公司费用报销管理制度剖析.pdf
管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 1 公司费用报销管理制度 目 录 第一章 总则。.。.。.。.。.。.。.。2 第二章 费用报销制度及流程.。.。.。2 第三章 借款标准及流程。.。.。.。6 第四章 费用审批管理。.。.。.。.6 管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 2 第五章 附则.。.。.。.。.。.。.。7 第一章 总则 第一条:为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程，合理控制费用支出,特制定本制度。第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等.第三条：本制度适用公司各部门。第二章 费用报销制度及流程和分类 第四条：原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证（1）有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据;（3）邮政、快递、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单;2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致,可以登录发票上提供的查询网址进行核实,但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时,允许以普通收据报销（必须要在收据上盖章或按手印及签名）；对于既没发票,也没收据的，一律不予报销；第五条：单据报销分类：1、管理成本：1)行政部分:后勤费用;办公费用、快递费用；客情费用；2、运输及业务成本：1）车辆费用;2）市场部外交费用：吃饭费用；处理客诉（生产）费用；接送人员费用等；管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 3 3、折旧成本：就是固定资产物品价值 2000 元以上含 2000 元，使用年限达到 2 年;4、生产成本:1）生产材料费用；2)工模材料费用；3）外发加工费用:模胚；铝材；电烧、线割、烧焊、雷雕；第六条：费用报销单填写及票据粘贴要求:1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改;2、业务员和其他人员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好)；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似(如车票等)，需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等)，应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列;6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效;报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认,需入库的实物单据应附入库单；10、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认;第七条:在一个预算期内(一个月），业务员和其他人员的各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销.第八条：费用报销基本流程：第九条：报销时间的具体规定 会计审核报销凭证 部门负责人审批 经办人填 写报销单 总经理审批 总公司 管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 4 1、为了提高费用报销工作效率,各部门应在每月 10 号后派专人将费用报销单递交到财务部,15 号之前财务部完成审核并付款,逾期一律不予受理。2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。第十条：差旅费报销 1、公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。2、出差补贴及标准 2。1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额,差额不予补偿，超出标准部分自行承担。2。2、出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费,回来后补办申请手续。2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2。4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。2.5、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。2.6、到达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准 2。8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单(注明出差日期、事由、地点、到达时间、报职位区域 项目 一般员工 主管（工程师)经理 总监 惠州 住宿标准 50/晚 80/晚 100/晚 120/晚 餐费 9 元/餐 15 元/餐 15 元/餐 15 元/餐 客情费 无 50/人/次 50/人/次 50/人/次 深圳 住宿标准 80/晚 100/晚 120/晚 140/晚 餐费 10 元/餐 20 元/餐 20 元/餐 20 元/餐 客情费 无 50/人/次 50/人/次 50/人/次 管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 5 销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销(发票金额大于费用包干标准的按标准报销,发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）.2。9、报销差旅费必须在回公司 3 天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理.第十一条:办公用费用管理 1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门总监或主管对所属单位发生的办公费负责，人资行政部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷.3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后,由行政部统一安排广告公司印制。4、各部门所需办公用品，在每月 5 号前编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购；5、各部门所需购置的办公用品,统一到行政部领用,并办理领用登记，同时记入部门费用;6、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借,工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失,照价赔偿。8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批；第十二条：业务招待费管理 1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等.2、各部门因公招待必须事先申请总监或总经理批准,如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏.参与招待活动的人员中（总经理除外)，以最高级别的人员为报销申请人,不得指定下级人员提出申请并自已审批报销.3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由,应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4、其它非公招待客人一律个人承担。第十三条:交通费 1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车,特殊情况下需要乘坐出租车的,必须事先取得部门经理的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。2、因公司业务使用私家车辆，依据流程提交申请，由人资行政部确认后方可出车，车辆使用费（公司费用标准：送人、送货 1.0 元/公里，此标准在油价上调时作相应的变动)不得超过公司核定标准，超支部分自行承担。第十四条：客诉费 管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 6 1、外出处理客诉的人员必须要填写外出申请单和派车申请单,并注明外出是由、时间、人员、地点等;2、各部门要严格按照吃饭费用标准进行报销，超出部份个人承担，特殊情况需要增加吃饭费用的需有总经理批准；3、品质:1）惠州：带工作人员,长时间（超过一天以上的）20 元/天；短时间(一天以内的）15 元/餐；2）深圳:带工作人员，长时间（超过一天以上的）20 元/天；短时间(一天以内的）15 元/餐。第十五条:培训费 1.培训费用由人资行政部统一进行预算、统一管理、统一安排.2.费用发生前使用部门应向人资行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人资行政部门审核总经理审批后送一份至财务部门。3。费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。第十六条：会议费 1。各部门因工作需要参加各种会议的,应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费,后附“会议邀请函，经部门负责人核实、总经理签字后方可前往,会议结束后应及时到财务部办理报销手续.2。参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约,反对铺张浪费;3.会议结束后 3 日内按规定办理费用报销手续,报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函。第十七条:未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由人资行政部上报总经理酌情处理。第三章 借款标准及流程 第十八条：借款标准 1、员工因公(因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其 1 个月工资总额,超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人,借款人未能偿还借款,由担保人承担连带还款责任);管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 7 2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款,主管领导应负连带责任。3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，由其主要领导经有效批准后到财务部领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。5、单笔借支或报销金额超过 3000 元，需要提前一天通知集团出纳备款.第十九条：借款流程 第四章 费用审批管理 第二十条：费用审批管理 1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。4、货币资金支付的批准方式为书面形式。5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度,审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。总经理审批 会计审核报销凭证 部门负责 人审批 借款人 领款签字 出纳审核并付款 借款人填写借款单 管理制度 ADD 体系文件管理制度 文件受控编号 SOP-FD-003 公司费用报销管理制度 版本/修订状态 A/01 第三篇财务管理 页 次 第 页，共 8 页 8 6、报销人徇私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额 1-5 倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额 1050%的罚款。8、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含:各级审批人）应承担不低于流失款总额 50的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额,并在坏帐当期应发工资中扣还。9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由.10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款.第五章 附则 第二十一条：本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司人资行政部.制定：财务：审核:批准：
