房地产公司样板间资产管理办法.pdf

样板间物品管理办法 总则 第一条 为规范集团所属公司固定资产的管理，保证固定资产正确核算。特制定本办法。第二条 加强固定资产的管理，维护现有资产的安全完整，同时挖掘潜力，不断提高固 定资产使用效益的基本要求。第三条 本办法适用于集团各所属分公司，各公司根据本规定自行制定适合本公司的管 理办法，并严格实施。一、样板间物品的采购（一）流程 样板间的物品由企划部根据设计公司整体设计要求和合同规定统一进行购买。遵 循货比三家、选择同类物品最低价的原则。1.企划部根据设计公司设计风格提出采购计划，详细说明采购物品的品名、种类、数 量、规格、用途以及预算所需资金，并由并由部门经理签字确认；2.企划部将采购计划连同采购清单交运营部审核，由运营部负责对需采购的物品进行 询价，并提供建议供应商及建议采购价格。企划部应参照运营部提供的采购范围购 买，并共同商议并确认最终要购买的物品；3.在保留整体设计风格的基础上，应尽可能在最终使用地采购，而不应盲目的跨地区 采购；如因特殊要求，需从外地采购物品，须由采购人员在确定所购物品的品名及 金额后，将经批准购买的物品的明细清单（包括品名、数量、价格）由采购人员签 字确认后，连同对方单位名称及账号传真至财务部出纳，出纳据此办理汇票并登记 付款明细表；且在货物到达后由企划部确认到货物品是否与订购货物一致、是否存 在色差、有无质量等问题。4.销售部在采购前根据合同金额将付款计划上报财务部，并列明所需支付现金、支票 及汇票的金额。因采购支出金额较大、物品种类较多，因此采购时以借款方式先予 支付款项，借款金额为采购预算金额。现金金额在 1000 元以下可以一次性支付，以 支票或汇票方式付款。分次支付，由财务部银行出纳建立借款明细表，每次办理完 后由采购人员签字确认，等完成全部采购事项办理结算时，以项目付款的形式冲抵 借款；前帐不清，后帐不借。5.采购人员在采购物品时，须按照采购计划上的品名、数量、规格、价格预算、到货 时间等要求严格控制采购，除价格可以改低外，其它均不得擅自进行更改，如需更 改，应经本部门、销售部门负责人同意；6.如因特殊原因需更换已订购的物品时，应详细说明变更原因、经由企划、行政、运 营、法务共同审定后方能有效。对于已签定合同/预付订金，涉及到需赔偿违约金的，应由法务审核购物合同，提 出相关解决办法，（）7.采购事项完毕后，采购人员应及时持正规发票（财务规定的相关票据），填写项目付 款单及价款结算单，经相关层级签批后到财务部冲抵借款。同时，附相关部门（行 政、物业）验收的物品清单（包括数量、规格型号、单价、金额、放置地点）及行 _ 政加盖的固定资产章，方可到财务报销。如无行政的固定资产章，财务将不受理该 笔费用的报销。（二）图示 L 1 由运营部负划部根 据设计 公司 1勺总体 设 1-确定供应 物品进场 细详细记录入库物品的名称、规格、数量、单价、金额、采购时间等；3.所有物品进场时（无论是否开始使用），由物业公司样板间及会所负责人对入库的物 品进行质量、数量的检验，确认无误后，连同行政部、企划部在验收清单上签字确 认、填写样板间物品移交清单（一式三份），并开始行使对物品的保管职能。检 验接管后出现的损坏或遗失，由物业公司负责解释说明或承担相应的赔偿。行政部 留存三方确认后的样板间物品移交清单并备案。4.从外地采购回的物品，由企划部首先确认到货物品是否与订购货物一致、是否存在 色差、有无质量问题等。待确认无误后，应在一天内通知行政部，由行政、企划及 物业管理部门三方共同清点、粘贴编号，确认并填写样板间物品移交清单。5样板间物品实行责任到人制，确立每天巡视、每日盘查，交接班时准确填写样板 间物品每日清点交接记录表，避免丢失和损坏。物业管理负责人应定期巡查、做好 检查记录工作。当样板间的物品出现破损或遗失时，物业管理部应及时通知行政部，并做出合理 的原因分 同 审申请借款、办 同 ，召借同金额 1.2.样板间物品的验收款人持发票，验收后的清单（清单上应有品名、采购完毕、进场之号;，规格划部价行政部细资业管理部签三方清全的项目并由行政 统一编写固定资产编号并对应粘贴 行政负责对购买的所有物品办理入库手续同时登记资产台 付款单、物项办理入结算及有行政加盖的固、定资分资产类别。详 析，由当日在岗人员填写样板间物品丢失破损情况说明，并由相关负 责人人确认。行政部将确认后的样板间物品丢失破损情况说明备案，并视损 坏情况及原因责承当事人或部门赔偿。三、样板间物品的管理原则 样板间物品实行由行政、企划、物业三方监管的办法：1.登记 物业公司物品保管员应按每个样板间建立物品台账，对会所的物品按楼层详细登记。2.盘点 行政部与物业样板间及会所负责人应每月定期对所保管的物品进行清查盘点，并编 制盘存表，编制后应报财务一份，由财务进行对帐。发现物品数量不符或有损坏的，及时处理。财务部半年参与进行资产盘点。3.转移 各样板间的物品需转移至其他样板间的，企划部应填写资产转移申请单及 样板间 资产转移单，清单包括需转移物品的名称、型号、购买原价格、原使用地、转移地 及转移事由，由企划部、行政部及物业签字确认后方可实行，并报行政部及财务部备 案。转移的物品，待转移完毕后由行政部、物业共同清点，确认无误后双方在样板间 资产转移单 上签字；如清点有误，由企划进行核实。如转移物品在转移前已有损坏，应在样板间资产转移单做特殊注明。资产转移后由行政、物业共同确认新的物品台帐，并签字确认。4.损毁 物品如有损毁，物品保管员应及时告知行政部，由行政部进行处理。属于正常损毁 的，作报废处理；属于非正常消耗的，应追究相关责任人的责任。企划、行政对损坏物件做台帐更新及备注。5.处理（1）报废物品 企划部拟订样板间资产报废单，清单包括报废物品的名称、型号、购买价格、使用地、报废原因，经部门经理审核、签字，行政复核后按报废物品处置并留寸报 废物品清单。2）样板间关闭、拍卖 样板间关闭时，行政部、企划部与物业公司样板间及会所负责人三方应对会所 样板间物品进行全面清查盘点，然后根据公司的统一安排，进行处理，可以转移到 其他样板间的办理转移手续，对不需用的物品将其予以拍卖，对于未拍卖出去又不 需用的物品，编制移交清单，交由物业公司仓库管理员进行管理。（拍卖参照行政 部会所样板间操作流程）样板间物品如与房屋一同出售，在出售前应由行政、企划、物业三方共同对所 需出售的样板间物品进行清点，并核实采购物品清单，核实无误、三方签字确认后,销售部方可签订房屋销售合同。