工程施工档案、信息、文件资料的接收、发放与管理方案_1.pdf

工程施工档案、信息、文件资料的接收、发放与管理方案 1、文件的签收与管理(1)文件的签收 对从监理等来的文件资料与信息、上级主管部门来文以及内部上报的有关文件、资料等，由文控统一签收、拆封、分发。签收时认真核对来件数量，严格登记（全标题目、密级、文件编号、收文号、来文单位、收文时间、件数等），填写好文件（资料）接收登记表。(2)文件的办理 来件的办理由文控根据来件内容填写文件(资料)处理单，送主管领导批示，根据领导批示转有关人员或有关业务部门阅办，在分转文件时，文控要严格履行文件交接登记签收手续，认真填写文件收、传、存登记卡。办文期间，文控要负责催办、督查和上报需要的有关情况，(3)文件的保管 对外来的（业主）重要文件材料、信函、往来的传真件，全部由文控负责分类登记、复印、发送、接收和存档。对专业技术文件由使用其文件的人员暂行保管，但要严格办理借阅手续，工程结束不再使用时返还项目部文控。2、文件的发放与管理(1)信函 施工单位至业主的所有信函，由各专业部门人员用统一的发文稿纸起草，附上统一印制的文件审签单，将审签单上需要填写的栏目写清楚（主办部门、拟稿人、拟文日期、文件全标题、主送单位、抄送单位），经专业负责人签字批准，再交文控，需要有关业务人员会签的文件由主办部门负责会签完毕后送文控，文控交项目经理签发后，进行统一编号，填写文件(资料)编码表，送达业主文控人员签收审批，并填写文件（资料）发放登记表。(2)文件资料 对向业主等第三方提交的技术文件和管理文件，文控统一送达业主。送达时，填写文件（资料）发放登记表和文件收、传、存登记卡，认真填写好日期、编号、题目、版次、份数等内容，业主文控人员签字认可。业主文控人员签收后的文件收、传、存登记卡及递交文件的一份副本由文控部分别存档备查。业主在合同规定期限内返还我方文件，要填写 文件（资料）接收登记表，如有修改再返回文件编制部门修改，修改完再按以上程序送达业主审批，直至批准为止。(3)文件、资料的状态标识、发放 对业主批准的技术文件和管理文件都要进行状态标识，其状态标识分：有效版本、作废版本。对有效版本和作废版本分别加盖印章标识，对一般资料只进行收发文登记备查。凡作废文件或失效的文件资料需存档保留的均要加盖“资料保存印章”进行标识。文控根据主管部门提供的发文范围，确定发放份数，填写文件（资料）发放登记表，将正式的加盖了文件受控标识的有效版本文件发至所需要的部门，并在新版文件发放的同时，收回旧版文件并加盖作废印章，确保文件执行部门掌握文件的有效版本。(4)文件资料的借阅和复制 借阅文件资料须填写 文件（资料）借阅单，用完即时送还文控管理保管。借阅保密的管理文件和技术文件（资料），须经主管领导批准。文件资料的复制须填写复印材料单，由主管部门领导批准。(5)文件资料遗失损坏的处理 遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，按公司有关文件执行，追究当事人的责任。(6)文件资料归档和保管 文控按业主的要求，在项目结束时，向业主提交所有的原始资料，同时，将准备的所有资料的副本归档。在提交业主和归档时均要办理移交手续，填写文件（资料）移交登记表。(7)有关施工技术文件资料的交接处理 交接处理的施工技术文件资料主要有：报告、计划、计算书、信函、规范、程序、图纸、竣工资料、微缩胶片、声像资料、图片等。3、竣工资料 竣工资料包括：施工技术资料、质量评定资料、照片、微缩胶片、操作维修手册、竣工图、施工组织设计、施工总结等，竣工前向业主提交竣工资料，如有 变更，要在上交业主之前，对竣工文件进行更新。(1)信函 所有信函、信件都要上交复印件。(2)图片和声像资料 工程照片和声像资料按业主要求，照片的底片为业主的财产，工程竣工时交业主归档。作为竣工资料的录像带（声像资料），复制两套提交业主。(3)业主批准证明 所有有关工程中的变更或签证都必须有业主的批准签字。(4)需要业主审查批准的文件 施工单位要准备完整的文件目录，列出详细的文件号，按时上交。