工程项目建设资料资料员管理内容及流程详述.pdf

工程项目建设资料资料员管理内容及流程详述 Hessen was revised in January 2021 资料管理内容及流程 一、前期资料：工程开工前期做的工作主要是收集、整理、归档工程开工前期所有的法律性文件：1、国有土地使用证及用地许可证；2、建设用地许可证及审批；3、建设规划许可证及审批；4、施工许可证及审批；5、图纸审查（土建，消防，节能等）；6、临水、临电、市政、排污等等各个主管单位的办理相关手续等；7、申请办理相关证件的所有手续，会议纪要，设计委托，地质勘察，与建设行政主管部门以及其他相关单位的往来函件等。因后续施工中及工程竣工期间用到前期资料的次数较多，以上所有文件项 目资料员必须收集并存档彩色扫描件，同时确认原件保管人，建立前期资 料台账。二、施工中资料 1、文字资料：（1）、工程；施工单位定标（备选）报告 合同签订：项目部起草备选（定标）报告上报物流事业部审批（线下）云商审批（线上SOA）项目部起草合同（或用对方合同模板）在SOA中发起合同申请流程审批完成后签订合同并上传合同扫描件，原件邮寄一份回总部存档。（2）、大纲、规划、条例，指令，通知，函件；资料名称 责任流程 资料员上报中心时间 模板 备注 监理周例会会议纪要 资料员 监理例会召开后的第 2 天 监理表格 附件 上传至知识管理系统中（SOA）监理月报 资料员 每月 5 号前 监理表格 附件 上传至知识管理系统中（SOA）（3）、报告、函件；（4）、甲方指令、通知（附件，附件）；（5）、和；有设计变更时要及时上报设计变更流程，一般是设计部门上报，项目部是没有权限的。接收图纸后、将图纸进行登记，录入电子台账。接着将图纸发放到项目部、监理方、施工方人员手中。图纸有变更时，将变更图纸录入台账，并及时将变更的图纸发放给相关人员，同时收回作废的图纸，加盖作废章。（6）、；（7）、核查处理类报告；资料名称 责任流程 资料员上报中心时间 模板 备注 会议纪要 资料员 会议召开后的第 2 天 表格附件 上传至知识管理系统中（SOA）渗漏水情况上报（同上）每次中到大雨后一个工作日 表格附件 发给事业部项目对接人 项目部每月（下旬27 日前）检查情况简报（同上）检查后第 2 天 表格附件 上传至知识管理系统中（SOA）公司月度检查情况整改回复单（同上）按整改单上 要求的日期 表格附件 发给事业部项目对接人 质量实测数据月报表（同上）每月 30 日 18:00 前 表格附件 上传至知识管理系统中（SOA）项目部质量、安全管理工作月度汇总简报（同上）项目部于每月最后一日 表格附件 报事业部质量管理部 （8）、；（9）、附件：月度/季度/年度 工作计划及评估表 附件：物流建设计划（模板）附件：项目总体计划（供计划制定参考）年度节点计划（总部制定）季度节点计划（总部制定）月度节点计划（项目部根据年、季度计划并结合实际制定后下发各施工单位）周计划（施工单位制定，并与每周监理例会前上报项目部）附件：成本计划 附件：计划变更申请表（10）、工程报表；资料名称 责任流程 资料员上报中心时间 模板 备注 每日跟进 工程师、各工作经办人编制 每日 5:00 前 附件 上传至知识管理系统中（SOA）项目工作周简报 （同上）每周一 10：00 前 附件 上传至知识管理系统中（SOA）项目周计划及周总结（同上）每周一 10：00 前 附件 发给事业部项目对接人 月计划及月总结（同上）每月 29 日 18：00 前 附件 上传至知识管理系统中（SOA）（下）月度资金付款计划、招标工作计划 资料员 每月 24 日 18：00 前 附件 附件 发给事业部项目对接人 各项目（本）每月资金计划统计 资料员 每月 30 日 18：00 前 附件 发给事业部项目对接人 各项目（以往）资金整体情况统计 资料员 每月 30 日 18：00 前 附件 发给事业部项目对接人 主要在建项目工作进展情况月度报告、项目月度情况汇报（PPT）工程师、各工作经办人编制 每月 29 日 18：00 前 附件 附件 发给事业部项目对接人 重大突发事件 工程师、各工作经办人编制 事发当日 附件 发给事业部项目对接人 （11）、经济签证（附件）；（12）、现场；（附件）（13）、认价单（附件）；3份），附件是否齐全，监理是否签批。