 D 令，按确定退出。工作簿表被保护之后，还可对工作表中*些单元格区域的重要数据进展保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取格式菜单中的单元格命令，选取保护，从对话框中选取锁定，单由确定按钮退出。然后选取工具菜单中的保护命令，选取保护工作表，根据提示两次输入口令后退出。注意：不要忘记你设置有口令。35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感.觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决方法是：选择文件页面设置工作表，在打印栏选择单元格单色打印选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。