存货及采购与付款管理制度.pdf

1 存货及采购与付款管理制度 第一条 存货是指公司在生产过程中为销售或耗用而储备的各种资产。存货的范围包括下列三类有形资产.1、在正常经营过程中储存以备出售的存货;2、最终出售正处于生产过程中的存货；3、生产供销售的商品提供服务以备消耗的存货；第二条 存货的计价方法 存货的计价以实际成本为依据.由于公司取得存货的渠道不同，因此在存货的确定上也不一致，应区别不同情况处理:1、购入存货,按照买价加上应由公司负担的各项杂费,途中合理损耗,入库前的加工整理和挑选费用以及缴纳的税金等计价（库存入账价值不含买入价中的增值税进项税额）.2、自制的存货，按照制造过程中发生的各项实际支出计价,包括制造、生产过程中发生的料、工、费等实际支出。3、委托外单位加工的存货，按照加工的材料或者半成品本身的价值加上支付的委托加工费用以及委托加工所支付的运输费、装卸费、包装费、保险费等费用计价.4、投资者投入的存货,按照评估确认或者合同，协议约定的价值计价。5、盘盈的存货按照同类存货的实际成本计价，既重置价值计价。6、按受捐赠的存货，应按照发票帐单所列金额加上应由公司负担的运输费、保险费、缴纳的税金计价；如果没有发票帐单的,则按同类存货的市价计价。第三条 存货领用或支出的计价方法 1、原材料的领用或支出按计划成本核算，以加权平均价格和实际领用数量确定总价值.2、产成品月末结转销售成本时采用加权平均法，结转对外工业性作业成本时，采用费用直接摊销法。3、低值易耗品出库计入成本采用一次摊稍法.第四条：存货采购、付款及入库管理 1、公司生产经营耗用的各种原材料,辅助材料以及其它生产资料，由供应管理人员根据生产作业计划、消耗定额、合理库存等确定采购量，并统一组织采购;设备零部件、配件等由设备管理人员根据需求和储备提出计划，由供应管理人员组织采购.2、物资采购要进行比质比价，实行招标,在保证质量的前提下，降低采购成本。2 3、存货入库必须履行正常手续,即单位领导和采购人员在入库验收单上签字，保管员以单验货,查名称、规格、型号、数量是否相符，外观质量是否合格，包装是否完整，验收无误后在验收单上签字划价办理入库手续.4、材料及备品配件由供应管理人员出据付款通知书(在月度资金平衡会资金使用范围内），财务部门根据资金情况统一调配付款。5、入库的原材料要按品种、规格分类保管,摆放整齐，账、卡、物三相符，同时要注意防火、防爆、防水、防潮；对大宗原材料做到分类堆放，不混杂、不流失、不损坏。第五条 存货的发放和调拨 1、大宗材料和专用设备配件等来取送料到现场的制度，互相协同好现场交接，质权两清。2、各基层单位必须建立本单位的材料领用档案，对所需领用的材料的名称、规格、型号、数量、时间要心中有数，一目了然。3、按定额发放或控制使用的材料在领用时,必须持有关主管人员批准领用的证明。4、材料领用必须由材料员或直接使用人员持单到仓库领料，民工或外单位人员禁止领料，领料人员不经允许不得随便进入仓库，更不允许到货架上胡拿乱取。第六条 存货的合理使用 1、对领回的材料要按照生产、维修、技措及大修工程合理使用，防止流失或挪作他用；在使用过程中要注意节约，并及时回收废旧材料。2、对按照检修或专项工程项目计划领用的材料,要保证用于上述项目，严禁假借项目名称虚报冒领.3、车间每个班组、技术工人都要有工器具登记卡片。领用时按规定使用年限以旧换新;属于车间统一使用的工具，要有专人保管，领换要有记录，登记造册，有据可查。第七条 存货退库及废旧物资回收 1、由于计划报多或当月未使用完的材料,要办理退库或假退料手续。办理假退料的材料，下月初需再开具料单领出，而且要有实物存在。2、材料使用过程中换下的废旧物资应及时送交仓库，在指定地点整齐堆放,根据实收数量开退料单。3、车间无权对外处理废旧物资，车间回收的废旧物资必须交到仓库，由公司根据有关程序处理。第八条 产成品管理 产成品是指公司已经完成全生产过程，经检查合格并已验收入库,合乎标准和技术条件，可以按合同规定的条件送交订货单位或是可以作为商品对处销售的产品。