少一样退回。转交工程师及项目负责人审批转交项目成本审批录入台账，线上上报签证流程（SOA）（14）、工程款支付申请单；（表格：附件 7）预付款 资料员签收核定单、认价单转交工程师、项目负责人、项目成本审批上报物流事业部相关部门审批（线下）回复后存档并下发施工单位、监理及项目成本附件上传：已签订合同扫描件及线下工程款支付申请注：线下流程截至项目部审批完成（工程师，项目负责人，项目部成本），无需上报事业部。SOASOA审批完成后会自动下传至SAP付款计划，需要继续跟进审批。发票的提供根据合同要求。SAP(付款计划）因该计划是预付款，工程量尚未闭合，在预付款支付完成后，还需在SAP中再上报一次工程结算单，闭合工程量。SAP（工程结算单）进度款 结算款 附件上传：已签订合同扫描件及线下工程款支付申请注：线下流程截至项目部审批完成（工程师，项目负责人，项目部成本），无需上报事业部。SAP工程结算单）工程结算单审批完成后会自动下传至SAP付款计划，需要继续跟进审批发票需在置业审批过程中完成校验，否则无法下传至云商SOA流程继续审批（云商SOA流程可在项目负责人的SOA中查看）。SAP(付款计划）非合同费用：（15）、中间工程验收资料；1、重要的分部工程（子分部）工程（包括桩基础、天然地基、地基处理等工程、地下结构工程（含防水工程）、主体结构工程（混凝土、钢、砖、木等结构）、幕墙工程、低压配电（含发电机组）安装工程、电梯安装、建筑节能分部。分部在完工后 30 个工作日内，施工单位应按照国家有关验收规范及标准全面检查工程质量，整理技术资料，填写分部（子分部）工程质量验收申请表，连同工程技术资料提交监理单位审核。2、监理单位在 5 个工作日内审核完毕，同时按照有关规定对工程实物进行检查，经总监理工程师签署见连同工程技术资料送负责该工程的质量监督机构（监督员）抽查。3、监督机构在 5 个工作日内对工程技术资料进行抽查，在分部（子分部）工程质量核查记录表上填写资料抽查意见，并将抽查意见书面通知监理单位。施工单位按结算要求上报结算资料，资料员进行初审转交工程师及项目负责人审批转交项目成本审批转交审计审核，由审计或成本部门发起线上结算流程结算流程结束后会直接出付款计划（SAP）SOA合同审批流程（合同种类选非合同）合同流程结束后会直接出付款计划（SAP）发票可以付款后校验4、监理单位通知勘察、设计、施工、建设等单位的有关人员进行验收，并须提前通知质量监督机构（监督员）到场实施验收监督。（监理、勘察、设计、施工、建设、监督）5、在组织完验收后，监理应在 5 日内将填写、签章齐全的分部（子分部）工程质量验收记录及其他有关资料文件送交质监站办理重要分部（子分部）工程中间验收登记（表）手续。6、监督机构对符合要求的分部（子分部）工程办理中间验收登记，并签署登记意见及盖章后，将分部（子分部）工程质量验收记录及分部（子分部）工程质量验收登记表一式三份退回，建设单位、施工单位及档案馆各持一份。7、分部（子分部）工程质量验收登记表是单位工程竣工验收资料的必备文件，没有办理重要验收分部（子分部）工程中间验收登记手续的将视为质量控制资料不齐全。（16）、工程竣工资料；具体见：附件一工程资料管理(中心文件）（17）、公司内部文件资料；（18）、各种 详见：附件二项目日志记录及资料管理标准 三、工程竣工后的工作：1、收集整理相关资料，上报主管部门，进行工程验收及竣工备案工作；环保验收、防雷验收、规划验收、消防验收、人防验收、档案验收、竣工验收 详见：附件三建设工程质量验收程序及验收条件 2、会同有关方进行工程结算上报工作；根据建设工程施工发包与承包计价管理办法规定，工程竣工验收合格，承包方应当在工程竣工验收合格后的约定期限内提交竣工结算文件，进行竣工结算：工程竣工结算文件经发包方与承包方确认即应当作为工程决算的依据。应按合同约定，提醒承包方尽快上报工程结算资料。具体我司对工程结算资料的要求见工程结算资料要求及表格 3、在工程保修期内，负责与监理及施工单位联系，处理有关问题；4、工程档案的归档；这里是指公司内部的文件交接管理。具体见：附件一工程资料管理(中心文件）附件四工程档案内部交接管理要求