OA系统管理制度_1.pdf

地税系统财务软件培训及服务实施方案 页脚内容0 OA 系统管理制度 文件编号：CWQM-2016 版 本：生效时间：2016-1-12 控制状态：使用部门：编制:审核:批准:日期:日期:日期:2016-1-12 发 布 2016-1-12 生 效 江苏*（集团）有限公司 发 布 江苏*（集团）有限公司 地税系统财务软件培训及服务实施方案 页脚内容1 公司 OA 系统使用管理制度 一、总则 1】为提高公司的整体运行工作效率，保障信息传递的流畅性、准确性和高效性，同时结合公司的实际，特制定本制度。2】公司办公自动化系统（以下简称 OA）管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上无纸化办公和信息资源共享，同时也是有效降低企业管理成本的有效工具。OA 系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。二、组织职责 OA 系统运行中，公司各部门各负其责，协同配合。各职能部门职责如下：行政部 1】行政部是公司 OA 系统的归口管理部门主要职责为：2】负责制定 OA 系统建章立制、运行监管、安全维护等；3】负责 OA 系统核心工作流程设计、修改；4】负责 OA 系统各职能部门工作流程设计输入的审核；5】负责确定、监管 OA 系统核心工作流程参与人员的权限设置；6】负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转状态；7】负责工作流程的归档、提供查询；8】协助 HR 培训分支组织操作培训；9】协助公司各职能信息搜集、提取的需求；10】负责对系统内的保密设置进行定期检查。11】负责 OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，服务器的日常管理维护。12】负责系统用户注册、注销等管理；13】负责 OA 系统软件的开发升级及数据备份；人力资源部 主要职责如下：人力资源部负责为 OA 系统提供现行组织机构设置，用户的流动信息。职责如下：1】负责现有用户、新增用户的权限审核；2】负责提供用户（变更或注销）信息提报至行政部；地税系统财务软件培训及服务实施方案 页脚内容2 质检部 主要职责如下：1】负责公司及部门规章制度、文件 OA 系统签发版本编写标准的制定；2】负责 OA 系统签发文件、制度版本号、文件号的统一汇编工作；3】负责 OA 系统签发文件、制度原件的受控、归档等文控工作，不得出现遗失、借阅记录不清、责任部门的现象。其它职能部门 主要职责如下：1】各职能部门有 OA 账户的每日上班须第一时间打开 OA 系统，进行文件审阅、批复工作；2】各职能部门有 OA 账户的若出现出公差的情况，必须用手机下载 OA 客户端，OA 文件批复效果必须是跟在公司时效性一致；3】各职能部门根据实际情况需要更改 OA 流程的，需按照 OA 流程更改流程报批后交由行政部统一更改。三、OA 文件及流程管理要求 1】公司各部门发出、报送的各类 OA 文件（含通知、申请、报告、报表等信息）原则上统一采用公司 OA 系统发出，发出部门必须负责督促整个 OA 流程及时实现闭环，时效性必须符合以下条款。序号 流程类型 批复时效 管控办法 考核对象 1 部门内未涉及分管领导 8 小时 超出负激励 50 元 未批复者 2 部门内涉及分管领导 24 小时内 超出负激励 30 元 未批复者 3 发出文件涉及总经理 48 小时内 超出负激励 10 元 未批复者 4 文件指令督办部门 批复结束 24 小时内 主观原因超出负激励 100 元 指令未执行者或部门 5 文件指令督办部门 批复结束 24 小时内 客观原因超出执行者或部门必须予以邮件回复 累计不得超出 3次，反正负激励 20元 6 OA 指令执行异常通报 异常发生点 由文件发出部门提报绩效考核主管处按制度处理，监管由质检部负责不定期抽查 发现有舞弊现象，舞弊部门负激励100 元 2】遇特殊情况或紧急事件（来不急走 OA 流程）的如销售接待费用等，有 OA 流程发起部门负责人以电话、短信方式报领导审批后补 OA 流程，并将手机短信截图作为附件一并传送；3】电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门申请报批后由行政部提取正式文件；4】在 OA 上发布的文件各相关部门会签结束后，由文件发起部门。四、登陆规范 地税系统财务软件培训及服务实施方案 页脚内容3 1】系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以免他人介入工作环境；2】登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。五、安全保密 1】OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得冒用他人账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。2】未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看 OA 系统中的内容，更不许下载受控的内容；3】发生泄密的情况，将按制度及保密规定追究相关人员责任且处罚权归属公司行政部。八、不良记录 为强化 OA 系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。1】对未按规定及时回复的由发出部门进行记录报人力资源部，按月进行公布，列入考核，对造成工作受到影响的将予按以上“表格”规定考核；