1、产成品入库要严格执行验收制度，质量、数量不符合标准不入库，自提货物不点清 3 不出库，铁路代运货物不核对清楚不出库。2、做到四防，即防水、防盗、防损坏、防变质。3、产成品要按不同产品分类保管，帐目、单据要齐全，每月末要编制出入库表,产成品收发明细表，要求做到帐据一致，帐物一致。第九条 低值易耗品的管理 1、凡既不属于固定资产，其实物形态又不转移到产品中去的物品，均属低值易耗品。低值易耗品采用一次摊销法。2、低值易耗品实行归口管理 各使用单位对本部门的办公桌、椅、各类家具、电子计算器、电话等低值易耗品的管理.3、各使用单位要建立低值易耗品明细台帐，反映低值易耗品的购入、领用、转移、报废等情况，做到帐物相符.各使用单位要责成专人负责、专人保管、未经公司批准,不得转让、转移、销毁。4、低值易耗品在使用过程中发生的因保管不善或其他因使用人本身的原因而造成的丢失、损坏要进行赔偿,根据其价值及使用年限赔偿原值的 10-100，需要正常报废时要各使用单位提出报告公司领导批准后方可报废。第十条 存货清查盘点制度 1、存货清查的方法 公司存货的清查采用实地盘点法，即每年的中期期末或年度终了时，通过盘点确定各种存货的实际库存数,并与帐面结存数相核对.对于帐实不符的存货，核实盘盈、盘亏和毁损的数量，查明原因，按规定程序报请公司有关部门批准。2、存货清查结果的处理程序 （1）在报经有关部门处理之前，将盘盈或盘亏、毁损的存货的实际成本调整存货的帐面价值，使存货帐实相符。（2）在报经有关部门批准后，根据存货盘盈或盘亏、毁损的不同原因和处理结果，将待处理的财产损益分别结转到不同的帐户，以落实经济责任.4 第五条 存货的取得、验收与入库管理 （一）企业的存货采购业务应归口采购部门负责，不得多头对外采购。采购 部门应根据预算计划按规定的程序进行比价采购。（二）接受投资者投入存货，应经过评估，其数量及价格应与投资合同或协 议的约定相一致。对抵债存货应经企业有关部门和人员审核批准，其价格和质量 应符合双方的有关协议。对捐赠的存货，其价格应根据捐赠者账面余额或市场价 格确定.（三)对于自制产品，生产计划部门应根据预算计划安排生产产品、零部件 等,车间应按计划单进行生产。（四)企业的质检部门和仓储部门对取得的存货在数量、质量等方面进行验 收,验收完毕在验收单上签字后办理入库手续，若有不符合要求的存货应及时退 货.(五）对于销售退货产品，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证、质检部门的检验证明办理退库手续。若由于产品质量问题而退货，应查明原因。（六）企业应采用永续盘存制进行存货的日常核算.财务部根据入库单及其 5 他凭证对存货及时办理入账手续。企业仓储部门应当设置实物明细账。15 第六条 存货的仓储与保管 （一)企业仓库保管员对验收合格入库的存货,分类存放，负责对货物的保 管。对货物的收发必须按物资品名、规格、型号、数量详细记载收发存实物明细 账。存货明细账与实物明细账，要经常核对，做到账账、账实相符。(二）企业对贵重物品、生产用关键备件、危险品等重要存货，应当采取额 外控制措施，缩小接触范围,确保同一环节有两人或两人以上同时经办.（三)企业应当按照国家有关法律法规要求，结合存货的具体特征，对仓储 物资应按其所要求的储存条件贮存,建立、建全存货的防火、防潮、防鼠、防盗 和防变质等措施，并建立相应的岗位责任制.第七条 存货的清查盘点 (一）公司应每年至少一次对各类存货进行全面实地清查和盘点。盘点之前 制定详细的盘点计划，盘点完成后，编制盘点报告。对于盘点过程中发现的盘盈及盘亏，应及时查明原因,报相关部门批准后,进行账面的调整。（二）存货盘点，不应由仓库保管员、实物记账员自行盘点，应与独立于这 些人员的其他人员共同进行。第八条 存货的领用 (一）产品发运，必须凭销售发货通知单,经有关部门主管核准签字后办理 发货.（二）企业内部各部门领用材料时，须填制领料申请单，经授权负责人批准 后，方可领用。对主要材料须实行限额领料。(三)对贵重物品、危险品等重要存货，领用时需经过严格授权批准,且有 两人或两人以上同时经办。(四）企业利用存货对外投资、捐赠、清偿债务时,应履行审批手续,并与 投资、捐赠合同或债务清偿协议核对一致.6 第九条 存货的处置 (一)所属企业处置残、次、冷、背存货，由存货管理部门提出处置方案，由质检、生产和财务等部门审核会签后上报,经总经理批准后再进行账务处理.（二）对在生产过程中出现的边角余料及废料等,应重新办理入库手续。任 何个人不得私自出售废料，严禁以废料收入私设“小金库。16 第十条 存货的会计核算 (一）企业应根据自身生产工艺特点及经营模式制定并健全内部存货核算流 程和账务处理程序。并依据实际情况建立存货核算内部控制制度.严格按照企 业会计准则要求进行存货的核算，不得随意少转或不转成本以此作为调节利润 的手段.(二）企业应定期(至少一年一次）将可能引起跌价的存货进行汇总分析,据以计提存货跌价准备.第十一条 企业进行存货业务时要参照关联交易的内部会计控制判断是否 属于关联交易，如属于关联交易,还要履行关联交易的内部会计控制程序 存货管理的流程主要分为采购、验收、保管、出库和盘点等五个部分。加强存货的日常管理可以有效降低存货管理风险，保证存货信息的账实相符。7 1.存货采购环节.首先,要做好存货规划，合理制定经济订货批量和存货资金的占用额。其次，严格采购纪律，建立采购体系的反舞弊机制，对关键岗位的采购人员实行不定期强制轮岗或休假的制度，加强对存货采购人员的监督和检查。再次，建立存货请购、询价与审批机制。此外，建立大额采购的招投标管理制度和批量订货制度,提高存货采购环节的议价能力，以获取较低的采购价格,降低采购成本。2。验收入库环节.企业外购存货和自己生产的存货，都必须经过验收质检环节，以保证存货的数量和质量符合合同规定及产品质量要求。验收程序不规范、验收标准不明确，可能导致存货数量克扣、以次充好、账实不符.存货验收入库环节,应着力做好以下工作：（1）验收质检部门同采购部门职责分离，建立严格的质量控制标准,健全验收流程；（2）外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致,存货是否有残次损坏；（3)自制存货的验收,应当重点关注产品质量,检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报批处理。3.存货仓储保管环节。企业需建立完善的存货仓储保管制度，加强存货的日常保管和检查工作，严格限制未经授权的人员接触存货，这一环节应做好以下工作：存货在不同仓库之间流动时,应当及时办理出入库及调拨手续；存货要按照物资所要求的储存条件妥善保管,做好防火、防水、防盗、防变质等保管工作；不同批次、型号和用途的存货分类存放,防止周转成本的浪费。4.存货出库环节。存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。因此,企业应当明确存货发出和领用的审批权限,健全存货出库手续.仓储部门应核对经过审批的领料单或销售发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确，符合条件的准予领用或发出,并与领用人当面核对、点清交付、签字确认，单据及时转财务进行账务处理.对于大批存货、贵重商品或危险品的发出，应当实行特别授权.5。存货盘点环节。定期和不定期的存货盘点不仅可以及时检查存货质量是否有变质损坏现象，以便企业及时处理减少损失，最重要的是检查存货的账实相符情况。企业必须建立存货清查盘点制度，结合实际情况确定盘点周期、盘点流程等控制程序，检查存货数量及时发现存货减值迹象，盘点结果经监盘人员、仓管人员签字确认,对盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损、闲置以及需要报废的存货,应当查明原因，落实追究责任,及时处理。